Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày kế toán các phần ngành sẽ nhập số liệu vào máy trên cơ sở các chứng từ, sau đó máy tính sẽ tự động xử lý các số liệu rồi cập nhật số liệu vào sổ chi tiết hoặc sổ cái có liên quan.
Trong hình thức nhật ký chung, cơng ty đang sử dụng các sổ sách và báo cáo tài chính sau:
+ Sổ nhật ký chung. + Sổ nhật ký chi tiết. + Sổ cái
+ Bảng cân đối kế toán + Bảng cân đối phát sinh
+ Bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh + Bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ:
+ Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào chứng từ kế toán.
+ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ được ghi theo trình tự logic trên sổ nhật ký theo nguyên tắc ghi nợ và ghi có.
+ Căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào các tài khoản thích hợp trên sổ cái để xác định số dư của các tài khoản.
+ Cuối kỳ nhân viên kế toán sẽ cộng số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh theo nguyên tắc: Tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật ký chung cùng kỳ.
+ Ngồi ra trong hình thức kế tốn này được thiết lập các loại hệ thống kế toán chuyên dùng (Nhật ký quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…), sổ chi tiết (sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ chi tiết phải trả người bán,…).