11 – Tổng Cơng ty 319, Bộ Quốc Phịng
3.2 Phương hướng hoạt động của xí nghiệp 11 – tổng công ty 319
3.2.2. Định hướng cho công tác đấu thầu
Nâng cao năng lực trong công tác đấu thầu bằng cách phát huy những thế mạnh hiện có như uy tín, kinh nghiệm. Đồng thời củng cố những yếu tố đang được coi là điểm yếu như năng lực máy móc thiết bị, năng lực tài chính, năng lực nhân sự.
Tích cực tăng cường tìm kiếm cập nhật thơng tin, nghiên cứu thị trường xây dựng hiện nay bằng cách xây dựng hệ thống tìm kiếm và xử lý thông tin nhằm nắm bắt được thơng tin gói thầu một cách nhanh chóng và chính xác nhất .
Tiếp tục duy trì và phát triển các mối quan hệ đối tác làm ăn lâu năm để giữ vững uyy tín cũng như khả năng trúng thầu đối với các gói thầu thuộc đối tác này, đồng thời tăng cường thiết lập thêm các mối quan hệ mới để tiếp cận nhiều hơn với các gói thầu khác nhau.
Tiếp tục hồn thành các gói thầu đang thực hiện đảm bảo được chất lượng và thời gian.
Đa dạng hóa các hình thức tham dự thầu khác nhau để tìm kiếm cơ hội.
56 thiết kế kỹ thuật nhằm tạo uy tín cho Xí nghiệp.
Mở rộng phạm vi hoạt dộng đấu thầu, tích cực tìm kiếm tham gia các hoạt động đấu thầu quốc tế để có cơ hội học hỏi và hợp tác với các dối tác nươc ngoài…
Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động đấu thầu của Xí nghiệp 11 - Tổng cơng ty 319
Hồn thiện hoạt động lập HSDT
Nhân sự tham gia lập HSDT phải là nhân sự có chất lượng, có trình độ chun mơn tốt. Đặc biệt với các gói thầu khó thực hiện thì cán bộ làm cơng tác này phải là người đã có kinh nghiệm. Xí nghiệp cần phân bổ trách nhiệm cho từng phịng ban nói chung và từng cán bộ nói riêng một cách công bằng và hợp lý, phù hợp với chức năng, năng lực của từng cán bộ.
Đặc biệt chú ý về giá dựu thầu. Để gia tăng khả năng thắng thầu mà vẫn đảm bảo mức lợi nhuận thu về là hợp lý thì một mức giá dự thầu tối ưu nhất có thể là điều vơ cùng cần thiết và phải có sự tính tốn cực kỳ kỹ lưỡng. Việc cập nhật những biến động liên qua đến giá cả là việc mà Xí nghiệp phải lưu ý thường xuyên. Đồng thời các hướng dẫn lập dự tốn được ban hành hay điều chỉnh thì Xí nghiệp cũng phải nắm bắt liên tục.
Tài liệu phục vụ cho công tác tham dự thầu như là các văn bản, giấy tờ hành chính, pháp lý chứng minh năng lực nhà thầu, các hợp đồng kinh tế là các tài liệu vô cùng quan trọng và cần phải lưu giữ cũng như quản lý cẩn thận, sao lưu lại.
Các phần nội dung trong HSDT phải được trình bày khoa học, dễ hiểu, loại bỏ những phần rườm rà không cần thiết. Các giấy tờ cần thiết trong HSDT phải được sắp xếp đúng trật tự để đảm bảo rằng khi đánh giá HSDT
Hoàn thiện hoạt động quản lý dự án đảm bảo chất lượng và tiến độ dự án
Lập kế hoạch về tiến độ thi công hợp lý: lập tiến độ là lập danh mục những công việc cần làm theo thứ tự thực hiện của chúng, ghi rõ trách nhiệm và thời gian thực hiện công việc cho từng người
Máy móc thiết bị dựa vào yêu cầu thực tế của cơng trình mà có sự điều động hợp lý. Cần phải nắm rõ tình trạng máy móc thiết bị, nắm rõ các yêu cầu về từng loại máy móc, thiết bị để có sự bố trí hợp lý cả về thời gian và chi phí.
chủng loại, chất lượng.
Lập kế hoạch phòng ngửa rủi ro cụ thể, áp dụng trong tồn Xí nghiệp ở mọi lĩnh vực khơng chỉ trong thi cơng xây lắp mà cịn trong tổ chức hành chính, kinh doanh, …
Thường xuyên kiểm tra, khảo sát cơng trình và các lĩnh vực có thể xảy ra sự cố, sai sót. Nhanh chóng khắc phục rủi ro, tìm mọi cách hạn chế sự cố lan rộng, bảo vệ hiện trường xảy ra sự cố.
