CHI NHÁNH HÀ NỘ
2.3. Các giải pháp hoàn thiện việc vận dụngkỹ thuật thu thập bằng chứng trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty thực hiện
trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty thực hiện
2.3.1 Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Về đánh giá hệ thống KSNB
. Để hiểu biết đầy đủ về hệ thống KSNB của đối tượng kiểm toán, trong giai đoạn khảo sát, KTV cần tìm hiểu và đánh giá trên 4 nội dung: Môi trường kiểm soát; Hệ thống kế toán; Hoạt động kiểm soát; Giám sát hoạt động kiểm soát. Cụ thể:
Môi trường kiểm soát: Là thái độ, khả năng, sự nhận biết các hoạt động kiểm soát của người quản lý, các chính sách, thủ tục kiểm soát, tính trung thực và giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức, sự phân công trách nhiệm, phân chia thẩm quyền, chính sách về nhân sự. Đây là một bột phận quan trọng của hệ thống KSNB, nếu môi trường kiểm soát không hữu hiệu thì chắc chắn hệ thống KSNB sẽ không hiệu quả.
Hệ thống kế toán: KTV cần xem xét việc chấp hành các quy định, chế độ kế toán do Bộ Tài chính và cơ quan chức năng ban hành: Chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và quy trình kiểm tra kế toán.
Hoạt động kiểm soát: Là những chính sách, thủ tục để đảm bảo những hoạt động cần thiết sẽ được thiết lập và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu, kế hoạch đã đề ra như: chính sách về phân công nhiệm vụ, quyền lực trong bộ máy quản lý, chính sách về bảo quản tài liệu, tài sản…
Giám sát hoạt động kiểm soát: Việc giám sát hoạt động kiểm soát sẽ đảm bảo cho hoạt động kiểm soát được tiến hành theo đúng quy định.
Để thu thập thông tin về bốn nội dung trên, KTV cần vận dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán như quan sát, phỏng vấn,…
Vận dụng kỹ thuật phỏng vấn
Tiến hành phỏng vấn, trao đổi với người quản lý cấp cao và các nhân viên liên quan về các nội dung của hệ thống KSNB. KTV nên trực tiếp phỏng vấn ban lãnh đạo và nhân viên kế toán trong công ty khách hàng để thu thập những thông tin sẽ cho KTV nhận biết được phần nào quá trình hoạt động của công ty để có cái nhìn tổng quát nhất về khách hàng. Trong phỏng vấn, cần chú ý tới thái độ của người quản lý, đánh giá tính trung thực của người quản lý và nhân viên. Bên cạnh đó, Công ty cũng có thể phỏng vấn KTV tiền nhiệm về kết quả đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng các năm trước đó, thủ tục kiểm soát mà đơn vị sử dụng… Thực tế, hệ thống và công việc kiểm soát thường không thay đổi thường xuyên, liên tục do đó KTV có thể sử dụng các thông tin này cho các năm tiếp theo.
Đối với khách hàng mới, KTV nên tiếp xúc với khách hàng, phỏng vấn trực tiếp để xem xét khả năng chấp nhận kiểm toán đối với khách hàng mới. Tiếp xúc trực tiếp thì KTV có thể thấy rõ hơn rủi ro có thể có khi chấp nhận kiểm toán đối với một khách hàng mới. Tìm hiểu rõ về ngành nghề của khách hàng sẽ giúp KTV định hình được rõ công việc cần tiến hành khi kiểm toán khách hàng này
Vận dụng kỹ thuật quan sát
Tiến hành quan sát thực tế một hoạt động kiểm soát xuyên suốt mọi hoạt động của đơn vị. Ví dụ: Nghiệp vụ mua hàng từ khi lập kế hoạch, phê duyệt của Giám đốc, thực hiện, thủ tục kiểm tra chất lượng hàng nhập kho, bảo quản và xuất dùng…
Vận dụngkỹ thuật phân tích
KTV nên thực hiện so sánh các thông tin tài chính của doanh nghiệp với thông tin tài chính của các đơn vị trong cùng ngành có cùng quy mô hoạt động, qua đó có được cái nhìn sâu sắc và toàn diện hơn về khách hàng, đánh giá về hiệu quả hoạt động kinh doanh và khả năng cạnh tranh của khách hàng trên thị trường, từ đó có thể nâng cao chất lượng của báo cáo kiểm toán đồng thời có thể thực hiện tư vấn cho cấp quản lý khách hàng.
