28
Công ty TENTAC(HA NOI)Co.Ltd là nhà máy sản xuất chuyên về các sản phẩm được gia công in, dán, cắt dập như: Nhãn care, Nhãn tag, nhãn seal… theo công nghệ in.
- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh ( Ngành nghề kinh doanh )
Bảng 1..Bảng về các mã ngành nghề kinh doanh của công ty
Mã ngành Ngành
131 Hoàn thiện sản phẩm dệt
1399 Sản xuất các loại hàng dệt khác chưa được phân vào đâu
Chi tiết: Sản xuất các loại nhãn mác từ vải, bao gồm công đoạn in và khơng bao gồm cơng đoạn nhuộm trong quy trình sản xuất
1709 Sản xuất các sản phẩm khác từ giấy và bìa chưa được phân vào đâu Chi tiết: sản xuất các loại nhãn mác từ giấy
1811 In ấn
1812 Dịch vụ liên quan đến in
Chi tiết: sản xuất các sản phẩm sao chụp, sản xuất bản in, film in, khuôn in. Thiết kế, chế bản các sản phẩm in, các hoạt động khác liên quan đến in (trừ các loại Nhà nước cấm)
2220 Sản xuất các sản phẩm từ plastic
Chi tiết: sản xuất các loại nhãn mác từ nhựa 4652 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
Chi tiết: bán buôn mạch tĩnh hợp và mạch vi xử lí 4690 Bán bn tổng hợp
Chi tiết: thực hiện quyền phân phối bán buôn (không thành lập cơ sở bán bn) các hàng hóa có mã HS: 3215, 3701, 3921, 3923, 4008, 4016, 4203, 4205, 4802, 4804, 4805, 4810, 4811, 4819, 4821, 4822, 4823, 4908, 5806, 5807, 5810, 6305, 8442, 8443, 8451, 8523, 9612.
7410 Hoạt động thiết kế chuyên dụng Chi tiết: thiết kế tạo mẫu nhãn mác
8299 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu Chi tiết: thực hiện quyền nhập khẩu, quyền xuất khẩu các loại hàng có mã HS: 3215, 3701, 3921, 3923, 3926, 4008, 4016, 4203, 4205, 4802, 4804, 4805, 4810, 4811, 4819, 4821, 4822, 4823, 4908, 5806, 5807, 5810, 6305, 8442, 8443, 8451, 8523, 9612.
29 2.1.3.Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 3.Sơ đồ về cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TenTac ( Hà Nội ) Phòng nhân sự Tổng giám đốc Phịng kiểm sốt sản xuất Phòng PD Phòng mua hàng ( PC )
Phòng kiểm tra chất lượng ( QA ) Quản lí kho
Phịng sale & marketing
30
Nguồn: Tài liệu công ty TNHH TenTac ( Hà Nội )
Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban: TỔNG GIÁM ĐỐC
Là đại diện pháp lí của cơng ty, là người chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước theo quy định hiện hành. Giám đốc điều hành mọi hoạt động kinh doanh và có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lí của cơng ty đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
Phịng nhân sự ( GA )
Có những chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ sau:
- Phịng nhân sự đưa ra các chính sách, cam kết tất cả các chế độ trong công ty. - Tuyển dụng nhân viên theo yêu cầu của các phòng ban hoặc Ban giám đốc. - Tổng hợp các kế hoạch đào tạo của các phòng, ban hành kế hoạch đào tạo chung
cho cả công ty.
- Giám sát hoạt động đào tạo của các phòng ban, đảm bảo cho hoạt động đào tạo của công ty đạt chất lượng và hiệu quả cao.
- Thực hiện những chính sách về nhân sự, đưa ra những hình thức khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên công ty. Thực hiện bảo hiểm xã hội cho tồn thể nhân viên cơng ty.
- Thực hiện chăm sóc, quản lý sức khỏe, kiểm tra định kỳ sức khỏe cho tồn nhân viên cơng ty.
- Mua và quản lý văn phịng phẩm, kiểm sốt an tồn vệ sinh thực phẩm cho bữa ăn hàng ngày của người lao động và vệ sinh của canteen.
- Tiếp nhận các ý kiến hay khiếu nại, nhu cầu mong đợi của nhân viên và xem xét, giải quyết.
- Góp ý, đề xuất lên ban giám đốc đường lối, chính sách về nhân sự đem lại lợi ích cho cả 2 bên doanh nghiệp và người lao động.
