5. Kết cấu của Khóa Luận Tốt Nghiệp
2.1 Một số đặc điểm về công ty
2.1.3 Cơ cấu và tổ chức
Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Cơng ty
Chức năng nhiệm vụ các phịng ban
• Giám đốc
- Là cơ quan đầu não thực hiện các chức năng quản trị, chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty theo đúng quy định của pháp luật. Giám đốc làm việc theo nguyên tắc cùng bàn bạc thống nhất với các trưởng phòng để đề ra những chiến lược kinh Bộ phận giao nhận Bộ phận ngoại thương Bộ phận bán hàng Bộ phận phát triển sản phẩm Giám Đốc Phịng Marketing & Sales Phịng Kế Tốn Phòng Nhân Sự Phòng Nhập Khẩu Bộ phận phân phối
doanh và định hướng kế hoạch phát triển trong tương lai của Công ty. Giám đốc cơng ty là Ơng Trần Tuyết Dương.
• Phịng nhập khẩu
- Phối hợp với bộ phận kế toán để tính tốn mặt hàng cần nhập khẩu với khối lượng, trị giá hợp đồng, nhập khẩu theo phương thức nào, phương thức thanh toán, giá nhập khẩu: FOB, CNF, CIF.
- Hỗ trợ nhân viên kế toán nắm rõ thơng tin: số lượng hàng hóa, hàng tồn kho, cơng nợ… và đối chiếu công nợ với khách hàng hàng quí.
- Phối hợp với bộ phận giao nhận để xem, lựa chọn mã số code hàng hóa, mã thuế nhập khẩu, thuế suất VAT nhập khẩu; tính tốn các loại thuế suất nhập khẩu và hồn tất các thủ tục nhập khẩu cần thiết: hợp đồng, L/C, C/O, P/L, B/L, …
• Phịng Marketing and Sales
- Tham mưu cho giám đốc trong việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của phòng như: Tổ chức công tác phát triển sản phẩm, giao hàng cho các đại lý, thực hiện các biện pháp đẩy mạnh bán hàng và dịch vụ sau bán hàng, ….
- Lập kế hoạch, chính sách chương trình marketing của cơng ty, tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trường, phân khúc thị trường và các hoạt động marketing.
- Giúp cho công ty đưa sản phẩm đến người tiêu dùng và quảng bá sản phẩm trên thị trường, phân tích thị trường để cho cơng ty có chiến lược kinh doanh
- Đề ra các chiến lược biện pháp thúc đẩy bán hàng tăng doanh số.
• Phịng kế tốn: Gồm hai bộ phận:
- Thực hiện báo cáo tài chính, thống kê, hoạch tốn kế tốn, quyết tốn chi phí phương án làm hàng, báo cáo hiệu quả kinh doanh, cân đối sổ sách để trình cơ quan thuế. Theo dõi, chi lương bổng, thưởng, hoa hồng cho nhân viên
- Thu chi tiền cho các bộ phận xuất, nhập, cửa hàng, mở sổ theo dõi cơng nợ của khách hàng, theo dõi tình hình thực hiện tín dụng với khách hàng trong nước.
- Chức năng tuyển dụng: nghiên cứu nhân sự, hoạch định nhân sự, tuyển dụng, hội nhập vào môi trường làm việc, đào tạo và phát triển.
- Chức năng về lương và phúc lợi: quản trị tiền lương, quan hệ nhân sự và quan hệ lao động, dịch vụ và phúc lợi, y tế và an toàn lao động.
- Đề ra các chính sách về nhân sự. - Tư vấn/ cố vấn cho các cấp quản trị.
- Cung cấp các dịch vụ tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi. - Kiểm tra các hính sách về nhân sự.
Nguồn nhân lực của cơng ty
• Phịng nhập khẩu : 7 nhân viên - Trưởng phòng: 01 người - Bộ phận ngoại thương: 03 người - Bộ phận giao nhận: 03 người
• Phòng Marketing & sales: 28 nhân viên
- Trưởng phòng: 01 người - Bộ phận phát triển SP: 06 người - Bộ phận bán hàng: 15 người - Bộ phận phân phối: 06 người
• Phòng kế tốn cơng ty: 4 nhân viên - Kế toán trưởng: 01 người - Nhân viên kế toán: 03 người
• Bộ phận Nhân sự: 4 nhân viên
- Trưởng phòng: 01 người - Nhân viên nhân sự: 03 người
• Bộ phận bảo vệ: 02 nhân viên
Trình độ văn hóa
- Đội ngũ cán bộ lãnh đạo, nhân viên nghiệp vụ trong Công ty phần lớn tuổi đời cịn trẻ, có trình độ năng lực và kinh nghiệm trong kinh doanh. Và được phân bổ với trình độ như sau:
Bảng 2.1 Trình độ văn hóa nhân viên Cơng ty
Trình độ nhân sự Số lượng (người) Tỉ trọng (%)
Đại học và trên đại học Cao đẳng Trung cấp Trung học phổ thông 10 24 6 10 20 48 12 20 Tổng cộng 50 100 Nguồn : Phịng Kế tốn
Hình 2.3 Biểu đồ trình độ học vấn của nhân viên Trình độ học vấn nhân viên
20%
48% 12%
20%
Đại học và trên đại học Cao đẳng
Trung cấp
- Qua biểu đồ trên ta thấy số nhân viên có trình độ Cao đẳng chiếm tỷ trọng lớn nhất cơng ty 48%, như vậy Cơng ty chí mới tập trung tuyển dụng nhân viên có kỹ năng nghiệp vụ kinh doanh và chưa chú trọng đến tuyển dụng nhân viên có chun mơn sâu hay kỹ năng quản lý. Điều đó thể hiện quan tỷ lệ phần trăm của nhân viên có trình độ Đại học và trên đại học chỉ có 20%. Phần cịn lại là Trung cấp chiếm 12% và Trung học phổ thông chiếm 20%, bộ phận này chủ yếu là nhân viên bán hàng.
Trình độ chun mơn của cơng nhân viên
- Phần lớn nhân viên có kinh nghiệm chun mơn từ một năm trở lên (chiếm 80%). Do yêu cầu về tính chuyên nghiệp và am hiểu rõ về chuyên môn, nhân viên của Công ty hội đủ các tiêu chuẩn sau:
• Trình độ chun mơn nghiệp vụ
• Ý thức kỷ luật
• Phẩm chất đạo đức và tác phong tốt
- Nhân viên được tuyển dụng trên cơ sở ký hợp đồng giữa Ban Giám Đốc và người lao động đảm bảo tuân thủ theo pháp luật và điều lệ lao động của nhà nước.
- Để đảm bảo công tác chuyên môn đạt hiệu quả, Cơng ty cịn có kế họach đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ thơng qua các khóa học về các lĩnh vực như : tài chính kế tốn, nghiệp vụ giao nhận, kỹ thuật ngoại thương, kỹ năng bán hàng….