Ngoài ra, để đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh một cách toàn diện, KTV Công ty cũng nên sử dụng phương pháp phân tích tỷ suất để đánh giá các chỉ tiêu tài chính của Công ty khách hàng (tỷ suất khả năng thanh toán, tỷ suất đầu tư, tỷ suất nợ,…), chú trọng việc xem xét mối quan hệ giữa thông tin tài chính và thông tin phi tài chính trong kỳ của khách thể kiểm toán. Thông tin phi tài chính cần được đánh giá, nhận xét bao gồm chỉ tiêu về chất lượng sản phẩm, hàng hoá; mức độ thoả mãn của khách hàng về dịch vụ, hàng hoá mà đơn vị cung cấp; chỉ tiêu phản ánh chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng…
Về đánh giá rủi ro và trọng yếu:
KTV của Công ty nên xây dựng quy trình đánh giá rủi ro và trọng yếu kiểm toán một cách cụ thể. Công ty mới chỉ xác định được mức độ trọng yếu cho các khoản mục, chưa tính được sai số tổng hợp và chưa so sánh sai số tổng hợp với mức trọng yếu đưa ra.
Sơ đồ 2.1: Quy trình đánh giá mức độ trọng yếu
Khi ước tính được sai số kết hợp thì KTV phải tiến hành so sánh với ước tính ban đầu về tính trọng yếu, nếu mức ước lượng ban đầu là quá nhỏ hay quá lớn so với sai số kết hợp thì phải xem xét lại mức ước lượng ban đầu như vậy đã hợp lý chưa, nếu chưa thì có thể điều chỉnh lại cho phù hợp
2.3.2 Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Vận dụng kỹ thuật kiểm tra vật chất (kiểm kê)
Đối với các khách hàng Công ty không thể trực tiếp tham gia kiểm kê thì Công ty phải thận trọng và việc kiểm toán phải diễn ra theo hướng khác, phải chi tiết hơn và công việc kiểm toán phải cụ thể, phải áp dụng nhiều phương pháp để kiểm toán như:
KTV tiến hành chọn mẫu các phiếu kiểm kê để kiểm tra tính đúng kỳ, tính chính xác,… và đặc biệt xem xét xem có những ai tham gia vào cuộc kiểm kê tại đơn vị, có bên thứ ba tham gia không hay chỉ có nhân viên của công ty tham gia. Nếu có bên thứ ba độc lập chứng kiến cuộc kiểm kê tại đơn vị khách hàng thì kết quả kiểm kê có độ tin cậy cao hơn là chỉ có nhân viên của đơn vị tham gia. Tuy nhiên, KTV cũng nên kiểm tra tính độc lập của bên thứ ba.
Với hàng hoá của khách hàng gửi tại bên thứ ba thì KTV có thể gửi thư xác nhận đến bên thứ ba và kiểm tra tính độc lập của bên thứ ba
Vận dụng kỹ thuật lấy xác nhận
Để nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán thông qua việc vận dụng kỹ thuật lấy xác nhận, KTV nên liên lạc trước với khách hàng, yêu cầu cung cấp các tài liệu có liên quan đến các khoản công nợ như: chi tiết số dư các tài khoản công nợ theo từng khách hàng, trong đó nêu rõ đâu là khách hàng thường xuyên, khách hàng đơn lẻ, địa chỉ của từng khách hàng, bảng phân tích công nợ (nêu rõ nợ bình thường, công nợ quá hạn, công nợ khó đòi,…). Căn cứ vào các tài liệu này, KTV tiến hành lựa chọn một số khách hàng có số dư lớn, có biến động bất thường hoặc công nợ lâu
Ước lượng ban đầu về trọng yếu
Ước tính sai sót cho các bộ phận
Tính ra sai sót kết hợp So sánh sai số kết hợp và ước tính
ngày để gửi thư xác nhận công nợ. Đối với khoản mục tiền gửi ngân hàng, KTV cần thu thập các tài liệu về chi tiết số dư tiền gửi của đơn vị khách hàng tại các ngân hàng và gửi thư xác nhận đến ngân hàng để xác nhận số dư.
Việc gửi thư xác nhận nên được KTV thực hiện trong thời gian còn làm việc tại văn phòng Công ty, sau khi lập kế hoạch kiểm toán tổng quát và trước khi triển khai giai đoạn thực hiện kiểm toán tại đơn vị được kiểm toán.
