2.3. Thực trạng quản lý ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện tại Trung
2.3.3. Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin
Nhờ việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý nguồn lực thông tin nên công tác quản lý vốn tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Từ năm 2004, Trung tâm đã đưa vào sử dụng các hệ thống mã vạch để lưu trữ và truy nhập thơng tin về bạn đọc và tài liệu có liên quan đến việc cho mượn tài liệu. Phần mềm của hệ thống này sử dụng kỹ thuật nhận dạng đọc mã vạch in trên các nhãn đặc biệt dán chặt vào tài liệu lưu thông và thẻ đọc của người mượn.
Mã số của bạn đọc được nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn đọc đồng thời được mã hoá dưới dạng mã vạch để gắn vào thẻ bạn đọc. Một cơ sở dữ liệu thứ hai chứa đựng các thông tin về sách như là tên sách, tác giả ,mã số của sách (ký hiệu sách), nhà xuất bản, năm xuất bản… cũng được mã hoá dưới dạng mã vạch và gắn vào sách theo như trong cơ sở dữ liệu. Nói một cách khác, khi bạn đọc mượn sách, họ xuất trình thẻ, nhân viên thư viện đưa vào chế độ cho mượn rồi dùng đầu đọc quét lên nhãn mã vạch của thẻ bạn đọc,
sau đó quét lên mã vạch của tài liệu mà bạn đọc muốn mượn. Máy tính sẽ lưu tồn bộ thông tin về một bạn đọc đã mượn những loại sách nào, tên sách, ký hiệu cuốn sách, thời gian mượn… Khi bạn đọc trả, nhân viên thư viện sẽ đưa vào chế độ sách trả rồi dùng đầu đọc mã vạch quét lên nhãn mã vạch của thẻ bạn đọc, sau đó quét lên mã vạch của sách mà bạn đọc muốn trả . Máy tính sẽ tự động đánh dấu số sách bạn đọc đã trả, thời gian trả sách… Số sách này sẽ trở về kho tài liệu trong tình trạng chưa có người mượn. Nhân viên thư viện có thể biết được hiện trạng về sách, về bạn đọc như là các loại sách đang có người mượn, loại sách đã quá hạn, thời gian quá hạn là bao nhiêu ngày.
Hiện nay, các máy vi tính đều có thể đọc được các số đã mã hoá trên nhãn bằng cách sử dụng đồng bộ các bút quang. Các tín hiệu nhân được từ bút quang sẽ được gửi tới hệ thống kiểm soát q trình lưu thơng sách báo theo một dạng mẫu qui định. Thông thường, nhãn mã vạch là cầu nối giữa một tài liệu cụ thể và một biểu ghi thư mục. Trị số mã vạch hoá phải tương ứng với số thứ tự biểu ghi trong file tổ chức kho của cơ sở dữ liệu phục vụ bạn đọc.
Nhờ sử dụng hệ thống mã vạch kết hợp với các phần mềm, cán bộ thư viện có thể nhanh chóng và chính xác đưa ra các dữ liệu mượn và trả sách vào cơ sở dữ liệu quản trị việc đọc và từ đó có thể dùng máy quét mã vạch gọi ra biểu ghi của một cuốn sách đang cầm trong tay để biết các thông tin về cuốn sách như cuốn sách có được phép mượn về hay khơng? từ trước đến nay đã có bao nhiêu bạn đọc sử dụng và nhờ liên thông với cơ sở dữ liệu bạn đọc có thể biết cụ thể những người đó là ai? Nếu tiếp cận cơ sở dữ liệu bằng mã vạch ghi trên thẻ của một bạn đọc nào đó, cán bộ thư viện có thể nhanh chóng biết được bạn đọc đó từ trước đến nay đã mượn những tài liệu gì của thư viện, tài liệu nào chưa trả và đã quá hạn để nhắc nhở và quyết định có tiếp tục cho mượn những cuốn khác hay không.Trong thư viện, ngồi việc kiểm sốt lưu thơng tài liệu, mã vạch cịn giúp ích rất nhiều để tăng tốc độ kiểm kê kho sách báo, để theo dõi sách nhập về ở khâu bổ sung, gọi ra sao chép lại các biểu ghi
mơ tả đã có sẵn trong các cơ sở dữ liệu của nhà xuất bản hay phát hành hoặc do nơi khác tạo lập thay vì phải biên mục lại từ đầu.
Bên cạnh đó, đối với thơng tin số, Trung tâm sử dụng phần mềm quản lý Libol vào công tác lưu trữ, quản lý thông tin.
Phần mềm quản trị thư viện Libol 5.0 được Trung tâm TTTV, Đại học Quốc gia Hà Nội xem xét nghiên cứu và đưa vào cài đặt sử dụng từ tháng 3/2002. Như đã nói ở trên, phiên bản này gồm 10 phân hệ chức năng, có khả năng quản lý được nhiều dạng tài liệu, hỗ trợ tiếng Việt và khả năng chuyển đổi dữ liệu từ CDS/ISIS khá tốt. Đến năm 2004, phần mềm này được nâng cấp lên 5.5.
Cùng với sự gia tăng không ngừng số lượng tài liệu điện tử và tài liệu truyền thống Trung tâm ngày càng thu hút được nhiều đối tượng người dùng tin đến khai thác, sử dụng. Những con số thống kê hàng năm sau đây cho ta thấy được hiệu quả công tác quản lý nguồn lực thông tin của Trung tâm:
Bảng 2.6. Thống kê số lượng độc giả và lượt tài liệu qua các năm
Năm học Tổng số bạn đọc Lượt tài liệu 2004 - 2005 18.720 868.729 2005 - 2006 21.383 1.034.415 2006 - 2007 21.000 1.259.447 2007 - 2008 24.080 1.353.927 2008 – 2009 28.162 1.532.121 2009 - 2010 30.781 1.694.300 2010 – 2011 35.560 1.855.130 2011 - 2012 43.129 2.062.173
Biểu đồ 2.3. Biểu đồ gia tăng số lượng độc giả qua các năm
Qua số liệu và các biểu đồ trên ta thấy bạn đọc đến Trung tâm ngày một nhiều hơn, các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm đã đáp ứng được tương đối tốt nhu cầu học tập nghiên cứu, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của ĐHQGHN. Tuy nhiên, khi tài liệu gia tăng cả về số lượng và chủng loại thì vấn đề kiểm sốt, quản lý tài liệu càng trở nên khó khăn hơn.
Thông qua khảo sát đối với cán bộ, nhân viên và bạn đọc về đánh giá coogn tác quản lý các nguồn lực thông tin trong các thư viện của Trung tâm, tác giả thu được kết quả sau:
Bảng 2.7. Đánh giá về quản lý nguồn lực thông tin tại TT
STT Loại tài liệu Tốt Bình thƣờng Chƣa tốt X
1 Giáo trình 385 160 11 2,67 2 Sách, tài liệu tham khảo 350 162 44 2,55 3 Tạp chí 201 278 77 2,22 4 E-book, tài liệu điện tử 405 146 5 2,72
Từ kết quả ta thấy giá trị trung bình thấp nhất là 2,22/3 rơi vào nguồn tài liệu là Tạp chí. Cơng tác quản lý nguồn tài liệu này được đánh giá ở mức
thiện, chưa đạt được hiệu quả cao cũng như chưa tương xứng với số lượng bản in của loại hình tài liệu này.