8. Bố cục chuyên đề
2.2. Thực trạng cơng tác ứng dụng chính phủ điện tử vào quản lý hộ tịch trên địa bàn xã Vạn
2.2.2. Thực trạng việc thực hiện công tác quản lý hộ tịch của cán bộ Tư pháp-Hộ tịch cấp xã tại hệ
pháp- Hộ tịch cấp xã tại hệ thống thông tin quản lý hộ tịch
Những năm vừa qua, công tác lưu trữ, cấp và quản lý hồ sơ hộ tịch của của các cán bộ Tư pháp- Hộ tịch tại xã Vạn Phúc gặp khơng ít khó khăn. Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phải ghi chép vào sổ đăng ký để cấp cho cơng dân. Nhiều trường hợp khơng chính xác, sai chính tả, thiếu nội dung theo biểu mẫu quy định, gây khó khăn cho cơng tác quản lý hộ tịch của UBND các cấp và ảnh hưởng đến quyền lợi của công dân. Nhưng từ sau khi áp dụng hệ thống
thông tin quản lý hộ tịch, UBND xã Vạn Phúc đã có thể đồng bộ, liên thơng đến huyện, tỉnh, thành phố, đáp ứng công tác quản lý hộ tịch theo Luật Hộ tịch 2014. Qua phần mềm, tất cả dữ liệu về hộ tịch đều được cập nhật vào hệ thống lưu trữ nên cán bộ tư pháp - hộ tịch dễ dàng truy cập dữ liệu, tra cứu thông tin; xác minh, xử lý về nhân thân và tình trạng cơng dân; giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho việc kiểm tra, cấp giấy, sao lục hồ sơ.
Quy trình quản lý thơng tin, dữ kiện hộ tịch được các cán bộ Tư pháp- Hộ tịch xã Vạn Phúc thực hiện theo tài liệu “Hướng dẫn sử dụng hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch” do Bộ Tư Pháp ban hành. Tài liệu này áp dụng cho người tham gia sử dụng hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư Pháp tại các địa phương bao gồm:
- Công chức Tư pháp- Hộ tịch tại các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên toàn quốc: Tham gia thực hiện đăng ký, quản lý dữ liệu hộ tịch theo thẩm quyền;
- Công chức quản lý tại các Sở Tư Pháp: Quản lý người dùng cấp huyện và cấp xã tham gia sử dụng hệ thống trên địa bàn tỉnh;
- Lãnh đạo Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên toàn quốc: Thực hiện theo dõi dữ liệu đăng ký hộ tịch và xem thông tin báo cáo thống kê hộ tịch trên địa bàn theo thẩm quyền.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng này cũng đề cập đế vấn đề cập nhật dữ liệu hộ tịch đã đăng ký từ trước vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch, quy định: Dữ liệu hộ tịch phát sinh mới là dữ liệu đăng ký từ ngày 1/1/2016 theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014; Dữ liệu đăng ký hộ tịch cũ là dữ liệu đã được cơ quan có thẩm quyền thực hiện đăng ký trước ngày 1/1/2016. Khác biệt giữa dữ liệu mới và cũ là: Dữ liệu mới yêu cầu bắt buộc phải nhập thông tin về giấy tờ tùy thân của người đi khai, dữ liệu cũ thì có thể khơng có. Đối với các dữ liệu đăng ký hộ tịch mới, các đơn vị cần kịp thời cập nhật
ngay các dữ liệu hộ tịch đã đăng ký vào các phần mềm đăng ký khai sinh điện tử và đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung. Đối với các dữ liệu hộ tịch cũ phát sinh trước ngày 01/01/2016, Cục Công nghệ thông tin chia làm 03 nhóm:
- Một là các dữ liệu đăng ký hộ tịch mà thông tin về cơ quan thực hiện vẫn được giữ nguyên (chưa được đổi tên, đổi hình thức hành chính từ xã thành phường, huyện thành thị xã…; chưa bị sáp nhập, chia tách, chuyển đổi thông tin về địa danh hành chính cấp trên…): Hiện nay trên Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử và Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung thuộc Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch đã có chức năng phù hợp để tiến hành cập nhật các thông tin này.
