11 – Tổng Cơng ty 319, Bộ Quốc Phịng
2.2 Thực trạng hoạt động đấu thầu tại Xí nghiệp 11, Tổng Công ty 319 gia
giai đoạn (2019-2021)
2.2.1 Thực trạng công tác đấu thầu của Xí nghiệp 11 - Tổng Cơng ty 319, Bộ Quốc Phòng giai đoạn (2019-2021) Phòng giai đoạn (2019-2021)
❖ Quy trình tham dự thầu của Xí nghiệp 11 - Tổng Cơng ty 319, Bộ Quốc Phịng
• Căn cứ để tham dự các hoạt động đấu thầu của Xí nghiệp
Cơng tác tham dự thầu của Xí nghiệp dựa trên các văn bản pháp luật do Nhà nước Việt Nam ban hành. Cụ thể:
- Luật Đấu thầu năm 2013 số 43/2013/QH13
- Thông tư 11/2015/TT-BKHĐT quy định chi tiết việc lập hồ sơ yêu cầu đối với chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh
- Thông tư 04/2019/TT-BKHĐT hướng dẫn hoạt động đào tạo, bồi dưỡng và thi sát hạch cấp chứng chỉ hành nghề hoạt động đấu thầu
- Thông tư số 10/2016/TT-BKHĐT, Quy định chi tiết về giám sát, theo dõi và kiểm tra hoạt động đấu thầu
- Thông tư 03/2017/TT-BXD hướng dẫn xác định chi phí bảo trì cơng trình xây dựng do Bộ Xây dựng ban hành
- Thơng tư 04/2017/TT-BXD quy định về quản lý an tồn lao động trong thi cơng xây dựng cơng trình do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành
- Công văn 4054/BKHĐT-QLĐT năm 2014 thực hiện Luật đấu thầu 43/2013/QH13 và Nghị định 63/2014/NĐ-CP
- Nghị định 30/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà đầu tư
22
- Nghị định số 63/2014/NĐ-CP, Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu
- Nghị định 50/2016/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư
- Công văn 4054/BKHĐT-QLĐT năm 2014 thực hiện Luật đấu thầu 43/2013/QH13 và Nghị định 63/2014/NĐ-CP.
Ngoài các căn cứ pháp lý về đấu thầu, căn cứ tiếp theo mà Xí nghiệp cũng quan tâm khi tham dự thầu đó chính là Hồ sơ mời thầu từ phía Bên mời thầu cung cấp. Các thơng tin có trong Hồ sơ mời thầu là cơ sở để Xí nghiệp phân tích, đánh giá xem gói thầu đó có phù hợp với lĩnh vực hoạt động của Xí nghiệp khơng ? Xí nghiệp có đủ năng lực để tham dự gói thầu đó hay khơng ?... Từ đó, Xí nghiệp mới tiến hành các bước tiếp theo, đáp ứng được những yêu cầu đặt ra của chủ đầu tư và nâng cao tính cạnh tranh.
Sơ đồ 2.2. Quy trình tham dự thầu của Xí nghiệp 11, Tổng cơng ty 319
Nguồn: Ban kế hoạch - kỹ thuật
Cụ thể:
Bước 1: Thu thập thông tin và đánh giá sơ bộ đặc điểm gói thầu xây lắp
Khi chủ đầu tư đăng tải Thông báo mời thầu trên báo đấu thầu hoặc mạng đấu thầu quốc gia, Xí nghiệp nhanh chóng tiến hành tìm hiểu về dự án và chủ đầu tư trên các phương tiện thông tin đại chúng để nắm bắt được những hiểu biết nhất định về dự án, những yêu cầu cần thiết cũng như chủ đầu tư. Việc tìm hiểu thơng tin liên quan đến gói thầu là một thoạt động vơ cùng quan trọng, nó giúp Xí nghiệp nắm bắt được các thôg tin cần thiết như: Tên chủ đầu tư; Số lượng nhà thầu tham gia; Loại
24
gói thầu; Nguồn vốn; Hình thức đấu thầu; Thời gian mở thầu; Tiêu chuẩn kỹ thuật; Tổng mức đầu tư,... Những thơng tin này là cơ sở để Xí nghiệp bước đầu có những phân tích cơ bản và đưa ra quyết định có tham dự gói thầu hay khơng. Việc này vơ cùng quan trọng, nếu là cơ hội tốt thì sẽ tham gia cịn nếu thấy khơng khả thi thì có thể loại bỏ, từ đó, tránh được việc tham dự thầu tràn lan gây lãng phí nguồn lực.
