Một số kết quả đạt đợc trongquá trình sản xuất kinh doanh của Công ty

2.1. Đặc điểm tình hình chung của Cơng ty Hố dầu Petrolimex

2.1.2.5. Một số kết quả đạt đợc trongquá trình sản xuất kinh doanh của Công ty

Công ty giao trên địa bàn các tỉnh Đồng Bằng sơng Cửu Long.

. Xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội: Có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh trên địa bàn Thành phố Hà Nội và một số tỉnh biên giới phía Bắc từ Lạng Sơn đến Lai Châu, là đầu mối tiếp nhận hàng hoá cung cấp cho nghiệp vụ kinh doanh trực tiếp của các tổng đại lý trên địa bàn kinh doanh của mình.

2.1.2.5. Một số kết quả đạt đợc trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Hố Dầu . Hố Dầu .

Cơng ty đợc chuyển giao một đội ngũ cán bộ có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu vừa có thực tế hoạt động trong nền kinh tế thị trờng vốn nhiều yêu cầu khắt khe, lại đợc kế tục một cơ sở vật chất tơng đối thuận lợi của Petrolimex, PLC đã trở thành một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả nhất của Tổng cơng ty Xăng Dầu Việt Nam.

Cơng ty đã thực hiện nhiều chính sách về lao động, tiếp thị, dịch vụ kỹ thuật, quản lý chất lợng để nâng cao chất lợng phục vụ khách hàng, gắn quyền lợi của khách hàng với quyền lợi của Công ty. mặt khác Công ty cúng đã đa ra chơng trình kiểm sốt lu thơng tiền hàng, thu hồi cơng nợ cũng nh có những phơng thức phục vụ phù hợp với từng đối tợng khách hàng. Đặc biệt với đầu t cơ sở kỹ thuật, nhân tài, vật lực vào những công tác dịch vụ kỹ thuật trớc, trong và sau bán hàng, công tác nghiên cứu và tổ chức sản xuất sản phẩm mới đã đợc khách hàng đánh giá cao, tạo điều kiện cho Công ty giữ đợc mối quan hệ ngày càng chặt chẽ với khách hàng. Với những nỗ lực đó, trong 2 năm 2002 và 2003 Cơng ty đã đạt đợc những kết quả sau:

Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003 1. Tổng doanh thu Tr. đ 596.071.532 649.328.128 2. Năng lực bán các mặt hàng: - Dầu mỡ nhờn - Nhựa đờng - Hoá chất Tấn 24.116 65.273 14.364 25.223 68.112 14.987

3. Tổng kim nghạch xuất khẩu Tr. đ 15.548.761

4. Lợi nhuận gộp Tr.đ 93.639.303 95.493.248

5. Tổng lợi nhuận trớc thuế Tr.đ 10.349.698 11.299.130 6. Thuế thu nhập nộp NSNN Tr.đ 3.229.245 3.611.369 7. Tổng lợi nhuận sau thuế Tr.đ 7.120.453 7.678.761

8. Tổng số cán bộ CNV Ngời 574 574

9. Thu nhập bình quân đ/tháng 1.722.000 1.855.000

2.1.3.Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn của Cơng ty

2.1.3.1.Hình thức tổ chức cơng tác kế toán:

Với đặc điểm tổ chức kinh doanh của Cơng ty có các chi nhánh trực thuộc tại các thành phố lớn trong cả nớc, Công ty tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức nửa tập trung, nửa phân tán.

Các kho, cửa hàng trực thuộc hạch toán báo sổ.

Các chi nhánh là các đơn vị hạch tốn phụ thuộc, có trách nhiệm tổ chức cơng tác bán hàng theo kế hoạch của Công ty, dự trữ tồn kho ở mức quy định, đợc cho khách hàng nợ theo mức khống chế tối đa. Tại các chi nhánh đều có phịng kế tốn thực hiện cơng tác kế tốn phát sinh tại đó và lập báo cáo kế tốn về Công ty để tổng hợp.

