E. Lấy kết quả phân luồng, thông quan
Sau khi đã khai chính thức, người khai sang tiếp nghiệp vụ Lấy kết quả phân luồng. Theo kết quả phân luồng (1 = xanh, 2 = vàng, 3 = đỏ) mà người khai thực hiện các nghiệp vụ tiếp theo để thông quan hàng hóa.
Sơ đồ 2.4 Kết quả phân luồng thơng quan hàng hóa
Ngun tắc phân luồng:
- Mức 1 (luồng xanh): Chấp nhận thông quan trên cơ sở thông tin khai hải quan điện tử đối với hàng xuất khẩu.
- Mức 2 (luồng vàng) kiểm tra chi tiết chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan trước khi thơng quan hàng hóa.
- Mức 3 (luồng đỏ) kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi thơng quan hàng hóa. Ta có 3 mức kiểm tra thực tế hàng hóa như sau:
Mức 3.1: Kiểm tra tồn bộ lơ hàng.
Mức 3.2: Kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu khơng phát hiện thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận mức độ vi phạm.
Mức 3.3: Kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu khơng phát hiện thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi kết luận mức độ vi phạm.
Nếu cán bộ Hải quan không đồng ý với mức kiểm tra của máy tính thì đề xuất mức kiểm tra khác, bằng cách ghi thêm vào ơ tương ứng trên lệnh hình thức và chuyển tồn bộ hồ sơ đến lãnh đạo chi cục để xác định mức độ kiểm hóa.
Sau khi lấy kết quả phân luồng, nếu doanh nghiệp muốn sửa tờ khai phải chọn nút 5.1 Lấy thông tin tờ khai để sửa (EDD) => 5.2 Khai trước thông tin tờ khai sửa (EDA01) => Khai chính thức tờ khai sửa (EDE) => 5.4 Lấy kết quả phân luồng, thơng quan sửa. Nếu đúng thì hồn tất, nếu sai thì quay lại bước 5.1
Sơ đồ 2.5 Quy trình sửa tờ khai hải quan điện tử
Theo như kết quả phân luồng, thì hàng thạch dừa của Công ty thuộc luồng xanh ( Phụ lục 10) và đây là hàng hóa ưu tiên xuất khẩu nên được hưởng thuế xuất khẩu là 0%. Doanh nghiệp tự in 2 mã vạch (mẫu 29) để tiến hành thanh lý và vô sổ tàu (bỏ qua bước 2.1.7 và 2.1.8)
2.5.2.8 Mở tờ khai thơng quan hàng hóa.
Đầu tiên, nhân viên xuất khẩu của cơng ty cần phải đóng thuế theo số tiền quy định trên tờ khai (nếu có) vì doanh nghiệp phải hoàn thành các
nghĩa vụ về thuế với nhà nước mới được chấp nhận thông quan xuất khẩu. Nhưng do đây là mặt hàng khuyến khích xuất khẩu nên được miễn thuế.
Tiếp theo, nhân viên xuất khẩu của công ty phải tự chuẩn bị hồ sơ hải quan. Theo quy định thì cơng ty phải tự in 2 mã vạch (đối với hàng luồng xanh) (Phụ 11) sau đó chuyển sang bước thanh lý, nếu là hàng luồng vàng và đỏ phải chuẩn bị hồ sơ như sau:
- Giấy giới thiệu cơng ty: 1 bản chính.
- Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu: 1 bản chính.
- Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales Contract): 1 bản chính. - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính. - Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List): 1 bản chính.
Sau đó, nộp bộ hồ sơ hải quan tại Đội thủ tục hàng xuất chờ kiểm tra và thông quan.
Lưu ý: Tờ khai hải quan có giá trị làm thủ tục hải quan trong thời hạn 15
ngày kể từ ngày đăng ký (theo luật Hải quan ban hành ngày 26/03/2014).
2.5.2.9 Thanh lý hải quan giám sát và vô sổ tàu
Sau khi người khai hải quan đã làm thủ tục kiểm hóa xong (đối với hàng luồng đỏ hay là hàng luồng vàng kiểm hóa thực tế) hay là đã hồn tất thủ tục thông quan (đối với hàng hóa luồng xanh hay luồng vàng khơng kiểm hóa thực tế) và đã cho hàng vào bãi hạ xuất và có vị trí container rồi thì tới Hải quan Giám sát để thanh lý hàng. Tại đây nhân viên xuất khẩu của Công ty nộp 2 mã vạch mẫu 29 để Hải quan giám sát kiểm tra xem container có trong bãi hay không. Nếu container đã vào rồi thì Hải quan giám sát sẽ đóng dấu xanh vào mục xác nhận của bộ phận giám sát Hải quan. Hải quan giữ 1 mã vạch và trả lại mã vạch đã đóng dấu để người xuất khẩu lưu giữ hồ sơ và qua bộ phận đăng ký sổ tàu để đăng ký tàu xuất. Khi vô sổ tàu bắt buộc phải cầm mã vạch đã đóng dấu của Hải quan giám sát và phiếu cắt/bấm seal (đối với hàng luồng đỏ) đưa cho bộ phận đăng ký tàu xuất để họ xác nhận thông tin và in phiếu xác nhận đăng ký tàu xuất ( Phụ lục 12).