- Hai là các dữ liệu đăng ký hộ tịch mà thơng tin về cơ quan thực hiện có thay đổi so với thời điểm đăng ký (đã bị đổi tên, đổi hình thức hành chính; bị sáp nhập, chia tách, chuyển đổi thơng tin về địa danh hành chính cấp trên…): Để cập nhật được các dữ liệu này, trước tiên Sở Tư pháp cần cung cấp cho Cục Công nghệ thông tin danh sách các địa danh hành chính cũ cần hiển thị trên phần mềm, trong đó, cần nêu rõ tên chính xác của địa danh hành chính cũ, căn cứ pháp lý phát sinh, thời điểm hình thành (áp dụng từ thời điểm nào đến thời điểm nào) và tên địa danh hiện nay kèm theo mã thống kê của đơn vị hành chính này (tra cứu trên trang thơng tin điện tử của Tổng cục Thống kê).
- Ba là các dữ liệu hộ tịch điện tử đã được các đơn vị cập nhật trên các phần mềm do các đơn vị triển khai trước khi áp dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ: Địa phương tiến hành trích xuất dữ liệu của từng đơn vị ra file excel theo mẫu chuẩn do Bộ Tư pháp cơng bố sau đó từng đơn vị sẽ tiến hành tải file excel vào phần mềm của Bộ hoặc tiến hành đồng bộ dữ liệu qua webservice do Hệ thống cung cấp.
Quy trình thực hiện cơng tác quản lý dữ liệu hộ tịch công dân tại hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của cán bộ Tư pháp- Hộ tịch xã Vạn Phúc bao gồm các quy trình sau đây:
* Đối với phần mềm đăng ký khai sinh điện tử: Thông tin chung:
- Địa chỉ website chính thức:https://khaisinhdientu.moj.gov.vn - Các chức năng chính :
+ Vào Sổ đăng ký mới khai sinh; + Nhập dữ liệu cũ đăng ký khai sinh;
+ Xem danh sách đăng ký khai sinh: Cung cấp các chức năng tìm kiếm, thực hiện cải chính, thay đổi, bổ sung, xác định lại dân tộc, ghi chú… trên các dữ liệu đăng ký khai sinh đã được nhập vào phần mềm;
+ Chỉnh sửa sai sót, yêu cầu hủy thông tin khai sinh.
Ghi chú: Phôi Giấy khai sinh áp dụng trên phần mềm là Phôi trắng (phôi khơng có nội dung).
Hình 2.6: Trang chủ Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử
Vào Sổ đăng ký khai sinh với sự kiện phát sinh mới:
Nguyên tắc thực hiện: Thông tin đăng ký khai sinh được nhập vào phần mềm chỉ được lưu chính thức khi cơng chức tư pháp hộ tịch đã chắc chắn thơng tin người đăng ký là chính xác và hợp lệ đồng thời đã ghi nội dung đăng ký vào Sổ giấy. Các bước thực hiện trên phần mềm như sau:
- Bước 1:Sau khi tiếp nhận tờ khai hợp lệ của người đi khai, công chức tư pháp hộ tịch tiến hành mở menu Chức năng chính >> Vào sổ đăng ký khai sinh hoặc tại Trang chủ Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử ấn vào nút Vào sổ đăng ký khai sinh và thực hiện cập nhật thông tin người đi khai đã đăng ký
vào phần mềm và thực hiện Lưu nháp trước để kiểm tra thông tin đăng ký khai sinh đã tồn tại trên hệ thống hay chưa (đã được đăng ký lần nào hay chưa).
Trường hợp sau khi lưu nháp hồ sơ không báo lỗi, người dùng vào danh sách và tiến hành mở lại hồ sơ dể tiếp tục thực hiện.
Hình 2.7: Mở thơng tin đăng ký khai sinh đang lưu nháp để tiếp tục thực hiện
Trường hợp sau khi đã cập nhật đầy đủ thông tin, chắc chắn hồ sơ khơng cịn sai và đã ghi thông tin đăng ký khai sinh vào Sổ giấy thì ấn nút Tiếp tục.
