II. TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY 1 Quá trình hình thành và phát triển
2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty
2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Tổng công ty
2.3.1. Hội đồng quản trị (5 người).
Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn thực hiện chức năng quản lý, giám sát mọi hoạt động của Tổng công ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ mà Nhà nước giao.
Thành phần: - Chủ tịch.
- Một thành viên kiêm Tổng giám đốc. - Một thành viên kiêm trưởng ban kiểm sát.
Hội đồng quản trị Tổng công ty làm việc theo chế độ tập thể, họp thường kỳ hàng q, ngồi ra có thể có những cuộc họp bất thường để giải quyết những vấn đề cấp bách của Tổng công ty. Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị là 5 năm.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty
2.3.2. Ban kiểm sốt.
Thực hiện các cơng việc kiểm sốt, giám sát các thành viên Tổng cơng ty thi hành các nghị quyết của Hội đồng quản trị và chấp hành pháp luất của Nhà nước.
2.3.3. Bộ máy điều hành.
Bộ máy điều hành gồm có: Tổng giám đốc.
Giúp việc cho tổng giám đốc. Hai Phó Tổng giám đốc.
Khối văn phịng Tổng cơng ty. * Tổng Giám đốc
Tổng Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Bộ Hội đồng quản trị
Ban giám đốc Tổng cơng ty
Khối phịng ban kinh doanh thuộc TCT Khối phòng ban chức năng thuộc TCT 5 đơn vị sản xuất 14 đơn vị kinh doanh XNK 1 viện nghiên cứu 3 đơn vị liên doanh nước ngồi Ban kiểm sốt
Nơng nghiệp và Phát triển Nông thôn về điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng cơng ty, quản lý tồn bộ con người, phương tiện, tài sản và điều hành các hoạt động của Tổng công ty, tham gia lập kế hoạch và triển khai kế hoạch sản xuất kinh doanh, đại diện cho Tổng công ty ký kết các hợp đồng, có quyền huy động, điều chỉnh, điều động vốn và các tài sản của đơn vị thành viên.
Là người đại diện cao nhất cho quyền lợi và nghĩa vụ của cán bộ, công nhân viên trong Tổng cơng ty. Có quyền quyết định và tuyển dụng lao động, xử lý kỷ luật, sa thải lao động trong Tổng cơng ty khi vi phạm kỷ luật.
* Phó Tổng giám đốc (2 người)
Phó Tổng giám đốc là người giúp Tổng Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty theo sự phân công của Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Tổng Giám đốc phân cơng thực hiện.
Phó Tổng giám đốc có trách nhiệm thường xuyên tham mưu, bàn bạc cho Tổng Giám đốc về cơng tác tổ chức, tài chính, sản xuất kinh doanh... tạo điều kiện cho Tổng Giám đốc nắm bắt, điều chỉnh kế hoạch và triển khai kế hoạch xuống các bộ phận.
* Phòng Tổ chức cơ bản (4 người)
Có chức năng giúp việc, tham mưu cho Tổng Giám đốc thực hiện công tác tổ chức nhân sự, công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật... trong Tổng công ty, phụ trách công tác đời sống của cán bộ Tổng công ty, quan hệ đối ngoại, quản lý chế độ tiền lương, tiền thưởng, an toàn lao động và chế độ bảo hiểm xã hội theo chế độ, chính sách của Nhà nước, quản lý chặt chẽ số lượng, chất lượng cán bộ công nhân viên, hồ sơ lý lịch cán bộ, cơng nhân viên..., bố trí sắp xếp các vị trí cơng tác phù hợp với trình độ năng lực của người lao động.
* Phịng Kinh tế tài chính (12 người).
Có nhiệm vụ lập kế hoạch thu chi tài chính hàng năm dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, theo dõi tài sản cố định và tình hình sử dụng tài sản cố định của Tổng công ty, phối hợp với phòng sản xuất kinh doanh điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh cho phù hợp với tình hình thực trạng.
