2.1. Khỏi quỏt chung về cụng ty TNHH Năm Sao
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của cụng ty TNHH Năm Sao
Sơ đồ 2.1. BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CễNG TY
TNHH Năm Sao
2.1.2.1.Ban Giỏm đốc
* Chức năng
- Ban Giỏm đốc là những người điều hành chớnh về mọi hoạt động chớnh của cụng ty.
- Đại diện cho quyền lợi của cỏn bộ cụng nhõn viờn dưới quyền. * Nhiệm vụ
- Chịu trỏch nhiệm về mọi hành vi của cụng ty trước phỏp luật.
- Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty cú hiệu quả, thực hiện theo đỳng qui định của nhà nước ban hành.
2.1.2.2.Phũng Kinh doanh
* Chức năng
- Tổ chức tốt khõu Kinh doanh, phương tiện vận tải kho bói theo giấy phộp kinh doanh của cụng ty phự hợp quy chế hiện hành của nhà nước.
- Tổ chức tiờu thụ hàng hoỏ trong nước.
- Quản lý phũng mẫu, trực tiếp chỉ đạo tổ mẫu thực hiện và triển khai mẫu mó, đỏp ứng kịp thời với khỏch hàng.
* Nhiệm vụ
- Triển khai cụng tỏc xỳc tiến thương mại, quảng cỏo thương hiệu của cụng ty trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng.
- Trực tiếp làm cỏc thủ tục xuất, nhập của cụng ty. Trực tiếp ký kết, khai thỏc hàng gia cụng, gia cụng sản xuất và phải chịu hoàn toàn trỏch nhiệm trước Giỏm đốc cụng ty về hiệu quả cụng việc.
- Đàm phỏn và dự thảo hợp đồng thương mại trong nước, trỡnh Giỏm đốc duyệt.
- Xõy dựng bảng giỏ bỏn hàng trong nước, xõy dựng Catologue cho hàng hoỏ, xõy dựng chương trỡnh quảng bỏ thương hiệu của cụng ty.
- Lập kế hoạch sản xuất hàng hoỏ nội địa, lập cỏc đơn hàng hợp đồng xuất trong nước.
- Giao kế hoạch sản xuất và hợp đồng xuất khẩu cho phũng KHSX thực hiện, giỏm sỏt, kiểm tra phũng KHSX thực hiện từng hợp đồng, đơn hàng (đảm bảo đỳng chất lượng, chủng loại, số lượng, thời gian).
- Trực tiếp giao nhận hàng hoỏ với khỏch hàng (được biểu hiện bằng cỏc bảng kờ chi tiết hàng hoỏ cú ký nhận của khỏch hàng).
- Theo dừi, quản lý cỏc điểm bỏn hàng, cỏc khỏch hàng và trực tiếp thu hồi cụng nợ
- Nắm bắt thụng tin kinh tế, cỏc văn bản chớnh sỏch của nhà nước về cụng tỏc xuất nhập khẩu.
2.1.2.3.Phũng tổ chức hành chớnh
* Chức năng
- Tổ chức tốt bộ mỏy quản lý điều hành cụng ty cú hiệu quả.
- Cụng tỏc tổ chức lao động, chế độ tiền lương, Bảo hiểm xó hội và thường trực hội đồng thi đua
* Nhiệm vụ
* Về cụng tỏc tổ chức lao động, chế độ, tiền lương:
- Quản lý hồ sơ của CBCNV từ cấp trưởng phũng trở xuống, quản lý và theo dừi diễn biến nhõn sự của toàn cụng ty.
- Xột tuyển lao động, tiếp nhận lao động, làm thủ tục ký hợp đồng lao động ngắn hạn, dài hạn, thử việc, lao động thời vụ, đề nghị sa thải, chấm dứt hợp đồng lao động đối với cỏn bộ CNV khụng thực hiện đỳng theo hợp đồng lao động, khi cụng ty khụng cú nhu cầu sử dụng hoặc đối tượng lao động vi phạm cỏc quy chế, quy định của cụng ty.
- Thực hiện giải quyết cỏc chế độ cú liờn quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động, cỏc chớnh sỏch về lao động, tiền lương, tiền thưởng theo quy định của cụng ty và cỏc văn bản quy định khỏc của nhà nước.
- Bỏo cỏo định kỳ 6 thỏng/lần về lao động, tiền lương và cỏc hỡnh thức bảo hiểm với cỏc cơ quan quản lý khỏc.
- Kết hợp với cỏc phũng và Hội đồng thi đua kiểm tra, giỏm sỏt, đụn đốc CBCNV thực hiện tốt quy chế, quy định về giờ giấc làm việc và cụng tỏc thực hành tiết kiệm.
