- Hạch toán khấu hao tại đơn vị cụ thể như sau:
Tên TSCĐ: Máy tính phục vụ văn phịng
3.6.2. Chi phí Quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp là tồn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung tồn doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý: Tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phịng ban của doanh nghiệp và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương nhân viên quản lý theo tỷ lệ quy định.
- Chi phí nhân viên quản lý: Trị giá thực tế của các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phịng ban nghiệp vụ của cơng ty,… dùng chung của doanh nghiệp.
- Chi phí đồ dùng văn phịng: Chi phí về cơng cụ, dụng cụ, đồ dùng văn phịng dùng cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho cơng ty như văn phịng làm việc, phương tiện truyền dẫn,…
- Thuế, phí và lệ phí: Các khoản thuế như thuế nhà đất, thuế mơn bài,…và các khoản phí, lệ phí giao thơng, cầu phà,…
- Chi phí dự phịng: Khoản trích lập dự phịng phải thu khó địi, dự phịng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Chi phí dịch vụ mua ngồi: Các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài phục vụ chung toàn doanh nghiệp như: tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ.
- Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi phí khác bằng tiền ngồi các chi phí trên như chi hội nghị, chi cơng tác phí, chi đào tạo cán bộ và các khoản chi khác,.....
Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu chi, hố đơn, Bảng tính và phân bổ tiền lương,
BHXH, BHYT...., bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ, Séc...
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp và các tài khoản
chi tiết theo từng khoản mục chi phí.
TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý TK 6422- Chi phí vật liệu quản lý TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phịng TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6425 – Thuế, phí, lệ phí.
TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngồi. TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác.
Sổ kế tốn sử dụng: Bảng tổng hợp số phát sinh tài khoản 642, sổ Nhật ký chung, sổ
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh về chi phí quản lý doanh nghiệp, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy, phần mềm sẽ tự động xử lý và kết chuyển vào các sổ kế tốn có liên quan. Khi kế tốn thực hiện các bút toán kết chuyển cuối tháng, số dư TK 642 sẽ được kết chuyển sang TK 911.
Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Hoàng Mai P 204/ C3 – 34A Trần Phú – Ba Đình – Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Năm 2013
Tài khoản: 6421 – Chi phí nhân viên quản lý
( ĐVT: Đồng)
Chứng từ Diễn giải TK Đối
ứng
Số phát sinh
SH NT Nợ Có
NVK0362 05/01 Tiền phép cho nhân viên VP 335 17.577.808 NVK0363 10/01 Tiền lương tháng 12/2012
cho Nhân viên VP
3341 251.142.749.............. ......... ................................... .......... ................... .............. ......... ................................... .......... ................... NVK1015 15/10 Bảo hiểm xã hội cho nhân
viên VP 3383 12.870.000 ............. ....... ...................................... ......... ..................... .................... NVK1575 31/12 Kết chuyển lãi, lỗ 911 4.500.300.000 Cộng TK 6421 4.500.300.000 4.500.000.000 Số dư cuối kì - - Ngày 15 tháng 03 năm 2014 Người lập Kế toán trưởng Tổng giám đốc
* Hạch tốn tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý .
Lương nhân viên quản lý trong công ty là lương trả cho giám đốc, bộ phận văn phịng. Trong đó bộ phận văn phịng của cơng ty bao gồm: phịng kế tốn, phịng nhân sự, phịng kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu, phịng Marketing. Cơng ty tính lương theo hình thức lương
thời gian. Tiền lương phải trả cho người lao động được tính dựa trên số ngày làm việc thực tế (căn cứ vào bảng chấm công), mức lương ngày, hệ số lương, các khoản thưởng và phụ cấp các loại. Cơng thức tính lương như sau:
Lương tháng thực lĩnh = lương thời gian theo ngày thường+ lương tăng ca+ các khoản thưởng và phụ cấp các loại – các khoản bị trừ.
Trong đó:
- Lương thời gian theo ngày thường= Lương cơ bản * số ngày công trong tháng/26 - Lương tăng ca= Lương cơ bản * số giờ tăng ca* 150%/8.
- Các khoản thưởng và phụ cấp: thưởng năng suất theo cấp bậc+ thưởng chuyên cần+ hỗ trợ xăng xe và nhà trọ+ tiền ăn+ hỗ trợ con nhỏ+ phụ cấp khác
- Các khoản trừ: Phí cơng đồn+ tiền ăn+ bảo hiểm các loại.
Kế tốn lương tiến hành chấm cơng cho các nhân viên văn phịng theo số ngày cơng thực tế dựa trên máy chấm công ở cổng ra vào.
