Tất cả các chứng từ khi người bán gửi cho Ngân hàngthì phải gửi lại cho đối tác 1 bản copy, việc làm này có 2 ý nghĩa:
- Thứ nhất là xác nhận người bán đã hoàn thành nghĩa vụ đối với bên mua, và việc hồn thành đó được thể hiện thơng qua bộ chứng từ.
- Thứ hai là để người mở L/C xem xét trước bộ chứng từ có hợp lệ hay khơng và ký chấp nhận thanh tốn cho doanh nghiệp (vì nếu người mở L/C khơng ký chấp nhận thì người bán vẫn chưa được thanh tốn dù đã xuất trình bộ chứng từ hợp lệ).
2.5.2.13 Tập hợp bộ chứng từ đi thanh toán
Là bước cuối cùng trong hợp đồng mua bán hàng hóa, người mua có nghĩa vụ thanh toán đủ số tiền cho người bán như đã quy định (Phụ lục 14).
Vì cơng ty sử dụng phương thức thanh tốn bằng L/C nên người thanh toán cho doanh nghiệp là Ngân hàng.
Bộ chứng từ gồm:
- Hợp đồng ( Sale Contract). - Tờ khai hải quan
- L/C
- Commercial Invoice - Packing List
- Bill of Lading
2.6 Nhận xét quy trình xuất khẩu thạch dừa tại cơng ty TNHH MTV
Trương Phú Vinh
2.6.1 Ưu điểm
- Đối tác của Công ty trong việc xuất khẩu lơ hàng lần này là đối tác lâu năm, vì vậy khi có u cầu sữa chữa chứng từ thì có thể liên hệ trực tiếp với khách hàng để hỏi và sửa chữa một cách nhanh chóng.
- Có sự phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị sản xuất đã tạo điều kiện cho các đơn vị phát huy năng lực của mình đi sâu vào chun mơn.
- Cơng ty có đội ngũ nhân viên với trình độ chun mơn cao vững nghiệp vụ, có kinh nghiệm dày dặn cơng tác giao nhận được thực hiện một cách
trơi chảy và ít sai sót, đặc biệt là có khả năng kiểm sốt và xử lý tốt các tình huống khơng lường trước xảy ra trong suốt quy trình đảm bảo tiến trình theo hợp đồng đã giao kết với đối tác.
- Trong q trình xuất khẩu, cơng ty ln chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của nhà nước về thủ tục xuất nhật khẩu và ln hồn thành tốt nghĩa vụ nộp thuế đối với nhà nước.
- Quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng Công ty thực hiện với tới độ nhanh chóng, đảm bảo những điều kiện đã giao kết trong hợp đồng.
- Ngồi ra, Cơng ty TNHH MTV Trương Phú Vinh cũng đã tự tin bắt nhịp với xu hướng công nghệ bằng việc kịp thời ứng dụng công nghệ trong các quy trình nghiệp vụ như quá trình khai HQ điện tử, diễn ra nhanh hơn, chính xác hơn, ít tốn thời gian của Công ty.
2.6.2 Nhược điểm
- Số lượng khách hàng mới của Công ty không nhiều, đa số là khách hàng quen thuộc.
- Việc tập trung phục vụ khách hàng hiện tại mà quên tập trung phát triển thị trường mới cũng là một thách thức lớn cho phát triển hoạt động xuất khẩu của Công ty.
- Trong phương thức thanh tốn, Cơng ty có sử dụng phương thức thanh tốn L/C an tồn nhưng chi phí lại cao và thủ tục phức tạp.
2.6.3 So sánh giữa thực tế và lý thuyết
- Trong suốt q trình thực tập tại Cơng ty TNHH MTV Trương Phú Vinh, em nhận thấy có nhiều sự khác biệt trong quy trình thực tế và những lý thuyết được học ở trường. Điểm khác nhau đó là:
- Trên lý thuyết quy trình xuất khẩu Cơng ty cần phải thực hiện các bước như sau: Nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng, xây dựng kế hoạch kinh doanh xuất khẩu, tổ chức đàm phán kí kết hợp đồng. Khi hợp đồng được kí kết thì ta tiến hành các bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu. - Thực tế ở Công ty TNHH MTV Trương Phú Vinh thì khơng có bước nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng.