Nâng cao năng lực tài chính
Một cơng ty có năng lực tài chính mạnh tạo ra sự tin tưởng với bên mời thầu, tạo sự yên tâm về khả năng chi trả các chi phí trong q trình xây dựng mà không ảnh hưởng đến tiến độ thi công. Nhưng hiện tại nguồn lực tài chính của Cơng ty cịn chưa nhiều, nguồn vốn chủ yếu từ vốn chủ sở hữu, Cơng ty lại khơng có ý định vay dài hạn. Vì vậy cán bộ nhân viên có thể tham mưu để Ban giám đốc đưa ra các quyết định về vay vốn để mở rộng và phát triển cơng ty, Cơng ty cũng có thể mở thị trường làm thuê, liên danh, liên kết với các nhà thầu khác.
Biện pháp huy động vốn:
Đa dạng nguồn vốn đầu tư từ các nguồn khác nhau như: vốn chủ sở hữu, lợi nhuận chưa phân phối, ngân hàng, cổ phần hóa, khấu hao tài sản cố định,..
Tận dụng chính sách cho vay vốn của Nhà nước đối với các công ty vừa và nhỏ để vay vốn.
Lập kế hoạch vay vốn ngắn hạn và dài hạn hợp lý, đặc biệt là vốn vay từ ngân hàng, cần chú ý đến lãi suất khi vay. Cần có chiến lược vay hợp lý và trả lãi vay cũng như trả gốc để tránh ùn tắc, trì trệ vốn, tăng chi phí cho cơng ty.
Theo dõi, quản lý vốn, thống kê đầy đủ và kịp thời các thay đổi và biến động của nguồn vốn. Quản lý vốn một cách hợp lý để đảm bảo cho hoạt động đột xuất của Công ty.
Các biện pháp khác
Tận dụng tối đa máy móc nhàn rỗi cho thuê hoặc đi thuê máy móc thiết bị khi nguồn lực tài chính Cơng ty cịn hạn chế.
Liên danh, liên kết với các nhà thầu khác để tăng năng lực tài chính, nhân sự, máy móc thiết bị cho cả hai bên đồng thời học hỏi kinh nghiệm, tăng khả năng trúng
58 thầu.
Cơng tác quyết tốn thanh quyết tốn cần thực hiện nhanh chóng, dứt điểm tránh mất thời gian đồng thời sử dụng nguồn tài chính đó cho các mục đích khác.
Q trình thi cơng ln được theo dõi, tránh mất thời gian, sai sót xảy ra, ảnh hưởng đến chi phí của Cơng ty cũng như chất lượng cơng trình.
Đầu tư, đổi mới máy móc, trang thiết bị
Với máy móc hiện đại và mới xuất xứ là một lợi thế của Công ty, giúp nhà thầu ghi điểm với bên mời thầu, giúp xử lý các cơng việc một cách nhanh chóng và chuẩn xác nhất, tăng khả năng trúng thầu.
Hiện tại, đa phần máy móc thiết bị của Cơng ty được sản xuất từ năm 2011 là chủ yếu, một số máy móc đã hao mịn đáng kể. Việc đầu tiên, Công ty cần kiểm kê, đánh giá để loại bỏ, thanh lý những máy móc đã cũ và lạc hậu. Thường xuyên theo dõi tình trạng của máy móc để đưa ra các biện pháp bảo dưỡng hay thanh lý để mua máy móc mới cho phù hợp. Cơng việc này nên giao cho một phòng ban để đạt được hiệu quả cao nhất, tránh việc các phòng đưa đẩy việc cho nhau.
Mua sắm trong dài hạn: Trong thời gian dài, Cơng ty nên có các máy móc thuộc sở hữu của Công ty, tránh việc đi thuê vừa tăng khả năng sử dụng linh hoạt, tránh phụ thuộc vào bên cho thuê. Nhưng chiến lược mua máy nên có chiến lược lâu dài và rõ ràng, không nên mua một cách ồ ạt vừa gây lãng phí vừa ảnh hưởng đến tài chính của Cơng ty thời gian đó. Cơng ty nên cân nhắc nguồn ngân sách để mua TSCĐ từ các khoản trích khấu hao, lợi nhuận sau thuế hay các khoản vay để phù hợp giữa lợi nhuận đem lại với nguồn chi phí bỏ ra.
