2.4.1. Mặt mạnh
Thực tế ứng dụng và quản lý ứng dụng CNTT tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN đã có những ưu điểm sau:
Lãnh đạo đơn vị có quyết tâm cao, có kế hoạch triển khai cụ thể, phân công trách nhiệm rõ ràng, động viên anh chị em và sát sao với từng công việc triển khai cụ thể. Quá trình ứng dụng phần mềm, lãnh đạo đơn vị được cung cấp các thơng tin báo cáo tình hình hoạt động của từng bộ phận một cách chính xác và nhanh chóng, hỗ trợ cho những quyết định trong quá trình điều hành hoạt động của Trung tâm.
Cán bộ chun mơn nghiệp vụ có tinh thần trách nhiệm cao trong cơng việc. Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho cán bộ thư viện có điều kiện để tiếp cận, đổi mới, nâng cao tri thức nghề nghiệp, có khả năng tạo lập, lưu trữ, xử lý, lưu thông mọi nội dung thông tin. Phong cách làm việc của cán bộ Trung tâm nhanh nhạy hơn, có khả năng hướng dẫn người đọc sử dụng phương pháp tối ưu nhất để tìm kiếm thơng tin cần đặt.
Ứng dụng máy tính và phần mềm tích hợp vào hoạt động nghiệp vụ và lưu thông tài liệu đã giải phóng được sức lao động thủ cơng của cán bộ thư viện.
Về chuyên mơn nghiệp vụ: làm thay đổi quy trình nghiệp vụ tạo ra các sản phẩm thơng tin có chất lượng cao, hỗ trợ đắc lực cho cơng tác tra tìm, trả lời bạn đọc.
Về phía bạn đọc, được tiếp cận nguồn thơng tin một cách nhanh chóng, tiện lời và chính xác. Bạn đọc có thể tìm kiếm thơng tin thơng qua máy tính đã kết nối mạng bất kỳ lúc nào trong ĐHQGHN, không nhất thiết phải trực tiếp tới thư viện.
Về phần mềm ứng dụng: phần mềm hoàn toàn bằng tiếng Việt, rất dễ thao tác và sử dụng và quản lý, dễ kiểm tra sách trùng, kiểm tra các biểu ghi rất thuận tiện. Các bảng biểu báo cáo thống kê, sổ ĐKCB, nhãn ĐKCB,…đều rõ ràng và dễ in ấn.
2.4.2. Mặt yếu
Việc phải cài lại máy trạm nghiệp vụ thường hay xẩy ra, do hệ thống các máy trạm bị nhiễm virus, nên việc cài lại máy trạm nghiệp vụ sẽ làm gián đoạn tới công việc của cán bộ nghiệp vụ.
Các thiết bị phần cứng được đơn vị cung ứng cung cấp về Trung tâm đều là các thiết bị mới và hiện đại do đó cán bộ quản trị phải tự tìm hiểu và vận hành các thiết bị này, nhiều khi rất mất thời gian để tìm hiểu và vận hành được thiết bị một cách hồn chỉnh. Ví dụ như việc in thẻ nhựa cho bạn đọc, in nhãn mã vạch ra giấy tomy, scaner tài liệu toàn văn, lắp đặt máy đọc mã vạch để lưu thông mượn trả tài liệu,…
Một số hạn chế từ phần mềm: việc xuất báo cáo ở các module của phần mềm chưa thể xuất ra dạng file word hoặc excel được nên việc chỉnh sửa thông tin trên báo cáo theo mong muốn của cán bộ nghiệp vụ của Trung tâm cịn gặp khó khăn. Cài đặt phần mềm trên máy trạm nghiệp vụ mất rất nhiều thao tác. Muốn cài được thì phải cài nhiều ứng dụng khác cho máy trạm thì mới vận hành được phần mềm đó.
2.4.3. Phân tích ngun nhân của thực trạng
Sở dĩ còn những tồn tại trên là do sự phát triển về công nghệ nhanh hơn sự phát triển của nguồn lực. trong khi công nghệ phát triển và thay đổi hàng ngày thì việc nghiên cứu, tiếp cận và cập nhật công nghệ mới của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn cịn chậm và có nhiều hạn chế.