Phịng kế tốn của Cơng ty thực hiện cơng tác kế toán phát sinh tại văn phịng Cơng ty, kiểm tra báo cáo kế tốn của các chi nhánh, tổng hợp báo cáo kế tốn tồn Cơng ty để báo cáo lên Tổng công ty và các cơ quan Nhà nớc.

2.1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế tốn.

Kế tốn trởng Phó phịng kế tốn Kế toán bán hàng Kế toán tiền mặt Kế tốn tổng hợp tồn Cơng ty Kế tốn Ngân Hàng Kế tốn tổng hợp khối văn phịng Phịng kế tốn xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội Phịng kế tốn chi nhánh hố dầu Hải Phịng Phịng kế toán chi nhánh hoá dầu Đà Nẵng Phịng kế tốn chi nhánh hoá dầu TP Hồ Chí Minh Phịng kế tốn chi nhánh hoá dầu Cần Thơ

. Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm chung trớc Giám đốc về cơng tác kế tốn – tài chính của Cơng ty, trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo, điều hành về tài chính, tổ chức và hớng dẫn thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nớc, của ngành về cơng tác kế tốn, bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng cơng ty, giao kế hoạch tài chính cho các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc, tham gia ký kết và kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế, và phân tích hoạt động kinh tế tồn Cơng ty.

. Phó phịng kế tốn: Thay mặt kế tốn trởng điều hành các cơng táphải thanh tốn với ngân sách, xác định kết quả kinh doanh, kiểm tra và tổng hợp các báo cáo kế tốn tồn Cơng ty.

.Kế toán tổng hợp:

..Kế tốn tổng hợp khối văn phịng: Kiểm tra, kiểm sốt phần hành cơng tác kế toán của các bộ phận. Hàng tháng trên cơ sở nhật ký chứng từ của các phần hành công việc lên sổ cái. Trong tháng tính số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, thuế GTGT đầu ra phải nộp, trên cơ sở đó lập tờ khai thuế hàng tháng, kết chuyển các chi phí liên quan sang TK 911. Cuối quý lên quyết tốn văn phịng.

..Kế tốn tổng hợp tồn Cơng ty: Có nhiệm vụ kiểm sốt tồn bộ q trình lu thơng hàng hố từ khâu mua vào đến khâu bán ra dựa trên cơ sở các phiếu nhập kho, xuất kho, các chứng từ vận chuyển. Kiểm tra tổng hợp quyết tốn các đơn vị gửi về, sau đó tổng hợp tồn Cơng ty.

.Kế tốn tiền mặt: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ thu, chi trớc khi làm thủ tục thanh toán và lu trữ. Lu trữ các chứng từ thu, chi tiền mặt theo đúng chế độ quy định. Theo dõi đôn đốc thu hồi các khoản công nợ, tạm ứng theo nhiệm vụ phân công, kiểm tra đối chiếu và ký sổ quỹ theo đúng chế độ Nhà nớc quy định. Hàng tháng cùng với thủ quỹ kiểm kê tiền mặt vào ngày cuối cùng của tháng. Lập các sổ tổng hợp và sổ chi tiết để theo dõi các khoản tạm ứng.

.Kế toán bán hàng: Viết hoá đơn bán hàng, mở sổ tổng hợp và chi tiết theo dõi công nợ của từng khách hàng.

.Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm mở L/C để thanh tốn với ngời bán. theo dõi cơng nợ nội bộ Cơng ty về hàng hố. Lên nhu cầu thanh toán cả VND và USD trong tháng, xác định thời gian thanh toán và số lợng tiền cần thanh toán theo từng L/C, từng hoá đơn. Lên kế hoạch khả năng thanh tốn: Nếu khoản cơng nợ của khách hàng lớn thì cần phải lên kế hoạch thu hồi cơng nợ, nếu thiếu khả năng thanh tốn thì cần phải lên phơng án vay ngân hàng.