Với giải pháp này có thể khắc phục được những hạn chế hiện nay của Công ty TNHH Kiểm toán Mỹ chi nhánh Hà Nội, KTV thu thập được các bằng chứng đáng tin cậy về các khoản mục cần xác nhận số liệu, không ảnh hưởng đến thời gian thực hiện kiểm toán.
Tuy nhiên, biện pháp này không dễ thực hiện vì thời gian để các đơn vị liên quan tiến hành xác nhận công nợ không phải là ngắn và các doanh nghiệp có xác nhận hay không phụ thuộc vào thiện chí của họ cũng như uy tín của Công ty. Vì vậy, để giải pháp này phát huy hiệu quả đòi hỏi KTV trong giai đoạn khảo sát phải đặt ra các yêu cầu cụ thể để thu thập các thông tin về các khoản mục cần xác nhận của bên thứ ba. Mặt khác, cần nâng cao uy tín của Công ty và tạo mối quan hệ tốt với các bên liên quan
Vận dụng kỹ thuật phỏng vấn
Các giải pháp đối với việc vận dụng kỹ thuật phỏng vấn cũng tương tự như trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán. Tuy nhiên trong giai đoạn này khi tiến hành phỏng vấn thì nên để các KTV cùng tham gia phỏng vấn và cuối cùng sẽ kết hợp các kết quả để đưa ra kết luận cuối cùng, làm như vậy sẽ đảm bảo khách quan mà thông tin thu thập được mang tính đa dạng và bao trùm.
Vận dụng kỹ thuật phân tích
Để giảm bớt thời gian kiểm toán và nâng cao chất lượng của các bằng chứng kiểm toán thu thập được, KTV cần tăng cường hơn nữa việc vận dụng cả ba thủ tục phân tích trong quy trình kiểm toán, đặc biệt đối với các khoản mục. Việc thực hiện thủ tục phân tích nên được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Xác định các khoản mục, tài khoản cần phân tích
Bước 2: Tiến hành lập bảng phân tích để tính toán giá trị ước tính của tài khoản, khoản mục cần kiểm tra.
Bước 3: Xác định chênh lệch (nếu có)
Bước 4: Tìm hiểu và giải thích nguyên nhân chênh lệch.
Bước 5: Đưa ra ý kiến đánh giá và kết luận về khoản mục, tài khoản đã kiểm tra Để đảm bảo sự chính xác của mô hình phân tích trong khi lập bảng phân tích để tính toán các giá trị ước tính của các tài khoản, khoản mục KTV cần sử dụng các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: trong nội bộ đơn vị và các thông tin từ bên ngoài.
Vận dụng kỹ thuật xác minh tài liệu
KTV không nên chọn mẫu theo các nghiệp vụ có phát sinh lớn hay theo kinh nghiệm của KTV, nên kết hợp với phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên theo bảng số ngẫu nhiên
Để tiến hành chọn mẫu theo bảng số ngẫu nhiên có hiệu quả thì công ty nên áp dụng phần mềm kiểm toán có hỗ trợ chức năng trên để đạt hiệu quả cáo, không mất thời gian. Khi áp dụng phần mềm này, KTV chỉ cần nhập số liệu, phần mềm sẽ tự động tính toán để chạy ra kết quả là các con số ngẫu nhiên mà ta cần lựa chọn. Áp dụng phần mềm này, KTV không mất thời gian vào việc giải toán mà có kết quả luôn, từ đó lựa chọn các nghiệp vụ theo kết quả mà phần mềm tìm ra
KTV nên nêu rõ việc sử dụng phần mềm để chứng tỏ việc lựa chọn các con số để tiến hành kiểm tra là hoàn toàn ngẫu nhiên
2.3.3 Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Trong giai đoạn này KTV nên xem xét với tính trọng yếu của các sai phạm đã đặt ra trong phần lập kế hoạch kiểm toán. Nếu các sai phạm này nhỏ, không đến mức trọng yếu thì KTV nên nhắc nhở và hướng dẫn kế toán khắc phục trong kỳ sau, không nên đưa ra quá nhiều bút toán điều chỉnh không cần thiết. Việc này sẽ ảnh hưởng đến việc theo dõi sổ sách kế toán của công ty khách hàng.