- Chuẩn bị sẵn sàng ứng phó với những tình huống khẩn cấp và liên lạc nhanh nội dung phát sinh và tình trạng, phương hướng ứng phó cho các bên quan tâm như
31
Ban giám đốc, nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, tập đồn, cơng ty lân cận, cơ quan nhà nước, các nhà thầu phụ … nếu cần.
Phịng kiểm sốt sản xuất
Có những chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ sau: - Lập kế hoạch sản xuất:
+ Dựa vào kế hoạch xuất hàng và đơn đặt hàng của khách hàng do phòng Sales chuyển qua để lên kế hoạch sản xuất.
+ Phát hành lệnh sản xuất (Mametan) và các tài liệu giấy tờ liên quan cho các bộ phận sản xuất để đảm bảo việc sản xuất tuân theo đúng những yêu cầu về mặt kỹ thuật, thời hạn giao hàng, tồn kho.
+ Theo dõi tình hình sản xuất, tồn kho để kịp thời điều chỉnh kế hoạch sản xuất khi có sự cố xảy ra để có thể đáp ứng được kế hoạch xuất hàng
+ Triển khai cho các phòng ban liên quan sản xuất các sản phẩm mẫu, sản phẩm mới theo yêu cầu bộ phận kinh doanh.
Phòng mua hàng ( PC )
Có những chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ sau:
- Đánh giá, lựa chọn những nhà cung cấp thích hợp và đáp ứng được yêu cầu của công ty cũng như khách hàng. Theo dõi hoạt động cung cấp hàng của nhà cung cấp để đảm bảo nhà cung cấp luôn tuân thủ theo yêu cầu của công ty và khách hàng. - Chịu trách nhiệm yêu cầu mua các khuôn dập mới hoặc sửa chữa các khuôn dập
không phù hợp thông qua email gửi tới bộ phận mua hàng và đề nghị sửa chữa từ các phòng ban liên quan.
- Liên hệ với nhà cung cấp để mua nguyên vật liệu sản xuất, trang thiết bị, dụng cụ hỗ trợ, khi có thơng tin đơn hàng của khách hàng hoặc theo yêu cầu của phòng ban hay ban giám đốc.
- Theo dõi tồn kho, sự cố bất thường NG nguyên liệu, cháy nổ, hỏa hoạn,… để kịp thời điều chỉnh kế hoạch mua hàng, liên lạc nhà cung cấp hỗ trợ đối ứng khi có sự cố xảy ra để có thể đáp ứng được kế hoạch xuất hàng.
32
- Phụ trách xúc tiến các hồ sơ, liên lạc nhân viên phụ trách hải quan về những nguyên vật liệu, trang thiết bị nhập từ nước ngoài
- Phối hợp với QM (phịng quản lí chất lượng) và Kho để kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào.
- Ban hành yêu cầu thanh toán cho việc chi trả. Quản lí kho
Có những chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ sau:
- Chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất.
- Quản lý việc lưu trữ, bảo quản và xuất - nhập nguyên vật liệu / hàng thành phẩm/ hóa chất
- Ln đảm bảo mơi trường bảo quản hàng hóa của kho phù hợp với yêu cầu của công ty cũng như của khách hàng.
- Phối hợp với QM để kiểm tra hàng Incoming và Outgoing.
- Phối hợp với các phịng ban có liên quan để kiểm kê kho vào cuối mỗi tháng. - Phối hợp với QM để xử lý những trường hợp nguyên vật liệu cũng như hàng thành
phẩm NG hoặc quá hạn tồn kho. Phòng PD
Phịng PD có những chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ sau:
- Tuân thủ theo kế hoạch sản xuất và Mametan được ban hành bởi phòng kế hoạch sản xuất
- Điều động nhân lực và máy móc một cách hợp lý để đáp ứng được kế hoạch xuất hàng.
- Giám đốc nhà máy (hoặc người có chức vụ tương đương) và Trưởng (Phó) phịng sản xuất hoặc người do Trưởng phòng chỉ định được thẩm quyền cho ngưng sản xuất. Trong trường hợp tương đương với tình hình sản xuất thì người đứng đầu ca sản xuất có thẩm quyền cho ngưng sản xuất. Việc cho sản xuất lại sau khi ngưng sản xuất phải do người đã chỉ thị cho ngưng sản xuất thực hiện. Bố trí Trưởng (phó) phịng sản xuất hoặc người do Trưởng phịng chỉ định có trách nhiệm đảm bảo chất lượng sản phẩm ở tất cả các ca làm việc.