- Nghiên cứu thị trường: do Cơng ty chưa có phịng Marketing nên hoạt động nghiên cứu thị trường chưa được triển khai thực hiện, khách hàng mà Cơng ty có được đa số là những khách hàng quen thuộc, có mối quan hệ làm ăn lâu năm.
- Tìm kiếm khách hàng: vì Cơng ty chưa có phịng Marketing nên hoạt động nghiên cứu thị trường chưa có, dẫn đến việc tìm kiếm khách hàng bị động phần lớn là ra sức giữ chân khách hàng cũ.
- Tổ chức đàm phán kí kết hợp đồng theo lý thuyết phải qua các bước: chào hàng, hoàn giá, chấp nhận, xác nhận. Còn thực tế ở Công ty TNHH MTV Trương Phú Vinh do làm ăn với các đối tác lâu năm như PURESUN TRADING CO., LTD và hầu hết các sản phẩm của Công ty đặt ra đều được lưu và thực hiện cho các đơn hàng nên giao dịch đàm phán thực hiện qua fax và điện thoại, việc đàm phán diễn ra đơn giản.
- Bước xây dựng kế hoạch kinh doanh xuất khẩu được thay thành: đánh giá khả năng xuất khẩu tức là khi hợp đồng được kí kết, bộ phận kỹ thuật - sản xuất sẽ dựa vào mục Commodity hàng hóa và quy cách của hàng hóa để tập trung sản xuất, xác định số lượng nguyên vật liệu, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, thời gian sản xuất sản phẩm. Xác định nguồn nguyên liệu tồn kho, khả năng mua nguyên vật liệu trong nước và nhập khẩu.
CHƯƠNG 3:ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ VỀ HOẠT ĐỘNGCỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊNTRƯƠNG PHÚ VINH
3.1 Thuận lợi và khó khăn của công ty TNHH MTV Trương Phú
Vinh
3.1.1 Thuận lợi
- Là một doanh nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất thạch dừa, Cơng ty hiện đã có một vị trí vững chắc trong hoạt động kinh doanh, thiết lập được nhiều mối quan hệ tốt đẹp với nhiều công ty ở Đài Loan, Trung Quốc, Indonexia,…
- Tài chính và trang thiết bị máy móc hiện đại là yếu tố thuận lợi cho quá trình tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu của Công ty.
- Nguồn nhân lực của Cơng ty có kinh nghiệm và trình độ chun mơn cao, năng động sáng tạo và đầy nhiệt huyết được lãnh đạo bởi những người dám nghĩ dám làm.
- Cơng ty thường xun có khóa huấn luyện kĩ năng cho nhân viên để mỗi nhân viên đều là những cá thể làm việc chuyên nghiệp nhưng không tách rời tập thể. Giám đốc luôn quan tâm đến hoạt động của các phòng ban và nhân viên, ln lắng nghe những ý kiến và khó khăn của nhân viên, sẵn sàng hướng dẫn khi nhân viên gặp khó khăn cần tham vấn, giúp đỡ.
- Mối quan hệ với khách hàng: ln giữ chữ tín, nhiệt tình phục vụ khách hàng là phương châm hoạt động của Công ty nên luôn được các đối tác tính nhiệm lâu dài. Do vậy, công ty đã tạo được mối quan hệ chặt chẽ, thông qua các đối tác này Cơng ty đã có thêm những khách hàng mới.
3.1.2 Khó khăn
- Nguyên liệu đầu vào luôn là thách thức lớn của Công ty, do ảnh hưởng bởi giá bán và các điều kiện khách quan khác nhau mà nguồn cung cấp thường không ổn định về số lượng, chất lượng, giá cả.
- Chính vì khó khăn trong việc tìm ngun liệu đầu vào, dẫn đến trì hỗn trong việc sản xuất khó đáp ứng kịp thời các đơn hàng của đối tác.
- Đội ngũ nhân viên của công ty đôi khi chưa nắm bắt kịp thời những chính sách, cải cách luật pháp liên quan đến hoạt động trong ngành, các thủ tục hải quan, hàng hóa đang cấm xuất nhập khẩu, hay là thay đổi trong quy trình giao nhận, vận tải nội địa và quốc tế.
3.1.3 Phương hướng hoạt động
- Mở rộng mối quan hệ với các Hiệp hội Dừa Bến Tre, đẩy mạnh công tác marketing tìm kiếm thị trường mới, chú trọng các thị trường như: Châu Âu, Châu Á…
- Đầu tư xây dựng kho bãi, cải thiện trang thiết bị, các phương tiện vận tải để phục vụ tốt hoạt động xuất khẩu.
