5. Kết cấu đề tài
2.2. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị khoản phải thu tại công ty
2.2.2 Tình hình quản trị khoản phải thu của cơng ty
2.2.2.1 Chính sách tín dụng của cơng ty
* Tiêu chuẩn tín dụng
Để đánh giá tiêu chuẩn cho khách hàng, cơng ty chủ yếu dựa vào tình hình tài chính và thành tích tín dụng quá khứ của khách hàng. Khách hàng mà công ty bán chịu chủ yếu là những bạn hàng lâu năm trên cơ sở ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Với những khách hàng là doanh nghiệp của nhà nước có mức độ tin tưởng cao hơn so với các doanh nghiệp tư nhân, các cơng ty cổ phần do đó những doanh nghiệp này thường khơng phải ký cược, ký quỹ như các doanh nghiệp khác.
- Những khách hàng mới mà không qua sự giới thiệu của những khách hàng quen thuộc thì bắt buộc phải có thế chấp.
- Với những khách hàng mới mà công ty thiết lập quan hệ thơng qua tiếp thị để đánh giá tiêu chuẩn tín dụng công ty dựa vào những yếu tố sau:
+ Thành tích tín dụng của khách hàng thơng qua thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau
+ Thế chấp để đảm bảo cho những khoản nợ của khách hàng
+ Dựa vào báo cáo tài chính để xác định khả năng thanh toán nợ hiện tại của khách hàng.
Thực tế trong năm 2016 cơng ty gặp khó khăn với thị trường đầu ra, dẫn tới hàng tồn kho lớn làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp do đó để đẩy mạnh doanh số bán hàng, đồng thời mở rộng hêm khách hàng mới cho doanh nghiệp công ty TNHH Thiết bị hàng hải và Động cơ Đông Dương đã nới lỏng tiêu chuẩn tín dụng bằng việc giảm hoặc khơng cần ký quỹ đối với một số đối tượng khách hàng. Chính sách này đã làm cho khối lượng khoản phải thu của doanh nghiệp tăng lên chiếm tổng vốn lưu động của cơng ty, làm tăng thêm các khoản nợ khó địi trong năm 2017. Do vậy từ giữa năm 2017 trở đi doanh nghiệp tiến hành xây dựng một tiêu chuẩn tín dụng chặt chẽ hơn, đánh giá lại các khách hàng của mình đồng thời hạn chế cấp tín dụng thương mại.
* Thời hạn tín dụng
Thời hạn tín dụng xác định độ dài thời kỳ tín dụng và thời hạn trong đó sẽ chấp nhận một tỷ lệ giảm giá. Đối với khách hàng cũ thời hạn tín dụng thường dài hơn các khách hàng mới. Thời hạn tín dụng mà cơng ty đang áp dụng hiện nay là 30 ngày ,60 ngày và 90 ngày kể từ sau ngày giao hàng tuy nhiên chủ yếu vẫn là 30 ngày và 60 ngày.
* Chính sách chiết khấu
Cơng ty áp dụng một tỷ lệ chiết khấu cho mọi khách hàng và tỷ lệ này chủ yếu dựa vào tỷ lệ của các đối thủ cạnh tranh và tỉ lệ lãi suất ngân hàng mà không phụ thuộc vào mục tiêu của công ty, không phân biệt khách hàng mới hay cũ. Tiền chiết khấu ít trả trước cho khách hàng mà khi khách hàng hạch toán chuyển tiền cho cơng ty thì cơng ty mới quyết tốn. Tỷ lệ chiết khấu của cơng ty dựa vào tiêu chí sau:
Lãi suất tiền gửi < Tỷ lệ chiết khấu < Lãi suất cho vay của ngân hàng
Thường tỷ lệ chiết khấu này là 2-3% nếu khách hàng thanh toán trong 10 ngày đầu tiên.
Trước đây, doanh nghiệp khơng áp dụng bất kỳ hình thức chiết khấu nào cho khách hàng mà chỉ cho khách hàng nợ trọng một thời hạn nhất định và khi các khoản nợ q hạn thì cơng ty áp dụng tính lãi theo lãi suất ngân hàng, điều này khơng làm kích thích khách hàng trả nợ đúng hạn nên các khoản vốn của công ty bị khách hàng chiếm dụng rất lớn. Trước thực tế đó, ban quản trị cơng ty đã điều chỉnh chính sách tín dụng theo hướng khuyến khích khách hàng trả tiền ngay thơng qua việc chiết khấu một phần trong giá thanh tốn cho khách hàng.
* Chính sách thu tiền
Trong chính sách thu tiền của doanh nghiệp nêu rõ cách thức thu tiền và các biện pháp xử lý đối với các khoản tín dụng q hạn trong đó:
- Về cách thức thu tiền: các đối tác có thể thanh tốn một lần hoặc nhiều lần trong thời hạn tín dụng của hợp đồng
- Xử lý đối với các khoản nợ quá hạn: doanh nghiệp ít sử dụng biện pháp khởi kiện vì sẽ làm giảm uy tín của khách hàng và làm mất đi mối quan hệ làm ăn do vậy chỉ áp dụng trong trường hợp khách hàng sắp bị phá sản và các khách hàng luôn luôn trễ hẹn kéo dài nhiều năm với giá trị lớn. Ngồi ra, việc thường xun đơn đốc đòi nợ là biện pháp được sử dụng phổ biến trong công tác xử lý nợ quá hạn của doanh nghiệp.