Trong thời gian ngắn, Cơng ty chưa đủ nguồn tài chính để mua máy móc thiết bị, Cơng ty có thể tiến hành đi th để đáp ứng yêu cầu về năng lực thiết bị do Bên mời thầu đề ra. Phải cân nhắc loại máy móc nào cần thuê, thuê từ nhà cung cấp nào, sản xuất từ năm nào, nước nào sản xuất, tình trạng sử dụng cịn tốt khơng để đưa ra chính sách thuê hợp lý, tránh lãng phí.
Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự
Nguồn lực của Cơng ty hiện tại cịn khá mỏng, một số bộ phận chưa có cán bộ chun mơn như trong mảng Marketing và trong công tác lập HSDT số cán bộ chun mơn cịn ít và chưa có nhiều kinh nghiệm để đưa ra các đề xuất cũng như tư
vấn cho Ban giám đốc các biện pháp, phương pháp tốt nhất, dẫn đến nhiều gói thầu bị tuột khỏi tầm tay. Chính vì vậy, ngay trong cơng tác tuyển chọn lao động, Công ty cần tuyển dụng những người có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao trong lĩnh vực xây dựng. Cụ thể:
Tuyển thêm cán bộ chun mơn có kinh nghiệm về tìm kiếm thơng tin và lập HSDT để nắm bắt thơng tin gói thầu mới một cách thuận tiện nhất và lập HSDT đẹp nhất.
Tạo điều kiện nâng cao kiến thức thực tế cho cán bộ chuyên môn tại công trường đang thi công.
Nâng cao chất lượng quản lý nguồn lực: Chế độ lương thưởng đánh giá chính xác theo năng suất, chất lương và tinh thần là việc của người lao động. Tạo động lực để người lao động làm vệc theo niềm đam mê của mình.
Chú trọng đến chất lượng lao động thay vì số lượng, đảm bảo đội ngũ cán bộ chun mơn và cơng nhân đều có trình độ cao, khả năng xử lý tình huống ngồi dự kiến tốt.
Tuyển dụng: đến các trường đại học mời sinh viên xuất sắc của trường về làm, đăng trên các trang tuyển dụng, tổ chức tuyển công khai, nhiều vịng để tìm nhân tài cho Cơng ty.
Hỗ trợ nhân viên đi học nâng cao bằng cấp, trình độ chuyên môn, các lớp đào tạo nâng cao tay nghề cũng như áp dụng khoa học, kĩ thuật hiện đại vào công việc.
Thực hiện kế hoạch hóa và chun mơn hóa nguồn nhân lực, đảm bảo số lượng người đảm nhiệm mỗi vị trí và khai thác hết khả năng của họ, đảm bảo cho các bước trong quy trình đầu thấu được vận hành trơn tru và hỗ trợ lẫn nhau.
Hỗ trợ và khuyến khích nhân viên tham gia các lớp học phổ biến kiến thức của Bộ Xây dựng tổ chức, ví dụ như các lớp tính tốn giá dự thầu theo các quy định mới ban hành.
Nâng cao công tác marketing, nghiên cứu thị trường
Phân khúc khách hàng là mộtt trong những vấn đề quan trọng giúp các công ty xác định được khách hàng tiềm năng, xây dựng chiến lược về mặt hàng mình cung cấp. Cơng ty cần xác định được lĩnh vực mình tốt nhất trong ngành xây dựng, xây dựng uy tín với kháchhàng, khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực xây dựng, từ
60
đó tăng khả năng cạnh tranh với đối thủ. Việc xây dựng thương hiệu là một vấn đề rất quan trọng, xây dựng được uy tín cũng như sự tin tưởng với Bên mời thầu.
Hiện tại cơng ty chưa có website riêng, công ty nên xây dựng một trang website riêng của Cơng ty mình, trên website của cơng ty nên thể hiện đầy đủ, chi tiết về một số cơng trình tiêu biểu cơng ty đã thực hiện cũng như chất lượng cơng trình mà cơng ty là chủ đầu tư. Khi quảng cáo hình ảnh cơng ty trên các phương tiện truyền thơng khác nên đưa ra các hình ảnh tốt về công ty, điểm độc đáo về dự án mà công ty đã thực hiện, đặc biệt địa chỉ liên hệ, số điện thoại để khác hàng dễ liên lạc. Điều đó làm khách hàng cũ có thể nhớ đến tên công ty, khách hàng mới dễ dàng tiếp cận với công ty từ nhiều cách khác nhau.
