- Giấy đề nghị nhập kho - Phiếu nhập kho
- Bảng tổng hợp nhập,xuất,tồn nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ - Đề nghị xuất kho
- Phiếu xuất kho - Thẻ kho
b) Sổ sách kế toán
Xí nghiệp đã áp dụng hình thức kế tốn “Nhật ký chung”, các loại sổ sách xí nghiệp áp dụng gồm:
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết vật tư
- Bảng kê nhập, xuất vật tư
- Bảng tổng hợp nhập, xuất vật tư - Nhật ký chung
- Sổ cái tài khoản
2.2.4.2.Các tài khoản sử dụng tại xí nghiệp xi măng Quảng Bình
TK 152: Nguyên liệu, vật liệu TK 1521: Vật liệu chính TK 1522: Vật liệu phụ TK 1524: Phụ tùng
TK 15262: Clinker mua của đơn vị trong nội bộ tổng công ty Và các tài khoản
TK 1111: Tiền mặt
TK 1121: Tiền gửi ngân hang TK 335(3352): Chi phí phải trả
TK 338(3388): Phải trả phải nộp khác
TK 331: Thanh tốn với người bán – trong đó các TK cấp 2: TK 3311: Phải trả các DN trong VNCC
TK 3312: Phải trả các DN ngoài VNCC
TK 3314: Phải trả các nhà cc thuộc thành phần kt khác TK 621: Chi phí ngun vật liệu trực tiếp – trong đó: TK 621111: Chi phí clinker
TK 621113: Chi phí đá phụ gia Bazan TK 621114: Chi phí bi đạn
TK 621115: Chi phí dầu mỡ TK 621116: Chi phí vỏ bao TK 621117: Chi phí điện năng TK 627: Chi phí sản xuất chung TK 641: Chi phí bán hang
TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
2.2.4.3.Các trường hợp nhập vật liệu
Sau khi kiểm nghiệm chất lượng, số lượng, quy cách phẩm chất. Hội đồng tiến hành lập biên bản nghiệm thu vật tư. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu, phịng kế hoạch lập “bảng đề nghị nhập kho’’ trình kế tốn trưởng, giám đốc, trưởng phịng kế hoạch ký và chuyển sang kế tốn vật tư làm thủ tục nhập kho, kế toán vật tư căn cứ vào số lượng thực nhập để ghi số lượng thực tế vào phiếu nhập kho và căn cứ vào giá hóa đơn (giá chưa có thuế VAT) của khách hàng để ghi sổ.
Ta có thể hình dung cơng tác hạch tốn ngun vật liệu của xí nghiệp qua
một số trường hợp cụ thể sau:
+ Nhập kho vật liệu Clinker của công ty Xi măng Bỉm Sơn
Khi nhận dược hóa đơn đối chiếu với hợp đồng kinh tế đã ký để xem xét vật tư có đảm bảo đúng như hợp đồng để quyết định chấp nhận hay không – căn cứ vào Hóa đơn GTGT của người cung cấp:
HÓA ĐƠN GTGT (xuất clinke)
(Liên 2: Khách hàng) Ngày 2 tháng 9 năm 2010 (Chỉ có giá trị lấy trong ngày)
Đơn vị bán: Công ty Xi măng Bỉm Sơn N 015201
Địa chỉ: Thị xã Bỉm Sơn - Thanh Hóa Số tài khoản: 710A-00002 Điện thoại: 037 824 240
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thái
Đơn vị: Xí nghiệp Xi măng Quảng Bình - Công ty KD Thạch cao xi măng Đia chỉ: 58 Trần Hưng Đạo – Đồng Hới – Quảng Bình
Theo HĐ số: 100A/XMBS-KH Ngày 26 tháng 3 năm 2001 Xuất tại kho: Xưởng nghiền xi măng Số toa: 431332 Hình thức thanh tốn: Ghi nợ Mã số: 3300 101 300 0031
Số TT
Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Clinker PC30 Tấn 38.75 395.454 15.323.843
Cộng tiền hàng: 15.323.843
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.532.407
Tổng cộng tiền thanh toán 16.856.250
Số tiền viết bằng chữ : Mười triệu tám trăm năm mươi sáu hai trăm năm mươi
đồng chẵn./.
