Các công cụ để hình thành và lựa chọn giải pháp

5. Kết cấu của luận văn

1.4. Các công cụ để hình thành và lựa chọn giải pháp

1.4.1. Ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài (EFE)

Theo Nguyễn Thị Liên Diệp và Phạm Văn Năm (2010), ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài cho phép các nhà chiến lược tóm tắt và đánh giá các thông tin kinh tế, xã hội, văn hố, nhân khẩu, địa lý, chính trị, chính phủ, luật pháp, cơng nghệ và cạnh tranh. Để phát triển một ma trận đánh giá yếu tố bên ngoài cần thực hiện năm bước sau:

− Bước 1: Dựa trên q trình phân tích các yếu tố bên ngoài, lập một danh mục các yếu tố cơ hội và nguy cơ chủ yếu có thể ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp trong ngành kinh doanh.

− Bước 2: Phân loại tầm quan trọng theo thang điểm từ 0,0 (Không quan trọng) đến 1.0 (quan trọng nhất) cho từng yếu tố. Tầm quan trọng của mỗi yếu tố tuỳ thuộc vào mức độ ảnh hưởng của yếu tố đến sự thành công của doanh nghiệp trong ngành kinh doanh. Tổng điểm số tầm quan trọng của tất các các yếu tố phải bằng 1,0.

− Bước 3: Phân loại từ 1 đến 4 cho từng yếu tố tuỳ thuộc vào mức độ phản ứng của mỗi công ty với yếu tố, trong đó 4 là phản ứng tốt nhất, 3 là phản ứng trên trung bình, 2 là phản ứng trung bình, 1 là phản ứng yếu.

− Bước 4: Nhân tầm quan trọng của từng yếu tố với loại của nó để xác định điểm số của từng yếu tố.

− Bước 5: Cộng số điểm của tất cả các yếu tố.

Đánh giá: Tổng số điểm của ma trận không phụ thuộc vào số lượng các yếu tố có trong ma trận, cao nhất là điểm 4 và thấp nhất là điểm 1.

− Nếu tổng số điểm là 4 thì doanh nghiệp đang phản ứng tốt với những cơ hội và nguy cơ trong mơi trường của mình.

− Nếu tổng số điểm là 2,5 doanh nghiệp đang phản ứng trung bình với những cơ hội và nguy cơ.

− Nếu tổng số điểm là 1 cho thấy những chiến lược của doanh nghiệp chưa tận dụng được những cơ hội và tránh những nguy cơ từ bên ngồi.

1.4.2. Ma trận hình ảnh cạnh tranh

Theo Nguyễn Thị Liên Diệp và Phạm Văn Năm (2010), trong tất cả các sự kiện và xu hướng môi trường có thể ảnh hưởng đến vị trí chiến lược của một công ty, ảnh hưởng cạnh tranh thường được xem là quan trọng nhất. Ma trận hình ảnh cạnh tranh nhận diện những nhà cạnh tranh chủ yếu cùng những ưu thế và khuyết điểm đặc biệt của họ. Ma trận hình ảnh cạnh tranh là sự mở rộng của ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài trong trường hợp các mức độ quan trọng, phân loại và tổng số điểm quan trọng có cùng ý nghĩa.

Tổng số điểm đánh giá của các đối thủ cạnh tranh được so với doanh nghiệp mẫu. Thực hiện năm bước để xây dựng ma trận này:

− Bước 1: Lập một danh sách các yếu tố chủ yếu có ảnh hưởng quan trọng đến khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp trong ngành.

− Bước 2: Phân loại tầm quan trọng từ 0,0 (Không quan trọng) đến 1,0 (quan trọng nhất) cho từng yếu tố tuỳ thuộc vào mức độ ảnh hưởng của yếu tố đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong ngành. Tổng điểm số tầm quan trọng của tất cả các yếu tố phải bằng 1,0.

− Bước 3: Phân hạng từ 1 đến 4 cho từng yếu tố tùy thuộc vào khả năng của doanh nghiệp so với một doanh nghiệp mẫu (doanh nghiệp dẫn đầu ngành được xem là hạng 1), trong đó 4 là tốt, 3 là trên trung bình, 2 là trung bình, 1 là yếu.

− Bước 4: Nhân tầm quan trọng của từng yếu tố với hạng của nó để xác định điểm số của các yếu tố.

− Bước 5: Cộng số điểm của tất cả các yếu tố cho từng doanh nghiệp trong ma trận. Đánh giá: So sánh tổng số điểm của doanh ngihệp với các đối thủ cạnh tranh chủ yếu trong ngành để đánh giá khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

1.4.3. Ma trận đánh giá các yếu tố nội bộ (IFE)

yếu tố nội bộ là cơng cụ tóm tắt và đánh giá những mặt mạnh và yếu quan trọng của các bộ phận kinh doanh chức năng, và nó cũng cung cấp cơ sở để xác định và đánh giá mối quan hệ giữa các bộ phận này.