Hình 2.8: Thơng tin người ký, loại đăng ký và loại khai sinh
Ghi chú: Quyển số: Nhập số thứ tự của quyển trong năm + “/” + số năm. Ví dụ: 01/2018;
Chức vụ người ký: Viết hoa, đúng thể thức. Trường hợp cấu hình nhiều thơng tin người ký thì có thể thực hiện chọn người ký. Phần mềm sẽ mặc định hiển thị người đầu tiên trong danh sách;
Loại đăng ký: Nếu chọn đăng ký mới, trường hợp người được đăng ký có quốc tịch Việt Nam, đã xác định giới tính nam hoặc nữ và tính đến thời điểm nhập dữ liệu chưa đủ 14 tuổi thì sau khi lưu chính thức Phần mềm khai sinh điện tử sẽ gửi thông tin sang Bộ Công an để đề nghị cấp Số định danh cá nhân và tự động điền vào thông tin khai sinh. Các trường hợp khác thì khơng cấp Số định danh cá nhân;
Loại khai sinh: Có 5 loại con đã xác định được cha, mẹ; con chưa xác định được cha (thông tin về người cha trên form bị ẩn đi); con chưa xác định được mẹ (thông tin về người mẹ trên form được ẩn đi); con chưa xác định được cả cha và mẹ và trẻ bị bỏ rơi (đều không hiển thị các trường thơng tin của cha và mẹ);
Giới tính của người được đăng ký khai sinh: Trường hợp chưa xác định là Nam hay Nữ thì tích chọn “Chưa xác định giới tính”, khi đó thơng tin khai sinh sẽ khơng được cấp Số định danh cá nhân;
Ngày sinh của người được khai sinh: Có thể nhập tắt với định dạng ddmmyy với dd là ngày, mm là tháng và yy là 2 số cuối của năm sinh sau đó ấn nút Tab. Khi đó ngày sinh sẽ tự động tính tốn chuyển thành dd/mm/yyyy (đối với tất cả các trường ngày tháng đều có thể nhập tắt theo cách này);
Ngày sinh của cha, mẹ: Ưu tiên nhập đầy đủ ngày tháng năm sinh, trường hợp chỉ có năm sinh thì chỉ nhập năm sinh;
Dân tộc: Chọn trong danh mục 54 nhóm dân tộc của Việt Nam được hiển thị trên phần mềm. Trường hợp tên dân tộc theo giấy tờ của người dân khơng có trong danh mục thì chọn như sau:
Trường hợp người đó có quốc tịch nước ngồi thì chọn “Tên dân tộc” là “Người nước ngồi”;
Sau đó phần mềm sẽ hiện thêm một trường dữ liệu “Tên dân tộc” khi đó hãy điền tên dân tộc trên giấy tờ của công dân vào trường dữ liệu “Tên dân tộc” này.
Hình 2.9: Chọn dân tộc khơng có trong danh mục
Quốc tịch của cha, mẹ: Trường hợp đăng ký khai sinh mới tại UBND cấp xã thì chỉ chọn được là “Khơng có thơng tin” hoặc quốc tịch “Việt Nam”. Trường hợp đăng ký lại hoặc đăng ký lại Phòng Tư pháp cấp huyện thì có thể chọn quốc tịch khác Việt Nam. Lưu ý: Tạm thời phần mềm chưa bổ sung tiện ích đối với trường hợp người được khai sinh, cha, mẹ có 2 quốc tịch, khi đó, với các trường hợp có 2 quốc tịch thì cứ chọn quốc tịch Việt Nam trước, khi in giấy ra sinh thì bổ sung thêm vào file word quốc tịch thứ hai theo nguyên tắc quốc tịch Việt Nam viết trước sau đó đến tên quốc tịch thứ hai, 2 quốc tịch các nhau dấu “,”;
Giấy tờ tùy thân của cha, mẹ: Trường hợp nếu xác định được giấy tờ tùy thân là Giấy chứng mình nhân dân hoặc Thẻ căn cước cơng dân của cha mẹ thì điền (việc này tạo điều kiện để xác định chính xác mối liên kết giữa các cơng dân phục vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư);
Giấy tờ tùy thân của người đi khai: Trường hợp người đi khai khơng có giấy tờ tùy thân (trường hợp đăng ký khai sinh quá hạn cho người lớn tuổi hoặc đăng ký khai sinh lại để người dân đi làm Chứng minh nhân dân / Thẻ căn cước cơng dân) thì u cầu người đi khai phải làm một tờ đơn xác nhận thông
để xin xác nhận đang cư trú tại địa bàn, sau đó sẽ dùng giấy xác nhận này làm giấy tờ tùy thân nhập vào phần mềm;
Hình 2.10: Nhập thơng tin giấy tờ tùy thân là Giấy xác nhận thông tin nhân thân
Bên cạnh đó nếu cơng dân có giấy tờ tùy thân là Giấy phép lái xe hoặc Giấy tờ tùy thân do nước ngồi cấp… (giấy tờ có dán ảnh chân dung, có thơng tin nhân thân và do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp) thì chọn loại giấy tờ là “Giấy tờ khác” và nhập tên giấy tờ + số giấy tờ vào trường “Số”.
Hình 2.11: Nhập thơng tin giấy tờ tùy thân là giấy tờ khác
- Bước 2:Xác nhận lại các thông tin đã nhập.
