Làm thủ tục hải quan
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện các nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn phòng
- Để nâng cao hiệu quả trong việc đàm phán trực tiếp với đối tác, công ty cần phải hiểu rõ điểm yếu, điểm mạnh của họ và chuẩn bị thật kỹ trước khi tiến hành đàm phán như việc sắp xếp nhân sự và chức năng cụ thể của mỗi người trong đồn đàm phán, hiểu rõ những nét văn hố, tập quán thương mại của đối tác để có những chiến lược cụ thể.
- Trong quá trinh đàm phán, các thành viên tham gia đàm phán cần phải có sự tương tác lẫn nhau, sự hỗ trợ cần thiết nhằm tạo nên một khối thống nhất. Tuy nhiên, ban đàm phán của Cơng ty vẫn chưa có được sự đồn kết nhất trí trong q trình đàm phán, các nhân viên đàm phán thường không hiểu hết ý của nhau nên xảy ra những trường hợp ngoài ý muốn và chưa hỗ trợ nhau một cách đúng lúc và kịp thời.
- Trong việc soạn thảo và ký kết hợp đồng, Công ty cần quy định rõ ràng và chặt chẽ các điều khoản, điều kiện trong hợp đồng nhằm tránh những khiếu nại tranh chấp xảy ra.
- Công ty cần chuẩn bị kỹ những giấy tờ cần thiết như: hợp đồng ngoại thương, giấy phép nhập khẩu, giấy phép kinh doanh, tờ khai Hải quan theo mã hàng nhập khẩu… để xuất trình ngay khi có u cầu để việc thơng quan hàng hố diễn ra nhanh chóng.
- Thực hiện tốt các khâu của hoạt động nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt là khâu kiểm tra hàng hóa nhằm giảm số lượng hàng hóa kém chất lượng, hỏng khi vận chuyển. Công ty cũng cần nắm vững lịch hàng đến cảng, sắp xếp việc dỡ hàng, vận chuyển sao cho hợp
lý nhất để giảm chi phí lưu kho, tận dụng được các điều khoản thưởng phạt về thời gian dỡ hàng ra khỏi tàu.
- Trong nghiệp vụ mở L/C: Đơn xin mở L/C cũng là căn cứ để ngân hàng phát hành L/C. Cơ sở để viết đơn xin mở L/C là hợp đồng được ký kết giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Để tránh phải điều chỉnh L/C vừa mất thời gian vừa tốn kém chi phí, ngay từ đầu cơng ty cần cân nhắc kỹ nội dung, sao cho vừa chặt chẽ, ngắn gọn, vừa tôn trọng điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng, và nhà xuất khẩu chấp nhận được. Cơng ty có thể fax đơn xin mở L/C cho nhà xuất khẩu xem trước và cho ý kiến. Hai bên sẽ trao đổi thông tin qua fax, email, telephone…sao cho đi đến sự thống nhất giữa hai bên. Như vậy nếu có thiếu sót, hay có chỗ nào cịn vướng mắc, nhà xuất khẩu sẽ fax lại yêu cầu, vừa đơn giản, vừa nhanh chóng vừa tiết kiệm chi phí. Khi hai bên đã hồn toàn thống nhất, Khải Phàm sẽ tiến hành mở L/C.
- Trong nghiệp vụ thanh toán: Phương thức thanh tốn tín dụng chứng từ có rất nhiều ưu điểm. Tuy nhiên khơng phải khơng có những hạn chế. Việc thanh tốn chỉ dựa trên chứng từ mà khơng dựa trên thực tế hàng hố, cho nên bên bán có thể lợi dụng điều đó để được thanh tốn. Ví dụ: xuất trình chứng từ giả, chứng từ khơng thống nhất với hàng hố. Nếu cơng ty vẫn thanh tốn, cơng ty phải chấp nhận rủi ro là không nhận được hàng hoặc nhận hàng không đúng với hợp đồng. Để tránh tình trạng này, cơng ty phải quy định chặt chẽ nội dung, và hình thức của bộ chứng từ. Bộ chứng từ bên bán xuất trình được ngân hàng chấp nhận thanh
tốn, phải đảm bảo những yêu cầu sau:
Chứng từ phải do các cơ quan đáng tin cậy cung cấp. Vận đơn phải do hàng tàu đích danh lập.
Hố đơn thương mại nên có sự xác nhận của đại diện phía cơng ty, của phịng thương mại hay hố đơn lãnh sự.
Giấy chứng nhận về số lượng, chất lượng phải do cơ quan có uy tín ở nước xuất khẩu cấp
Trước đó, cơng ty nên tìm hiểu kỹ càng về đối tác. Cơng ty có thể tham vấn ý kiến ngân hàng về tinh hình hoạt động kinh doanh của nhà xuất khẩu, tránh tình trạng khơng nhận được hàng, hoặc nhận hàng khơng đúng vẫn phải thanh tốn.
- Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan: Để tránh mất thời gian trong khâu làm thủ tục hải quan, công ty nên chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ về lô hàng nhập khẩu mà cơ quan hải quan yêu cầu. Bộ hồ sơ này phải đầy đủ số lượng và chất lượng, chủng loại cần thiết. Việc kê khai hàng hoá phải đảm bảo đúng theo quy định của biểu thuế, để thuận lợi, nhanh chóng trong khâu kiểm hố. Do đó cơng ty nên có một cán bộ chun phụ trách về vấn đề này nhằm tiết kiêm thời gian và chi phí cần thiết. Cán bộ làm thủ tục hải quan sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ thủ tục, giấy tờ liên quan đến lơ hàng nhập khẩu. Anh ta có mối liên hệ thường xuyên với bộ phận hải quan để luôn cập nhật mọi thơng tin, những diễn biến tình hình, hay những thay đổi liên quan đến lô hàng. Cán bộ này cũng phải ln nghiên cứu tìm hiểu những quy định mới liên quan đến thủ tục hải quan: như danh mục hàng hoá cấm xuất nhập khẩu, danh mục hàng hoá miễn thuế, miễn kiểm tra…
Cơng ty cũng nên áp dụng hình thức thơng quan điện tử nhiều hơn để tiết kiệm thời gian và công sức. Công ty chỉ cần nạp dữ liệu của tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu vào phần mềm được cài đặt tại trụ sở của mình sau đó chuyển đến cơ quan Hải quan qua hệ thống mạng. Khi đến nộp hồ sơ chính thức, các dữ liệu đã có sẵn trong hệ thống máy móc của cơ quan Hải quan, chính sách mặt hàng và chính sách thuế áp dụng cho lơ hàng đó hầu như đã được định trước, công ty không mất thời gian chờ đợi. Với hình thức này, thời gian làm thủ tục hải quan giảm đáng kể cả ở khâu đăng ký và thanh khoản; mặt khác sẽ giảm thiểu thời gian đi lại, chi phí của cơng ty khi làm thủ tục.