* Về cụng tỏc quản trị hành chớnh, văn thư, phục vụ:
- Quản lý toàn bộ tài sản cố định, tài sản văn phũng cụng ty (trang thiết bị văn phũng, xe cộ, điện nước...)
- Sắp xếp bố trớ xe cộ, phương tiện phục vụ cỏn bộ cụng ty đi cụng tỏc. - Tổ chức cuộc họp, hội thảo, Đại hội của cụng ty.
- Phục vụ lễ tõn, tiếp khỏch, phục vụ lónh đạo
- Quản lý dấu theo quy định của bộ Cụng an và quy định sử dụng của Giỏm đốc, quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu cỏc văn bản phỏp quy của nhà nước, cỏc quyết định, cụng văn đến, đi cú liờn quan đến mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, tổ chức của cụng ty.
- Quan hệ đối ngoại với cỏc cơ quan quản lý hành chớnh, chớnh quyền địa phương, cỏc đơn vị trong địa bàn và với cơ quan quản lý cấp trờn.
- Kết hợp với cụng đoàn, đoàn thanh niờn chăm la tới đời sống, văn hoỏ xó hội, thăm nom ốm đau, hiếu hỉ của cỏ nhõn, gia đỡnh CBCNV cụng ty.
- Bớ mật mọi cụng tỏc tổ chức lao động, tổ chức cỏn bộ, khụng phỏt tỏn số liệu, tài liệu khi chưa cú ý kiến của lónh đạo.
2.1.2.4.Phũng tài chớnh kế toỏn
* Chức năng
- Quản lý toàn bộ tài sản ( vụ hỡnh và hữu hỡnh của cụng ty ): hàng hoỏ, tiền tệ, vốn, cỏc khoản thu, chi, tiền lương cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty. Quản lý mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh và tài chớnh của cụng ty.
- Định hướng xõy dựng kế hoạch về cụng tỏc tài chớnh ngắn hạn, dài hạn, tỡm cỏc biện phỏp tạo nguồn vốn và thu hỳt nguồn vốn.
- Quản lý chặt chẽ cỏc nguồn vốn đầu tư của cụng ty. Cõn đối và sử dụng cỏc nguồn vốn hợp lý, cú hiệu quả.
* Nhiệm vụ
- Bỏo cỏo định kỳ quyết toỏn tài chớnh, bỏo cỏo nhanh mọi hoạt động sản xuất kinh doanh để Giỏm đốc kịp thời điều chỉnh.
- Tham gia thẩm định cỏc dự ỏn đầu tư dài hạn, đầu tư bổ xung mở rộng sản xuất kinh doanh .
- Kiểm tra chứng từ thanh quyết toỏn của cụng ty thành đảm bảo đỳng nguyờn tắc quản lý tài chớnh của nhà nước trước khi trỡnh Giỏm đốc duyệt.
- Hướng dẫn chỉ đạo cỏc đơn vị thành viờn đang được hạch toỏn kinh tế nội bộ trong cụng ty thực hiện đỳng quy định về tài chớnh kế toỏn của nhà nước, của cụng ty.
- Chỉ đạo cỏc kế toỏn viờn trong việc hạch toỏn, lập bảng biểu, ghi chộp sổ sỏch chứng từ...theo đỳng quy định của nhà nước, của cụng ty.
- Chủ động quan hệ với cỏc cơ quan quản lý cấp trờn, cỏc cơ quan nghiệp vụ (tài chớnh, thuế, ngõn hàng).
2.1.2.5.Phũng kế hoạch sản xuất
* Chức năng
- Quản lý theo dừi việc mua bỏn vật tư theo đỳng thời điểm, chủng loại, số lượng, giỏ thành hợp lý và làm thủ tục nhập, xuất kho theo trỡnh tự quy định của cụng ty.
- Quản lý cụng tỏc kỹ thuật, cụng tỏc sỏng kiến cải tiến trong sản xuất, điều chỉnh, sửa đổi quy trỡnh cụng nghệ...
* Nhiệm vụ
- Chỉ được phộp triển khai cỏc đơn hàng, cỏc hợp đồng sản xuất do phũng Kinh Doanh chuyển giao.
- Trực tiếp quản lý kho vật tư, kho hàng hoỏ, xuất hàng theo phiếu nhập kho của phũng Kinh Doanh.
- Quản lý nhõn lực sản xuất, giờ giấc làm việc, định mức vật tư nguyờn liệu, định mức lao động.
- Tỡm tũi, nghiờn cứu, hoặc cải tiến cỏc biện phỏp quản lý nguyờn, nhiờn vật liệu, vật tư, giảm chi tiờu, tiờu hao nguyờn liệu ngày một tốt hơn, hoàn thiện hơn.