Tương tự như ma trận đánh giá yếu tố bên ngoài, cần thực hiện năm bước để phát triển một ma trận đánh giá yếu tố nội bộ:

− Bước 1: Dựa trên q trình phân tích nội bộ, lập một danh mục các điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp.

− Bước 2: Phân loại tầm quan trọng theo thang điểm từ 0,0 (Không quan trọng) đến 1.0 (quan trọng nhất) cho từng yếu tố. Tầm quan trọng của mỗi yếu tố tuỳ thuộc vào mức độ ảnh hưởng của yếu tố đến sự thành công của doanh nghiệp trong ngành kinh doanh. Tổng điểm số tầm quan trọng của tất các các yếu tố phải bằng 1,0.

− Bước 3: Phân loại từ 1 đến 4 cho từng yếu tố đại diện cho điểm yếu lớn nhất (trọng số bằng 1), điểm yếu nhỏ nhất (trọng số bằng 2), điểm mạnh nhỏ nhất (trọng số bằng 3), điểm mạnh lớn nhất (trọng số bằng 4). Sự phân loại này dựa trên cơ sở doanh nghiệp trong khi mức độ quan trọng ở bước 2 dựa trên cơ sở ngành.

− Bước 4: Nhân tầm quan trọng của từng yếu tố với loại của nó để xác định điểm số của từng yếu tố.

− Bước 5: Cộng số điểm của tất cả các yếu tố.

Đánh giá: Tổng số điểm của ma trận không phụ thuộc vào số lượng các yếu tố có trong ma trận, cao nhất là điểm 4 và thấp nhất là điểm 1.

− Nếu tổng số điểm thấp hơn 2.5 cho thấy doanh nghiệp yếu về nội bộ.

− Nếu tổng số điểm cao hơn 2.5 cho thấy doanh nghiệp mạnh về nội bộ.

1.4.4. Ma trận kết hợp SWOT

Từ đánh giá các yếu tố bên ngoài, bên trong và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, ta xây dựng ma trận về cơ hội, nguy cơ, điểm mạnh và điểm yếu trong bảng ma trận kết hợp SWOT. Mục đích của việc xây dựng ma trận SWOT là giúp doanh nghiệp tận dụng cơ hội, phát huy điểm mạnh và tìm cách khắc phục điểm yếu cũng như né tránh các nguy cơ của thị trường.

O2…)

T2…)

Để lập ma trận SWOT ta thực hiện qua 8 bước như sau:

− Bước 1: Liệt kê những cơ hội chủ yếu từ mơi trường bên ngồi (O1,

− Bước 2: Liệt kê những đe dọa chủ yếu từ mơi trường bên ngồi (T1,

− Bước 3: Liệt kê các điểm mạnh chủ yếu của doanh nghiệp (S1, S2…)

− Bước 4: Liệt kê các điểm yếu chủ yếu của doanh nghiệp (W1, W2..)

− Bước 5: Kết hợp các điểm mạnh và tận dụng cơ hội để hình thành các chiến lược (SO).

− Bước 6: Tận dụng cơ hội để khắc phục điểm yếu và hình thành các chiến lược (WO).

− Bước 7: Phát huy điểm mạnh để tránh đi các đe dọa và hình thành các chiến lược (ST).

− Bước 8: Khắc phục điểm yếu và né tránh đe dọa, hình thành các chiến lược (WT).

Tóm tắt chương 1

Chương 1 đã trình bày tổng quan về các cơng cụ marketing mix, trong đó đi sâu về hoạt động phân phối như: chức năng của kênh phân phối, cấu trúc kênh phân phối bao gồm kênh phân phối hàng tiêu dùng và hàng công nghiệp, kênh trực tiếp và gián tiếp, các quyết định về phân phối vật chất bao gồm xử lý đơn đặt hàng, lưu kho, kho bãi, các phương tiện vận tải.

Tác giả nêu lên đặc điểm về phân phối hàng công nghiệp thị trường tổ chức. Theo đó, kênh phân phối trực tiếp cho phép hàng hóa đi trực tiếp từ nhà sản xuất đến người sử dụng, kênh gián tiếp có sử dụng đại lý hoặc nhà phân phối công nghiệp hoặc cả hai. Nhà sản xuất tùy vào tình cảnh cụ thể mà quyết định sử dụng hay khơng sử dụng trung gian phân phối.

