6. Kết cấu của đề tài
2.1. Khái quát về Trung tâm Hỗ trợ đấu thầu
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Về nhân lực: Lãnh đạo Trung tâm Hỗ trợ Đấu thầu gồm có Giám đốc là bà Nguyễn Thị Diệu Phương và 02 Phó giám đốc là ơng Nghiêm Ngọc Dũng và bà Phạm Minh Yến.
Tổng số lao động hiện có là 24 người, trong đó: - Viên chức: 10 người
- Hợp đồng lao động: 14 người Định biên theo phòng chức năng:
36 - Lãnh đạo Trung tâm: 03 viên chức
- Phịng Hành chính, quản trị: 01 viên chức, 04 lao động hợp đồng - Phòng Đào tạo đấu thầu: 02 viên chức, 03 lao động hợp đồng và 02
lao động Hợp đồng phục vụ kỳ thi sát hạch Chứng chỉ hành nghề hoạt động đấu thầu.
- Phòng Hỗ trợ nghiệp vụ đấu thầu: 04 viên chức, 04 lao động hợp đồng - Văn phịng Thành phố Hồ Chí Minh: 01 lao động hợp đồng
1. Giám đốc Trung tâm Hỗ trợ đấu thầu chịu trách nhiệm:
- Tổ chức xây dựng và ban hành Quy chế làm việc, Quy chế chi tiêu nội bộ và các quy chế nội bộ khác của Trung tâm Hỗ trợ đấu thầu phù hợp với quy định của pháp luật;
- Quyết định số lượng và ký hợp đồng tuyển dụng lao động của Trung tâm Hỗ trợ đấu thầu;
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, phân công công việc đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao theo đúng tiến độ, chất lượng.
- Chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Quản lý đấu thầu và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm Hỗ trợ đấu thầu.
2. Phó Giám đốc Trung tâm Hỗ trợ đấu thầu chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm Hỗ trợ đấu thầu và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
3. Bộ máy giúp việc Giám đốc Trung tâm Hỗ trợ đấu thầu bao gồm 03 phịng ban:
Phịng Hành chính, quản trị:
Phịng Hành chính, quản trị là phịng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Phó giám đốc Trung tâm và chịu trách nhiệm trước Phó giám đốc và
37
Giám đốc về tồn bộ cơng tác hành chính, quản trị trong Trung tâm. Căn cứ theo Điều 1 Quyết định số 05/QĐ-TTHT ngày 27 tháng 2 năm 2019, chức năng và nhiệm vụ chính của phịng Hành chính, quản trị là xử lý các văn bản đến và văn bản đi theo quy định.
Quy trình thực hiện cơng việc như sau: Xử lý các văn bản đến:
Tất cả các văn bản được gửi đến Trung tâm đều phải được ghi vào sổ theo dõi và quản lý có hệ thống tại phịng Hành chính, quản trị. Văn bản đến phải được xử lý nhanh, chính xác, kịp thời và bảo mật theo quy định.
Phịng Hành chính, quản trị kiểm sốt văn bản đến trước khi trình lãnh đạo Trung tâm, sau đó chuyển đến các phịng chun mơn hoặc các cá nhân chuyên trách xử lý.
Phịng phải có trách nhiệm theo dõi và báo cáo thường xuyên tiến độ công việc đang được xử lý cho lãnh đạo trung tâm biết để đôn đốc xử lý. Nguyên tắc việc xử lý văn bản thông thường từ 01-03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được công văn.
Tất cả các văn bản gửi đến Trung tâm đều phải được ghi vào sổ theo dõi và đưa lên hệ thống quản lý trên máy tính tại phịng Hành chính, quản trị. Văn bản gửi đến phải đảm bảo được xử lý chính xác, nhanh chóng, kịp thời và bảo mật theo quy định.
Xử lý văn bản đi:
Mọi giấy tờ, tài liệu do Trung tâm gửi đi nơi khác phải sử dụng tên của Trung tâm và phải thơng qua phịng Hành chính, quản trị để ghi vào sổ theo dõi, sau đó được đóng dấu và phát hành.
38
Sau khi có chữ ký của lãnh đạo Trung tâm, văn bản sẽ được chuyển đi ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày kế tiếp. Phịng Hành chính, quản trị có trách nhiệm ghi rõ số lượng văn bản phát hành để tiện theo dõi.