+ Tại đây, trước tiên phần mềm sẽ cho 20 giây để người dùng tiến hành xem lại thông tin (đặc biệt là các thông tin được tô màu đỏ) trước khi tiến hành
Lưu và Gửi lấy Số định danh cá nhân. Trong lúc chờ đợi, người dùng hồn tồn có thể tiến hành In lại tờ khai để công dân xem lại thông tin đã đăng ký hoặc in thử bản chính Giấy khai sinh để đối chiếu lại với thông tin đã ghi trong Sổ đăng ký khai sinh.
Hình 2.12: Xác nhận thơng tin khai sinh đã nhập
+ Trường hợp các thông tin nhập vào phần mềm đã chính xác, tiến hành tích chọn xác nhận thơng tin và bấm nút “Lưu và gửi xin cấp Số định danh cá nhân” nếu là trường hợp được cấp hoặc bấm nút “Lưu chính thức” nếu là trường hợp khơng được cấp Số định danh cá nhân;
+ Trường hợp có thơng tin sai lệch thì bấm “Quay lại” để sửa;
+ Tiếp đó, xác nhận lại thông tin một lần nữa: Xác nhận Số chứng minh nhân dân của người dùng (số đã đăng ký khi xin cấp tài khoản sử dụng phần mềm), giới tính và năm sinh của người được khai sinh (việc này để giảm thiểu việc sai sót thơng tin dẫn đến phải hủy hồ sơ và hủy Số định danh cá nhân).
+ Sau khi các thơng tin xác nhận là chính xác Phần mềm sẽ Lưu chính thức và chuyển qua bước Tiếp nhận số định danh cá nhân.
Lưu ý: Trong trường hợp phần mềm có xuất hiện cảnh báo thơng tin cơng dân (do tra cứu số CMND của mẹ, cha hoặc người đi khai) thấy có các sự kiện hộ tịch được đăng ký có trùng số CMND thì người dùng cần kiểm tra xem cơng dân được hiển thị cảnh báo có đúng là cơng dân đang đăng ký và trong những sự kiện được liệt kê có bị trùng thơng tin sự kiện hộ tịch không (công dân đã đăng ký tại cơ quan khác) nếu trùng thì dừng lại và từ chối đăng ký, nếu khơng trùng thì bấm tiếp tục để phần mềm tiếp tục thực hiện.
- Bước 3:Tiếp nhận số định danh cá nhân từ Bộ Công an:
+ Đối với các hồ sơ đăng ký khai sinh của cơng dân có quốc tịch Việt Nam (người được khai sinh có quốc tịch Việt Nam), có ngày đăng ký từ 01/01/2016 trở đi và tính đến thời điểm cập nhật dữ liệu vào phần mềm người được khai sinh chưa đủ 14 tuổi thì phần mềm sẽ tự động tính tốn để chuyển hồ sơ sang bên Bộ Công an để cấp Số định danh cá nhân.
+ Đối với các trường hợp đăng ký khai sinh từ 01/01/2016 đến ngày bắt đầu triển khai Hệ thống phần mềm của Bộ, khi đó Giấy khai sinh đã được cấp trả cho cơng dân, khi đó nếu Phần mềm đăng ký khai sinh có trả về Số định danh cá nhân thì giữ nguyên Số định danh cá nhân trên Phần mềm và chưa làm thủ tục bổ sung Số định danh cá nhân vào Giấy khai sinh và Sổ đăng ký
khai sinh. Việc này sẽ chờ Bộ có hướng dẫn chính thức sau (dự kiến sau khi Nghị định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến được Chính phủ ban hành và có hiệu lực). Khi cấp trích lục khai sinh cho những trường hợp này, cơng chức tư pháp hộ tịch cần xóa Số định danh cá nhân trong bản word Trích lục khai sinh trước khi in, trình ký và trả cho cơng dân.
+ Thời gian tiếp nhận thường trong phạm vi dưới 1 phút. Tuy nhiên, trong thời gian chờ người dùng hồn tồn có thể thực hiện các chức năng khác sau đó vào danh sách đăng ký khai sinh để kiểm tra hồ sơ đã được cấp Số định danh hay chưa.
Hình 2.14: Tiếp nhận Số định danh cá nhân cho người được khai sinh
- Bước 4:In giấy khai sinh bản chính.
sẽ là file word có thể chỉnh sửa nội dung, khi đó người dùng hồn tồn có thể chỉnh sửa lại thể thức trước khi in (nếu cần).
Ghi chú: Phôi Giấy khai sinh áp dụng trên phần mềm là Phơi trắng (phơi khơng có nội dung).
Nhập dữ liệu cũ đăng ký khai sinh:
Sử dụng chức năng “Nhập DL cũ – ĐK khai sinh”. Việc cập nhật thông tin được tiến hành như chức năng Vào Sổ đăng ký mới khai sinh với nguyên