Bên cạnh đó, thơng thường khi phát triển công nghệ mới thì cần phải tuyển dụng nhân sự mới được đào tạo bài bản và có thể làm chủ được cơng nghệ mới đó cũng như đáp ứng được tất cả các yêu cầu về phát triển trong công nghệ mới trang bị. tuy nhiên, việc này là rất khó khăn vì đội ngũ cán bộ chun mơn của Trung tâm cịn hạn chế về số lượng và không được phép tuyển dụng ồ ạt gây lãng phí cho nhà nước. Do vậy, những cán bộ cũ phải tập huấn để nắm bắt công nghệ mới và điều này khiến cho việc làm chủ công nghệ mới gặp nhiều khó khăn hơn.
Những phần mềm được ứng dụng tuy đã phát huy được những ưu điểm rất lớn trong hoạt động chuyên môn thư viện. Tuy nhiên, vẫn còn bộc lộ những hạn chế nhất định. Điều này đỏi hỏi cần phải có sự quản lý khéo léo, linh hoạt, sự phối hợp nhịp nhàng, sáng tạo trong q trình thực hiện cơng tác chun mơn thì mới có thể đạt kết quả tối ưu.
Tiểu kết chƣơng 2
Với sự quan tâm và đầu tư của ĐHQGHN, việc ứng dụng CNTT tại Trung tâm có thể nói là khá sớm trong hệ thống các thư viện đại học. Ngay sau khi thành lập (năm 1997) Trung tâm đã sử dụng phần mềm CDS/ISIS, từ năm 2005 đến năm 2010 sử dụng phần mềm Libol và chuyển toàn bộ CSDL sang cấu trúc mới phù hợp với chuẩn MARC 21, nhằm tạo điều kiện cho bạn đọc có thể truy cập từ xa, cũng như dễ dàng trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện trong nước và thế giới. Từ năm 2010 đến nay Trung tâm sử dụng phần mềm Virtua, song song với phần mềm mới Content Pro quản trị tài nguyên số.
Hệ thống phần mềm đang được ứng dụng tại trung tâm luôn được cập nhật, nâng cấp thường xuyên đảm bảo tính hiện đại cũng như đáp ứng tốt nhất những yêu cầu đối với hoạt động thư viện. Hạ tầng ứng dụng CNTT của Trung tâm thông tin thư viên ĐHQGHN được coi là hiện đại bậc nhất trong cả nước. Tuy nhiên, sự phát triển của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là trong lĩnh vực CNTT thường nhanh hơn rất nhiều so với sự phát triển, nâng cao trình độ nguồn nhân lực. Tại Trung tâm Thông tin thư viện ĐHQGHN, mỗi khi nâng cấp hoặc trang bị những phần mềm ứng dụng mới thì cần phải có thời gian nhất định để đội ngũ cán bộ, nhân viên có thể bắt nhịp được với những nhiệm vụ mới, công nghệ mới. Đây cũng là vấn đề khó khăn, một nhiệm vụ nặng nề cho công tác quản lý tại Trung tâm.
Qua nghiên cứu thực tiễn các hoạt động quản lý ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông tin thư viện – ĐHQGHN cho thấy có nhiều thuận lợi nhưng cũng cịn nhiều khó khăn, bất cập cần phải nghiên cứu để đề ra các biện pháp quản lý giúp hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thư đạt hiệu quả tốt hơn.
CHƢƠNG 3
BIỆN PHÁP QUẢN LÝ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THƢ VIỆN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN
THƢ VIỆN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 3.1. Phƣơng hƣớng và nguyên tắc đề xuất biện pháp
3.1.1. Phương hướng
3.1.1.1. Chủ trương, chính sách của Nhà nước về ứng dụng CNTT
Giai đoạn 2010 –2015 được xác định là giai đoạn tăng tốc nhằm góp phần đạt được những mục tiêu đã đề ra của chương trình quốc gia về ứng dụng cơng nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước theo Quyết định số1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ. Vì vậy, việc tiếp tục xây dựng cơ chế, chính sách để thúc đẩy, quy định, hướng dẫn và tháo gỡ các khó khăn trong triển khai ứng dụng cơng nghệ thông tin tại các cơ quan nhà nước đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cùng các Bộ, ngành có liên quan nỗ lực thực hiện.