- Được phộp đề nghị Giỏm đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm Quản đốc, phú Quản đốc của cỏc phõn xưởng sản xuất.
- Được phộp thay đổi cỏc tổ trưởng tổ sản xuất theo đề nghị của Quản đốc phõn xưởng.
- Được phộp đề nghị phũng TCHC trỡnh Giỏm đốc buộc thụi việc hoặc cỏc hỡnh thức kỷ luật khỏc đối vơớ người lao động cú hành vi vi phạm kỷ luật, chống đối lệnh sản xuất hoặc vi phạm cỏc nội quy, quy chế của cụng ty.
- Cú trỏch nhiệm phải hoàn thành kế hoạch, đơn hàng, hợp đồng sản xuất của phũng Kinh Doanh chuyển giao và chịu sự giỏm sỏt, kiểm tra về chất lượng sản phẩm, chủng loại, thời gian giao hàng của phũng Kinh Doanh.
- Cú những biện phỏp tớch cực trong việc mới cụng nghệ để nõng cao năng lực sản xuất, giảm định mức vật tư, giảm giỏ thành sản phẩm đảm bảo cú tớnh chất cạnh tranh cao.
2.1.2.6.Phũng bảo vệ
* Chức năng
- Bảo vệ an toàn, an ninh trật tự trong phạm vi mặt bằng của cụng ty. - Bảo vệ tài sản của cụng ty, tài sản của CBCNV (phương tiện đi lại) * Nhiệm vụ
- Phõn cụng bố trớ lực lượng thường trực trong phạm vi quản lý của cụng ty 24/24 thỏng. Phõn cụng trực cụ thể do trưởng phũng bảo vệ đảm nhận.
- Kiểm tra, giỏm sỏt CBCNV thực hiện nội quy, quy chế của cụng ty (giờ giấc đi làm, chấp hành mọi nội quy, quy chế trong sản xuất).
- Kiểm tra, giỏm sỏt vật tư hàng hoỏ, mỏy múc thiết bị...của cụng ty khi mang ra, vào địa phận của cụng ty.
- Thường xuyờn canh gỏc, tuần tra trong địa phận của cụng ty quản lý, đặc biệt là sau giờ hành chớnh, kịp thời phỏt hiện cỏc trường hợp gõy mất trật tự, gõy nguy hiểm cho người và thiết bị.
- Làm tốt cụng tỏc thường trực phũng chống lũ lụt, chỏy, nổ...của cụng ty. - Được phộp ra, vào vị trớ cụng nhõn làm việc (nhưng khụng ảnh hưởng đến sản xuất) để kịp thời kiểm tra, nhắc nhở người lao động thực hiện tốt nội quy, quy chế của cụng ty và ngăn chặn cỏc hành vi vi phạm.
- Được quyền khỏm, xột tư trang của CBCNV ra, vào cụng ty nếu thấy cú nghi ngờ trộm cắp tài sản hoặc đưa vào cụng ty những chất dễ chỏy nổ, hàng quốc cấm...
2.1.2.7.Cỏc phõn xưởng sản xuất
- Cỏc phõn xưởng sản xuất, nhà mỏy thuộc cụng ty phải thực hiện theo đỳng sự uỷ quyền và phõn cấp quản lý của Giỏm đốc cụng ty, được thể hiện trong quyết định thành lập và thể chế hoỏ ở quy chế tổ chức và hoạt động của từng đơn vị. - Chịu sự kiểm tra, giỏm sỏt của cỏc phũng, ban nghiệp vụ của cụng ty, đặc biệt là cụng tỏc tổ chức, cụng tỏc tài chớnh kế toỏn và thực hiện nghiờm chỉnh
- Phải hạch toỏn đầy đủ mọi chi phớ, thực hiện bỏo cỏo đầy đủ đỳng định kỳ theo thỏng, quý, năm.
- Phải chấp hành thực hiện chỉ tiờu kinh tế được Giỏm đốc giao thực hiện hàng năm gồm:
+ Doanh số: + Lợi nhuận:
- Thực hiện cỏc khoản trớch nộp phớ lờn cụng ty nghiờm chỉnh đỳng kỳ hạn. - Thực hiện tốt chế độ quản lý, sử dụng người lao động theo quy định của nhà nước, của cụng ty.
- Thực hiện trả lương và đúng cỏc loại bảo hiểm cho người lao động, cũng như cỏc chế độ quyền lợi khỏc theo quy định của Nhà nước, của cụng ty.
- Cỏc khoản đầu tư tài sản cố định, mua sắm trang thiết bị mỏy múc cú giỏ trị lớn (từ 10 triệu đồng trở lờn), cỏc đơn vị phải cú cụng văn trỡnh giỏm đốc cụng ty duyệt mới được thực hiện.