Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng, hoặc định kỳ Kiểm tra đối chiếu, kết chuyển
Như vậy tuỳ vào doanh nghiệp mà lựa chọn hỡnh thức sổ kế toỏn cho phự hợp với doanh nghiệp của mỡnh để quản lý một cỏch cú hiệu quả nhất.
1.2.5 Sổ kế toỏn sử dụng cho kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương và trỡnh bày thụng tin trờn BCTC
1.2.5.1 sổ sỏch kế toỏn sử dụng
Nguyễn Thị Lệ Quyờn CQ52/21.18 Page 24 Chứng từ gốc Bảng phõn bổ Sổ chi tiết Bảng tổng hợp sổ chi tiết Sổ quỹ Bảng kờ Nhật ký chứng từ Sổ cỏi
Bỏo cỏo tài chớnh Bảng cõn đụi số phỏt sinh
+ sổ kế toỏn tổng hợp :
-Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký chung phản ỏnh đầy đủ tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong năm tài chớnh bằng bỳt toỏn Nợ / Cú
– Sổ cỏi
Sổ cỏi dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong từng kỳ và theo một niờn độ kế toỏn với cỏc tài khoản cú mặt trờn bảng cõn đối số phỏt sinh. Căn cứ vào bảng cõn đối số phỏt sinh cú bao nhiờu tài khoản tổng hợp thỡ chỳng ta in bấy nhiờu sổ cỏi. Kể cả sổ cỏi đú khụng cú phỏt sinh trong kỳ mà chỉ cú dư Nợ đầu kỳ và dư Cú đầu kỳ.
Sổ Cỏi cỏc tài khoản: TK334, TK 338...Bảng cõn đối số phỏt sinh... Sổ kế toỏn chi tiết:
Sổ chi tiết Tk 334, sổ chi tiết TK338,,,
1.2.5.2 Trỡnh bày thụng tin về kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
trờn Bỏo cỏo tài chớnh
Trờn Bảng cõn đối kế toỏn:
- Số dư cuối kỳ TK 334 được thể hiện trờn chỉ tiờu “Phải trả người lao động” - Số dư cuối kỳ TK 111, TK 112 được thể hiện trờn chỉ tiờu “Tiền”
- Số dư cuối kỳ TK 338 được thể hiện trờn chỉ tiờu “Phải trả ngắn hạn khỏc” nếu như thời hạn thanh toỏn cũn lại khụng quỏ 12 thỏng, chỉ tiờu “Phải trả dài hạn khỏc ” nếu như thời hạn thanh toỏn cũn lại lớn hơn 12 thỏng.
Trờn Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh:
- Số phỏt sinh bờn Cú TK 641 đối ứng với bờn Nợ TK 911 được phản ỏnh trờn chỉ tiờu “Chi phớ bỏn hàng” (Mó số 25).
- Số phỏt sinh bờn Cú TK 642 đối ứng với bờn Nợ TK 911 được phản ỏnh trờn chỉ tiờu “Chi phớ quản lý doanh nghiệp” (Mó số 26).