33
- Trong q trình sản xuất có thể dừng q trình nếu phát hiện bất kỳ sự cố bất thường nào.
- Phối hợp với phòng QM để xử lý những trường hợp hàng NG hoặc giải quyết khiếu nại của khách hàng
- Bảo dưỡng, bảo trì máy móc thường xuyên theo kế hoạch đã đề ra để đảm bảo máy móc ln ở trong tình trạng tốt nhất cho sản xuất.
- Đảm bảo công nhân được huấn luyện đầy đủ (cả nhân viên cũ và mới), có khả năng đáp ứng được u cầu cơng việc. Định kỳ đánh giá năng lực của công nhân để đưa ra những chương trình đào tạo thích hợp. Phối hợp với phòng nhân sự để đưa ra các biện pháp khen thưởng và xử phạt đối với công nhân. Lên kế hoạch đào tạo đa năng để nâng cao năng lực nhân viên cũng như nhằm đối ứng khi nhân viên nghỉ việc vẫn có thể thay thế và đáp ứng kịp thời.
- Thực hiện làm các sản phẩm mẫu theo yêu cầu bộ phận quản lý sản xuất. - Thiết lập quy trình sản xuất cho bộ phận mình.
- Khuyến khích tinh thần làm việc của cơng nhân, khuyến khích sự sáng tạo của cơng nhân trong sản xuất để làm cho chất lượng sản phẩm ngày càng tốt hơn
- Các hoạt động khác như 5S, an toàn, PCCC, quản lý nhân viên, đánh giá định kỳ … Phòng Sales & Marketing
Có những chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ sau:
- Nhận yêu cầu báo giá, yêu cầu làm mẫu và đơn đặt hàng của khách hàng và chuyển những u cầu này đến những phịng ban có liên quan.
- Làm báo giá chi phí sản xuất cho các sản phẩm mới hoặc các sản phẩm cũ có sự thay đổi cho bộ phận kinh doanh.
- Cùng cơng ty chính tìm kiếm và đưa ra chiến lược phát triển khách hàng mới, sản phẩm mới.
- Chịu trách nhiệm cung cấp và theo dõi thông tin xuất hàng cho khách hàng theo kế hoạch xuất hàng với khách hàng.
- Theo dõi tiến độ sản xuất để đảm bảo sản xuất kịp thời hạn giao hàng. Trong trường hợp khơng đáp ứng được thời hạn giao hàng thì phịng Sales sẽ thương lượng với
34
khách hàng để dời ngày giao hàng sao cho khơng ảnh hưởng tới lợi ích của khách hàng.
- Đo lường và phân tích sự thỏa mãn của khách hàng, phối hợp với các phòng ban khác cải tiến hơn nữa để ngày càng vượt hơn sự mong đợi của khách hàng.
- Theo dõi việc giải quyết khiếu nại của khách hàng để đảm bảo mọi khiếu nại hoặc phàn nàn của khách hàng đều được trả lời thỏa đáng.
- Các hoạt động khác như 5S, an toàn, PCCC, quản lý nhân viên, đánh giá định kỳ … Phịng quản lí chất lượng ( QA) Có những chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ sau:
Nhiệm vụ và chức năng chính của phịng QA là đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn đáp ứng yêu cầu của khách hàng, đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng, Hệ thống quản lý môi trường của công ty được duy trì và được cải tiến hơn nữa. Đảm bảo các hoạt động an tồn và mơi trường trong cơng ty ln được tn thủ, duy trì và cải tiến.
Phịng QA gồm 3 nhóm: QM, QA, QC
Nhóm QM kiểm tra sản phẩm:
- Căn cứ vào Q-TEHN-QM01, kiểm tra, đo lường những đạc tính của sản phẩm tại các cơng đoạn first lot, hay end lot cũng như tại công đoạn final và xuất hàng. Ngồi ra cịn thực hiện kiểm tra, đo lường sản phẩm theo yêu cầu của các phòng ban. - Định kỳ tuần tra chất lượng trong công đoạn hàng ngày để kịp thời phát hiện ra
những bất thường đối với chất lượng của sản phẩm, nhờ đó có thể ngăn chặn sự khơng phù hợp xảy ra trên một lượng lớn sản phẩm, góp phần đảm bảo thời hạn giao hàng cho khách hàng.