Đồng thời với việc chấm cơng của kế tốn, hàng tháng các trưởng phòng sẽ tiến hành theo dõi và chốt số ngày công cho công nhân, kết hợp với việc theo dõi số ngày công của công nhân thông qua hệ thống máy chấm cơng. Ngồi ra các trưởng phịng cịn đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên thơng qua hệ thống CVA để tính mức thưởng hàng tháng cho nhân viê. Kế tốn tiến hành lập bảng tính lương cho cơng nhân và trình lên giám đốc ký duyệt. Định kỳ từ mùng 05 đến mùng 10 của tháng tiếp theo, công ty sẽ trả lương cho công nhân vào tài khoản ngân hàng của từng người.
* Hạch tốn tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý Hạch tốn tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phịng
Kế toán phản ánh và theo dõi số lượng cũng như giá trị của các loại công cụ dụng cụ, vật liệu, văn phòng phẩm dùng cho bộ phận văn phòng. Đối với CCDC, hàng tháng, kế tốn tiến hành trích và phân bổ chi phí khấu hao cơng cụ dụng cụ đó như máy in, máy photo, tivi, bếp ga...
Chứng từ và sổ sách sử dụng: phiếu nhập kho CCDC, bảng kê phân bổ CCDC, phiếu chi, giấy báo Nợ, sổ theo dõi CCDC tại nơi sử dụng
* Hạch tốn tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ:
Tài khoản 6424 phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận văn phịng có giá trị trên 30 triệu đồng như: Nhà vệ sinh... Khi mới mua TSCĐ về, kế toán tiến hành khai báo các thông tin ban đầu trên phần mềm như sau: Vào Danh mục/ Danh mục TSCĐ. Tại màn
hình giao diện ghi tăng TSCĐ, nhập các thơng tin cần thiế và kết thúc nhấn nút Lưu. Phần mềm sẽ tổ chức theo dõi TSCĐ theo các phòng ban sử dụng và trích khấu hao theo thời gian phân bổ. Cơng ty phân bổ TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, TSCĐ được phân bổ nhiều lần theo thời gian sử dụng, phân bổ đều theo tháng, kế tốn cơng ty hạch tốn khấu hao TSCĐ vào TK 214, sau đó phân bổ theo tháng cho bộ phận văn phịng.
* Hạch tốn tài khoản 6425- Thuế, phí, lệ phí.
Đối với các khoản thanh tốn phí SMS, phí quản lý TK, lệ phí cấp giấy chứng nhận
đăng kiểm... kế tốn của cơng ty hạch tốn vào TK 6425. Hình thức thanh tốn chủ yếu bằng tiền gửi ngân hàng. Kế toán hạch toán vào phần mềm ủy nhiệm chi như sau: vào phân hệ
Nhập dữ liệu/ chọn loại chứng từ/ ngân hàng/ thu tiền ngân hàng, tiến hành nhập các
thông tin cần thiết vào các ô: đối tượng, địa chỉ, người nhận , lý do chi..... Nhấn nút Lưu để kết thúc quá trình nhập liệu.
* Hạch tốn tài khoản 6427- chi phí dịch vụ mua ngồi và hạch tốn tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác
Chi phí dịch vụ mua ngồi của cơng ty bao gồm: đổi gas văn phòng, chi tiền rửa xe, chi vẽ cầu đường, cước điện thoại, tiền xăng đi cơng tác, tiền điện văn phịng, phí bảo trì Network Korea Tivi, mua thuốc phịng y tế...
Chi phí bằng tiền khác gồm: chi tiền ăn đi cơng tác, thanh tốn chi phí bác sĩ khám cho cơng nhân, chi cafe tiếp khách, chi bánh kẹo liên hoan tất niên,...Các khoản chi phí này được thanh tốn chủ yếu bằng tiền mặt. Do đó, các hóa đơn chứng từ chủ yếu là : hóa đơn GTGT, phiếu chi…
Đối với các dịch vụ mua ngồi phục vụ cho bộ phận văn phịng, số tiền thanh tốn đã bao gồm thuế GTGT, khi đó căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế tốn tiến hành lập phiếu chi như : chi tiền điện thoại...
Chứng từ và sổ sách sử dụng: tương tự kế tốn chi phí dịch vụ mua ngồi của chi phí bán hàng.
Việc hạch tốn chi phí dịch vụ mua ngồi tương tự như TK 6417.
Sau đây trích sổ chi tiết TK 6427- chi phí dịch vụ mua ngồi và sổ cái TK 6428- chi phí bằng tiền khác.