d. Các khoản ngoài lương:
2.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Các thực thể tham gia vào một hệ thống thông tin thì rất nhiều, nhưng tùy theo nó thực hiện chức năng nào của hệ thống thông tin mà có thể phân thành các bộ phận:
- Bộ phận đưa dữ liệu vào (nguồn dữ liệu và bộ phận thu thập dữ liệu).
- Bộ phận xử lý dữ liệu. - Kho lưu trữ dữ liệu.
- Bộ phận đưa dữ liệu ra (đích đến của dữ liệu và bộ phận phân phối dữ liệu).
Mô hình hệ thống thông tin
Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage).
Cần lưu ý rằng hệ thống thông tin không nhất thiết phải gắn với tin học. Các hệ thống thông tin đã tồn tại từ rất lâu trước khi có sự ra đời của máy tính.
VD: Hệ thống trả lương truyền thống thu thập dữ liệu về thời gian làm việc, số sản phẩm mỗi công nhân viên làm ra, xử lý chúng với các dữ liệu lâu bền được ghi trong các hồ sơ. Sau đó hệ thống này tạo ra các bảng lương và chuyển tiền cho người được lĩnh. Các thông tin đồng thời được cập nhật vào kho dữ liệu.
Hệ thống trả lương có thể được thực hiện thủ công hoặc bằng máy móc, có thể là các phương tiện chưa tự động hóa hoàn toàn như là máy tính bỏ túi hay máy chữ, hoặc có thể là một máy tính điện tử gắn với một số đĩa từ và máy in laser. Nhưng chỉ cần nó có thể thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối dữ liệu thì nó là một hệ thống thông tin.
Hệ thống trả lương ở trên phải chịu những ràng buộc của nó. Các ràng buộc có thể là các thỏa thuận giữa chủ và nhân viên, các thỏa thuận về thời điểm nhận lương của từng nhóm nhân viên, các luật về thuế,về bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế…Những hệ thống thông tin (như hệ thống trả lương hay hệ thống quản lý tài khoản khách hàng…) mà hoạt động của nó chịu sự tác động của một tập hợp các quy tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc được thiết lập theo một truyền thống được gọi là hệ thống thông tin chính thức.
Bên cạnh hệ thống thông tin chính thức tất nhiên là hệ thống thông tin không chính thức. Đó là các hệ thống đơn giản, các hoạt động của nó không tuân theo các quy tắc hay phương pháp làm việc rõ ràng. Ví dụ như hoạt động ghi chép của ông chủ tịch một công ty về ứng xử của các cộng sự gần gũi, về hiệu quả công tác của họ và mức độ tự chủ trong công việc. Việc sử dụng những ghi chép đó cho việc đề bạt, xét cho tham
Nguồn
Thu thập Phân phối
Đích
Kho dữ liệu
Xử lý và lưu trữ
gia vào các công việc hoặc xét tăng lương… Trong trường hợp này ông chủ tịch vừa là người sử dụng thông tin vừa là người tạo ra thông tin. Phương tiện sử dụng chỉ đơn giản là một quyển sổ ghi chép cá nhân. Mặc dù vậy hệ thống này vẫn hội đủ mọi tiêu chuẩn định nghĩa của một hệ thống thông tin.
Lưu ý
Mặc dù tầm quan trọng của hệ thống thông tin phi chính thức trong các tổ chức là không hề nhỏ nhưng trong các phần sau của tài liệu này chỉ xin đề cập đến những vấn đề của hệ thống thông tin chính thức mà thôi.