Người lập phiếu Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng
Vật tư của xí nghiệp được vận chuyển bằng tàu hỏa và giao nhận chủ yếu tại ga. Khi giao nhận hang phòng kế hoạch lập biên bản giao nhận vật tư (trang sau) cho lơ hàng nhập, có hóa đơn riêng cho từng toa hàng. Biên bản lập thành 2 liên, mỗi bên (giao, nhận) giữ một bản:
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO NHẬN CLINKER
Hôm nay, ngày 4 tháng 9 năm 2010, tại ga Phúc Tự, Bố Trạch, Quảng Bình, chúng tơi gồm có:
I. Bên giao clinker: C/N DỊCH VỤ VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT BỈM
SƠN (Gọi tắt là bên giao)
1. Ông: Phùng Khắc Tiến - Nhân viên áp tải 2. Ông: Nguyễn Văn Lực - Nhân viên áp tải
II. Bên nhận clinker: XÍ NGHIỆP XI MĂNG QUẢNG BÌNH (Gọi tắt là bên
nhận)
1. Ơng: Đỗ Đình Ngọc - Phó Giám đốc
2. Ơng: Trương Cơng Khánh - C.bộ giao nhận clinker tại gia Phúc Tự Chúng tôi cùng nhau lập biên bản giao, nhận clinker trên toa tàu tại ga Phúc Tự và lieen 2 (Liên đỏ) hóa đơn của từng toa. Cụ thể như sau:
TT Số toa
Hóa đơn K.lượng TheoHĐ (Tấn)
Kích thước của NL clanhker trên toa Tỷ trọng(tấn/m3) Số Ngày Dài(m) Rộng(m) Cao(m) tích(m3)Thể
1 431332 5201 2/9/09 38,75 12,8 2,58 0,75 24,43 1,59 2 331717 5202 2/9/09 30,5 10,37 2,75 0,62 17,68 1,72 . … … … … … … … … … . … … … … … … … … … 12 431081 5212 2/9/09 31,65 14 2,54 0,52 18,49 1,71 Cộng 419,25 254,27 1,64
Ghi bằng chữ:Mười hai toa:Khối lượng :Bốn trăm mười chín tấn hai tạ năm
mươi kg.
Bên giao đã giao đầy đủ cho bên nhận liên 2 hóa đơn (liên đỏ)của các toa clinker trên .Biên bản lập xong cùng ngày và được lập thành 2 bản có giá trị pháp lý như sau,mỗi bên giữ 1 bản./
Bên giao
(Ký ,ghi rõ họ tên)
Bên nhận
(Ký ,ghi rõ họ tên)
Để xác định số lượng,quy cách và chất lượng vật tư trước khi nhập kho,làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh tốn và bảo quản,phịng kỷ thuật KCS lập Biên bản nghiệm thu vật tư biên bản lập thành 2 bản một bản giao cho phòng kế hoạch –vật tư –tiêu dùng để theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng ,một bản giao cho phịng kế tốn để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi thanh toán :
C.ty CP THẠCH CAO XI MĂNG XÍ NGHIỆP XI MĂNG QUẢNG BÌNH
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập –Tự do-Hạnh phúc
BIÊN BẢN NGHIỆM THU VẬT TƯ,VẬT LIỆU ,PHỤ TÙNG
Hôm nay,ngày 17 tháng 9 năm 2010, tại kho nguyên vật liệu Xí nghiệp,Bắc Lý,Đồng Hới,Quảng Bình ,chúng tơi gồm có:
I. Đại diện bên bán :
1.Ông(bà) : Chức vụ : 2.Ông(bà) : Chức vụ :
II. Đại diện bên mua :Xí nghiệp xi măng Quảng Bình .
1.Ơng : Đỗ Đình Ngọc Chức vụ;P.Chủ Tịch HĐ nghiệm thu
2.Ông : Trần Xuân Mãi Chức vụ :Ủy viên 3.Bà : Nguyễn Thị Hương Chức vụ :Ủy viên 4.Ông : Trần Quang Đức Chức vụ :Ủy viên
Cùng nhau tiến hành nghiệm thu hàng hóa; Clinker Bỉm Sơn theo hợp đồng số 100A/XMBS-KH ngày 26 tháng 1 năm 2001
Kết quả nghiệm thu:
TT Tên vật tư
Đơn vị
tính Số lượng Kết quả nghiệm thu
Theo chứng từ Thực tế Đúng quy cách chất lượng Không đúng quy cách chất lượng 1 Clinker Bỉm Sơn Tấn 3.757,2 3.757,2 3.757,2
Kết luận: Đạt quy cách chất lượng theo hợp đồng ngày nhập từ 1/9/2009 đến
17/9/2009 gồm 100 hóa đơn VAT.
Biên bản lập xong cùng ngày, thông qua tất cả các thành viên, tất cả nhất trí ký tên.