- Xây dựng cơ chế điều hành thúc đẩy kinh doanh, tăng cường công tác quản lý nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ để tăng khả năng cạnh tranh và thu hút khách hàng.
3.2 Đề xuất một số giải pháp
3.2.1 Giữ vững thị trường cũ
- Việc giữ vững chất lượng hàng hóa và thực hiện giao hàng đúng hẹn là một phương pháp giữ chân khách hàng thân quen. Chất lượng sản phẩm tốt cũng là yếu tố cần quan tâm để giữ khách hàng.
- Công ty cần nghiên cứu đa dạng hóa sản phẩm đáp ứng cho từng thị trường riêng biệt với chất lượng và giá cả cạnh tranh.
3.2.2 Phát triển thị trường mới
- Với vị thế và uy tín, doanh nghiệp đã tạo nên lợi thế trong việc phát triển thêm thị trường. Để phát huy tối đa lợi thế này doanh nghiệp cần chun mơn hóa việc marketing phân tích và nghiên cứu nhu cầu, sở thích sản phẩm, tiềm năng thị trường…sẽ giúp doanh nghiệp chiếm hữu thị phần, đánh giá và dự báo tốt hơn.
- Xúc tiến thương mại và tham gia hội chợ nhằm quảng bá hình ảnh doanh nghiệp là cơ hội tìm kiếm thêm khách hàng mới tiềm năng.
- Ngoài ra, điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp cũng cần phải phân tích kỹ lưỡng để có thể phát huy tối đa lợi thế đó. Tuy nhiên yếu tố chi phí cũng cần phải xem xét lại.
3.2.3 Đảm bảo nguồn hàng
- Việc đảm bảo nguồn hàng, tránh tình trạng giao hàng trễ, mà việc cung ứng đúng và đủ hàng sẽ tạo ra uy tín ẩn cho doanh nghiệp.
- Tổ chức thu mua nguyên liệu một cách khoa học, tìm hiểu rõ thơng tin, diện tích gieo trồng và các đầu mối thu mua lẫn những đối thủ cạnh tranh, sẽ giúp cho Cơng ty hiểu rõ thơng tin chính xác để phân tích.
- Đảm bảo được nguồn nguyên liệu đồng nghĩa giữ vững sản xuất và giá cả ổn định cũng như đủ năng lực thực hiện những hợp đồng lớn.
3.2.4 Đào tạo nhân lực
- Mặc dù, bộ máy quản lý hiện tại tương đối phù hợp và vững nghiệp vụ nhưng với tốc độ phát triển như hiện nay.Công ty cần tuyển dụng, đào tạo nguồn lao động trẻ, việc tập huấn để nâng cao tay nghề và phát huy hết khả năng của nhân viên là điều quan trọng, tạo điều kiện để họ chia sẻ kinh nghiệm cập nhật chính sách mới về xu hướng mới để kịp thời thay đổi cho phù hợp với lộ trình hội nhập. Khơng những thế, trong lĩnh vực thông tin, DN phải ln nắm bắt kịp thời những chính sách, cải cách luật pháp liên quan đến hoạt động trong ngành, các thủ tục hải quan, hàng hóa cấm xuất nhập khẩu, quy định giao nhận, vận tải hàng nội địa để công việc thực hiện một cách trôi chảy.
- Việc huấn luyện không chỉ một bộ phận mà là cả một hệ thống, vì ách tắc ở một khâu, sẽ ảnh hưởng tồn bộ qui trình của doanh nghiệp.
3.2.5 Nâng cấp cơ sở hạ tầng
- Để tạo thuận tiện cho xu hướng phát triển ngày một nhanh và mạnh mẽ thì việc nâng cấp và mở rộng diện tích nhà xưởng là vơ cùng cấp thiết, bên cạnh đó DN cũng cần đầu tư trang bị máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất hiện đại sẽ giúp cho Công ty nâng cao chất lượng sản phẩm,phù hợp hơn với xu hướng tiêu dùng,tăng năng suất,tiết kiệm được nhiều thời gian
và chi phí nhân cơng. Nâng cao cơ sở vật chất bước đầu có thể tốn nhiều chi phí nhưng sẽ mang lại lợi nhuận lâu dài cho Công ty.
