II. kiến nghị một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động của Trung tâm
1. Xúc tiến việc nghiên cứu thị trờng và quảng cáo
1.1. Hồn thiện cơng tác nghiên cứu thị trờng của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam.
Nghiên cứu thị trờng là một khâu quan trọng trong quá trình kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh nào, nó cung cấp những thơng tin đầy đủ chuẩn xác giúp nhà quản trị đa ra những quyết định đúng đắn. Đối với Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam,việc nghiên cứu thị trờng là để phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm quốc gia và quốc tế đạt hiệu quả cao và phát triển mạnh mẽ vững vàng.
* Nghiên cứu sơ bộ:
Đây là bớc đầu tiên của q trình nghiên cứu thị trờng, có đánh giá những vấn đề ban đầu của nhu cầu thị trờng.
+ Đối với thị trờng trong nớc: Nghiên cứu nhu cầu, số lợng cơ cấu các loại hình doanh nghiệp có nhu cầu quảng cáo trng bày sản phẩm, giới thiệu công nghệ, hợp tác đầu t...Xem xét khả năng xu thế và giá cả dịch vụ hội chợ triển lãm trong nớc. Hiện nay tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh nhu cầu về hội chợ triển lãm có phần giảm, Trung tâm nên hớng hoạt động tổ chức của mình về các địa phơng, tỉnh, thành phố nơi có tiềm năng phát triển kinh tế nh: Lạng Sơn nơi diễn ra các hoạt động kinh tế rất sôi nổi giữa Trung Quốc và Việt Nam; Thành phố Nam Định, Quảng Ninh, Vinh, Hải phòng, Hải Dơng, tốc độ phát triển kinh tế khá ổn định, nhu cầu giao lu hợp tác sẽ cao. Khi tổ chức hội chợ triển lãm tại các địa phơng này sẽ thu hút đợc các doanh nghiệp vừa và nhỏ khơng có điều kiện tham gia hội chợ triển lãm tại các thành phố lớn.
+ Đối với thị trờng nớc ngoài: Trung tâm cần tập trung nghiên cứu vào các thị trờng xuất nhập khẩu quan trọng đối với Việt Nam hiện nay nh Nhật Bản, Singapore, Hàn Quốc, Đài Loan, Hồng Kông, Trung Quốc, Nga, Pháp, Thái Lan, Đức. Thông qua các nguồn tin từ các tổ chức quốc tế nh: Trung tâm thơng mại quốc tế (ITC), Thời báo tài chính, Bản tin Reuter về các loại mặt hàng...từ đó thống kê, phân tích đánh giá giúp cho Trung tâm có cái nhìn bao quát về dung lợng thị trờng, khách hàng...
* Nghiên cứu thăm dò thị trờng:
Sau khi có những nguồn dữ kiện, đánh giá ban đầu về thị trờng, Trung tâm cần tiến hành nghiên cứu thăm dò thị trờng. Nh việc lấy những ý tởng khả thi, tên gọi hội chợ, nội dung, mục đích tổ chức...Trung tâm có thể phát phiếu thăm dị các doanh nghiệp, lấy ý kiến khách hàng về những vấn đề nêu trên, từ đó đa ra đợc những nhận định ban đầu về nhu cầu thị trờng.
* Nghiên cứu phân định:
Mục tiêu của nghiên cứu là nhằm phân định một cách đầy đủ, rõ ràng về mọi khía cạnh nh: Thời gian và địa điểm tổ chức nh thế nào cho hợp lý, Thu thập các thông tin về thị trờng hàng hố và các thơng tin khác có liên quan nh: tốc độ phát triển kinh tế, sở thích thị hiếu tiêu dùng, lối sống, văn hố...để xử lý và đây là nguồn cung cấp thơng tin cho khách hàng sau này khi mời họ tham gia. Cơng tác này địi hỏi Trung tâm phải nghiên cứu kỹ lỡng, có thể thành lập cho mình một bộ phận thơng tin có tính chất thờng xun và chủ động, đồng thời dựa trên các mối quan hệ với các cục, vụ, viện nghiên cứu kinh tế kỹ thuật để đảm bảo cho việc thu thập và xử lý thơng tin một cách chính xác.
Nội dung của nghiên cứu mơ tả có quan hệ mật thiết đến các nghiên cứu trớc vì cần phải lợng hố các cơng việc cụ thể về cuộc hội chợ triển lãm sẽ đợc tổ chức nh quy mô tổ chức, số lợng các doanh nghiệp và lên danh sách các doanh nghiệp có khả năng tham dự để tiến hành mời khách cho phù hợp voứi tên gọi, nội dung và mục đích của cuộc hội chợ triển lãm dự định sẽ tổ chức.
