Vì đặc điểm của vật liệu ở cơng ty rất đa dạng. Công việc nhập - xuất diễn ra hàng ngày địi hỏi kế tốn vật tư phải thường xun theo dõi và phản ánh tình hình biến động của từng loại vật tư cả về số lượng và giá trị cũng như chất lượng và chủng loạị Do vậy yêu cầu của người làm kế toán vật liệu là phải hết sức tỉ mỉ, chi tiết, cụ thể từng loại, từng thứ nguyên vật liệụ Để làm tốt cơng tác này, kế tốn vật tư cần phải căn cứ vào các chứng từ kế tốn phản ánh tồn bộ các nghiệp vụ liên quan đến Nhập - Xuất vật tư. Các chứng từ sử dụng chủ yếu trong cơng tác kế tốn vật liệu của cơng ty, cụ thể như sau:
* Chứng từ kế toán trực tiếp
- Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT) - Thẻ kho (mẫu 06 - VT)
* Chứng từ kế tốn liên quan khác - Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn GTGT - Chứng từ chi tiền
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng.
Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu cơng cụ dụng cụ tại cơng ty cổ phần xây dựng thuỷ lợi thuỷ Điện I Sơn La
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Tại công ty CPXD thuỷ lợi thuỷ điện I Sơn La, công tác thu mua nguyên vật liệu chủ yếu do mua ngồi từ nguồn trong nước. Thực hiện cơng tác này do Phịng vật tư kỹ thuật thơng qua các hợp đồng kinh tế cùng với sự tham gia của các đội sản xuất. Khối lượng, chất lượng, chủng loại vật liệu mua về căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao vật tư và sự biến động giá cả trên thị trường. Khi vật liệu mua về bộ phận vật tư kỹ thuật thực hiện nhiệm vụ làm thủ tục nhập khọ Đối với hàng hoá mua trực tiếp khơng phải kiểm nghiệm thì tiến hành thủ tục nhập kho ln. Cịn với những nguyên vật liệu khác cần phải kiểm nghiệm thì thành lập hội đồng kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng hàng hoá căn cứ vào hợp đồng kinh tế với thực tế. Thành phần bao gồm: Thành viên của công ty kiểm định viên, thủ kho, cán bộ vật tư. Trường hợp lúc kiểm nghiệm nhận vật liệu thấy thừa, thiếu hoặc vật tư khơng đúng qui cách, mẫu mã thì lập biên bản để xử lý và thông báo ngay cho bên cung cấp, vật liệu nào khơng đủ tiêu chuẩn thì trả lại cho người bán hoặc giảm giá hàng bán trên cơ sở thoả thuận bằng văn bản giữa hai bên . Cịn vật tư đủ tiêu chuẩn thì trên cơ sở Biên bản kiểm nghiệm Bộ phận vật tư kỹ thuật viết lệnh nhập kho (phiếu này được viết 02 liên viết bằng tay kê giấy than, liên 1 giao cho thủ khọ Liên 2 lưu tại sổ lệnh nhập kho) thủ kho nhận hàng ký vào lệnh nhập kho và vào luôn thẻ kho theo dõi lượng.
Sau khi nhập hàng, vật tư kỹ thuật tập hợp Biên bản kiểm nghiệm, lệnh nhập kho cùng với hố đơn, hợp đồng các chứng từ chi phí liên quan khác chuyển về phịng kế tốn cho kế tốn vật tư tập hợp tính tốn xác định trị giá vốn hàng nhập, định khoản viết phiếu nhập khọ Phiếu này được viết 01 bản chuyển lại cho các bộ phận ký như: bộ phận vật tư, thủ kho, kế toán vật tư và cuối cùng là thủ trưởng đơn vị. Đây là phiếu nhập kho chính làm căn cứ và là cơ sở để cuối tháng kế toán vật tư tập hợp vào bảng kê chứng từ ghi sổ. Còn bộ phận vật tư lưu 01 bản sao phô tô phiếu nhập nàỵ Việc đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế tốn vật tư vào cuối tháng thơng qua thẻ kho của thủ kho với sổ chi tiết vật liệu của kế toán vật tư.
Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu cơng cụ dụng cụ tại cơng ty cổ phần xây dựng thuỷ lợi thuỷ Điện I Sơn La
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Đối với những phế liệu thu hồi nhập kho, Công ty vẫn sử dụng chứng từ là phiếu nhập kho do bộ phận có phế liệu chuyển số lượng cùng với bộ phận vật tư kỹ thuật ký chuyển giao lượng đề nghị nhập kho phế liệu thông qua giá cả thực tế trên thị trường kế toán vật liệu đưa số lượng và đơn giá nhập vào sổ sách
Sau đây là thực tế phiếu nhập kho số: của tháng 11 năm 2008.
* Thực tế 1: Phiếu nhập kho số: 57- VT mua ống mạ kẽm theo hợp đồng
kinh tế số: 05/08/HĐKT; BBTLHĐ; Hoá đơn GTGT số 0006358, lệnh nhập kho số: 57/11/2008.
cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - Tự do -Hạnh phúc
Hà Đông, ngày 11 tháng 11 năm 2008
hợp đồng kinh tế
Số: 05/08/HĐKT