2.5.2.10 Làm và lấy vận đơn ( B/L)
Vận đơn đường biển là vận đơn được hãng tàu cung cấp, là chứng từ chứng nhận việc giao hàng hồn thành, là cơ sở u cầu thanh tốn. Cho nên B/L được coi là chứng từ quan trọng nhất, vì thế việc lập nội dung phải chính xác và phù hợp với L/C
Để làm B/L chỉ cần mail/fax một bản Packing list cho hãng tàu. Doanh nghiệp phải kiểm tra B/L nháp thật cẩn thận sau khi nhận được B/L Draft vì nếu có sai sót doanh nghiệp phải chịu mọi trách nhiệm. Nếu đã kiểm tra đầy đủ các mục trên B/L nháp như: CONSIGNEE ghi TO THE ORDER TO TAIWAN BUSINESS BANK, SỐ L/C, FREIGHT PREPAID, có thể hiện hàng được đóng trong container, số B/L, tên tàu, cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy,… và thấy chính xác thì mang B/L nháp giấy giới thiệu của doanh nghiệp tới hãng tàu đóng tiền và xuất hóa đơn ngay sau khi tàu chạy, hãng tàu phát B/L( 3 bản gốc + 4 bản copy có ký tên đóng dấu thực xuất) (Phụ lục 13).
2.5.2.11 Xin giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ
Do hai Công ty hợp tác đã lâu năm nên những lơ hàng xuất hiện tại phía đối tác PURESUN TRADING CO,. LTD (Đài Loan) đã đơn giản hóa chứng từ để không làm mất thời gian của hai bên nên không yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ C/O (vì đây là C/O form B chỉ là nhằm đảm bảo xuất xứ hàng hóa chứ khơng được hưởng mức thuế ưu đãi tại nước nhập khẩu vì Đài Loan là một trong những nước ký kết hiệp ước thuế ưu đãi phổ thông)và giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (do định kỳ bên phí Đài Loan sẽ kêu người bán kiểm tra chứng nhận phân tích thành phần C/A và hàng hóa ln đảm chất lượng theo đúng yêu cầu của người bán).
Hướng dẫn cách khai C/O form B
Bước 1: Quét (scan) mẫu C/O, lưu file hình ảnh C/O, copy hình ảnh C/O
này sang một file word khác và làm việc với file word có chứa hình ảnh C/O này.
Bước 2: Tạo các Text box tương ứng với các ô trong C/O. Nhấp đúp trái
chuột vào text box, chọn “no line” trong phần Line- color của hộp thoại formmat text box.
Bước 3: Nhập nội dung theo yêu cầu của từng ô trong C/O, đánh máy
bằng CHỮ IN HOA:
- Ô 1: Nhập tên thương mại, địa chỉ của Nhà xuất khẩu và tên nước xuất khẩu.
- Ô 2: Nhập tên thương mại, địa chỉ của Nhà nhập khẩu và tên nước nhập khẩu.
- Ô 3: Căn cứ vào vận đơn – Bill of Lading để nhập thông tin về phương tiện vận chuyển và tuyến đường:
Vận chuyển bằng đường biển, ghi chữ “ BY SEA”.
Vận chuyển bằng đường hàng không, ghi chữ “BY AIR”.
Tuyến đường: cửa khẩu xuất hàng, cửa khẩu nhận hàng cuối cùng (From:.....To.......).
Nhập số B/L, ngày tháng năm phát hành B/L
Lưu ý: cửa khẩu nhận hàng cuối cùng trên ơ 3 và người nhận hàng ( đích
danh) trên ơ 2 phải cùng một nước nhập ( ơ 10 ).
- Ơ 4: Tên, đại chỉ, nước, của cơ quan thẩm quyền cấp C/O.Ví dụ: C/O cấp tại Chi nhánh VCCI HCM khai:
CHAMBER OF COMMERCE & INDUSTRY OF VIET NAM HOCHIMINH CITY BRANCH
171 Vo Thi Sau Str., 3rd Dist., Ho Chi Minh City, Vietnam Tel 84.8.9326498, 84.8.9325989, 84.8.9325698
Fax 84.8.9325472 Email: vcci-hcm@hcm.vnn.vn
- Ô 5: Ghi chú của cơ quan cấp C/O, người khai C/O không ghi bất kỳ ký tự nào vào ô này. Thường có các ghi chú sau:
C/O cấp sau ngày xuất hàng: đóng dấu thơng báo ISSUED RETROSPECTIVELY
Cấp phó bản do bị mất bản chính: THE ORIGINAL OF C/O No. < số C/O> DATED < ngày cấp> WAS LOST, đồng thời đóng dấu DUPILCATE trên tờ C/O phó bản.