1.2.6 Kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toỏn
1.2.6.1 Tổ chức khai bỏo ban đầu
Để đưa chương trỡnh kế toỏn trờn phần mềm vào sử dụng, chỳng ta cần thực hiện khai bỏo danh mục ban đầu. Danh mục là tập hợp dữ liệu dựng để quản lý một cỏch cú tổ chức, khoa học, trỏnh nhầm lẫn giữa cỏc đối tượng thụng qua việc mó húa cỏc đối tượng cụ thể cần quản lý. Mỗi danh mục sẽ bao gồm nhiều danh điểm, mỗi danh
Nguyễn Thị Lệ Quyờn CQ52/21.18 Page 25
Luận văn tốt nghiệp
điểm là một đối tượng cụ thể cần quản lý. Riờng đối với kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương sẽ liờn quan đến cỏc danh mục như: Danh mục tài khoản, danh mục nhõn viờn…
1.2.6.2 Mó húa cỏc đối tượng
Mó húa là cỏch thức thể hiện sự phõn loại, sắp xếp theo tiờu chuẩn đó lựa chọn và được ký hiệu riờng cho từng đối tượng mó húa. Cú thể hiểu, mó húa là việc sử dụng một hoặc một nhúm ký tự (số, chữ) đại diện cho đối tượng cần mó húa. Việc mó húa trong kế toỏn cú thể sử dụng mó trỡnh tự (sử dụng cỏc chữ số theo trỡnh tự liờn tục), mó khối, mó nhúm (mó phõn thành cỏc nhúm ký tự với ý nghĩa mụ tả khỏch nhau), mó phõn cấp, mó gợi nhớ (mang tớnh gợi nhớ)…Mó húa phải bảo đảm yờu cầu đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu để tổng hợp. Mó húa cho phộp nhận diện, tỡm kiếm nhanh chúng, tăng tốc độ xử lý dữ liệu, giảm thời gian nhập liệu, tiết kiệm bộ nhớ và tăng hiệu quả trong việc quản lý, tương tỏc với cỏc đối tượng.
1.2.6.3 Tổ chức nhập dữ liệu và quy trỡnh xử lý dữ liệu
Cỏc tài liệu gốc sau khi được phõn loại, tập hợp sẽ được nhập vào chương trỡnh trờn màn hỡnh bảng nhập liệu. Cuối kỳ, kế toỏn thực hiện cỏc bỳt toỏn kết chuyển và phõn bổ thụng qua cỏc lệnh đó lập trỡnh sẵn trong chương trỡnh, để chương trỡnh tự động xử lý dữ liệu liờn quan được nhập vào hệ thống, từ đú xuất ra cỏc thụng tin đầu ra gồm cỏc sổ kế toỏn, cỏc bỏo cỏo kế toỏn, bỏo cỏo tài chớnh… Khi muốn sửa hay xúa dữ liệu, kế toỏn thực hiện sửa và xúa trực tiếp trờn màn hỡnh bảng nhập liệu, chương trỡnh sẽ tự động cập nhật những thay đổi và phản ỏnh lờn cỏc sổ, cỏc bỏo cỏo liờn quan. Ở bất cứ thời điểm nào, nếu muốn in dữ liệu, kế toỏn đều cú thể thực hiện in bằng cỏch vào mục sổ sỏch, bỏo cỏo cần in và thực hiện lệnh in.
Quy trỡnh xử lý thụng tin như sau:
Nguyễn Thị Lệ Quyờn CQ52/21.18 Page 26 Chứng
từ gốc
Nhập dữ liệu vào hệ thống
Hệ thống tự động xử lý theo thiết lập ban đầu
Sổ kế toỏn, bỏo cỏo kế
toỏn…
Hệ thống sổ kế toỏn và trỡnh tự hệ thống húa thụng tin kế toỏn phụ thuộc vào hỡnh thức kế toỏn, mỗi hỡnh thức kế toỏn cú một hệ thống sổ kế toỏn và trỡnh tự hệ thống húa thụng tin khỏc nhau.
Nếu doanh nghiệp sử dụng hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung, từ cỏc chứng từ gốc ban đầu sẽ được nhập vào hệ thống, sau khi xử lý sẽ cho ra nhật ký chung, sổ cỏi cỏc TK 334,TK338…, sổ chi tiết phải trả người lao động…
Kết luận chương 1:
Qua phõn tớch cỏc vấn đề nờu trờn, đó phần nào cho thấy đặc điểm, bản chất, yờu cầu quản lý, nhiệm vụ của kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương.Đồng thời, kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương luụn phải tuõn thủ cỏc quy định trong thụng tư, chuẩn mực kế toỏn liờn quan và được ỏp dụng một cỏch linh hoạt, phự hợp với đặc trưng loại hỡnh doanh nghiệp, cỏc phương thức tớnh và thanh toỏn lương, cỏc hỡnh thức kế toỏn sao cho thuận tiện, đỏp ứng yờu cầu theo dừi, quản lý của từng đơn vị.
