Thanh toán chi phí tính giá thành Lập báo cáo kế toán Kế toán vật tư, TSCĐ Kế toán thanh toán KT theo dõi DT, công nợ Kế toán tiền lương BHXH Kế toán ngân hàng Kế toán tổng hợp
được nhiều công ty áp dụng rộng rãi vì việc ghi chép theo hình thức này đơn giản, kết cấu sơ đồ dễ ghi, dễ đối chiếu và kiểm tra. Với khối lượng công việc kế toán của Công ty là rất lớn thì hình thức này là hoàn toàn phù hợp.
Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh. Việc Công ty sử dụng hình thức ghi sổ này mang lại nhiều nhiều thuận lợi trong công tác kế toán, do kết cấu sổ đơn giản, dể dàng cho việc phân công lao động kế toán theo các phần hành không phụ thuộc vào số lượng tài khoản của Công ty nhiều hay ít
2.1.4.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ mà Công ty đang sử dụng là hệ thống chứng từ ban hành theo Quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Chứng từ ban hành theo Quyết định này bao gồm 5 chỉ tiêu;
+ Chỉ tiêu lao động tiền lương; + Chỉ tiêu hàng tồn kho; + Chỉ tiêu bán hàng; + Chỉ tiêu tiền tệ;
+ Chỉ tiêu tài sản cố định..
Đối với chỉ tiêu lao động tiền lương ngoài các chứng từ bắt buộc như: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Phiếu xác nhận công việc hoàn thành, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội,…Cụng ty còn sử dụng các chứng từ khác như: Bảng xét duyệt tiền lương cho cỏc phũng ban, Bảng chia lương. Đối với chỉ tiêu hàng tồn kho Công ty sử dụng các chứng từ theo Quyết định 15 như: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ,…
hiện thanh toán chuyển khoản nên sử dụng chứng từ trong giao dịch với Ngân hàng như: Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, ...
Đối với chỉ tiêu Tài sản cố định (TSCĐ) Công ty sử dụng các chứng từ như: Tờ trình mua sắm TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
Tất cả các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều tập trung tại Phòng Tài chính - Kế toán. Bộ phận kế toán kiểm tra các chứng từ về nội dung và hình thức (kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ qua các yếu tố cơ bản của chứng từ). Khi kiểm tra chứng từ, nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, kế toán từ chối thực hiện (không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc Công ty biết để xử lý kịp thời theo quy định của pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung, chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ
Các chứng từ liên quan đến một nghiệp vụ sau khi được ghi sổ sẽ được tập hợp theo từng bộ. Các bộ chứng từ được phân loại thành các nghiệp vụ: Thanh toán, lương, nghiệp vụ khác và được đánh số thứ tự theo thời gian phát sinh. Sau đó chúng sẽ được lưu giữ và bảo quản trong các cặp hồ sơ.
2.1.4.4. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán mà Công ty đang sử dụng theo quyết định số 15/QĐ-BTC và có sự vận dụng phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh của Công ty. Các tài khoản mà công ty thường xuyên sử dụng gồm có:
- Tài khoản loại 1: TK 111, TK 112, TK 131, TK 133, TK 141, TK 152, TK 153, TK 154
- Tài khoản loại 2: TK 211, TK 214, TK 241, TK 242
- Tài khoản loại 3: TK 311, TK 331, TK 333, TK 334, TK 338, TK 341 - Tài khoản loại 4: TK 411, TK 421, TK 431, TK 441, TK 414
- Tài khoản loại 6: TK 621, TK 622, TK 627, TK 635, TK 642 - Tài khoản loại 7: TK 711
- Tài khoản loại 8: TK 811 - Tài khoản loại 9: TK 911 - Tài khoản loại 0: TK 007
2.1.4.5.Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, đây là hình thức kế toán đang được nhiều Công ty áp dụng. Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán này như sau: Hằng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung, căn cứ để ghi sổ là các chứng từ đã được kiểm tra về nội dung và hình thức, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản phù hợp. Bên cạnh đó Công ty phải mở các sổ chi tiết để theo dõi, phục vụ yêu cầu quản lý. Chứng từ được ghi vào sổ cái đồng thời cũng được ghi vào các sổ, thẻ chi tiết.
Cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu, số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung được khái quát qua sơ đồ sau:
Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm Fast Accounting 2005 để thực hiện công tác kế toán. Phần mềm này làm giảm nhẹ công việc kế toán, phù hợp với doanh nghiệp lớn có tổ chức kế toán tương đối phức tạp như Công ty. Phần mềm kế toán Fast Accounting 2005 có nhiều phân hệ khác nhau, cụ thể như:
- Phân hệ hệ thống
- Phân hệ kế toán tổng hợp
- Phân hệ báo cáo thuế
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Giữa các phân hệ kế toán của phần mềm Fast Accounting có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, nhờ đó có thể cung cấp cho người sử dụng các thông tin tổng hợp về tình hình tài chính của Công ty. Mối quan hệ giữa các phân hệ kế toán được thể hiện qua sơ đồ 05.