Cấp thay thế C/O cho trường hợp cấp lại C/O ( toàn bộ hoặc một phần) nhưng chưa trả bản chính C/O cũ: REPLACEMENT C/O No.< số C/O bị thay thế> DATED< ngày cấp>< FOR mô tả phần được thay thế>. - Ô 6: Kê khai nhãn hiệu, số và loại của thùng hàng ( nếu có ), tên và mô tả hàng:
Ghi rõ số, ngày tờ khai hải quan hàng xuất ( nếu đã có ) trên ơ 6: CUSTOMS DECLARATION FOR EXPORT COMMODITIES No. < số đầy đủ của tờ khai hải quan hàng xuất> DATED <ngày tờ khai hải quan hàng xuất>. Trường hợp người khai báo hải quan và người gửi hàng khác nhau phải ghi rõ thêm về người khai báo: DECLARED BY < người khai báo>.
Ghi rõ số, ngày giấy phép xuất khẩu ( nếu có) trên ơ 6: EXPORT LICENCE No.<số đầy đủ của giấy phép xuất khẩu> DATED <ngày giấy phép xuất khẩu>.
Lưu ý: kê khai số container, số niêm chì (cont./seal No. ...) nếu đã xác
định.
Kê khai tên cụ thể và mơ tả rõ về hàng hóa. Khơng được khai sai, hoặc khai không rõ về hàng hóa như GENERAL MERCHANDISE (hàng tổng hợp),. AND OTHER GOODS (..và các hàng khác),v.v.
- Ô 7: Kê khai trọng lượng thơ hoặc sơ lượng khác của hàng hóa.
Lưu ý: Ô 6, 7 phải khai thẳng hàng tên và trọng lượng ( hoặc số lượng)
của mỗi loại hàng.
Trường hợp tên hàng và mơ tả nhiều có thể khai báo sang trang tiếp, mỗi trang khai báo rõ số thứ tự trang ở góc dưới ơ 6 ( Ví dụ: Page 1/3).
Gạch ngang trên ô 6,7 khi kết thúc khai báo tên, mô tả hàng, trọng lượng ( hoặc số lượng) hàng, sau đó ghi rõ tổng trọng lượng ( hoặc số lượng) của cả lô hàng bằng số ( TOTAL) và bằng chữ ( SAY TOTAL).
- Ô 8: Kê khai số và ngày của hóa đơn. Trường hợp hàng xuất khơng có hóa đơn phải ghi rõ lý do.
- Ô 9: Kê khai địa điểm, ngày phát hành C/O.
Lưu ý: ngày nộp C/O và quy định về thời gian cấp C/O để kê khai chính
xác ngày phát hành C/O. Khơng ghi ngày phát hành C/O là ngày nghỉ làm việc theo qui định, hoặc ngày xuất hàng, hoặc ngày khác nếu thực tế ngày phát hành C/O không phải ngày này. Trừ trường hợp tháng được khai bằng chữ ( April, May,...) ngày khai thống nhất theo dạng dd/mm/yyyy. Ngày phát hành C/O bằng hoặc sau ngày các chứng từ đã được khai báo trên C/O như Invoice, tờ khai hải quan hàng xuất, giấy phép xuất khẩu,... - Ơ 10: Kê khai nước hàng hóa xuất khẩu tới ( nước nhập khẩu) phía trên dịng (importing country).
Kê khai địa điểm, ngày ký và ký tên của người ký có thẩm quyền (của người xuất khẩu Việt Nam).
Lưu ý: Ngày ký của người xuất khẩu phải trước hoặc bằng ngày phát
hành C/O, và phải bằng hoặc sau ngày các chứng từ khác đã được kê khai trên C/O.
Đối với các doanh nghiệp người ký có thẩm quyền authorised signatory là thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền ký. Chữ ký phải được ký bằng tay, và được đóng dấu rõ chức danh, dấu doanh nghiệp, và dấu tên.
Bước 4: Click trái chuột vào file hình armh C/O, sau đó click phải chuột,
chọn lệnh “ Cut” để xóa file hình ảnh C/O. Lúc này trên file word chỉ cịn các text box.
Bước 5: Photo C/O mẫu B thành nhiều bản, đưa bản photo vào máy in và
in thử. Nếu các text box chưa ở đúng vị trí cần thiết thì hiệu chỉnh text box và in thử lại. Khi bản in thử đã chuẩn rồi mới in bản chính C/O.