2.2.2 .Kế toán bán hàng
2.2.2.1.Các phơng thức bán hàng mà Công ty áp dụng
Văn phịng Cơng ty cũng đợc coi là một bộ phận tiến hành hoạt động kinh doanh, ngoài việc điều động hàng hố cho các chi nhánh, xí nghiệp thì cũng tổ chức bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của khối văn phịng tồn Cơng ty.
Hoạt động trong nền kinh tế thị trờng với nhiều khó khăn và thách thức, để đạt đợc mục đích tối đa hố lợi nhuận, Cơng ty đã tìm ra đợc biện pháp đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hố, đó là “đa phơng thức” bán. Có thể khái quát các phơng thức bán hàng theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 12: Các phơng thức bán hàng của Cơng ty Hố dầu
1/ Bán buôn:
Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn hàng hố của Cơng ty là các hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng. Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng của khách hàng phải ghi rõ các yếu tố: tên đơn vị mua, đơn giá, quy cách, phẩm chất hàng hoá, số lợng hàng hoá và trị giá hợp đồng, địa điểm giao hàng và thời hạn thanh toán Đây là những điểm chủ yếu nhất mà mỗi đơn đặt hàng hay… mỗi hợp đồng phải có, căn cứ vào đó để bên bán giao hàng hoặc khi có tranh chấp
Bán hàng trực tiếp Bán qua các đại lý
Bán buôn Bán lẻ Tại 2 cửa hàng Các tổng đại lý ngoài Ptrolimex Việt Nam Các tổng đại lý trực thuộc Petrolimex Xuất hàng tại kho VP Công ty Xuất từ kho chi nhánh, XN trực thuộc Xuất từ kho các tổng đại lý Xuất thẳng cho khách hàng tại cảng nhập Xuất tại kho VP công ty Xuất từ kho CN, XN Xuất thẳng từ cảng nhập Xuất từ tổng đại lý này sang tổng ĐL kia Các phơng thức bán hàng của Cơng ty Hố dầu
Việc bán hàng theo đơn đặt hàng hoặc ký kết hợp đồng là một điểm mạnh trong hoạt động bán hàng của Cơng ty, nó tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Bên cạnh đó, Cơng ty có thể chủ động lập kế hoạch mua, bán hàng tạo thuận lợi cho công tác kinh doanh của Công ty.
Để quản lý vốn hàng hoá chặt chẽ, phơng thức bán buôn chủ yếu Công ty áp dụng là phơng thức bán buôn trực tiếp qua kho và một số ít bán bn vận chuyển thẳng mà ngời mua nhận hàng ngay tại cảng đầu mối nhập.
Bán bn tại Văn phịng Cơng ty bao gồm bốn hình thức:
a.Bán bn qua kho tại Văn phịng Cơng ty:
Cơng ty Hố Dầu có kho hàng tại 43D – Trờng Trinh (quy mo nhỏ, mức dự trữ khoảng 30 tấn hàng). Đối tợng mua chủ yếu là khách hàng ở Hà Nội có nhu cầu khơng lớn, mỗi lần giao hàng ít hơn hoặc bằng 1,5 tấn. Căn cứ vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã thoả thuận, đến ngày giao hàng, kế tốn bán hàng của Cơng ty viết hố đơn GTGT và lệnh giao hàng và xuất hàng tại kho này. Hoá đơn GTGT là mẫu hoá đơn tự in phát hành theo công văn số4663 TCT/AC ngày 7/121998 của Tổng Cục Thuế. Đây là hoá đơn đặc thù của Cơng ty, đợc lập tại Văn phịng và viết ba liên: liên 1 lu ở sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng mua hàng, liên 3 giao cho bộ phận kho lu làm thủ tục xuất hàng. Cuối ngày liên 3 phải nộp lên phịng kế tốn Cơng ty kèm theo Bảng kê để kế toán bán hàng hạch tốn.
b.Bán bn qua kho tại chi nhánh, xí nghiệp.
Đối tợng mua thờng là khách hàng có nhu cầu lớn, mỗi lần giao lớn hơn hoặc bằng 2 tấn. Phịng kinh doanh của Cơng ty sẽ lập lệnh giao hàng sang chi nhánh xí nghiệp trực thuộc. Căn cứ vào lệnh này chi nhánh xí nghiệp trực thuộc viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để báo nợ Cơng ty theo giá hạch tốn nhập kho, đồng thời viết hoá đơn GTGT và lập thành ba liên: một liên giao cho khách hàng, một liên lu ở sổ gốc, một liên dùng để hạc tốn.