Quản lý các nguồn vốn, hoạch tốn thu chi tài chính, thực hiện tính giá thành sản phẩm, tham mưu cho Tổng giám đốc sử dụng các loại nguồn vốn để phát triển sản xuất kinh doanh, đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, làm công tác chi lương và các chế độ lao động khác cho cán bộ nhân viên trong Văn phịng Tổng cơng ty. Thanh quyết toán thu chi tài chính kịp thời, thực hiện chế độ báo cáo tài chính giúp cho Ban giám đốc điều hành có lãi.
* Phòng quản lý sản xuất kinh doanh.
Là Phòng tham mưu cho Ban giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của tồn Tổng cơng ty, đơn đốc giám sát việc thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt. Từ đó rút ra những thuận lợi, khó khăn để trình lên ban giám đốc. Làm nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm trên cơ sở đó xây dựng các chỉ tiêu cho từng bộ phận sản xuất kinh doanh. Phối hợp với các phòng ban, các đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh để tổng hợp hoàn thiện kế hoạch trình cấp trên phê duyệt. Nghiên cứu mơi trường kinh doanh để kịp thời điều chỉnh kế hoạch, theo dõi thực hiện kế hoạch của các bộ phận sản xuất kinh doanh và lập báo cáo tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
* Văn phịng
Có chức năng giúp việc cho Tổng Giám đốc như quản lý tài sản và các thiết bị văn phịng của Văn phịng Tổng cơng ty. Làm công tác tạp vụ, văn thư, bảo vệ nhà xưởng, đất đai, vệ sinh công nghiệp, điềutiết cung ứng vật tư, xe cộ. Thực hiện công tác tổ chức, thi đua, hội họp, quan hệ đối ngoại...
* Khối Phòng xuất nhập khẩu và kinh doanh
Cùng với các Công ty xuất nhập khẩu, các Phòng xuất nhập khẩu và kinh doanh chịu trách nhiệm kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng được Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn cho phép, xây dựng các phương án kinh doanh - xuất nhập khẩu trình cấp trên phê duyệt, thường xuyên theo dõi nắm bắt các thông tin kinh tế trong nước; nghiên cứu thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu đạt hiệu quả cao. Quan hệ tốt với khách hàng, đảm bảo uy tín cho Tổng cơng ty.
Thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, đặc biệt chú trọng khâu thanh toán quốc tế.
Các phịng bình đẳng trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao, có nhiệm vụ phối hợp, hợp tác với nhau để giải quyết những việc có liên quan. Khi khơng thống nhất ý kiến thì kịp thời trình với lãnh đạo phụ trách cơng việc đó để giải quyết, khơng được gây cản trở và chậm trễ công việc khi cần thiết. Đối với việc có liên quan đến nhiều phịng, Tổng Giám đốc chỉ định phịng chủ trì, các phịng khác có trách nhiệm phối hợp giải quyết.
Các phịng kinh doanh được phân định thị trường như sau:
Phòng xuất nhập khẩu 1: tiến hành các nghiệp vụ xuất khẩu ở khu vực Châu Á trừ Tây Á, các nước Châu Á thuộc Liên Xơ (cũ), Úc, cửa khẩu Lạng Sơn.
Phịng xuất nhập khẩu 2: tiến hành các nghiệp vụ xuất khẩu ở khu vực Châu Âu, Liên Xơ (cũ).
Phịng xuất nhập khẩu 3: tiến hành các nghiệp vụ xuât khẩu ở khu vực Châu Mỹ, Phi, Âu (trừ Đơng Âu), Tây Á.
Phịng kinh doanh 4,5,7: hoạt động kinh doanh trong thị trường nội địa, cửa khẩu Móng Cái.
Phịng kinh doanh dịch vụ tổng hợp: Tất cả các thị trường, cửa khẩu Lào Cai.
Việc phân định các thị trường chỉ mang tính tương đối, các Phịng khi có khách hàng ở thị trường khác thì có thể làm trực tiếp nhưng không được chồng chéo, cạnh tranh lẫn nhau.