* Nghiên cứu phân đoạn thị trờng:
Mục tiêu của quá trình này là xác định và định vị đợc nhóm khách hàng trên thị trờng dựa trên các tiêu thức phân đoạn thị trờng. Có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau nh: Theo tiêu thức địa lý phân đoạn thị trờng trong nớc và nớc ngoài; Theo tiêu thức thứ hạng u tiên phân chia ra thị trờng trọng điểm và khơng trọng điểm...Để từ đó có những chính sách thị trờng hợp lý. Ví dụ nh việc phân đoạn thị trờng theo tiêu thức thứ hạng u tiên, Trung tâm cần có chính sách đặc biệt trong việc đối xử với thị trờng trọng điểm. Đây là khu vực thị trờng mà tại đó Trung tâm có thể phát huy tối đa thế mạnh và khả năng của mình. Do vậy lợi nhuận đem lại từ phần thị trờng này là khoản không thể bị suy giảm. Đối với thị trờng trọng điểm Trung tâm cần phải giữ và xâm nhập sâu hơn, có chính sách u tiên về giá cả lẫn thời gian và chất lợng phục vụ. Trong thị trờng trọng điểm chia ra thành các loại khách hàng sau:
+ Khách hàng truyền thống: Có mối quan hệ kinh doanh sâu sắc, họ th- ờng xuyên tham gia những hội chợ triển lãm do Trung tâm tổ chức, họ là đội ngũ nịng cốt tạo nên sự thành cơng của cuộc hội chợ triển lãm và cũng góp phần lơi kéo bạn hàng cùng tham gia. Cần có những chính sách u đãi làm họ vừa lòng nh giảm giá cho thuê gian hàng, u tiên sắp xếp gian hàng ở vị trí thuận lợi...
+ Khách hàng khơng truyền thống: Là những khách hàng đã tham gia một số cuộc hội chợ triển lãm do Trung tâm tổ chức nhng không thờng xuyên. Họ dễ bị lôi kéo bởi đối thủ cạnh tranh vì vậy cần có những biện pháp gây uy tín ngày càng lớn đi với họ từ những khâu làm thủ tục đăng ký đa đón khách, t vấn vận chuyển hàng hố...chính sự nhiệt tình này có thể lơi kéo họ tham dự trong những lần hội chợ tiếp theo.
Đối với thị trờng không trọng điểm, là nơi Trung tâm khó phát huy đợc thế mạnh của mình ngay lúc này (Thị trờng các tỉnh miền Nam, thị trờng một số nớc Châu Âu, Châu mỹ...). Khu vực thị trờng không trọng điểm này cần đ- ợc quan tâm đúng mức theo khả năng của Trung tâm.
Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam cần tích cực tiến hành quảng bá cho vị thế của mình nhằm giới thiệu về tổ chức kinh doanh của Trung tâm, đề cao uy tín, chất lợng tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm nhằm thu hút ngày càng nhiều khách trong nớc và nớc ngoài tham gia. Trung tâm nên kết hợp một cách khoa học hợp lý giữa quảng cáo cứng và quảng cáo "mềm" tạo ra những biện pháp hữu hiệu.
- Các biện pháp đối với thị trờng trong nớc:
+ Tăng cờng quảng cáo về Trung tâm trên các phơng tiện thông tin đại chúng, xuất bản các ấn phẩm, Catalogue về Trung tâm và các hoạt động của mình.
+ Nâng cao chất lợng tổ chức hội chợ triển lãm.
+ Tổ chức tốt và khai thác có hiệu quả hơn các văn phịng đại diện và hệ thống cộng tác viên bằng chế độ cụ thể.
+ Củng cố và phát triển mối quan hệ với khách hàng truyền thống.
- Đối với thị trờng quốc tế:
+ Duy trì và phát huy mối quan hệ đối với khách quen.
+ Mở rộng các mối quan hệ với Tham tán, Đại sứ quán của ta ở nớc ngoài, từ đó Trung tâm sẽ có đợc những đầu mối truyền tải thông tin về Trung tâm, khuyếch trơng đợc mình tại thị trờng quốc tế, từ đó có thể tìm đợc các đối tác cùng phối hợp tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm của nớc ngoài tại Việt Nam và ta có thể phối hợp với bạn để tổ chức các cuộc triển lãm của Việt Nam tại nớc ngoài.