Nguyễn Thị Lệ Quyờn CQ52/21.18 Page 27
Luận văn tốt nghiệp
CHƯƠNG II: KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CễNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ LÂM THÁI
2.1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ CễNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ LÂM THÁI
2.1.1 Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty
Cụng ty thuộc hỡnh thức Cụng ty TNHH hai thành viờn trở lờn, hoạt động theo luật doanh nghiệp và cỏc quy định hiện hành khỏc của nước Cộng hồ xó hội chủ nghĩa Việt Nam.
Tờn cụng ty : Cụng ty TNHH THƯƠNG MẠI và DỊCH VỤ LÂM THÁI
Tờn cụng ty bằng tiếng anh : LAMTHAI TRADE AND SERVICE COMPANY LIMITED
Tờn cụng ty viết tắt: L&T CO.,LTD Giỏm đốc: NGUYỄN THU HẢO
Địa chỉ : SỐ 42, Tổ 53, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy,TP Hà Nội Số điện thoại/ Fax : 7680962
Số TK ngõn hàng 0141003348008 – ngõn hàng PGD Trần Đăng Ninh – Ngõn Hàng TMCP An Bỡnh
Mó số thuế: 0102032150
Số vốn điều lệ hiện nay là: 1.680.000.000 Cụng ty cú hai thành viờn sỏng lập: 1. Bà Nguyễn Thu Hảo
Số vốn gúp: 1.596.000.000(95%) Chức vụ: Giỏm đốc
2. ễng Nguyễn Hựng Anh
Số vốn gúp: 84.000.000vnđ (5%) Chức vụ: Thành viờn
Cụng ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Lõm Thỏi được thành lập vào ngày 18 thỏng 09 năm 2007, được Sở kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội cấp giấy chứng nhận số 0102032150. Ban đầu Cụng ty chỉ là một doanh nghiệp nhỏ kinh doanh mua bỏn, phõn phối cỏc loại bang đĩa VCD, DVD,CD (trừ cỏc loại nhà nước cấm), mua bỏn hoặc cho thuờ phõn phối hoặc sản xuất cỏc chương trỡnh truyền hỡnh, giải trớ, phim quảng cỏo, phim truyền hỡnh, cỏc sản phẩm ghi õm gốc (trừ cỏc chương trỡnh cú nội dung nhà nước cấm)…
Khởi đầu kinh doanh, Cụng ty đứng trước bộn bề khú khăn, ỏp lực. Đội ngũ cỏn bộ quản lý điều hành của Cụng ty cũn non trẻ, cơ sở vật chất cũn hạn chế. Trong kinh doanh Ban lónh đạo Cụng ty luụn trăn trở xỏc định: Đối với một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thương mại, sản phẩm cụng nghiệp, yếu tố hàng đầu để tạo nờn sự sống cũn và để phỏt triển đú là: chất lượng và uy tớn trong quan hệ với cỏc khỏch hàng. Đõy là giải phỏp xuyờn suốt và đó được Cụng ty thực hiện tốt kể từ khi thành lập đến nay.
Được sự tin tưởng của cỏc khỏch hàng, việc kinh doanh của cụng ty ngày càng thuận lợi. Trong quỏ trỡnh kinh doanh, Cụng ty đó kịp thời nắm bắt nhu cầu
Nguyễn Thị Lệ Quyờn CQ52/21.18 Page 28
thị trường, chủ trương, chớnh sỏch của Đảng, Nhà nước và đó mạnh dạn mở rộng đầu tư kinh doanh đa dạng mặt hàng. Từ khi đi vào hoạt động đến nay, cụng ty đó đầu tư mua được một số trang thiết bị mỏy múc phục vụ cho cụng tỏc quản lý và hoạt động trong cụng việc kinh doanh. Trong quỏ trỡnh hoạt động Cụng ty đó khụng ngừng phỏt triển về mọi mặt.
