3.2. Các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại Cơng
3.2.1. Công tác quản lý vốn bằng tiền
Tiền mặt:
Kế toán vốn bằng tiền hàng ngày phải kiểm kê số tồn chi tiết tiền mặt TK 1111, TK 1112 thực tế hàng tháng và tiến hành đối chiếu với các số hiêụ của sổ tổng hợp tiền mặt và sổ cái kế tốn tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác đinh nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Tiền gửi ngân hàng :
Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra ,đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế tốn với số liệu của Ngân hàng thì phải thơng báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
Ở những đại lý xuyên mua hàng của cơng ty có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho cơng tác giao dịch, thanh tốn. Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên.
Biểu 3.1: Bảng kiêm kê quỹĐơn vi: …….. Đơn vi: ……..
Bộ phận: …….
Mẫu số: 08a-TT
(Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG KIỂM KÊ QUỸ Số: ....................
Hôm nay, vào......giờ......ngày........tháng.......năm.......
Chúng tơi gồm:
Ơng/Bà: .............................................Đại diện thủ quỹ:…………………..
Ơng/Bà................................................Đại diện:……………………………
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả như sau: STT Diễn giải Số lượng Số tiền A B 1 2 I Số dư theo sổ quỹ: X .....................
II Số kiểm kê thực tế X .....................
1 Trong đó: 2 - Loại ..................... .....................
3 - Loại ..................... .....................
4 - ... ..................... .....................
III Chênh lệch (III = I – II) X .....................
- Lý do: + Thừa:………………………………………………………………..
+Thiếu:………………………………………………………………..
- Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: ...........................................................
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
(Ký, họ tên)
Sau khi kiểm kê, có một số trường hợp thường xảy ra là số tiền trong quỹ đúng, thừa hoăc thiếu so với tài khoản. Trong các trường hơp thừa hoặc thiếu, thì kế tốn thực hiện xử lý như sau:
+ Nếu phát hiện chênh lệch thiếu tiền mặt và chưa xác định được nguyên nhân: Dựa vào biên bản kiểm kê kế toán điều chỉnh số liệu trên sổ sách về đúng với số liệu thực tế kiểm kê (điều chỉnh số liệu tiền mặt trên sổ sách giảm xuống bằng số liệu tiền mặt tồn thực tế tại quỹ), kế toán ghi sổ như sau:
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 1111 – Tiền mặt
+ Nếu phát hiện chênh lệch thừa tiền mặt và chưa xác định được nguyên nhân: Dựa vào biên bản kiểm kê kế toán điều chỉnh số liệu trên sổ sách về đúng với số liệu trên thực tế kiểm kê (điều chỉnh số liệu tiền mặt trên
sổ sách tăng lên bằng số liệu tiền mặt tồn thực tế tại quỹ), kế toán ghi sổ như sau:
Nợ TK 1111 – Tiền mặt
Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý
+ Xử lý chênh lệch thừa và thiếu, sau khi xác định được nguyên nhân chênh lệch (chênh lệch thiếu tiền do thủ quỹ mượn tiền mà không thông báo hoặc có 1 phiếu chi bỏ sót mà kế tốn quên ghi sổ. Hoặc chênh lệch thừa do thủ quỹ có nhập quỹ mà Kế toán ko ghi sổ…). Dựa vào những lý do trên, ban giám đốc sẽ đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp. Kế toán căn cứ vào những quyết định đó để tiến hành hạch tốn.