c.Bán bn qua kho tổng đại lý:
Để tạo điều kiện cho khách hàng và tránh chi phí vận chuyển chồng chéo khơng cần thiết và lãng phí, Cơng ty có quy định cho tồn thể hệ thống các công ty xăng dầu, vật t tổng hợp trực thuộc Petrolimex Việt Nam làm tổng đại lý cho Cơng ty Hố Dầu trong phạm vi cả nớc. Trờng hợp khách hàng nhận hàng tại Lạng Sơn hay Nghệ An nhng muốn văn phịng Cơng ty bán hàng thì phải căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, đến thời điểm giao hàng thì kế tốn bán hàng tại Cơng ty viết hố đơn kiêm phiếu xuất kho ghi rõ nhận hàng tại Công ty vật t tổng hợp tỉnh Lạng Sơn hay Nghệ An, kèm theo lệnh điều động hàng hoá và khách hàng đến địa điểm trên nhận hàng. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đợc lập làm bốn liên: một liên giao cho khách hàng, một liên lu lại, một liên để hạch toán, một liên chuyển cho tổng đại lý làm cơ sở cho việc ghi nhận giảm số hàng gửi đại lý của Văn phịng Cơng ty, đồng thời văn phịng Cơng ty sẽ hạch tốn đầy đủ doanh thu, cơng nợ và ghi giảm tồn kho tơng ứng gửi tại các tổng đại lý trên.
d.Bán buôn cho khách hàng ngay tại các cảng nhập:
Phơng thức này thờng đợc áp dụng cho một số khách hàng mua với số lợng lớn và thực tế nó rất hiệu quả, tiết kiệm đợc chi phí tồn kho, di chuyển, bốc dỡ, hoa hụt Khi khách hàng có nhu cầu, sau khi hàng làm thủ tục hải quan… tại cảng nhập, công ty sẽ thuê phơng tiện vận tải chuyển thẳng tới kho của khách
hàng mà không qua kho của chi nhánh nơi nhập hàng. Tồn bộ số hàng đó coi nh đợc nhập kho của chi nhánh nơi nhập hàng và căn cứ vào hố đơn bán hàng của Cơng ty giao cho khách hàng, chi nhánh này viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kế toán tiến hành hạch toán.
2/ Bán lẻ:
Việc bán lẻ các sản phẩm dầu nhờn, nhựa đờng, hoá chất đợc thực hiện tại hai cửa hàng:
- Cửa hàng bán lẻ dầu mỡ nhờn số 1 Khâm Thiên. - Cửa hàng bán lẻ 43D Trờng Chinh.
Tại các cửa hàng bán lẻ của Công ty khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng vẫn lập hoá đơn bán hàng thành ba liên: một liên giao cho khách hàng, một liên lu tại cửa hàng, một liên kèm theo giấy nộp tiền và định kỳ gửi lên phịng kế tốn Cơng ty để hạch tốn.
Tuy doanh số bán lẻ khơng lớn lắm so với bán buôn và bán qua đại lý nhng nó cũng góp phần nâng cao doanh số tiêu thụ của khối văn phịng Cơng ty và chủ yếu thông qua các cửa hàng bán lẻ để quảng cáo, để giới thiệu sản phẩm của Công ty.
3/ Bán qua tổng đại lý:
Do đặc điểm vai trò của ngành xăng dầu nên hoạt động gửi bán chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số doanh thu tiêu thụ bán hàng của văn phịng Cơng ty. Các Công ty xăng dầu và Công ty t tỉnh làm tổng đại lý cho văn phịng Cơng ty phải bán hàng theo giá mà Công ty quy định, hởng hoa hồng trên doanh số bán ra. Để điều hành cho các tổng đại lý sao cho phù hợp, Công ty phải dựa trên kế hoạch quý, năm do các tổng đại lý lập. Hàng tháng, các tổng đại lý vẫn phải lập đơn đặt hàng tháng sau, căn cứ vào đó phịng kinh doanh cân đối lợng hàng hoá, lập lệnh điều động từ các kho của Công ty hoặc chi nhánh tới tổng đại lý. Tuy nhiên, việc điều hành hàng còn căn cứ vào tồn kho của các tổng đại lý và khả năng bán hàng trong tháng. Công ty quy định các tổng đại lý chỉ đợc phép tồn kho đủ bán trong 20 ngày.
Để tránh tình trạng chiếm dụng vốn, Cơng ty quy định việc thanh tốn tiền hàng đợc thực hiện theo kế hoạch một tháng thanh toán hai lần cào ngày 10 và 20 hàng tháng. Kết thúc tháng, các tổng đại lý phải báo cáo chi tiết số hàng đã bán đợc và số hàng tồn kho cịn lại của Cơng ty.
