dựng dịch vụ và thương mại Thành Thuận Phát
2.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chứng từ kế toán sử dụng để hạch toán các khoản thanh tốn với ngừơi bán tại cơng
- Hóa đơn GTGT
- Hợp đồng mua bán
- Biên bản giao nhận
- Phiếu chi (Mẫu số 02-TT)
- Giấy đề nghị thanh toán
- Ủy nhiệm chi
- Giấy báo nợ
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Biên bản thanh lý hợp đồng
- Phiếu nhập kho ( có thể có),... và một số chứng từ liên quan khác
Tài khoản sử dụng:
Đối với khoản thanh tóan với người bán, cơng ty hạch toán trên TK 331: Phải trả người bán
Bên Nợ:
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao;
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;
- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Bên Có:
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hố, dịch vụ đã nhận, khi có hố đơn hoặc thơng báo giá chính thức;
Hóa đơn GTGT Chứng từ thanh tốn Biên bản giao nhận
Sổ chi tiết TK 331
Bảng tổng hợp thanh toán với người bán
ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam). Số dư bên Có:
- Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Số dư bên Nợ (nếu có):
- Số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
- Đối với phần hành kế toán thanh toán với người bán, Công ty sử dụng sổ chi tiết là sổ chi tiết TK 331. Sổ chi tiết được lập riêng cho từng đối tượng người bán
Căn cứ để ghi sổ chi tiết đó là các hóa đơn GTGT, các hợp đồng kinh tế và các chứng từ thanh toán như: Phiếu chi, Séc; Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ,...Cuối tháng lập Bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp này dùng để đối chiếu với Sổ cái TK 331.
2.2.2. Quy trình ghi sổ nghiệp vụ thanh tốn với người bán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Thành Thuận Phát
Quá trình ghi sổ chi tiết khoản thanh tốn với người bán của cơng ty:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán, kế toán vào sổ chi tiết TK 331 cho từng đối tượng người bán. Cuối thángkế toán lập Bảng tổng hợp thanh tốn với người bán nhằm mục đích đối chiếu với Sổ cái.
Như vậy, với mỗi đối tượng người bán công ty đều mở sổ chi tiết để tiện lơị và theo dõi dễ dàng.
Tiếp Ví dụ 1: Ngày 03/04/2022, công ty đặt mua các công cụ dụng cụ sau của Công ty TNHH sản xuất & Thương mại Hưng Thịnh với số lượng và chủng loại và đơn giá như sau:
STT Tên vật tư, hàng hóa,
CCDC ĐVT SL Đơn giá
1 Áo bảo hộ Chiếc 20 200.000 2 Kính bảo hộ Chiếc 20 50.000
Khi công ty mua hàng nhập kho, hạch toán nghiệp vụ mua hàng chưa thanh toán vào ngày 5/4 là ngày nhận hàng:
Nợ TK 153: 5.000.000 Nợ TK 133: 500.000
Có TK 331 (Cơng ty TNHH sản xuất & Thương mại Hưng Thịnh : 5.500.000 Ngày 5/6, cơng ty thanh tốn khoản tiền trên bằng tiền mặt, sau khi phiếu chi được ký duyệt và chi, ghi sổ:
Có TK 331 (Cơng ty TNHH sản xuất & Thương mại Hưng Thịnh) : 5.500.000 Có TK 111: 5.500.000
Ví dụ 2 (tiếp) Ngày 15/06/2022, mua xi măng của Công ty TNHH đầu tư và kinh
doanh Đại Nghĩa. Số lượng và đơn giá như sau:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá
A B C 1 2
1 Xi măng Hương Sơn Tấn 748 885.000
Ngày 20/6, nhận được hàng và nhập kho. Bên bán giao biên bản giao hàng và hóa đơn GTGT, tiến hành ghi sổ:
Nợ TK 152: 661.980.000 Nợ TK 133: 66.198.000
Dưới đây là sổ chi tiết thanh toán một số người bán của công ty trong tháng 6/2022:
Biểu 2.8: Sổ chi tiết thanh tốn với Cơng ty TNHH sản xuất & Thương mại Hưng Thịnh
Đơn vị: Công ty TNHH đầu tư xây dựng dịch vụ và thương mại Thành Thuận Phát
Bộ phận: 198 Ngô Quyền, tổ dân phố 15, Phường Quang Trung, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Mẫu số S31 - DNN