Trong trường hợp chỉ định thầu, Giám đốc Xí nghiệp là người trực tiếp nhận chỉ định thầu và Xí nghiệp có thể ký hợp đồng với chủ đầu tư. Trong trường hợp có yêu cầu của Chủ đầu tư, trưởng Ban Kế hoạch - Kỹ thuật lập hồ sơ năng lực Xí nghiệp trình giám đốc phê duyệt trước khi gửi cho chủ đầu tư xem xét. Khi cả hai bên đều thống nhất thì hợp đồng sẽ được ký.
Bước 2: Mua Hồ sơ mời thầu
Sau khi phân tích và đưa ra qyết định sẽ tham dự thầu, Trưởng Ban Kế hoạch - Kỹ thuật (hoặc người được ủy quyền) tiến hành mua HSMT theo địa chỉ mời thầu. Các thơng tin được nêu ra trong HSMT chính là căn cứ để lập HSDT.
Việc mua HSMT được diễn ra nhanh chóng để các phịng ban trong Xí nghiệp có nhiều thời gian phân tích HSMT kỹ lưỡng hơn và có thể đưa ra các phương án chính xác hơn.
Bước 3: Phân tích Hồ sơ mời thầu
Các cán bộ thuộc Ban Kế hoạch - Kỹ thuật tập trung phân tích các thơng tin có trong HSMT như quy mơ, địa điểm thực hiện dự án, thời gian đấu thầu,
thời gian thực hiện hợp đồng, điều kiện tham dự thầu,…Đồng thời, xem xét những nội dung cần phải chuẩn bị trong HSDT.
Đây là bước vơ cùng quan trọng vì Xí nghiệp có sự phân tích kĩ càng thì mới nắm bắt và hiểu được hết những thơng tin do Bên mời thầu cung cấp. Đó chính là cơ sở để tiến hành lập HSDT được chính xác, đáp ứng được các yêu cầu đặt ra từ Bên mời thầu.
Đặc biệt, Xí nghiệp chủ động xin phép khảo sát thực địa nhất là đối với những cơng trình u cầu kĩ thuật cao để làm cơ sở đưa ra được giải pháp kỹ thuật chính xác và giúp cơng tác lập HSDT hiệu quả nhất. Đây chính là điều đáng khen vì nó góp phần nâng cao chất lượng HSDT tối ưu nhất có thể,
Bước 4: Lập kế hoạch, làm hồ sơ dự thầu
Có thể nói đây là bước giữ vai trò quyết định đến kết quả tham dự thầu của mọi doanh nghiệp. Để đảm bảo được khả năng trúng thầu thì bộ HSDT được lập ra phải có chất lượng, phải thể hiện được hết năng lực của nhà thầu trong vệc đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu đặt ra của chủ đầu tư cũng như việc đưa ra các giải pháp kỹ thuật thi công và giá dự thầu tối ưu và hợp lý nhất. Do vậy, công tác này cần phải được thực hiện vơ cùng cẩn thận, địi hỏi thái độ làm việc khẩn trương, nghiêm túc, trình độ kinh nghiệm của nhân sự tham gia công tác soạn thảo HSDT cũng như sự phối hợp chặt chẽ giữa các phịng ban có liên quan.
➢ Lập hồ sơ dự thầu dựa trên các căn cứ sau đây:
- Khối lượng mà bên mời thầu cung cấp trong hồ sơ mời thầu - Khảo sát nghiên cứu của nhóm cánn bộ lập hồ sơ dự thầu - Quy định về định mức trong thi công
- Các văn bản quy phạm pháp luật về đấu thầu và các lĩnh vực có liên quan. ➢ Về nhiệm vụ của các phịng ban trong cơng tác lập HSDT được phân công như sau:
Ban kế hoạch - kỹ thuật chuẩn bị tài liệu: Bảo lãnh dự thầu; Số liệu tài chính; Bản báo cáo quyết tốn tài chính; Đề xuất tài chính.
- Trung tâm Hành chính dịch vụ: Cung cấp các giấy tờ về tư cách pháp lý có cơng chứng gồm: giấy đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập và sáp nhập doanh nghiệp, các tài liệu chứng minh năng lực nhân sự của Xí nghiệp và cấp văn bằng, chứng chỉ các cá nhân chủ chốt thực hiện dự án (nếu HSMT yêu cầu).
- Ban Kế hoạch - Kỹ thuật tổng hợp, chuẩn bị các tài liệu như: Đơn dự thầu; Thơng tin chung về Xí nghiệp ; Hồ sơ kinh nghiệm của Xí nghiệp .
- Sau khi đã tiến hành phân tích bản vẽ để đưa ra khối lượng từng hạng mục trong hồ sơ thì tiến hành lập đề xuất kỹ thuật.