+ Quan hệ và tăng cờng sự hợp tác với Hiệp hội hội chợ triển lãm quốc tế và các nhà tổ chức lớn trên toàn thế giới.
+ Nâng cao chất lợng tổ chức, hiện đại hoá cơ sở hạ tầng tiến tới tiêu chuẩn hoá quốc tế về các điều kiện tổ chức của Trung tâm.
Ngoài ra, Trung tâm cần chú trọng hơn trong việc thông tin quảng cáo về hội chợ triển lãm cho khách tham quan, vì sự thành cơng của các cuộc hội chợ triển lãm phụ thuộc vào lợng lớn khách tham quan. Nếu lợng khách tham quan đơng thì đó là thành cơng lớn của hội chợ. Ngợc lại, cho dù hội chợ đợc tổ chức đẹp, hấp dẫn đến đâu mà lợng khách tham quan ít thì đó cũng là thất
doanh nghiệp tham dự. Chính vì vậy, để hội chợ triển lãm có thể gặt hái đợc nhiều thành cơng thì Trung tâm cần tổ chức một bộ phận riêng chịu trách nhiệm về thông tin quảng cáo cho hội chợ triển lãm. Trớc khi khai mạc, Trung tâm cần bố trí các băng dezon, bảng biển, nêu rõ chủ đề hội chợ, địa điểm, thời gian ở các trục đờng chính, đơng ngời qua lại trớc thời gian khai mạc 10 ngày nh ở đờng Bà Triệu, đờng Giảng Võ, bờ Hồ, cầu chu Gia lâm...; đăng tin trên các báo Hà nội mới, thơng mại, kinh tế...trớc thời gian triển lãm khoảng 10-15 ngày; quảng cáo trên đài truyền hình Việt Nam khoảng 5-10 giây, trớc khi khai mạc khoảng 7-10 ngày. Làm tốt cơng tác này là Trung tâm đã góp phần khơng nhỏ trong việc nâng cao chất lợng của hội chợ triển lãm, thu hút thêm các doanh nghiệp tham gia, quảng bá khơng nhỏ cho uy tín tổ chức của mình.
2. Hồn thiện quy trình tổ chức hội chợ triển lãm và phát triển các loại hình hội chợ triển lãm
2.1. Hồn thiện về quy trình tổ chức hội chợ triển lãm.
Một trong những mục tiêu quan trọng bậc nhất của Trung tâm là nâng cao chất lợng tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm, trong đó việc hồn thiện quy trình tổ chức tiến tới trình độ chun mơn hố các khâu trong quy trình, cụ thể là:
- Hoàn thiện các khâu chuẩn bị:
+ Để có một đề án tốt đảm bảo hội chợ triển lãm thành cơng tốt đẹp, tr- ớc hết phải có lợng thơng tin đầy đủ, thực tế và chính xác về thị trờng do đó cần phải hồn thiện khâu thu thập thông tin bằng cách sủ dụng các biện pháp khai thác và các phơng tiện thông tin liên lạc hiện đại hiệu quả, đặc biệt là việc sử dụng công nghệ thông tin và khai thác lợi thế của mạng Internet.
+ Khi in phát th mời cho khách Trung tâm cần lu ý, cung cấp các thông tin về các loại hàng hoá cấm trng bày, cấm bán tại hội chợ, các loại hàng hoá cấm quảng cáo và các vấn đề thuế quan (đợc quy định cụ thể ở điều 192, 200 Luật Thơng mại Việt Nam).
+ Cần chú ý trong công tác mời khách tham gia bởi đây là giai đoạn then chốt trong quá trình tổ chức. Trung tâm phải lựa chọn các doanh nghiệp có lĩnh vực kinh doanh phù hợp với chủ đề hội chợ. Cần phải có kế hoạch mời khách sớm cho mỗi hội chợ triển lãm và thờng xuyên kiểm tra kết quả vận động, xử lý kịp thời các yêu cầu của khách.
triển lãm có hàng trăm gian hàng trng bày nhiều loại hàng hoá khác nhau, mặt khác khách vào hội chợ thờng bị chi phối bởi cách bày biện bố trí gian hàng, bày biện bố trí độc đáo thì số lợng khách tham quan tìm hiểu càng nhiều. Vì thế, Trung tâm nên lập ra một tiểu ban chuyên chịu trách nhiệm hỗ trợ cố vấn cho vấn đề trang trí gian hàng của các đơn vị tham dự
- Hoàn thiện các khâu trong hội chợ bao gồm:
+ Trong các cuộc hội chợ triển lãm thờng diễn ra các hoạt động khen thởng các doanh nghiệp hay mặt hàng tham gia. Đây là một loại hình khuyến khích ngời tham dự. Khi xét thởng các sản phẩm cần phải có sự tham gia đánh giá của các chuyên gia đánh giá trong lĩnh vực đó. Việc này sẽ ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng hội chợ triển lãm, làm tăng số lợng doanh nghiệp tham gia, bởi lẽ khi họ tham gia cùng với sự cố gắng dành huy chơng cũng chính là họ tiến hành việc khẳng định vị trí của sản phẩm cũng nh uy tín của doanh nghiệp trên thị trờng.
