Do việc xuất nhập tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thường xuyên, xảy ra liên tục, để kế toán dễ dàng đối chiếu với sổ sách và ghi sổ cho phù hợp nên kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện theo phương pháp thẻ song song.
Trình tự ghi chép
- Tại kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng xuất tồn cho từng
loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng kho. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất, thủ kho ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho, cuối ngày tính ra lượng tồn kho trên thẻ kho. Thủ kho thường xuyên đối chiếu số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ trên thẻ kho với thực tế. Mẫu thẻ kho:
Tổng Cơng ty Hố chất Việt Nam Công ty Cổ phần Thuốc sát trùng Việt Nam
THẺ KHO
Tên vật liệu (sản phẩm, hàng hoá):....................................... Trang:.............. Quy cách phẩm chất:............................................................ Đơn vị:............ Stt Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Ngày tháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Ngày … tháng … năm …
Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
- Ở phịng vật tư: căn cứ vào chứng từ gốc do thủ kho chuyển lên đưa vào
máy tính và làm phiếu nhập, phiếu xuất gửi lên phịng kế tốn.
- Tại phịng kế tốn: để dễ theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật
liệu về cả số lượng và giá trị, hàng ngày thủ kho lập bảng giao nhận chứng từ gốc chuyển lên phịng kế tốn. Căn cứ vào các chứng từ gốc này, kế toán ngun vật liệu nhập các thơng tin vào máy tính. Đây là một chương trình Foxpro được cài đặt sẵn theo yêu cầu quản lý của Cơng ty, trong đó bao gồm:
Tập F: thu chi tiền
Tập N: vật tư và các tài khoản khác liên quan
Loại phiếu (N:nhập, X:xuất):......Số chứng từ:...............Ngày chứng từ:.................... Mã khách hàng:...........................Khách hàng:............................................................ Mã kho:.......................................Tên kho:.................................................................. Mã hàng:...........................Tên hàng:.................................................Đơn vị tính:...... Số lượng:.....................................Đơn giá:.................................................................. Thành tiền:..................................Loại tiền:................................................................ Hình thức thanh tốn:.................................................................................................. Ghi nợ:........................Lý do nhập xuất:..................................................................... Ghi có:........................Mã thành phẩm:......................................................................
Bạn có muốn nhập liệu nữa khơng?
Ví dụ: Phiếu nhập kho 102 ngày 22/12/2009, nhập kho 3.200 chai loại 100, đơn giá
1.200 đ/cái từ cơ sở nhựa Tân Tiến, trả bằng tiền mặt. Kế toán nhập liệu vào tập tin N như sau:
TẬP N
Loại phiếu (N:nhập, X:xuất): N Số chứng từ: 102 Ngày chứng từ: 22/12/2009 Mã khách hàng: SGKA106 Khách hàng: Xí nghiệp nhựa Tân Tiến
Mã kho: _01 Tên kho: Bình Triệu
Mã hàng: PAAI006 Tên hàng: Chai 100 Đơn vị tính: cái Số lượng: 3.200 Đơn giá: 1.200 đ/cái
Thành tiền: 3.840.000 Loại tiền: VNĐ Hình thức thanh tốn: trả ngay bằng tiền mặt
Ghi nợ: 1524.10 Lý do nhập/xuất: Mua hàng HĐ 3333 (22/12/2009) Ghi có: 1111.10 Mã thành phẩm:........................................................
Sơ đồ kế toán chi tiết
Sơ đồ 2.5. Kế tốn chi tiết ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra