(a) kiểm tra nhà cung cấp.
Công ty dịch vụ tư vấn t I chính kà ế toán v kià ểm toán Tên khách h ng :công ty Aà Niên độ kế toán :31/12/2004 Khoản mục : TK 331 Bước công việc :Số liệu lấy từ BCĐKT Đơn vịDưđầu nămDư cuối nămNợ Có Nợ CóTp HCM2.505.907.21220.771.175.742(456.655.678) 17.009.565.128Quảng BìnhH à Nội2.725.577.293(270.878.0003.069.243.963Nghệ AN(300.000)17.478.000HảI Phòng1.872.998.245814.081.944Tổng25.369.751.280 Ly ^ Ly (727.833.678) 20.910.375.035 Ag ^ Tham chiếu :N1/1 Người thực hiện : HTV Ng y thà ực hiện: Dư 31/12 : Đã gửi giấy xác nhận nợ .
Ly: Đã đối chiếu phù hợp với số liệu kiểm toán năm trước . Ag: Khớp với số liệu sổ của công ty .
Kiểm toán viên thực hiện thủ tục này bằng cách đối chiếu danh sách khách hàng trên báo cáo với sổ chi tiết và báo cáo bán hàng , biên bản đối chiếu công nợ , nhằm phát hiện ra tên các nhà cung cấp chưa được ghi sổ dẫn đến thiếu sót trong ghi sổ khoản phảI trả .Kiểm toán viên kết hợp chọn các nhà cung cấp có số dư tồn tại quá lâu và quá nhỏ.
Qua kiểm toán tại Công ty A ,Kiểm toán viên tổng hợp kết quả như sau :
Bảng 11: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Công ty dịch vụ tư vấn t I chính kà ế toán v kià ểm toán
Tên khách h ng :Công ty Aà Niên độ kế toán 31/12/2004 Khoản mục : TK 331 Bước công việc :Tổng hợp số liệu BCĐKT Tham chiếu :N!/3 Người thực hiện:HTV Ng y Thà ực hiện : Các khoản dư từđầu năm trong kỳ không phát sinh
Đầu năm Cuối năm Công ty TNHH Mỹ Hạnh 450.000 450.000(2) Công ty TNHH Ho n Mà ỹ 300.000 300.000(2)
Công ty Vận tảI X (400.000.000) (400.000.000)(1) Công ty Liên doanh Mỹ
Đức (359.338)(3) (359.338) * Công ty thịnh phát 300.000 300.000 Công ty vận tảI Ô tô số 3 34.085.660 34.085.660 Cảng HảI phòng 120.000 120.000 * Cảng Quy nhơn 1.181.040 1.181.040* Cơ sở sữa chữa Việt Thắng 252.000 252.000*
HTX công nghiệp Vĩnh Hòa 12.450.000 12.450.000* HTX Vận tảI số 9 1.620.000 1.620.000* XN Hùng Vương 9000.000 9000.000*
XN T 3.055.500 3.055.500*
Cộng Dư nợ 400.359.338 400.459.338
Dư có 62.814.200 62.814.200
(1) Công văn số 09/cv (25/12/2004) Giấy đề nghị tạm ứng công trình xây dựng theo HĐ 036 ng y 24/7/2004 (Công ty XD X)à
Giấy đề nghị tạm ứng 500.000.000 Duyệt tạm ứng 400.000.000
(2)L các khoà ản phải trả theo yêu cầu của phòng thương vụ gửi lại chưa thực hiện xử lý tổng số tiền 1.050.000 ,đề nghị r soát là ại v xà ử lý tăng thu nhập. (3)Khoản phảI trảứng trước cho người bán 359.338 do kế toán thanh toán thừa chưa thu hồi được.
* l các khoà ản đã có hóa đơn GTGT phát sinh từ năm 2004 (theo kế toán đơn vị ) đã hạch toán .Tuy nhiên không thấy khách h ng à đòi thanh toán .đề nghị thực hiện r soátà
Tại công ty B, kiểm toán viên thực hiện đối chiếu trên Bảng tổng hợp công nợ và thấy rằng danh sách khách hàng của đơn vị là đầy đủ ,không có nhà cung cấp nào chưa được hạch toán .Tuy nhiên số dư nợ phảI trả không được công ty tiến hành đối chiếu hàng tháng với hầu hết các nhà cung cấp .
(b) Lập và gửi thư xác nhận số dư nợ phảI trả người bán.
Mục đích của thủ tục này là nhằm xác minh tính đúng đắn của số dư khoản phảI trả ngừơI bán trên báo cáo , qua đó phát hiện ra các khoản phảI trả chưa được ghi sổ .Việc xác nhận khoản phảI trả người bán được kiểm toán viên AASC thực hiện bằng thư xác nhận mở ,do nhà cung cáp tự điền số phảI trả của khách hàng vào thư xác nhận khi gửi lại thư phúc đáp cho kiểm toán viên.
Để gửi thư xác nhận ban đầu kiêm toán viên thống nhất với Ban giám đốc khách hàng,Xác nhận phạm vi và qui mô mẫu chọn ,sau đó quyết định kiẻu thư xác nhận và theo dõi xử lý thư phúc đáp .
Việc gửi thư xác nhận thường được tiến hành sớm để đảm bảo tiến độ cuộc kiểm toán .Nếu trong lần gửi thư xác nhận thứ nhất kiểm toán viên không nhận được thư phúc đáp thì sẽ tiến hành gửi lần thứ hai .Nếu việc gửi lần thứ hai không thu được kết quả thì kiểm toán viên sẽ thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết thay thế .Tại công ty A,Sau khi được sự chấp nhận của Ban Giám đốc và căn cứ vào Sổ tổng hợp TK 331 , Sổ chi tiết TK 331 , kết quả phân tích ban đầu , kiểm toán viên thực hiện gửi thư xác nhận cho 6 nhà cung cấp theo mẫu sau
Bảng 12: Mẫu thư xác nhận Công ty A Thư xác nhận số Dư H nà ội ,ng y 14 tháng 2 nà ăm 2005 Kính gửi : công ty vận tải X
Để phục vụ cho yêu cầu kiểm toán h ng nà ăm ,xin quí đơn vị vui lòng điền v o các mà ẫu dưới đây các thông tin tại thời điểm 31/12/2004 .Đểđảm bảo thời hạn phát h nh báo cáo kià ểm toán xin quí đơn vị gửi lại trực tiếp cho các kiểm toán viên chúng tôI trước ng y 25/02/2005 bà ằng thư hoặc Fax theo địa chỉ dưới đây. Xin quí đơn vị lưu ý rằng , việc xác nhận n y phà ục vụ cho việc đỗi chiếu của kiểm toán chứ không phảI yêu cầu thanh toán . cũng xin lưu ý rằng các khoản thanh toán phát sinh sau ng y 31/12/2005 không bao gà ồm trong số liệu n y à
Xin trân trọng cảm ơn! Công ty A p. Giám đốc
Sau khi gửi thư xác nhận , có chênh lệch giữa số tiền trên sổ sách với số tiền được xác nhận , kiểm toán viên đề nghị đơn vị giảI thích và đưa ra bút toán điều chỉnh .
Kính gửi :B àHo ng thà ị khánh vân –Kiểm toán viên
Công ty Dịch vụ Tư vấn T I chính kà ế toán v Kià ểm toán – AASC Số 1 Lê phụng Hiểu –H nà ội
Tel:84-4-8241990/8241991 Fax 84-4-8253973
Chúng tôI xin xác nhận rằng khoản thanh toán của chúng tôI với Công ty A tại thời
điểm 31/12/2004 như sau
Chúng tôI phảI trả Chúng tôI phảI thu
Ng y 26 tháng 02 nà ăm 2005 T/L Giám đốc
Kết quả sau khi gửi thư xác nhận , kiểm toán viên nhận được 1 thư trả lời ,còn lại với những nhà cung cấp không có thư trả lời kiểm toán viên không gửi thư xác nhận mà tiến hành các thủ tục kiểm toán thay thế.
Bảng 13: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Công ty Dịch vụ tư vấn t i chính kà ế toán v kià ểm toán
Tên khách h ng : Công ty Aà
Niên độ kế toán : 31/12/2004
Bước công việc :Thư xác nhận công nợ
Tham chiếu : B Người thực hiện:HTV Ng y thà ực hiện: Số tiền 1)Công ty Vận tảI X (2) 14.214.690.000 2)Công ty Y 300.000.000 3)Công ty Z 359.100.000 4)Công ty W 711.585.000 Tổng :Đã khớp đúng đối chiếu công nợ (2) Công ty vận tảI X -> Công nợ phảI trả : Số liệu sổ kế toán : 14.214.690.000 VNĐ -Chênh lệch : 3.418.360.000 VNĐ
( Chênh lệch chưa rõ nguyên nhân)
Nguyên nhân sự chênh lệch của khoản phảI trả công ty vận tảI X là do trong tháng 12 Công ty mua một khối lượng hàng hóa trị giá 3.017.600.000 đồng ( thuế suất 10 % ) nhưng do cuối tháng chỉ có hóa đơn về nhưng hàng chưa về nên kế toán đơn vị không nhận nghiệp vụ này.
Đỗi với những thư xác nhận không có trả lời ,kiểm toán viên tiến hành kiểm tra việc thanh toán sau ngày khóa sổ.
Tại công ty B , kiểm toán viên cũng tiến hành chọn mẫu và gửi thư xác nhận .Kết quả thu được từ việc gửi 3 thư xác nhận nợ : Các nhà cung cấp đều xác nhận khoản nợ đó là chính xác . Điều này chứng tỏ kế toán nợ phảI trả của Công ty B làm việc có hiệu quả.