Văn bản gửi ra bên ngồi cần sử dụng phong bì thống nhất của Trung tâm trên đó có in sẵn địa chỉ để liên lạc. Bản chính được lưu lại ở phịng Hành chính, quản trị để tiện theo dõi và tra cứu khi cần thiết.
Phòng Đào tạo đấu thầu:
Phịng Đào tạo đấu thầu có chức năng và nhiệm vụ tổ chức các khóa đào tạo như: Đào tạo đấu thầu cơ bản, Đấu thầu qua mạng, Đấu thầu chuyên sâu,…; bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu và tổ chức các kỳ thi cho các đơn vị, tổ chức và cá nhân.
* Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu:
Tuyển sinh:
a) Đối với việc tổ chức khoá đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu theo hình thức tuyển sinh rộng rãi:
Lập kế hoạch tuyển sinh các khoá đào tạo bao gồm chương trình đào tạo, thời gian tổ chức, địa điểm tổ chức, mức học phí, cán bộ phụ trách, dự kiến sắp xếp giảng viên trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt để thực hiện các bước tiếp theo;
Thơng báo cho giảng viên biết để bố trí sắp xếp thời gian giảng dạy theo kế hoạch tuyển sinh;
Đăng tải thơng tin quảng cáo về khố học đào tạo bao gồm thời gian tổ chức, địa điểm tổ chức, mức học phí trên Báo đấu thầu và một số báo, tạp chí
39
khác, trang web của Trung tâm Hỗ trợ đấu thầu http://cps.mpi.gov.vn và các trang web khác tuỳ điều kiện của Trung tâm;
Tìm kiếm danh sách các đơn vị, các nhân trên các trang web, Báo đấu thầu hoặc các phương tiện khác; điện thoại, email, fax về thơng tin của các khố đào tạo cụ thể như: chương trình đào tạo, ngày khai giảng, địa điểm tổ chức, mức học phí, thời hạn đăng ký cho các đơn vị, cá nhân trong danh sách đã thu thập được; Tiếp nhận danh sách đăng ký của học viên; Trước ngày khai giảng khoá đào tạo 03 ngày, thông báo lại cho học viên bằng điện thoại về thời gian, địa điểm hoặc có sự thay đổi gì liên quan đến việc tổ chức khoá đào tạo, đề nghị học viên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký; Chốt danh sách và báo Trưởng phòng về số lượng học viên đăng ký;
Trước ngày khai giảng khoá đào tạo 03 ngày, Trưởng phòng báo cáo Lãnh đạo Trung tâm về số lượng học viên dự kiến, thời gian giảng dạy, giảng viên, trình Lãnh đạo ký Quyết định tổ chức khoá đào tạo. Trong trường hợp số lượng học viên đăng ký q ít, Trưởng phịng báo cáo Lãnh đạo Trung tâm xin ý kiến xử lý.
b) Đối với việc tổ chức khoá đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu theo hình thức ký hợp đồng với cơ quan, đơn vị:
Tìm kiếm các đơn vị có nhu cầu tổ chức khoá đào tạo, Trưởng phịng phân cơng nhân viên phụ trách từng hợp đồng; Nhân viên được phân công lập dự tốn và chương trình chi tiết của khố đào tạo báo cáo Trưởng phịng trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt, gửi dự tốn và chương trình chi tiết cho khách hàng;
Thực hiện thương thảo. hoàn thiện hợp đồng tổ chức khoá đào tạo; Trưởng phòng báo cáo Lãnh đạo Trung tâm về nội dung hợp đồng, số lượng
40
học viên dự kiến, thời gian giảng dạy, giảng viên, trình Lãnh đạo ký hợp đồng đào tạo và ký Quyết định tổ chức khoá đào tạo.
Chuẩn bị tổ chức khóa đào tạo:
Lập dự tốn, đề nghị tạm ứng các khoản chi phí để tổ chức khố đào tạo trước khi tổ chức;
Thông báo, đề nghị giảng viên chuẩn bị bài giảng và gửi phòng Đào tạo trước ngày khai giảng khoá đào tạo tổi thiểu 02 ngày;
Chuẩn bị tài liệu cho khoá đào tạo theo danh sách học viên đăng ký; Kiểm tra hội trường, máy tính, máy chiếu, tài liệu trình chiếu, bảng, bút viết bảng và các điều kiện cần thiết cho việc giảng dạy và học của khoá đào tạo 01 ngày trước khi bắt đầu.