Trờn bước đường hội nhập và cụng nghiệp hoỏ, hiện đại hoỏ đất nước, Cụng ty luụn nhận thức đầy đủ về những khú khăn, thỏch thức phớa trước và luụn đặt ra nhiệm vụ chiến lược, luụn phấn đấu để khụng ngừng cập nhật cỏc tri thức cụng nghệ, nõng cao năng lực, nhằm thoả món một cỏch cao nhất cỏc yờu cầu của khỏch hàng đối với tất cả cỏc sản phẩm mà Cụng ty cung cấp. Mỗi đơn hàng cụng ty cung cấp đều đảm bảo chất lượng sản phẩm và chất lượng dịch vụ tốt nhất.
2.1.2 đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Ngành nghề và đặc điểm sản xuất kinh doanh
Cụng ty TNHH Thương Mại và dịch vụ Lõm Thỏi là đơn vị chuyờn cung cấp cỏc dũng sản phẩm trong ngành cụng nghiệp. Ngành nghề kinh doanh chớnh của Cụng ty bao gồm:
*Mua bỏn, thuờ hoặc cho thuờ phõn phối sản xuất cỏc chương trỡnh truyền hỡnh giải trớ, phim quảng cỏo, phim truyền hỡnh, cỏc sản phẩm ghi õm gốc (trừ cỏc chương trỡnh cú nội dung nhà nước cấm)
*Mua bỏn sao chộp bang, đĩa DVD,VCD, CD ( trừ cỏc loại nhà nước cấm)
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý tại cụng ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Lõm Thỏi
a, chức năng và mối quan hệ của cỏc phũng ban
Bộ mỏy của Cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh trực tuyến- chức năng. Giữa ban lónh đạo và cỏc bộ phận phũng ban trong Cụng ty cú mối quan hệ chức năng, hỗ trợ lẫn nhau. Tổ chức bộ mỏy của Cụng ty bao gồm:
1. Giỏm đốc:
Là người điều hành cao nhất trong cụng ty và là người chịu trỏch nhiệm về hoạt động kinh doanh của cụng ty, quyết định quản lý điều hành hoạt động của toàn cụng ty. Giỏm đốc Cụng ty cú quyền ký kết cỏc hợp đồng kinh tế, quan hệ giao dịch với cỏc cơ quan liờn quan.
1. Kế toỏn trưởng:
Chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về chế độ kế toỏn, thống kờ, quản lý tài chớnh của cụng ty. Đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Cụng ty theo nguyờn tắc hiệu quả, bảo toàn và phỏt triển vốn, trực tiếp điều hành phũng kế toỏn tài vụ.
Nguyễn Thị Lệ Quyờn CQ52/21.18 Page 29
Luận văn tốt nghiệp
2. Phũng Kinh doanh:
Cú nhiệm vụ tỡm kiếm khỏch hàng trong và ngoài nước, lập bảng bỏo giỏ trỡnh bày lờn cho giỏm đốc để đưa giỏ đỏnh giỏ thớch hợp nhất cho từng gúi cước. Duy trỡ mối quan hệ bền vững với cỏc khỏch hàng tiềm năng. Tỡm kiếm thờm cỏc khỏch hàng trong và ngoài nước.
3. Phũng kế toỏn – tài vụ:
Xõy dựng hệ thống tổ chức kế toỏn thống kờ toàn đơn vị ngày một hoàn chỉnh, phự hợp với yờu cầu kinh doanh và chế độ tài chớnh kế toỏn hiện hành. Ghi chộp, phản ỏnh đầy đủ, kịp thời, chớnh xỏc và trung thực cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh theo đỳng chế độ kế toỏn quy định.
Phỏt hiện và phản ỏnh kịp thời những vi phạm tài sản, vi phạm chế độ thu chi tài chớnh.
