Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2015 cũng tƣơng tự nhƣ tiến hành một dự án. Đây là một q trình phức tạp, địi hỏi sự quyết tâm và nỗ lực của toàn thể các thành viên trong tổ chức mà trƣớc hết là sự quan tâm và cam kết của lãnh đạo. Quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo ISO 9001:2015 có thể phân thành một số bƣớc cơ bản sau:
3.1 Bƣớc 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9001
Doanh nghiệp cần xác định xem có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào hệ thống chất lƣợng và q trình phát triển của cơng ty nhƣ thế nào. Doanh nghiệp tìm hiểu các nhu cầu của tiêu chuẩn sau đó đối chiếu với thực tế của doanh nghiệp mình.
80
3.2 Bƣớc 2: Đánh giá hiện trạng của doanh nghiệp so với tiêu chuẩn
Lãnh đạo của cơng ty cần có sự cam kết theo đuổi lâu dài mục tiêu chất lƣợng và quyết định phạm vi áp dụng ISO 9001 trên cơ sở phân tích tình hình quản lý hiện tại và định hƣớng hoạt động của tổ chức trong tƣơng lai cũng nhƣ xu thế phát triển chung thị trƣờng.
Sau đánh giá thực trạng, doanh nghiệp có thể xác định những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lƣợng của doanh nghiệp phù hợp với tiêu chuẩn
3.3 Bƣớc 3: Thiết lập hệ thống tổ chức chỉ đạo cho việc áp dụng ISO 9001
Việc áp dụng ISO 9001 xem nhƣ là một dự án lớn, vì vậy các Doanh nghiệp cần tổ chức thành dự án sao cho hiệu quả. Nói chung, nên có một ban chỉ đạo ISO 9001 hoặc nhân sự phụ trách có kiến thức về ISO tại doanh nghiệp. Việc có nhân sự nhƣ vậy sẽ giúp quá trình xây dựng hệ thống, áp dụng ISO trở nên hiệu quả và nhanh chóng hơn.
3.4 Bƣớc 4: Thiết lập quy trình và xây dựng văn bản hệ thống chất lƣợng theo ISO 9001
Đây là một trong những bƣớc quan trọng và tốn nhiều thời gian nhất trong quá trình áp dụng ISO. Tiêu chuẩn ISO 9001 địi hỏi phải có hệ thống các tài liệu bắt buộc. Việc viết các tài liệu này sẽ tốn nhiều thời gian và công sức.
Từ những nội dung đánh giá thực trạng trƣớc đó, Doanh nghiệp cần hệ thống hóa lại quy trình, các yếu tố cần quản lý trong doanh nghiệp. Đồng thời, Doanh nghiệp xây dựng các văn bản cụ thể hóa các cơng việc cần quản lý.
3.5 Bƣớc 5: Triển khai áp dụng trên thực tế hệ thống chất lƣợng theo ISO 9001
Doanh nghiệp cần áp dụng hệ thống chất lƣợng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Trong bƣớc này cần thực hiện các hoạt động sau:
- Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO 9001.
- Hƣớng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo quy trình, thủ tục đã đƣợc viết ra.
- Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ , và thủ tục đƣợc mô tả.
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để đánh giá sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hành động khắc phục đối với sự không phù hợp.
81
Tổ chức cử ngƣời làm đại diện, có hiểu biết nhất định về ISO. Sau tất cả các bƣớc thực hiện, ISO 9001 yêu cầu tổ chức phải đánh giá nội bộ định kỳ để biết chất lƣợng công việc sau khi áp dụng HTQLCL ISO 9001. Đây là việc làm cần thiết và quan trọng trƣớc khi đƣợc đánh giá chứng nhận ISO 9001.
Đánh giá nội bộ nhằm xác định xem hệ thống chất lƣợng của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chƣa và có đƣợc thực hiện một cách hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trƣớc chứng nhận có thể do chính cơng ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện
3.7 Bƣớc 7: Khắc phục các điểm không phù hợp
Dựa vào kết quả đánh giá chất lƣợng nội bộ, nếu xét thấy còn những điểm chƣa phù hợp với các yêu cầu của ISO 9001 thì tổ chức sẽ tiến hành hiệu chỉnh, cải tiến hệ thống văn bản hoặc cải tiến các hoạt động trong quá trình thực hiện hệ thống.
3.8. Bƣớc 8: Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận.
Hình 3.3 Các bước chuẩn bị chứng nhận và chứng nhận
Đánh giá trƣớc chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống chất lƣợng của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chƣa và có đƣợc thực hiện một cách hiệu quả khơng, xác định các vấn đề cịn tồn tại để khắc phục.
Việc đánh giá trƣớc chứng nhận có thể do chính cơng ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện.
Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận hay đánh giá của bên thứ ba là tổ chức đã công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp
82
với tiêu chuẩn ISO 9001. Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO 9001 đều có giá trị nhƣ nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp. Cơng ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ.
3.9 Bƣớc 9: Tiến hành đánh giá chứng nhận
Tổ chức chứng nhận đã đƣợc công ty lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lƣợng của cơng ty.
3.10 Bƣớc 10: Duy trì hệ thống chất lƣợng sau khi chứng nhận
Ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và khơng ngừng cải tiến hệ thống chất lƣợng của công ty.
Trên đây là một số các bƣớc công việc cơ bản cần phải tiến hành để tiến tới chứng nhận ISO 9001. Thời gian và khối lƣợng công việc phải làm phụ thuộc rất nhiều vào thực trạng và phạm vi áp dụng của ISO 9001 tại doanh nghiệp. Bên cạnh kế hoạch tổng thể, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho các bƣớc cụ thể, trong đó có việc phân cơng bộ phận hay con ngƣời chịu trách nhiệm chính và thời gian biểu chi tiết cho các bƣớc cụ thể, trong đó phân cơng bộ phận hay con ngƣời chịu trách nhiệm chính và thời gian biểu chi tiết.