Ngày 16/01/2012, tại Hội nghị lần thứ 4, Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XI đã ban hành Nghị quyết số 13-NQ/TW về xây dựng kết cấu hạ tầng đồng bộ nhằm đưa nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại vào năm 2020. Nghị quyết đã xác định hạ tầng thông tin là một trong 10 kết cấu hạ tầng kinh tế xã hội và Công nghệ thông tin và truyền thông là thành phần của Hạ tầng thông tin. Các định hướng cho phát triển hạ tầng thông tin tại Nghị quyết số 13-NQ/TW được thể hiện cụ thể:
- Phát triển mạnh hệ thống kết nối đa dạng với quốc tế, hình thành siêu xa lộ thông tin trong nước và liên kết quốc tế; tăng cường quản lý thông tin trên mạng Internet, các mạng xã hội và blog cá nhân. Tiếp tục phát triển vệ tinh viễn thông, đưa vệ tinh Vinasat-2 vào hoạt động trước năm 2015; xây dựng khu công nghệ thông tin trọng điểm quốc gia.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về công dân, đất đai, nhà ở, doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý các nguồn lực phát triển đất nước. Đẩy nhanh tiến trình thực hiện thẻ cơng dân điện tử, Chính phủ điện tử và cam kết ASEAN điện tử.
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, khai thác, vận hành hệ thống kết cấu hạ tầng kinh tế, xã hội và toàn bộ nền kinh tế. Coi thúc đẩy phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin là nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu trong lộ trình cơng nghiệp hố, hiện đại hố trong từng ngành, từng lĩnh vực. Phát triển mạnh công nghiệp công nghệ thông tin, thúc đẩy ngành công nghiệp phần mềm phát triển nhanh, bền vững.
- Nâng cao năng lực làm chủ công nghệ và hiệu lực, hiệu quả quản lý hệ thống hạ tầng thông tin, nội dung thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Đảng, Nhà nước; đáp ứng yêu cầu cung cấp, trao đổi thông tin của xã hội, thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phịng, an ninh; bảo đảm an tồn, an ninh thông tin, chủ quyền quốc gia về không gian mạng.
Cụ thể hóa các nội dung về chủ trương của Đảng đối với CNTT, ngày 08 tháng 6 năm 2012, Chính phủ đã ra Nghị quyết số 16/NQ-CP về ban hành chương trình hành động thực hiện Nghị quyết 13-NQ/TW, với các nội dung về xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, cụ thể:
- Xây dựng đề án huy động vốn cho đầu tư phát triển hạ tầng thơng tin đến năm 2020, đảm bảo tính khả thi.
- Rà sốt, đơn đốc và giám sát thực hiện các dự án đầu tư phát triển hệ thống bưu chính viễn thơng. Tập trung đầu tư xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thơng kết nối với quốc tế, hình thành siêu xa lộ thơng tin trong nước và liên kết quốc tế.
- Xây dựng đề án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, khai thác, vận hành hệ thống kết cấu hạ tầng kinh tế, xã hội và toàn bộ nền kinh tế.
- Xây dựng đề án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục đào tạo, phát triển sách giáo khoa điện tử, đào tạo trực tuyến… nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới phương thức dạy và học, đổi mới thi cử và đánh giá chất lượng giáo dục.
- Xây dựng đề án đầu tư phát triển y tế thông minh nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ y tế, góp phần tiết kiệm chi phí, hạn chế quá tải bệnh viện.
- Xây dựng Chương trình đầu tư nâng cao năng lực phát triển nguồn nhân lực cơng nghệ thơng tin đạt trình độ quốc tế; nâng cao năng lực làm chủ công nghệ, năng lực nghiên cứu phát triển, khả năng làm chủ công nghệ nguồn, sản xuất được các sản phẩm lõi, sản phẩm trọng điểm về công nghệ thông tin; nâng cao năng lực, hiệu lực, hiệu quả quản lý hệ thống hạ tầng thông tin, nội dung thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Đảng, Nhà nước; phát triển năng lực công nghệ thông tin của quốc gia để đáp ứng yêu cầu cung cấp, trao đổi thông tin của xã hội, thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng an ninh, đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin, chủ quyền quốc gia về không gian mạng.
