CHƯƠNG 4: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001:2010 TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ
4.9. Hệ thống tài liệu
Hệ thống tài liệu của HTQLMT bao gồm những nội dung chính sau: Sổ tay mơi trường
Quy trình mơi trường Các hướng dẫn công việc Hồ sơ môi trường
Các yêu cầu về tài liệu hệ HTQLMT thật không đơn giản. Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải thiết lập và duy trì các thơng tin mơ tả các yếu tố cốt lõi của HTQLMT và mối quan hệ qua lại giữa chúng, đồng thời cung cấp đường dẫn đến các tài liệu liên quan.
Bảng 4.7. Mơ hình tư liệu HTQLMT tại Cơng ty
Các yếu tố cốt lõi - Chính sách mơi trường - Các KCMT có ý nghĩa - Mục tiêu và chỉ tiêu - Chương trình quản lý mơi trường
Các tài liệu liên quan đến các yếu tố cốt lõi
- Các thủ tục theo yêu cầu của HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001:2010 (Phần A-Phụ lục 4)
- Ma trận cơ cấu và trách nhiệm - Kế hoạch đào tạo
- Câu hỏi về môi trường
- Mẫu đánh giá việc quản lý chất thải - Câu hỏi đánh giá sự tuân thủ
- Câu hỏi đánh giá nhà thầu
- Chương trình đánh giá HTQLMT - Chương trình xem xét của lãnh đạo Các quy trình và hướng
dẫn cơng việc
Chương trình thu gom theo dõi chất thải rắn (Phần B phụ lục 4)
Hướng dẫn công việc (Quản lý rác thải, sử dụng hóa chất nhiên liệu, tiết kiệm năng lượng (điện, nước) (mục 4.5 – Bảng 4.4, phần chương trình quản lý) Lưu trữ hồ sơ Danh sách các hồ sơ (Phần C – Phụ lục 4)
4.10. Kiểm soát tài liệu
Kiểm soát tài liệu là yếu tố chủ chốt để quản lý hiệu quả HTQLMT, nhằm đảm bảo các tài liệu trong tồn cơng ty được sử dụng một cách nhất quán. Cán bộ phụ trách mơi trường cơng ty có trách nhiệm xây dựng và duy trì thủ tục và tài liệu được xác định trong mơ hình tài liệu của HTQLMT đồng thời phải đảm bảo:
Tài liệu nội bộ
Soạn thảo, phê duyệt, ban hành theo quy định, thủ tục Xác định được vị trí của tài liệu kiểm sốt
Tất cả các tài liệu kiểm sốt được xem xét ít nhất 1 năm 1 lần và sửa đổi khi cần thiết
Phiên bản tài liệu hiện hành có sẵn khi cần thiết để quản lý và thực hiên hiệu quả HTQLMT
Các loại giấy phép và các tài liệu lỗi thời nào về pháp luật và kiến thức chuyên môn được lưu giữ có đóng dấu “Lỗi thời hoặc Tham khảo” và để riêng biệt để dễ kiểm soát
Tài liệu kiểm soát phải dễ đọc Có ngày tháng sốt xét
Được giữ gìn theo thứ tự và lưu lại trong một thời gian nhất định Tài liệu bên ngoài (văn bản pháp luật)
Kiểm soát giống tài liệu nội bộ trừ phần soạn thảo, phê duyệt, ban hành.