Kế tốn trưởng (kiêm kế toán
3.2.4 Các chứng từ sử dụng trong hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương
doanh của công ty. Quỹ tiền lương của công ty bao gồm:
- Quỹ lương của công ty được xác định căn cứ vào số lượng cán bộ công nhân viên của công ty và thời gian lao động làm việc trong tháng.
- Quỹ tiền thưởng của công ty được xác định căn cứ vào các ngày lễ đặc biệt trong năm, căn cứ vào thành tích trong lao động của các cán bộ cơng nhân viên.
- Các khoản phụ cấp gồm: Phụ cấp ăn ca, phụ cấp xăng xe,...
Ngoài ra trong quỹ lương kế hoạch cịn được tính cả các khoản tiền chi trợ cấp BHXH cho cán bộ công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động.
Để quản lý quỹ tiền lương công ty đã phân chia tiền lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ.
Tiền lương chính để trả cho CNV trong thời gian làm việc thực tế là tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo của công nhân viên.
Tiền lương phụ để trả cho CNV trong thời gian nghỉ việc được hưởng lương theo chế độ.
Việc phân chia thành tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với cơng tác kế tốn và phân tích tiền lương trong giá thành sản phẩm.
Quản lý quỹ tiền lương chính là xác định mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động với nhà nước về việc phân chia lợi ích sau một thời kỳ. Trong đó, nguyên tắc về quản lý tiền lương là phải gắn thu nhập của người lao động với hoạt động sản xuất kinh doanh, kết hợp hài hồ giữa các lợi ích với nhau. Đồng thời cịn phải đảm bảo quyền tự chủ của doanh nghiệp và khả năng quản lý thống nhất của nhà nước về tiền lương.
3.2.4 Các chứng từ sử dụng trong hạch tốn tiền lương và các khoản trích theolương lương
* Quá trình luân chuyển diễn ra như sau:
Từ bảng chấm cơng để tính lương và phân bổ tiền lương BHXH, BHYT, lập bảng tổng hợp chi lương. Sau đó lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đã đăng ký chứng từ ghi sổ vào sổ cái và sổ chi tiết theo dõi TK 111, TK
141, TK 334, TK 338, TK 642..., và các chứng từ liên quan. Số liệu này đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết tiền lương, BHXH...
Từ các chứng từ đã định khoản về tiền lương, kế toán vào đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Từ bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp làm căn cứ để lập báo cáo kế tốn cuối kỳ. Ví dụ về bảng chấm cơng
Bảng 3.5: Bảng chấm công Tháng 10 năm 2011
ĐVT: Ngày
TT Họ và tên Ngày công
1 2 3 ... ... ... 23 24 25 26 Cộng 1 Hoàng Văn Hùng x x x - x x x x x x 25 2 Hoàng Văn Tiến x x x x x x x x x x 26 3 Phạm Đức Thái x x x x x x x x x x 26 4 Lê Văn Toản x - x x x x x x x x 25 5 Nguyễn Thị Hạnh - x x x x - x x x x 24 6 Trần Văn Đại x x x x x x x x x x 26 7 Nguyễn Văn Điệp x x x x x x x - x x 25 8 Trần Việt Cường x x x x x x x x x x 26
Người lập biểu
Hồng Văn Hùng Chú thích:( x): đi làm
* Một số chứng từ ghi sổ Biểu 3.6: Chứng từ ghi sổ Số: 53 Ngày 31 tháng 10 năm 2011 ĐVT: VNĐ Chứng từ
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền
Số Ngày Nợ Có
09/10 Chi tạm ứng lương cho Toàn 141 111 2.850.000
Cộng 2.850.000
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Người lập biểu Kế toán trưởng
Biểu 3.7: Chứng từ ghi sổ Số: 89
Ngày 31 tháng 10 năm 2011
ĐVT: VNĐ
Chứng từ
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền
Số Ngày Nợ Có
31/10 Lương phải trả cho công nhân
sản xuất 154 334 829.252.011 31/10 Lương phải trả cho nhân viên
công ty 642 334 64.808.323 31/10 Bảo hiểm trả thay lương 338 334 100.000
Cộng 894.160.334
Kèm theo 03 chứng từ gốc
Người lập biểu Kế toán trưởng
Biểu 3.8: Chứng từ ghi sổ Số: 90
Ngày 31 tháng 10 năm 2011
ĐVT: VNĐ
Chứng từ
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền
Số Ngày Nợ Có
31/10 Khấu trừ vào lương tiền tạm
ứng 334 141 5.850.000 31/10 Khấu trừ vào lương khoản
BHXH nhân viên đóng 334 3383 1.855.000 31/10 Khấu trừ vào lương khoản
BHYT nhân viên đóng 334 3384 463.750
Cộng 8.168.750
Kèm theo 03 chứng từ gốc
Người lập biểu Kế toán trưởng
Biểu 3.9: Chứng từ ghi sổ Số: 91 Ngày 31 tháng 10 năm 2011 ĐVT: VNĐ Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có
31/10 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập
quỹ tiền mặt để chi lương 111 112 894.160.334
Cộng 894.160.334
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Người lập biểu Kế toán trưởng
Biểu 3.10: Chứng từ ghi sổ Số: 92
Ngày 31 tháng 10 năm 2011
ĐVT: VNĐ
Chứng từ
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền
Số Ngày Nợ Có
31/10 Trích 16% BHXH 642 3383 4.946.667 31/10 Trích 3% BHYT 642 3384 927.500
Cộng 5.874.167
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Người lập biểu Kế toán trưởng
Biểu 3.11: Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ năm 2011
ĐVT: VNĐ
Số
CTGS Diễn giải
Tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
... ... ... ... ... ...
44 Chi tạm ứng lương cho Chức 141 111 3.000.000 3.000.000 53 Chi tạm ứng lương cho Toàn 141 111 2.850.000 2.850.000 89 Lương phải trả cho công nhân
sản xuất 154 334 429.252.011 429.252.011 89 Lương phải trả cho nhân viên 642 334 64.808.323 64.808.323 89 Bảo hiểm trả thay lương 338 334 100.000 100.000 90 Khấu trừ vào lương tiền tạm ứng 334 141 5.850.000 5.850.000 90 Khấu trừ vào lương khoản
BHXH nhân viên đóng 334 3383 1.855.000 1.855.000 90 Khấu trừ vào lương khoản
BHYT nhân viên đóng 334 3384 463.750 463.750 91 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập
quỹ tiền mặt để chi lương 111 112 894.160.334 894.160.334 92 Xuất quỹ chi lương cho cán bộ
công nhân viên trong công ty 334 111 894.160.334 894.160.334 93 Trích 16% BHXH 642 3383 4.946.667 4.946.667 93 Trích 3% BHYT 642 3384 927.500 927.500 94 Nộp BHXH lên cấp trên 3383 111 6.801.667 6.801.667 94 Nộp BHYT lên cấp trên 3384 111 1.391.250 1.391.250
... .. ... ... ... ...
Biểu 3.12: Sổ cái tài khoản 111 tháng 10 năm 2011
Tên tài khoản: Tiền mặt Trang: 01 Số hiệu: ... ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 236.871.564 … … ... ... ... ... ...
06/10 44 31/10 Chi tạm ứng lương cho
Chức 141 3.000.000
09/10 53 31/10 Chi tạm ứng lương cho
Toàn 141 2.850.000
31/10 91 31/10
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt để chi
lương
112 894.160.334
31/10 92 31/10
Xuất quỹ chi lương cho cán bộ công nhân viên
trong công ty
334 894.160.33431/10 94 31/10 Nộp BHXH lên cấp trên 3383 6.801.667