- Tập trung đầu tư phát triển công nghiệp công nghệ thông tin, thúc đẩy phát triển nhanh ngành công nghiệp phần mềm. Xây dựng khu công nghệ thông tin trọng điểm quốc gia.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về công dân, đất đai, nhà ở, doanh nghiệp. Triển khai thực hiện Thẻ Công dân điện tử; Chính phủ điện tử trên phạm vi cả nước.
Bộ Giáo dục và đào tạo cũng đã ban hành các văn bản hướng dẫn về việc nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong các hoạt động giáo dục, đào tạo và hoạt động quản lý ở các nhà trường. Trong đó, mới nhất là văn bản số 5041/BGDĐT-CNTT ngày 16 tháng 9 năm 2014 về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2014-2015.
3.1.1.2. Phương hướng phát triển của Trung tâm đến năm 2020
Căn cứu theo chiến lược phát triển Đại học Quốc gia Hà Nội đến năm 2020 và tầm nhìn đến năm 2050, Trung tâm đã xây dựng chiến lược phát triển đến năm 2020 và tầm nhìn đến năm 2050, trong đó xác định:
Sứ mạng: Xây dựng, phát triển và tổ chức khai thác nguồn tài nguyên
thông tin phong phú, đa dạng, chất lượng đáp ứng yêu cầu đào tạo, nghiên cứu khoa học chất lượng cao, đạt đẳng cấp quốc tế của Đại học Quốc gia Hà Nội.
Mục tiêu chung: Xây dựng Trung tâm trở thành Trung tâm Thông tin
– Thư viện tiên tiến, hiện đại, đứng đầu trong hệ thống Thư viện Đại học Việt Nam, ngang tầm với các thư viện đại học lớn ở khu vực và trên thế giới nhằm đảm bảo cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện chất lượng cao, phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu khoa học, đào tạo đẳng cấp quốc tế của ĐHQGHN theo hướng đại học nghiên cứu.
Mục tiêu cụ thể đến năm 2020: Bảo đảm hoạt động hiệu quả mơ hình
thư viện truyền thống và chuyển nhanh sang mơ hình thư viện số, kết nối, liên thông chia sẻ nguồn lực thông tin với trung tâm thông tin – thư viện các trường đại học, các viện nghiên cứu, các cơ quan thông tin trong phạm vi quốc gia, khu vực và thế giới, đáp ứng yêu cầu phục vụ cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của ĐHQGHN.
Chỉ tiêu cụ thể:
- Đáp ứng 100% giáo trình, bài giảng cho các ngành đào tạo của ĐHQGHN. Đáp ứng 95% nhu cầu tin về tài liệu điện tử, tài liệu số.
- Áp dụng đồng bộ các chuẩn nghiệp vụ thư viện tiên tiến, các chuẩn về tạo lập, quản trị tài nguyên số.
- Ứng dụng 100% cơng nghệ RFID cho tồn bộ hoạt động (thẻ đa năng, quản lý tài liệu và các dịch vụ thư viện).
3.1.2. Các nguyên tắc đề xuất các biện pháp
3.1.2.1. Nguyên tắc đảm bảo hoạt động thư viện đáp ứng mục tiêu đào tạo của nhà trường
Xây dựng biện pháp quản lý quản lý ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện phải đảm bảo hoạt động thư viện đáp ứng mục tiêu đào tạo của nhà trường.
Thư viện đóng vai trị quan trọng trong việc hỗ trợ cơng tác học tập và giảng dạy. Ở môi trường đại học, thư viện trở thành một trong những nơi cung cấp tri thức hiệu quả nhất cho giảng viên và sinh viên . Thư viện lưu trữ và bổ sung, cập nhật những thơng tin, giáo trình, tài liệu tham khảo, các tư liệu điện tử,… phục vụ cho hoạt động tìm kiếm tài liệu, nghiên cứu khoa học của sinh viên; mở rộng điều kiện học tập cho sinh viên cả về không gian, thời gian. Chính vì vậy, nó được coi là nơi cung cấp nền tảng kiến thức cho công tác đào tạo, nghiên cứu, các hoạt động phát triển khoa học cơng nghệ và đó là trái tim tri thức của mơ ̣t trường Đại học.
3.1.2.2. Nguyên tắc đảm bảo tính thực tiễn
Xây dựng biện pháp quản lý quản lý ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện phải đảm bảo tính thực tiễn. Các biện pháp tổ chức quản lý ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện phải có khả năng thực thi, phù hợp thực tế