.Phịng kế tốn các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc: Hạch tốn phụ thuộc, có trách nhiệm tổ chức bán hàng theo kế hoạch của Công ty, thực hiện công tác kế tốn phát sinh tại đó và lập báo cáo gửi về cơng ty để tổng hợp. Công ty đã áp dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn nên đã giảm thiểu đợc khối lợng công việc làm tay, số liệu kế toán đợc phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác. Hệ thơng chứng từ của Cơng ty vẫn theo mẫu của tổng cục thống kê và Nhà nớc quy định.

Công ty đã thiết lập mạng lới vi tính cục bộ tại văn phịng Cơng ty và tại các chi nhánh xí nghiệp trực thuộc. Hệ thống phần mềm gồm:

- Hệ thống điều hành máy tính cá nhân; MS-DOS - Hệ thống điều hành mạng cục bộ : Novell netware - Hệ thống phần mềm quản trị dữ liệu Foxpro

- Hệ thống phần mềm kế tốn

Hệ thống vi tính nối mạng có tên Petrolimex Infomatics System, do phịng tin học của Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam lập và sử dụng trong toàn ngành.

Nguyên tắc chung: Sử dụng chứng từ đầu vào là các chứng từ đã đợc phân loại, mã hố, mạng vi tính sẽ tự động xử lý các số liệu trên chứng từ chạy theo ch- ơng trình kế tốn đã lập sẵn, vào các số liệu cho tất cả các bảng kê, bảng phân bổ, sổ sách kế toán. Các chứng từ cha đủ điều kiện cần thiết thì lập phiếu kế tốn để vào máy.

Trách nhiệm của kế tốn là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, lập chứng từ ban đầu theo đúng chế độ ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ theo đúng quy định. Lập các phiếu kế toán để định rõ phờn pháp ghi sổ của từng nghiệp vụ, kiểm tra tính chính xác của các số liệu, định khoản, hạch toán kế toán, bảo quản, lu trữ chứng từ, sổ sách kế tốn theo quy định, tham gia phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, kiểm tốn nội bộ

Với đặc điểm chủng loại hàng hố của Cơng ty khá đa dạng, các hoạt động xuất- nhập hàng hoá thờng xuyên, liên tục nên Công ty đã áp dụng phơng pháp kế tốn kê khai thờng xun. Cơng ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo giá thực tế.

2.1.3.4.Hình thức kế tốn áp dụng tại Công ty:

Do đặc điểm của Công ty là quy mô lớn, các chi nhánh phân tán xa nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều nên Cơng ty dã áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký- Chứng từ.

Theo hình thức ghi sổ này, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.

Đối với các Nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế tốn, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan.

Cuối tháng khố sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế tốn chi tiết thì đợc ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái.

Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.

Hệ thống sổ kế tốn (bắt buộc trong toàn ngành):

- Nhật ký chứng từ kế toán, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. - Các loại sổ kế toán nh:

+ Nhật ký chứng từ số 1,2,3,4,5..,10 + Bảng kê số 1,2,3,5,6,8,9,10,11 + Thẻ TSCĐ

+ Thẻ kho hàng hoá

+ Báo cáo nhập –xuất- tồn hàng hố + Báo cáo tiêu thụ .…

Sơ đồ 11:Trình tự ghi sổ kế tốn theo sơ đồ hình thức Nhật ký chứng từ:

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi

Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

: Ghi hàng ngày :Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra

2.2. Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Cơng ty Hố Dầu Petrolimex: Cơng ty Hố Dầu Petrolimex:

2.2.1. Đặc điểm hàng hoá của Công ty:

Đặc điểm kinh doanh của Cơng ty Hố Dầu là vừa kinh doanh vừa sản xuất (có hai cơ sở thực hiện sản xuất pha chế dầu mỡ nhờn là chi nhánh Hoá dầu Hải Phịng và chi nhánh Hố Dầu TP Hồ Chí Minh). Nhng về cơ bản các sản phẩm tiêu thụ của Công ty vẫn là hàng hố mua từ bên ngồi, vì vậy có thể gọi sản phẩm của Cơng ty là hàng hố. Hàng hố của Cơng ty có đặc điểm:

- Đợc nhập từ hai nguồn: Trong nớc và nớc ngồi.