Ngồi ra, tác giả đã nêu ra các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đến hoạt động phân phối. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp cần xét đến tài chính, nhân sự, quy trình hoạt động và văn hóa doanh nghiệp. Các yếu tố bên ngồi được phân ra mơi trường vĩ mơ và mơi trường vi mơ, trong đó mơi trường vĩ mơ bao gồm các yếu tố nằm ngồi tầm kiểm sốt của doanh nghiệp. Việc phân tích mơi trường vi mô sẽ cho thấy được khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Thơng qua phân tích các yếu tố trong và ngồi hoạt động phân phối, tác giả sẽ sử dụng một số cơng cụ để hình thành và lựa chọn giải pháp như ma trận EFE, ma trận hình ảnh cạnh tranh, ma trận IFE, ma trận SWOT.

Chương 2 - THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI HĨA CHẤT TINH KHIẾT CỦA CƠNG TY TNHH NAM GIAO TRONG THỜI GIAN QUA

Mục tiêu chương 2:

− Giới thiệu về công ty TNHH Nam Giao và sản phẩm hóa chất tinh khiết RCI Labscan.

− Nêu khái quát về đặc điểm thị trường hóa chất tinh khiết tại Việt Nam.

− Phân tích sự ảnh hưởng của các yếu tố bên trong và bên ngồi cơng ty đến hoạt động phân phối sản phẩm hóa chất tinh khiết của cơng ty Nam Giao.

− Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động phân phối hóa chất RCI Labscan của công ty Nam Giao.

2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Nam Giao 2.1.1. Q trình hình thành và phát triển

Cơng ty TNHH Nam Giao được thành lập vào năm 2003 bởi ơng Nguyễn Đình Chân, người có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thương mại hóa chất. Dưới sự chỉ đạo của ông, công ty TNHH Nam Giao ngày càng khẳng định uy tín và thương hiệu tại thị trường Việt Nam, với vai trò đại diện thương mại cho các nhà sản xuất hóa chất Quốc tế và là nhà nhập khẩu, phân phối hóa chất tại thị trường Việt Nam.

Giai đoạn 2003 - 2011:

− Nam Giao chủ yếu hoạt động với vai trò là nhà đại diện thương mại. Nhờ vào mối quan hệ trong ngành của ông Chân, Nam Giao trở thành cầu nối giữa các nhà sản xuất hóa chất nước ngồi với các khách hàng doanh nghiệp trong nước.

− Nam Giao cũng có nhập khẩu và phân phối một số sản phẩm như phụ gia, bột màu, chất độn nhưng số lượng không nhiều. Thời gian này Nam Giao chỉ thuê một diện tích nhỏ trong kho Seaprodex Saigon (quận Tân Bình ) để lưu trữ hàng hóa.

Giai đoạn 2012 - hiện nay (2015):

− Để chủ động trong việc mở rộng thị trường và tiếp cận khách hàng, Nam Giao bắt đầu nhập khẩu và phân phối sản phẩm hóa chất tinh khiết, lúc này Nam

Giao trở thành đại lý độc quyền cho nhà sản xuất RCI Labscan tại Việt Nam.

− Từ việc thay đổi hình thức hoạt động kinh doanh, Nam Giao tái cơ cấu cách tổ chức và quy trình nội bộ của cơng ty, thay đổi và mở rộng kho bãi cũng như đầu tư thêm phương tiện vận chuyển.

Hình 2.1. Logo cơng ty TNHH Nam Giao

(Nguồn: www.namgiaocorp.com)

Thông tin khái quát:

− Tên tiếng Việt: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Nam Giao

− Tên viết tắt: Nam Giao Co., Ltd

− Người đại diện: ơng Nguyễn Đình Chân – Giám đốc

− Mã số thuế: 0303062566

− Trụ sở chính: Số 19 đường Đống Đa, phường 2, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh − Điện thoại: (84 8) 35474371 − Fax: (84 8) 35474370 − Email: admin@namgiaocorp.com − Website: www.namgiaocorp.com − Hệ thống kho bãi:

Kho 1: Kho Delta 2. Địa chỉ: 1/497, Tổ 4, khu phố Hòa lân 2, phường Thuận Giao, Thuận An, Bình Dương. Đây là kho chứa sản phẩm bột màu, phụ gia, chất độn.

12, TP.HCM. Đây là kho chứa sản phẩm hóa chất tinh khiết RCI Labscan.

2.1.2. Lĩnh vực hoạt động

Công ty TNHH Nam Giao hoạt động ở hai lĩnh vực:

− Đại diện thương mại độc quyền: là cầu nối giữa các nhà sản xuất hóa chất nước ngồi và các doanh nghiệp Việt Nam. Nam Giao không trực tiếp tự nhập và bán sản phẩm mà chỉ giữ vai trò trung gian và hưởng hoa hồng từ phía nhà sản xuất.

− Trực tiếp nhập khẩu và phân phối hóa chất tại Việt Nam: hiện nay Nam Giao phân phối sản phẩm tại địa bàn TP.HCM, Bình Dương và Đồng Nai.