- Về đề xuất tài chính, phịng Kế hoạch –Đầu tư sau khi tập hợp đầy đủ các tài liệu từ hai phịng ban trên thì sẽ phối hợp với nhân sự ở hai phòng ban này lập bảng giá dự thầu, ở đây bao gồm đơn giá chi tiết và đơn giá tổng hợp. Ngồi ra cịn bổ sung thêm các tài liệu khác liên quan đến vật tư, thiết bị theo yêu cầu nếu được nêu ra trong HSMT.
26
Nhờ việc phân chia một cách rõ ràng như thế này, việc chuẩn bị lập hồ sơ dự thầu được diễn ra nhanh chóng, các tài liệu được chuẩn bị đầy đủ và chính xác. Bước 5: Trình duyệt, hồn thiện, photo đóng gói và nộp Hồ sơ dự thầu.
- Lãnh đạo Xí nghiệp duyệt giá bỏ thầu từ đó quyết định giảm giá bao nhiêu
% trong Thư giảm giá để đảm bảo khả năng trúng thầu thầu cao nhất.
- Ban Kế hoạch - Kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm tra chỉnh sửa rồi trình lên lãnh đạo duyệt. Sau đó, cán bộ dự án tiến hành hồn thiện lần cuối trước khi cho photo, đóng gói theo đúng yêu cầu của Hồ sơ mời thầu.
- Trưởng Ban Kế hoạch - Kỹ thuật hoặc cán bộ dự án được ủy qyền đi nộp Hồ sơ dự thầu theo đúg thời gian, địa điểm của Hồ sơ mời thầu, dự lễ mở thầu và phải trình Biên bản nộp thầu và Biên bản mở thầu cho lãnh đạo.
- Các thành viên tham gia soạn thảo HSDT không được để lộ các số liệu ra bên ngoài. “Thư giảm giá” là tài liệu duy nhất không sao và chỉ do giám đốc Xí nghiệp hoặc người được ủy quyền ghi giá, được đưa vào phong bì dán kín trước khi đưa ra bộ phận đóng gói hồ sơ.
Bước 6: Nhận kết quả đấu thầu
- Sau khi công tác chấm thầu hay đánh giá Hồ sơ dự thầu kết thúc, bên mời thầu sẽ chọn ra được nhà thầu đáp ứg đủ các điều kiện đặt ra của gói thầu, và sẽ gửi thông báo kết quả đấu thầu đến. Nếu Xí nghiệp nhận được thơng báo là trúng thầu sẽ tiến hành đến thương thảo và kí kết hợp đồng.
Bước 7: Thương thảo và ký kết hợp đồng
- Sau khi nộp hồ sơ dự thầu, Ban Kế hoạch - Kỹ thuật có trách nhiệm theo dõi chặt chẽ Hồ sơ dự thầu của mình trong suốt thời gian chấm thầu, nhằm mục đích sẵn sàng giải đáp các vướng mắc trong Hồ sơ dự thầu khi có yêu cầu của Chủ đầu tư.
- Khi đã có kết quả chấm thầu:
+ Nếu kết quả được thông báo là khơng trúng thầu: Ban Kế hoạch - Kỹ thuật có trách nhiệm trình lãnh đạo xem xét và lưu lạii trong Hồ sơ dự thầu.
+ Nếu kết quả được thông báo làtrúng thầu: Ban Kế hoạch - Kỹ thuật có trách nhiệm trình lãnh đạo xem xét và ra quyết định. Sau đó, Giám đốc Xí nghiệp hoặc
trưởng Ban Kế hoạch - Kỹ thuật thay mặtt Xí nghiệp đii thương thảo và tiến hành kí hợp đồng với Chủ đầu tư.
Bước 8: Đánh giá, rút kinh nghiệm
Sau mỗi lần tham dự thầu, dù là kết quả có là tích cực hay tiêu cực thì Xí nghiệp đều tổ chức nhữg cuộc họp nhằm tổng kết, đúc rút kinh ngiệm cho những lần tham dự thầu trong tương lai.
Nội dung cơ bản trong HSDT xây lắp của Xí nghiệp 11 - Tổng Cơng ty 319, Bộ Quốc Phịng
a) Hồ sơ hành chính pháp lý
Phần này bao gồm có: - Đơn dự thầu
- Thỏa thuận liên danh (nếu có).
Hai tài liệu này được giao cho Ban Kế hoạch - kỹ thuật đảm nhiệm việc chuẩn bị. Trong một số gói thầu, Xí nghiệp có liên danh với các nhà thầu xây dựng khác thì sẽ phải soạn thảo thỏa thuận liên danh theo mẫu thỏa thuận liên danh được soạn thảo mẫu số 03 – có trong Thơng tư 03/2015/TT-BKHĐT. Mẫu Đơn dự thầu của Xí nghiệp được trình bày tại phụ lục 1.