Phân loại thị trường đê phân khúc thị trường mục tiêu là thế mạnh của Công ty là rất quan trọng. Cơng ty cần phân loại tìm kiếm thị trường thành các thị trưởng nhỏ để dàng thâm nhập và phát triển, tránh để tình hình quá tải và dư thừa thơng tin. Phân loại thcoe tính chất cơng trình (cơng trình dân dụng, thủy lợi, giao thơng,..), phân loại theo địa bàn hoạt động, phân loại theo nguồn vốn đầu tư, tính chất kĩ thuật cơng trình,… để có các thơng tin và sự lựa chọn chính xác cho Cơng ty.
Lập kế hoạch năm: dựa vào mục tiêu hoạt động của năm để xác định các chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận cần đạt từ đó đề ra các giải pháp đầu tư marketing để đạt được mục tiêu.
Phân tích chiến lược cụ thể: Để hoạt động marketing tốt trước hết cần có một chiến lược rõ ràng, thuyết phục. Các công việc cần sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để đem lại hiệu quả tốt nhất.
Việc duy trì quan hệ với các khách hàng, chủ đầu tư truyền thông giúp Công ty vừa mở rộng mối quan hệ, dễ dàng đăng tải các thông tin của Công tin lên phương tiện truyền thông vừa dễ dàng tiếp cận với các chủ đầu tư, tiếp cận với các cơ hội mới. Bên cạnh đó, Cơng ty cũng cần xác định các điểm mạnh, điểm yếu, đánh giá cơ hội, thách thức trong từng thời kì để đưa ra các chiến lược tốt nhất cho Công ty.
Tăng cường liên danh, liên kết
Thiết lập các mối quan hệ lâu dài với các đối tác có năng lực
thị trường và có thêm nhiều cơ hội tham dự các gói thầu lớn.
Tham gia tích cực các hiệp hội doanh nghiệp ngành xây lắp nhằm giao lưu học hỏi tích lũy kinh nghiệm đồng thời nắm bắt tình hình hoạt độg kinh doah của các doanh nghiệp khác.
Tạo mối quan hệ tốt với chủ đầu tư, khai thác tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp, các Ngân hàng và cơ quan chính quyền Nhà nước, địa phương.
3.3. Một số kiến nghị đối với các cơ quan quản lý Nhà nước về Đấu thầu
3.3.1. Hoàn thiện hệ thống pháp luật về đấu thầu
Hệ thống phấp luật về đấu thầu cịn nhiều bất cập, vẫn xảy ra tình trạng tiêu cực trong đấu thầu, có sự kết nối giữa Bên mời thầu và nhà thầu gây ra hiện trạng không minh bạch, công bằng với các nhà thầu khác. Bởi vậy nhà nước cần ban hành các Nghị định, Thông tư hướng dẫn, quy định cụ thể các quy định, quy tắc trong đấu thầu. Đồng thời hoạt động đấu thầu ngày càng phổ biến, đa dạng các hình thức nên các quy định về đấu thầu cần cập nhật, thay đổi theo tình hình kinh tế thị trường nhằm đảm bảo thuật tiện nhất cho Bên mời thầu và Nhà thầu trong công tác tham dự đấu thầu.
Trong hệ thống về đấu thầu cần quy định các hình phạt về các hiện tượng tiêu cực đối với các bên, hoàn thiện hơn nữa các quy định về đấu thầu, môi trường pháp lý minh bạch, chặt chẽ giúp các nhà thầu yên tâm hơn trong cơng tác đấu thầu, tạo tính cạnh tranh cơng bằng, minh bạch giữa các đối thủ tham gia.
3.3.2. Nâng cao chất lượng tổ chức đấu thầu
Công tác tổ chức đánh giá đấu thầu cần công bằng, minh bạch giữa các bên, tránh các tình huống tiêu cực xảy ra, cần có các biện pháp cụ thể có sự can thiệp của Nhà nước trong công tác tổ chức đấu thầu:
Hồn thiện cơng cụ đăng tải trên thông tin: Trong Luật đấu thầu đã có
quy định đăng tải trên Báo đấu thầu và trang thông tin điện tử, các thông tin đăng lên kịp thời, đầy đủ thông tin để các nhà thầu nắm bắt các thông tin về gói thầu. Trong thời gian tới câng tiếp tục hồn thiện và tăng cường các cơng
62
cụ hỗ trợ giúp các nhà thầu dễ dang tiếp cậnthơng tin các gói thầu.
Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ trực tiếp thực hiện công tác đấu thầu: cán bộ tổ chức đấu thầu cần là người có năng lực chun mơn, có kinh
nghiệm, có tính kỉ luật và chấp hành theo đúng quy định của pháp luật. Tiếp tục tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng năng lực tới từng cán bộ, các cấp đấu