Tổ chức và quản lý khóa đào tạo:
Đăng ký học viên bao gồm thu học phí, phát tài liệu, phối hợp với bộ phận kế tốn xuất hố đơn tài chính, lập danh sách với đầy đủ thông tin của học viên và thu thập đầy đủ hồ sơ đăng ký của học viên theo đúng quy định;
Phổ biến các quy định của khoá đào tạo;
Chuẩn bị nghỉ giữa giờ vào giữa mỗi buổi học;
Tổ chức làm bài kiểm tra đối với khố đào tạo có cấp chứng chỉ vào cuối khố, bao gồm phổ biến các quy định khi làm bài kiểm tra, thu bài, đề nghị học viên ký tên vào danh sách kiểm tra, kết thúc kiểm tra;
41
Lập bảng tổng kết khoá đào tạo bao gồm đầy đủ thơng tin của khố đào tạo, thông tin học viên, kết quả xếp loại của học viên và số chứng chỉ của học viên;
In ấn chứng chỉ theo quy định, đối chiếu thông tin giữa chứng chỉ, chứng nhận và tổng kết khố đào tạo;
Trình Lãnh đạo Trung tâm ký, đóng dấu vào văn bản tổng kết khoá đào tạo và chứng chỉ, chứng nhận;
Hồn tất thủ tục thanh, quyết tốn các khoản chi phí và thu thập đầy đủ các hoá đơn, chứng từ hợp lệ của khoá đào tạo bàn giao cho bộ phận kế tốn thuộc phịng Hành chính, quản trị.
Phát hành chứng chỉ và lưu trữ hồ sơ khóa đào tạo:
Chứng chỉ và chứng nhận của học viên được gửi trực tiếp cho cá nhân đối với lớp chiêu sinh hoặc gửi tập trung về đơn vị đối với lớp hợp đồng.
* Tổ chức thi:
Hỗ trợ hàng nghìn thí sinh đăng ký dự thi thành cơng trên hệ thống mạng qua điện thoại, email và phần mềm Team viewer.
Chuẩn bị hậu cần phục vụ tổ chức kỳ thi (trình phê duyệt danh sách thí sinh đủ điều kiện dự thi, thông báo triệu tập, liên hệ địa điểm thi, địa điểm ăn nghỉ, phương tiện đưa đón hội đồng thi, cán bộ coi thi, thu xếp cơ sở vật chất phục vụ kỳ thi, gửi chứng chỉ…).
Thực hiện chuyển đổi phần mềm tổ chức thi trên máy tính để có thể tương thích với hệ thống quản lý thi chứng chỉ hành nghề hiện tại.
Kết nối phần mềm tổ chức thi trên máy tính với hệ thống quản lý thi sát hạch chứng chỉ hành nghề hiện tại.
42
Phòng Hỗ trợ nghiệp vụ đấu thầu:
Phòng Nghiệp vụ đấu thầu thực hiện việc cung cấp dịch vụ tư vấn thông qua các hợp đồng tư vấn nhằm hỗ trợ nghiệp vụ đấu thầu cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân theo chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm.
Quy trình thực hiện như sau:
Chuẩn bị và ký hợp đồng:
Thu thập các thông tin liên quan đến hợp đồng tư vấn, xin ý kiến Lãnh đạo Trung tâm và Lãnh đạo Cục;
Lập đề xuất chi phí dịch vụ tư vấn, báo cáo Trưởng phịng và Lãnh đạo Trung tâm; Đối với các hợp đồng tư vấn lớn (từ 100 triệu đồng trở lên) hoặc phức tạp hoặc nhạy cảm thì xin ý kiến Cục trưởng;
Lãnh đạo Trung tâm, Lãnh đạo phịng tiến hành thương thảo, hồn thiện và ký kết hợp đồng;
Hợp đồng sau khi ký kết được phịng Hành chính, quản trị ghi vào sổ, phá hành và lưu một bản tại bộ phận kế toán để theo dõi.