- Có tính chất lý hố học phức tạp từ quy trình sản xuất đến bảo quản.

- Đều thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, mức thuế suất GTGT khi bán hàng hoá là 10%.

- Riêng đối với hàng của ELF thì PLC là đại diện độc quyền tại Việt Nam dầu nhờn hàng hải của ELF.

Sản phẩm cua Công ty chủ yếu là nguyên liệu đầu vào cho hầu hết các nghành cơng nghiệp. Do đó nó là mặt hàng cần thiết cho sự phát triển kinh tế. Sản phẩm dầu mỡ nhờn của Công ty cũng nh hố chất có đặc điểm là rất “nhạy cảm” với sự thay đổi của môi trờng, chúng là những mặt hàng dễ bị thay đổi phẩm chất nếu khơng bảo quản đúng phơng pháp. Chính từ những đặc điểm này mà địi hỏi quy trình nhập khẩu phơng tiện tồn chứa, loại hình và phơng tiện vận tải, kỹ thuật bảo quản và sử dụng phải đợc nghiên cứu tính tốn kỹ lỡng và phải có giải pháp về kỹ thuật, tổ chức quản lý trongquá trình hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó thì trong các loại hình sản phẩm này thì có một số chất gây độc hại cho con ngời, ảnh hởng tới sức khoẻ ngời lao động. Chính vì vậy mà Cơng ty phải đảm bảo phịng ngừa và có chế độ bảo hộ lao động đối với ngời lao động, đồng thời thực hiện theo đúng quy trình lao động và an tồn lao động một cách nghiêm túc.

2.2.2.Kế toán bán hàng:

2.2.2.1. Các phơng thức bán hàng mà Công ty áp dụng:* Các ph ơng thức bán hàng: * Các ph ơng thức bán hàng:

Văn phịng Cơng ty cũng đợc coi là một bộ phận tiến hành hoạt động kinh doanh, ngoài việc điều động hàng hố cho các chi nhánh, xí nghiệp thì cũng tổ chức bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của khối văn phịng tồn Cơng ty.

Hoạt động trong nền kinh tế thị trờng với nhiều khó khăn và thách thức, để đạt đợc mục đích tối đa hố lợi nhuận, Cơng ty đã tìm ra đợc biện pháp đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hố, đó là “đa phơng thức” bán. Có thể khái quát các phơng thức bán hàng theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 12: Các phơng thức bán hàng của Cơng ty Hố dầu

1/ Bán buôn:

Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn hàng hố của Cơng ty là các hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng. Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng của khách hàng phải ghi rõ các yếu tố: tên đơn vị mua, đơn giá, quy cách, phẩm chất hàng hoá, số lợng hàng hoá và trị giá hợp đồng, địa điểm giao hàng và thời hạn thanh toán Đây là những điểm chủ yếu nhất mà mỗi đơn đặt hàng hay… mỗi hợp đồng phải có, căn cứ vào đó để bên bán giao hàng hoặc khi có tranh chấp

Bán hàng trực tiếp Bán qua các đại lý

Bán buôn Bán lẻ Tại 2 cửa hàng Các tổng đại lý ngoài Ptrolimex Việt Nam Các tổng đại lý trực thuộc Petrolimex Xuất hàng tại kho VP Công ty Xuất từ kho chi nhánh, XN trực thuộc Xuất từ kho các tổng đại lý Xuất thẳng cho khách hàng tại cảng nhập Xuất tại kho VP công ty Xuất từ kho CN, XN Xuất thẳng từ cảng nhập Xuất từ tổng đại lý này sang tổng ĐL kia Các phơng thức bán hàng của Cơng ty Hố dầu

Việc bán hàng theo đơn đặt hàng hoặc ký kết hợp đồng là một điểm mạnh trong hoạt động bán hàng của Cơng ty, nó tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong hoạt