+ Tổ chức các dịch vụ: Cần tăng cờng hoàn thiện các dịch vụ nh giải quyết tốt chỗ ăn ở, phiên dịch, thuê thêm trang thiết bị...cho khách hàng tham gia.
+ Tổ chức các hoạt động thơng mại, quảng cáo, tiếp thị, biểu diễn văn hoá nghệ thuật, hội nghị, hội thảo.
+ Tuỳ theo tính chất cuộc hội chợ triển lãm đợc tổ chức, Trung tâm có thể giới hạn hay không việc tham quan của công chúng. Điều này giúp các doanh nghiệp trng bày hàng hoá phân loại các đối tợng tham quan để có biện pháp đón tiếp tốt hơn.
+ Trung tâm cần bố trí một bộ phận trực tiếp giải quyết các yêu cầu thắc mắc của các nhà trng bày trong thời gian diễn ra hội chợ triển lãm. Tăng cờng hơn nữa việc giữ gìn vệ sinh, an ninh trong khu vực triển lãm.
+ Để phục vụ tốt hơn khách tham quan, cần có sơ đồ chi tiết về các gian hàng trong hội chợ để phát cho khách tham quan. Các hoạt động của các doanh nghiệp cần đợc phản ánh qua các bản tin hàng ngày phát cho khách tham quan. Các bản tin này sẽ cung cấp cho khách những thông tin về các hoạt động mà các doanh nghiệp sẽ tiến hành trong thời gian hội chợ triển lãm.
- Hoàn thiện các khâu sau hội chợ:
+ Trung tâm cần xúc tiến giải quyết các thủ tục hải quan, thuế quan...để đa hàng ra khỏi khu vực triển lãm. Tổ chức buổi chiêu đãi chính thức các
cơng tác tổ chức của Trung tâm, các thuận lợi và khó khăn của các doanh nghiệp trong tiến trình tham gia, các kiến nghị của các doanh nghiệp...Tập hợp các thông tin này để xây dựng báo cáo kết quả hội chợ triển lãm.
+ Ngay trớc khi kết thúc hội chợ triển lãm Trung tâm cần gửi Catalogue hay các ấn phẩm để mời các doanh nghiệp tham gia các hội chợ triển lãm mà Trung tâm sẽ tổ chức sau này.
2.2. Phát triển các loại hình hội chợ triển lãm.
Cùng với việc hoàn thiện các khâu tổ chức, Trung tâm cần tăng cờng mở rộng thị trờng bằng cách phát triển các loại hình hội chợ triển lãm khác. Trong điều kiện kinh tế thị trờng với nhiều loại hình doanh nghiệp, từ kinh tế quốc doanh, liên doanh, công ty TNHH, hợp tác xã, kinh tế t nhân, công ty cổ phần với nhiều hình thức hợp tác trong nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau, tạo điều kiện cho Trung tâm có thể mở rộng thị trờng đó là:
+ Đối với trong nớc: Tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm tại các địa ph-
ơng, các hội chợ triển lãm về các lĩnh vực kinh tế mới hình thành hoặc bắt đầu phát triển ở Việt Nam nh các ngành nghề nông nghiệp, thuỷ sản; các mặt hàng chú trọng vào xuất khẩu nh may mặc, thêu ren, thủ công mỹ nghệ...
+ Đối với quốc tế: Kết hợp với hoạt động t vấn cho các nhà đầu t vào
Việt Nam, hợp tác chặt chẽ với các nhà tổ chức có uy tín trong khu vực và thế giới để tổ chức các hội chợ triển lãm tại Việt Nam và ở nớc ngoài nh: triển lãm hàng Việt Nam tại Misk (CH Bêlaus); Hội chợ triển lãm hàng Việt Nam chất lợng và hội nhập tại Đức, Australia...
3. Tăng cờng, nâng cao hiệu quả sử dụng và từng bớc hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm. hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm.
Cơ sở vật chất kỹ thuật là điều kiện quan trọng để đảm bảo cho hoạt