3.3 Kiến nghị đối với Nhà nước và Cơ quan chức năng
3.3.1 Kiến nghị với Nhà nước
- Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, việc đăng ký thủ tục Hải quan vẫn còn là một nỗi lo lắng lớn. Làm sao để có thể cải tiến quy trình thủ tục Hải quan nhằm khuyến khích các doanh nghiệp mạnh tay đầu tư vào sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu luôn là vấn đề cấp bách được đặt ra với Nhà nước. Do vậy, việc tổ chức lại quy trình thủ tục Hải quan tiến tới một quy trình thủ tục Hải quan đơn giản nhanh chóng để bộ hồ sơ hàng xuất phải qua ít cửa nhất, thời gian nhanh nhất là việc làm hết sức cần thiết.
- Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống luật về đầu tư nước ngoài, ban hành các văn bản theo hướng mở cửa, hội nhập, phù hợp với thông lệ quốc tế, đặc biệt là đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
- Cải cách thủ tục hành chính cho đơn giản, gọn nhẹ. Công tác quản lý Nhà nước đối với trong đầu tư và sau đầu tư cần được ưu đãi nhưng cũng phải chặt chẽ để bảo vệ lợi ích cho các doanh nghiệp trong nước, tránh các cơng ty nước ngồi lợi dụng ưu đãi để hạ mức giá, cạnh tranh không lành mạnh gây thiệt hại và thất thu ngân sách cho Nhà nước.
- Càng ngày lượng hàng hoá xuất khẩu càng nhiều, mà tình trạng máy móc thiết bị với tốc độ chậm làm cho việc lưu chuyển hàng hoá trong cảng mất quá nhiều thời gian và phát sinh chi phí lớn cho khách hàng. Vì thế, nên thay đổi cách làm việc khoa học và đổi mới hiện đại máy móc, thiết bị cần phải được tiến hành nhanh và thực tế hơn nữa.
- Hệ thống cảng biển Việt Nam còn lạc hậu, sức chứa nhỏ, thiếu các cảng nước sâu gây trở ngại cho việc cập bến của những tàu thuyền lớn. Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị tại cảng chưa đồng bộ. Do đó Nhà nước cần trích một khoảng ngân sách hoặc huy động nguồn vốn đầu tư, tăng cường thu hút nguồn vốn FDI và ODA để xây dựng nâng cấp cơ sở hạ tầng tại cảng.
Cần tập trung đầu tư vốn và nguồn lực để xây dựng cảng trung chuyển mang tầm cỡ quốc tế ở Việt Nam.
3.3.2 Kiến nghị với Cơ quan chức năng.
- Lực lượng hải quan cần tăng cường hợp tác Quốc tế với các cơ quan hải quan khác để trao đổi thông tin, phát hiện kịp thời những hành vi gian lận của cá nhân, doanh nghiệp và kịp thời ngăn chặn.
- Tăng cường kiểm tra, giám sát, quản lý có hiệu quả các hoạt động xuất nhập khẩu, tạo điều kiện cho thương mại và sản xuất phát triển.
- Công khai mọi thủ tục hải quan để doanh nghiệp biết và làm đúng, đồng thời có cơ sở giám sát, điều tra việc làm của nhân viên hải quan.
- Quy định thời gian tối đa cho việc làm thủ tục của một lô hàng xuất, nhập khẩu.
KẾT LUẬN
Nhìn chung hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu tại Việt Nam trong những năm qua có nhiều thay đổi, đặc biệt là sau sự kiện đất nước gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, các hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương ngày càng được chú trọng, xu hướng hình thành và phát triển thương hiệu của các Công ty trên thị trường quốc tế trở thành xu hướng phát triển chung hiện nay của nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Với hi vọng đất nước sớm phát triển thì nhà nước ta cũng đã có nhiều chính sách cải cách, đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng phù hợp, do vậy ngành dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu có nhiều điều kiện phát triển hơn.
Quy trình giao nhận hàng hố nhập khẩu ngun container bằng đường biển tại Công ty TNHH MTV Trương Phú Vinh tương đối hồn chỉnh và khơng tồn tại nhiều vấn đề nghiêm trọng.
Thời gian thực tập Công ty TNHH MTV Trương Phú Vinh giúp em hiểu rõ quy trình nghiệp vụ thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu tại cảng Cái Lát được thực hiện như thế nào, có những quy định và vấn đề thường gặp nào và giải quyết ra sao. Thoạt nhìn hoạt động này có vẻ đơn