2.2.2.2 Công tác theo dõi đánh giá các khoản phải thu
Công ty TNHH Thiết bị hàng hải và Động cơ Đông Dương thực hiện việc theo dõi, đánh giá các khoản phải thu dựa trên số liệu của sổ theo dõi chi tiết các khoản phải thu do bộ phận kế tốn của cơng ty mở ra, và được báo cáo thường xuyên lên ban lãnh đạo của công ty. Theo định kỳ 1 năm, công ty tiến hành phân loại tổng nợ phải thu và chi tiết theo từng khách nợ, để từ đó có những biện pháp thu hồi nợ hiệu quả. Theo số liệu thống kê của bộ phận kế toán về phân loại các khoản nợ phải thu năm 2015-2017, giá trị các khoản phải thu trong các nhóm trên được tổng kết như bảng dưới đây:
Bảng 06: Phân loại nợ giai đoạn 2015-2017
Đơn vị: Triệu đồng
Giá trị KPT Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Nhóm 1 1496,81 1988,01 3340,418 Nhóm 2 715,14 1183,518 1879,469 Nhóm 3 353,05 576,475 990,113 Nhóm 4 82,21 83,37 75,098 Nhóm 5 43,79 27,467 25,202 Tổng 2691 3858,84 6310,3 (Nguồn: Phịng kế tốn tài chính)
Việc phân loại này giúp cho các nhà quản trị đánh giá được mức độ và xu hướng của các nhóm nợ để từ đó có những chính sách tín dụng phù hợp. Ngồi ra, công ty cũng tiến hành đo lường phân loại doanh số bán chịu của mỗi tháng vẫn chưa thu được tiền tại thời điểm cuối tháng đó. Cùng với đó, cơng ty kiểm sốt thường xun, liên tục sự biến động của các khoản phải thu khách hàng để từ đó có những biện pháp nhắc nhở đối với những khoản nợ sắp đến hạn và tiến hành đòi nợ đối với các khoản nợ đã quá hạn.
2.2.2.3 Phòng ngừa rủi ro đối với khoản phải thu tại công ty TNHH Thiết bị hàng hải và Động cơ Đông Dương.
Công ty TNHH Thiết bị hàng hải và Động cơ Đông Dương là một doanh nghiệp trong lĩnh vực máy thủy, hộp số, động cơ hàng hải, phạm vi hoạt động trong nước và nước ngồi vì vậy các rủi ro đối với khoản phải thu mà công ty thường xuyên gặp phải như rủi ro tín dụng, rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất, rủi ro hối đoái. Để phịng ngừa các rủi ro trên, Đơng Dương đã áp dụng một số chính sách cũng như giải pháp để phịng ngừa.
a) Rủi ro tín dụng.
Để phịng ngừa rủi rủi ro tín dụng, Giám đốc cơng ty đã phân cơng cho phịng kế tốn tìm hiểu các thơng tin khách hàng trong các giao dịch trong quá khứ với cơng ty đồng thời tìm hiểu tình hình tài chính của cơng ty trên các phương tiện truyền thông chủ yếu là internet.
Thực tế thì hiện cơng ty chưa có tình trạng phát sinh các khoản nợ lớn hay nợ chưa thu hồi được vẫn ở mức nhỏ, phần vì các khách hàng ln có ý thức thanh tốn dù có q hạn. Cơng ty cũng chủ quan nên chưa trích lập quỹ dự phịng rủi ro.
b) Rủi ro hối đoái
Do các lượng hàng xuất khẩu của công ty cịn hạn chế nên hiện nay cơng ty vẫn chưa áp dụng biện pháp nào để phịng ngừa rủi ro hối đối đối với khoản phải thu của khách hàng nước ngoài.
c) Rủi ro lãi suất và rủi ro thanh khoản.
Cũng như đối với rủi ro hối đối ,để phịng ngừa rủi ro lãi suất và rủi ro thanh khoản hiện tại cơng ty vẫn chưa có các biện pháp phòng ngừa nào do hạn chế về kinh nghiệm cũng như nhận thức được mức độ ảnh hưởng của các rủi ro trên. Một phần nguyên nhân là công ty cịn e ngại do chưa có kinh nghiệm trong việc sử dụng các cơng cụ phịng ngừa các rủi ro ở các ngân hàng thương mại hiện nay.
2.2.2.4 Công tác xử lý các khoản phải thu khó địi
Q trình xử lý nợ khó địi tại cơng ty TNHH Thiết bị hàng hải và Động cơ Đông Dương cũng được áp dụng theo đúng trình tự xử lý nợ khó địi đã được chuẩn hoá theo chuẩn mực của bộ thương mại. Trong q trình quản lý cơng nợ phải thu khi phát hiện ra các khoản phải thu có vấn đề, kế tốn làm cơng nợ phải thu sẽ phải có những biện pháp xử lý kịp thời như: gọi điện, gửi công văn đến tận trụ sở của khách hàng để thúc giục khách hàng trả nợ. Khi đến hạn thanh toán mà khách hàng vẫn chưa trả được nợ thì kế tốn cơng nợ phải thu sẽ phải trích lập dự phịng phải thu khó địi theo chế độ kế tốn. Tuy nhiên, hiện nay cơng ty chưa thực hiện việc trích lập dự phịng cho các khoản nợ khó địi của mình do các giấy tờ khơng đầy đủ theo quy định để được trích lập dự phịng rủi ro khó địi.
Hiện nay, do thực tế các khoản phải thu khó địi của doanh nghiệp tương đối ít, cùng với việc các khách nợ có mối quan hệ lâu năm với doanh nghiệp do đó cơng ty chỉ thực hiện đôn đốc, tạo điều kiện cho các khách nợ hồn trả nợ. Cơng ty cũng chưa thực hiện trích lập dự phịng đối với các khoản phải thu khó địi. Những biện pháp quản trị nợ khó địi của doanh nghiệp cịn khá đơn giản và chưa thực sự hiệu quả.