2.1.3. Sản phẩm kinh doanh

Sản phẩm của công ty là sản phẩm công nghiệp.

Đối với lĩnh vực đại diện thương mại: cung cấp hóa chất công nghiệp sử dụng trong ngành sản suất cao su.

Đối với lĩnh vực nhập khẩu và phân phối: sản phẩm cơng ty gồm hai nhóm chính:

− Hóa chất cơng nghiệp (xem hình 2.2): phụ gia, chất độn, bột màu dùng cho ngành sản xuất sơn, mực in.

Phụ gia Chất độn Bột màu

Hình 2.2. Hóa chất cơng nghiệp

(Nguồn: www.namgiaocorp.com)

− Hóa chất tinh khiết (xem hình 2.3): dùng làm nguyên liệu phục vụ ngành sản xuất điện tử và dùng trong phịng phân tích, thí nghiệm hóa học.

Hình 2.3. Hóa chất tinh khiết

(Nguồn: www.namgiaocorp.com)

2.1.4. Đối tác và khách hàng của công ty

2.1.4.1. Đối tác

Công ty Nam Giao hiện là đại diện thương mại độc quyền cho các nhà sản xuất hóa chất uy tín từ Hà Lan, Thái Lan, Malaysia và Trung Quốc.

2.1.4.2. Khách hàng

Khách hàng của công ty Nam Giao bao gồm các nhà phân phối hóa chất, các doanh nghiệp sản xuất mực in, cao su, điện tử, các trung tâm phân tích thí nghiệm hóa học.

GIÁM

ĐỐC

PHĨ GIÁM ĐỐC

PHỊNG HÀNH CHÍNH

– NHÂN SỰ PHỊNG MAR- KET- ING PHỊNG KẾ

TỐN PHỊNG NHẬP KHẨU PHỊNG KINH DOANHPHỊNG KHO VẬN

Hình 2.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Nam Giao

(Nguồn: phịng Hành chính – Nhân sự - cơng ty TNHH Nam Giao)

Theo số liệu cập nhật mới nhất vào ngày 30/08/2015 từ phịng Hành chính – Nhân sự của cơng ty, hiện nay nhân sự ở Nam Giao có tổng cộng 23 người:

Giám đốc (1 người):

− Là người có thẩm quyền cao nhất và đại diện pháp luật của công ty.

− Là người có trình độ chun mơn cao nhất, am hiểu về sản phẩm và thị trường nhất.

− Là người đặt ra triết lý kinh doanh, quyết định mục tiêu, phương hướng phát triển của cả cơng ty.

Phó Giám đốc (1 người):

− Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kế hoạch và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.

− Thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc đã được uỷ quyền.

− Trực tiếp quản lý, phân bố và giao nhiệm vụ cho các phịng ban.

− Đại diện cơng ty tham dự các cuộc họp với nhà cung cấp ở nước ngồi.

Phịng kế tốn (3 người):

− Lập báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của Nhà nước và của công ty.

− Hỗ trợ các bộ phận khác khi cần thiết.

− Tổ chức quản lý, lưu trữ các tài liệu kế toán, chứng từ, sổ sách liên quan.

− Theo dõi tình hình thanh tốn cơng nợ của khách hàng trong nước, lên kế hoạch thu hồi công nợ với các khoản nợ quá hạn.

− Thanh toán các khoản nợ đến hạn cho nhà cung cấp nước ngồi.

Phịng nhập khẩu (2 người):

− Nhận đơn đặt hàng đại diện thương mại, soạn hợp đồng và gửi cho hai bên (nhà cung cấp nước ngoài và khách hàng trong nước) ký nhận.

− Theo dõi lịch tàu, đảm bảo hàng hóa đến đúng hạn, giải quyết mọi phát sinh trong quá trình khách hàng nhận hàng.

− Thu thập thông tin từ bộ phận kinh doanh và bộ phận marketing, lên kế hoạch nhập hàng và trình cho Phó Giám đốc ký duyệt.

− Phụ trách mọi công việc nhập khẩu của cơng ty.

Phịng hành chính-nhân sự (2 người):

− Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh và chiến lược của công ty.

− Theo dõi, giải quyết các chế độ bảo hiểm và quản lý hồ sơ của người lao động trong công ty.

− Giám sát việc chấp hành nội quy công ty.

− Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa các phòng ban.

− Hỗ trợ các bộ phận liên quan về cơng tác hành chánh.

trách. đặt ra.

− Xây dựng, duy trì và mở rộng mạng lưới quan hệ với khách hàng.

− Hỗ trợ vấn đề kỹ thuật và chuyên môn cho khách hàng.

− Phối hợp với bộ phận Marketing trong công tác khảo sát thị trường.

− Hỗ trợ kế toán trong việc thu hồi cơng nợ của khách hàng do mình phụ