- Phối hợp với kho để kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào, kiểm tra xuất hàng.
- Lập mẫu giới hạn, Q-point và hướng dẫn kiểm tra sản phẩm (khi có yêu cầu từ QA manager) cho bộ phận kiểm phẩm của QC/QM.
- Lập báo cáo về chất lượng cũng như những tài liệu, hồ sơ khác liên quan đến chất lượng sản phẩm.
Nhóm QA( Bảo hành chất lượng, mơi trường sản phẩm, ban QA ISO) :
35
- Soạn thảo hoặc hướng dẫn góp ý cho các phịng ban khác soạn thảo tài liệu (thủ tục, quy trình, hướng dẫn cơng việc,…)
- Đăng ký, lưu trữ, phân phối tài liệu cho các phịng ban có liên quan.
- Tổ chức, phân cơng nhiệm vụ đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng định kỳ - Đảm bảo các công nhân mới vào đều được học nhận thức về ISO 9001, ISO14001. - Lập báo cáo họp chất lượng tháng.
- Quản lý các tiêu chuẩn môi trường xanh từ khách hàng (nếu có), xác nhận, thơng tin đến cho các bộ phận liên quan cũng như cho các nhà cung cấp. Theo dõi và cung cấp data môi trường như RoHS, MSDS, … theo yêu cầu của khách hàng( nếu có). - Làm các bản liên quan chất lượng của sản phẩm giữa Khách hàng và cơng ty (khi có
yêu cầu)
- Cùng với SM và các phịng liên quan thu nhận thơng tin khiếu nại, họp, xử lý, phân tích, điều tra nguyên nhân, cải tiến chất lượng khi phát sinh khiếu nại nội bộ hay khiếu nại khách hàng xảy ra.
- Theo dõi việc giải quyết khiếu nại của khách để đảm bảo mọi khiếu nại hoặc thông tin của khách hàng đều được trả lời thỏa đáng.
- Thực thi những cơng việc u cầu khác khi có từ cấp trên hay từ khách hàng. - Hỗ trợ bộ phận sản xuất để thực hiện tốt quá trình sản xuất hàng thành phẩm, hàng
mẫu.
Phòng QM
- Soạn thảo các hướng dẫn thao tác, các tài liệu liên quan kiểm hàng - Tiến hành đào tạo nhân viên kiểm hàng, nhân viên đóng gói.
- Lên kế hoạch đa năng hóa và triển khai kiểm sốt nhằm tạo ra đơi ngũ nhân viên đa năng có tay nghề giỏi.
- Dựa vào kế hoạch sản xuất và lên lịch kiểm hàng phù hợp tiến độ và kì hạn giao hàng
- Luôn xem xét nâng cao chất lượng, cải tiến phương pháp nhằm giảm khiếu nại, lưu xuất lỗi.
36
- Đảm bảo công nhân được huấn luyện đầy đủ (cả nhân viên cũ và mới), có khả năng đáp ứng được u cầu cơng việc. Định kỳ đánh giá năng lực của công nhân để đưa ra những chương trình đào tạo thích hợp. Phối hợp với phịng nhân sự để đưa ra các biện pháp khen thưởng và xử phạt đối với công nhân. Lên kế hoạch đào tạo đa năng để nâng cao năng lực nhân viên cũng như nhằm đối ứng khi nhân viên nghỉ việc vẫn có thể thay thế và đáp ứng kịp thời.
- Các hoạt động khác như 5S, an toàn, PCCC, quản lý nhân viên, đánh giá định kỳ … Nhóm Safety & 5S và Bảo trì
Có những chức năng,quyền hạn và nhiệm vụ sau:
- Chịu trách nhiệm các hoạt động thiết lập và theo dõi kiểm tra về An tồn, 5S, Mơi trường trong toàn nhà máy.
- Chuẩn bị sẵn sàng ứng phó với những tình huống khẩn cấp và liên lạc nhanh nội dung phát sinh và tình trạng, phương hướng ứng phó cho các bên quan tâm như Ban giám đốc, nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, tập đồn, cơng ty lân cận, cơ quan nhà nước, các nhà thầu phụ … nếu cần.
- Xem xét tình trạng các họat động an tồn, 5S, Mơi trường nếu xét thấy các họat động trên không tuân thủ theo các quy định thì sẽ quyết định ngừng ngay các hoạt động không phù hợp sau khi đã báo cáo Ban giám đốc, đặc biệt là các vấn đề an toàn trong nhà máy.