- Bảo lãnh dự thầu
Ban Tài chính-Kế tốn chuẩn bị Bảo lãnh dự thầu. Tùy vào các yêu cầu đặt ra
của từng gói thầu mà Xí nghiệp tiến hành đảm bảo dự thầu. Một số hình thức như là đặt cọc, kí quỹ hay thư bảo lãnh của Ngân hàng có thể được Xí nghiệp sử dụng để thực hiện đảm bảo dự thầu.
- Các giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân và giấy phép hàh nghề của Xí nghiệp
Trung tâm Hành chính-Dịch vụ đảm nhiệm việc chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được trình bày tại phụ lục 2; Giấy xác nhận thông tin đăng ký doanh nghiệp; Giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO; giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu.
Các tài liệu này phải được liệt kê rõ ràng, chi tiết thể hiện được các đặc điểm về năng lực tài chính; năng lực máy móc, thiết bị; năng lực nhân sự và năng lực kinh nghiệm của Xí nghiệp.
28 Năng lực tài chính
Đây là phần Xí nghiệp nêu minh chứng cho năng lực tài chính hiện thời của Xí nghiệp, có khả năng thực hiện được gói thầu, Xí nghiệp đưa ra các số liệu tài chính thường là trong 3 năm gần đây nhất thơng qua bảng cân đối kế tốn, bảng báo cáo kết quả kinh doanh, ... và phần tài liệu đính kèm báo cáo kiểm tốn. Nội dung này do Ban Tài chính-Kế tốn chuẩn bị.
Năng lực nhân sự
Năng lực nhân sự được thể hiện thông qua bảng thống kê nguồn nhân lực, trình độ nguồn nhân lực để chứng minh nguồn nhân lực của Xí nghiệp có đủ khả năng để thực hiện gói thầu.
Năng lực thiết bị kĩ thuật
Để chứng minh năng lực thiết bị, Xí nghiệp giao cho Ban Kế hoạch - Kỹ thuật lập bảng bố trí máy móc, thiết bị thi cơng cho gói thầu. Xí nghiệp chỉ kê khai những thiết bị chủ yếu đáp ứng yêu cầu đối với các thiết bị chính được nêu trong danh sách. Không kê khai những thiết bị đã huy động cho gói thầu xây lắp khác có cùng thời gian huy động.
Năng lực kinh nghiệm
Để chứng minh năng lực kinh nghiệm, Xí nghiệp sẽ kê khai một số hợp đồng tương tự mà Xí nghiệp đã thực hiện để chứng minh thêm uy tín năng lực thi cơng của Xí nghiệp.
Các giấy tờ pháp lý có liên quan được giao cho phịng ban phù hợp trong Xí nghiệp phụ trách để đảm bảo các giấy tờ được chuẩn bị đầy đủ và chính xác.
Đề xuất kĩ thuật
Xí nghiệp sẽ trình bày các phần nội dung sau: Phần 1: Giới thiệu chung
- Những căn cứ để lập biện pháp tổ chức thi công + Thiết kế kĩ thuật thi công
+ Các quy trình quy phạm thi cơng hiện hành
+ Quy định quản lý chất lượng cơng trình xây dựng ban hành kèm theo chỉ thị + Khối lượng các hạng mục cơng việc của gói thầu
+ Tên cơng trình
+ Đặc điểm và mục đích sử dụng của cơng trình. + Kết cấu cơng trình
Phần 2: Biện pháp tổ chức thi cơng
+ Trình bày về điều kiện cơ sở hạ tầng như điện, nước, giao thơng,... tại nơi thực hiện gói thầu.
+ Số lượng chủng loại máy móc, thiết bị sẽ đưa vào thi cơng và cách bố trí máy móc
+ Bố trí nhân lực, tổ chức các tổ độii đảm nhiệm việc cụ thể.
+ Nguyên vật liệu sử dụng trong thi công, biện pháp ttổ chức vận chuyển, tổ chức kho tàng và các biện pháp bảo quản hiiệu quả nhất.
+ Bố trí kho bãi, hệ thốg cung cấp điện nước để phục vụ thi công. Phần 3: Biện pháp kỹ thuật thi công
Các cán bộ ban Kế hoạch - Kỹ thuật căn cứ vào các yêu cầu có trong HSMT, Hồ sơ thiết kế kỹ thuật, năng lực Xí nghiệp,... để đưa ra các đề xuất về kỹ thuật thi công phù hợp.
Phần 4: Biện pháp đảm bảo chất lượng
Trong tồn bộ q trình thi cơng, Xí nghiệp có cử riêng các cán bộ thuộc phòng Kiểm tra chất lượng sản phẩm KSC và các kỹ sư thuộc phịng Kỹ thuật-Vật tư làm cơng tác giám sát qúa trình thi cơng với nhiệm vụ cụ thể