Cung cấp kịp thời, chớnh xỏc số liệu tài chớnh cho giỏm đốc để lập kế hoạch đỳng đắn cho sản xuất kinh doanh.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty
2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn trong cụng ty
a, Số lượng nhõn viờn kế toỏn.
Phũng kế toỏn cú 3 người với chức vụ như sau: STT Chức vụ được phõn cụng
1 Kế toỏn trưởng
2 Kế toỏn Cụng nợ, thuế
3 Kế toỏn vốn bằng tiền, thanh toỏn lương, Bảo hiểm, kiờm thủ quỹ
Nguyễn Thị Lệ Quyờn CQ52/21.18 Page 30
b) Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn:
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn trước hết phải xỏc định số lượng nhõn viờn kế toỏn, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toỏn, mối quan hệ giữa phũng kế toỏn với cỏc phũng ban cú liờn quan khỏc trong cụng ty.
Tổ chức hạch toỏn phải đơn giản, rừ ràng, dễ hiểu , phõn cụng trỏch nhiệm hợp lý , khoa học. Áp dụng phương phỏp hạch toỏn phự hợp, nhằm quản lý chặt chẽ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Xuất phỏt từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý cũng như đặc điểm của kế toỏn phự hợp với điều kiện và trỡnh độ quản lý Cụng ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Lõm Thỏi tổ chức cụng tỏc kế toỏn theo mụ hỡnh tập trung.
Theo mụ hỡnh này toàn bộ cụng tỏc kế toỏn đều được thực hiện tại phũng kế toỏn của cụng ty.
1. Kế toỏn trưởng
Là người bao quỏt toàn bộ cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty, quyết định mọi việc trong phũng kế toỏn, tham mưu giỳp việc cho Giỏm đốc và là người chịu trỏch nhiệm của cụng ty. Đồng thời kế toỏn trưởng cũn kiờm kế toỏn tổng hợp, lờn bỏo cỏo kế toỏn.
2. Kế toỏn doanh thu, cụng nợ, Thuế:
Cú nhiệm vụ viết húa đơn hàng húa bỏn ra, kờ khai doanh thu từng loại hàng húa, theo dừi quản lý tỡnh hỡnh thanh toỏn tiền nước, tiền lắp đặt của khỏch hàng, tỡnh hỡnh thanh toỏn cụng nợ nội bộ, cỏc khoản tạm ứng.
Theo dừi, kờ khai Thuế trờn phần mềm: Thuế GTGT đầu vào, Thuế GTGT đầu ra, Thuế TNDN, Thuế TNCN ( nếu cú).
3. Kế toỏn vốn bằng tiền, thanh toỏn lương, BHXH và BHYT, thủ quỹ:
Cú nhiệm vụ mở sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, theo dừi tỡnh hỡnh thu chi về cỏc khoản thu tiền nước, tiền lắp đặt, mua vật tư, chi trả cỏc khoản dịch vụ mua ngoài.
Tổ chức hạch toỏn đỳng thời gian, số lượng, chất lượng kết quả lao động của CBCNV trong cụng ty, thanh toỏn kịp thời tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương, phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng quỹ lương.
Nguyễn Thị Lệ Quyờn CQ52/21.18 Page 31
Luận văn tốt nghiệp
Cú nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng hàng ngày và cuối thỏng cựng với kế toỏn vốn bằng tiền, đối chiếu, kiểm kờ tồn quỹ để lập bỏo cỏo kiểm quỹ.
Sơ đồ 2.1 : Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Lõm Thỏi
.
2.1.4.2 Chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty
Chế độ kế toỏn ỏp dụng tại Cụng ty theo thụng tư 133 của Bộ trưởng bộ tài chớnh ban hành chế độ kế toỏn doanh nghiệp.
Niờn độ kế toỏn: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thỳc ngày 31/12 năm dương lịch.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng.
Phương phỏp kế toỏn chi tiết hàng tồn kho: Theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn.
Cụng ty tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ. Cụng ty ghi sổ theo hỡnh thức Nhật kớ chung.