* Bán hàng gửi đại lý có bốn trờng hợp sau:
a. Xuất qua kho văn phịng gửi các tổng đại lý:
Thơng thờng khi các tổng đại lý có nhu cầu ít hoặc đột xuất thì Cơng ty điều động từ kho văn phịng 43D – Trờng Chinh cho các tổng đại lý. Căn cứ vào nhu cầu điều động hàng hố mà văn phịng Cơng ty viết hố đơn GTGT. Về tổng thể, tồn kho hàng hoá tại văn phịng Cơng ty khơng đổi mà chỉ thay đổi địa điểm tồn kho.
b.Xuất kho qua chi nhánh, xí nghiệp gửi các tổng đại lý:
căn cứ vào kế hoạch điều hàng của Công ty (lệnh điều động) chi nhánh, xí nghiệp dầu nhờn lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ làm bốn liên: một liên chuyển lên văn phịng Cơng ty hạch tốn theo giá hạch toán nhập kho, một liên
chuyển lên cho tổng đại lý qua ngời vận chuyển, một liên lu lại và một liên kế toán bán hàng dùng để hạch tốn giảm tồn kho chi nhánh, xí nghiệp.
c.Xuất gửi đại lý ngay tại cảng nhập:
Căn cứ vào kế hoạch và lệnh điều động hàng hố của Cơng ty, các chi nhánh đầu mối nhập khẩu làm thủ tục viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ làm bốn liên giống nh trờng hợp trên, nghĩa là chi nhánh đầu mối nhập khẩu vẫn phải làm thủ tục coi nh nhập kho hàng hoá và xuất kho chuyển thẳng theo lệnh điều động của Công ty nhng thực tế đờng đi của hàng hoá lại đi trực tiếp từ cảng tới các tổng đại lý của Văn phịng Cơng ty.
d. Điều hàng từ tổng đại lý này sang tổng đại lý kia:
Trờng hợp này xảy ra rất ít, nhng thực tế vẫn có bởi vì trong cân đối hàng hố khơng thể lờng trớc đợc nhu cầu của thị trờng.
Khi tổng đại lý hết chân hàng phải xử lý nhanh, điều động gấp hàng từ các tổng đại lý gần nhất hoặc điều động hàng ở những tổng đại lý tồn kho mặt hàng này lớn, nhu cầu tiêu thụ ít sang tổng đại lý thiếu hàng để đảm bảo cân đối tồn kho và đạt hiệu quả trong kinh doanh.
Khi nhận đợc bảng thanh toán hàng gửi bán cho các tổng đại lý gửi đến, kế toán bán hàng lập hoá đơn bán hàng thành ba liên: một liên hạch toán hàng đã bán, một liên lu lại, một liên giao cho tổng đại lý làm cơ sở cho việc ghi giảm hàng tồn kho hàng gửi bán của văn phịng Cơng ty.
* Các ph ơng thức thanh tốn mà Cơng ty áp dụng:
Để cạnh tranh với các hãng dầu nhờn nổi tiếng khác cũng nh để đạt đợc lợi nhuận tối đa, Cơng ty Hố Dầu đã áp dụng các phơng thức thanh toán rất đa dạng, phong phú và linh hoạt, phụ thuộc vào sự thoả thuận của các bên trong hợp đồng đã ký kết, bao gồm: tiền mặt, ngân phiếu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, điện chuyển tiền…
Việc thanh tốn có thể thanh tốn ngay hoặc thanh tốn chậm, Cơng ty ln tạo điêug kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán, đồng thời bảo đảm khơng gây thiệt hại cho Cơng ty mình. Trong hợp đồng kinh tế Cơng ty ln xác định rõ thời hạn thanh toán (tối đa là ba tháng), nếu vợt quá thời hạn thoả thuận , Cơng ty sẽ tính lãi vợt mức theo lãi suất của ngân hàng, đồng thời việc bán chịu chỉ thực hiện đối với những doanh nghiệp có quan hệ làm ăn lâu dài với Cơng ty, không bán chịu cho khách t nhân và khách vãng lai.
Để thu hút đợc khách hàng, Công ty đã có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt. Giá bán đợc tính trên trị giá hàng mua vào, giá cả thị trờng đồng thời phụ thuộc vào mối quan hệ giữa khách hàng với Công ty. Công ty thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua thờng xuyên, mua với khối lợng lớn, với khách ở tỉnh xa hoặc khách hàng thanh toán ngay. Phần giảm giá này Cơng ty có thể thực hiện ngay trên hoá đơn GTGT hoặc sau một chu kỳ kinh doanh, xem xét khách mua trong kỳ để quyết định giảm giá cho khách hàng mua nhiều với tỷ lệ 1% đến 5% trên tổng doanh số bán trong cả năm của khách hàng đó.
Việc áp dụng giá bán linh hoạt này đã làm cho uy tín cảu Cơng ty đối với các bạn hàng ngày càng cao.