Triển khai thực hiện hợp đồng:
a) Trưởng phịng chỉ đạo các cơng việc sau:
Lập kế hoạch sử dụng chuyên gia tư vấn thực hiện hợp đồng, báo cáo Lãnh đạo Trung tâm, xin ý kiến Lãnh đạo Cục; Đối với các Hợp đồng tư vấn lớn (từ 100 triệu đồng trở lên) hoặc phức tạp hoặc nhạy cảm thì xin ý kiến Cục trưởng;
Phân công công việc và quy định mức thù lao đối với từng vị trí thực hiện hợp đồng tư vấn, báo cáo Lãnh đạo Trung tâm, gửi Lãnh đạo Cục để theo dõi;
43
Thông báo đến các chuyên gia tư vấn, lập hợp đồng giao khoán với các chuyên gia tư vấn;
Nhận hồ sơ, tài liệu từ phía đối tác và bàn giao cho Trưởng nhóm tư vấn được giao thực hiện hợp đồng. Trường hợp tài liệu được gửi đến trong quá trình thực hiện hợp đồng phải thơng qua phịng Hành chính, quản trị để ghi vào sổ theo dõi;
Trường hợp trong q trình thực hiện hợp đồng, nếu có văn bản đề nghị đối tác bổ sung tài liệu, văn bản giải thích, làm rõ thì Trưởng nhóm tư vấn báo cáo Lãnh đạo Trung tâm ký văn bản. Trường hợp yêu cầu nhà thầu làm rõ hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất thì Tổ trưởng Tổ chuyên gia đấu thầu đề nghị bên mời thầu gửi văn bản yêu cầu làm rõ.
b) Trưởng nhóm (hoặc Tổ trưởng tổ tư vấn) được giao phụ trách hợp đồng triển khai các công việc :
Thực hiện công việc theo yêu cầu trong hợp đồng giao khốn; Phân cơng, điều phối các thành viên để thực hiện công việc;
Bàn giao sản phẩm theo đúng tiến độ, chất lượng và chịu trách nhiệm về sản phẩm của nhóm tư vấn theo đúng quy định của pháp luật về đấu thầu;
Trao đổi với người kiểm soát nội bộ là Trưởng phòng phòng Hỗ trợ nghiệp vụ đấu thầu, nêu ý kiến thống nhất hoặc không thống nhất với ý kiến của người kiểm sốt nội bộ và giải thích lý do. Trong trường hợp cần phải thảo luận để thống nhất nội dung của báo cáo, Lãnh đạo Trung tâm sẽ họp với nhóm tư vấn thực hiện hợp đồng và người kiểm soát nội bộ (nếu cần);
Hoàn thiện sản phẩm và bàn giao cho bộ phận kiểm soát của Trung tâm. Kiểm soát nội bộ: Nội dung sản phẩm hợp đồng được Trưởng phòng phòng Hỗ trợ nghiệp vụ đấu thầu kiểm soát trước khi Lãnh đạo Trung tâm xem xét, ký phát hành (căn cứ Quy chế hoạt động của Trung tâm Hỗ trợ đấu thầu). Trường hợp có phát sinh hoặc có vướng mắc liên quan đến xử lý tình
44
huống trong đấu thầu, Trung tâm phải xin ý kiến của Lãnh đạo Cục trước khi phát hành sản phẩm hợp đồng (căn cứ Quy chế làm việc của Cục Quản lý đấu thầu). Trường hợp cần thiết thì có văn bản hỏi trực tiếp và văn bản trả lời của Cục. Trường hợp Trưởng phòng Hỗ trợ nghiệp vụ đấu thầu, Lãnh đạo Trung tâm đồng thời là Trưởng nhóm tư vấn hoặc thành viên nhóm tư vấn thì sẽ phân cơng cho một chuyên viên của Cục tham gia nhóm tư vấn làm người kiểm soát nội bộ.
Kết thúc hợp đồng:
Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt sản phẩm, nhân viên theo dõi thực hiện hợp đồng chuyển sản phẩm được ký duyệt cho phịng Hành chính, quản trị để phát hành;
Nhân viên theo dõi thực hiện hợp đồng hoàn tất thủ tục nghiệm thu, thanh lý hợp đồng dưới sự kiểm soát của Trưởng phịng và trình Lãnh đạo Trung tâm ký;
Nhân viên theo dõi chuyển tồn bộ chứng từ cho bộ phận kế tốn thuộc phịng Hành chính, quản trị làm thủ tục thanh tốn, đồng thời hồn tất thủ tục thanh lý trong thời gian 20 ngày kể từ ngày bàn giao sản phẩm hợp đồng; Toàn bộ tài liệu liên quan đến hợp đồng sẽ được kiểm soát số lượng, nội dung và chuyển cho phịng Hành chính, quản trị để lưu trữ trong vòng 05 ngày làm việc.