Đại diện bên bán Hợp đồng nghiệm thu
Căn cứ vào “biên bản nghiệm thu vật tư” phòng kế hoạch lập giấy đế nghị
nhập kho cho lô hàng:
C.ty CP THẠCH CAO XI MĂNG XÍ NGHIỆP XI MĂNG QUẢNG BÌNH
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập –Tự do-Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP KHO
Nhập kho: Nguyên vật liệu
Họ tên người nhập: Trương Cơng Khánh Phịng kế hoạch – vật tư – tiêu thụ
Hợp đồng: 100A/XMBS-KH ngày 26 tháng 9 năm 2001 Biên bản nghiêm thu vật tư ngày 17 tháng 9 năm 2010
TT Tên Vật Tư ĐVT Số lượng
Đơn giá Giá gốc Vận chuyển Chi phí khác Cộng 1 Clinker Tấn 3757,2 395.454 91.000 27.531 513.985 Cộng 3757,2 395.454 91.000 27.531 513.985 Đồng Hới,Ngày 17 tháng 9 năm 2010
Người nhập P.KH-VT-TT Phịng kế tốn Thủ trưởng đơn vị
Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, biên bản giao nhận vật tư, bản đề nghị nhập kho kế toán vật tư lập “Phiếu nhập kho” – theo giá ghi trên hóa đơn bán hàng cùng các chi phí vận chuyển, bốc dỡ phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
- Liên 1 lưu tại nơi lập phiếu
- Liên 2 giao cho thủ kho để vào the kho và sau đó chuyển cho kế tốn vật tư để ghi sổ kế toán
PHIẾU NHẬP KHO QĐ Mẫu số 01-VT
số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 17 tháng 9 năm 2010 Ngày 20/03/2006 của BTC
Số: 5
Tên người nhập: Trương Cơng Khánh – Phịng kế hoạch-vật tư-tiêu thụ Theo: BBNT vật tư ngày 17/3/2008 của HĐ nghiệm thu Xí nghiệp Nhập tại kho: Xí nghiệp (Tâm)
TT Tên nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
CT
Thực nhập
1 Clinke Bỉm Sơn Tấn 3757,2 3757,2 395.454 1.485.799.769
2 Cước v/chuyển đường sắt 91.000 341.905.200
3 Chi phí áp tải 6.190,5 23.258.946 4 Chi phí giao nhận 600 2.254.320 5 Chi phí bốc xếp 5.800 21.791.760 6 Chi phí bến bãi 940,4 3.533.298 Cước t/chuyển từ ga Phúc Tự về kho 14.000 52.600.800 Cộng 3757,2 1.931.144.093 Cộng tiền hàng: 1.931.144.093 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 148.579.977 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.079.724.070
Bằng chữ: Hai tỷ, không trăm bảy mươi chin triệu, bảy trăm hai mươi tư nghìn, khơng trăm bảy mươi đồng.
* Với vật liệu nhập kho do thu hồi phế liệu và thành phẩm bị kém phẩm chất:
Do để lâu ngày dưới tác động của mơi trường xi măng có thể bị vón cục, kém phẩm chất cần phải nhập kho để gia công, chế biến lại. Xi măng bám trong thành xilo trong q trình gia cơng chế biến lâu ngày bám chặt và bị vón cục, định kỳ vệ sinh xilo xi măng này cũng được thu hồi nhập lại kho để chế biến lại. Căn cứ vào biên bản xác nhận của Hội đồng kiểm kê, vào đề nghị nhập kho của phân xưởng – kế toán vật tư cùng thủ kho làm thủ tục nhập lại kho số lượng xi măng kém phẩm chất và phế liệu thực tế thu hồi – theo giá vốn tạm tính tại thời điểm đó.
2.2.4.4.Các trường hợp xuất kho nguyên vật liệu
- Thủ tục xuất vật liệu chính cho sản xuất sản phẩm
Căn cứ vào tiến độ sản xuất, phân xưởng sản xuất đề nghị xuất các loại vật liệu chính đến phịng kế hoạch. Phịng kế hoạch xem xét lại định mức sản xuất, căn cứ vào báo cáo tỷ lệ phối trộn nguyên vật liệu sản xuất xi măng bột do phòng kỹ thuật – KCS lập:
BÁO CÁO TỶ LỆ PHỐI TRỘN NGUYÊN VẬT LIỆU
Sản xuất xi măng bột tháng 9/2010 Kính gửi: Phịng KH-VT-TT XN.
Tỷ lệ phối trộn NVL để sản xuất xi măng bột thang 9/2010 được tính cụ thể trong bảng sau đây:
TT Tên nguyên vật liệu Tỷ lệ phối trộn (%) Ghi chú
1 Clinke Bỉm Sơn 79,2
2 Thạch dao 3,3
3 Đá phụ gia phú quý 17,5
Cộng 100
Đồng Hới, ngày 1 tháng 10 năm 2010
Phòng TN-KSC
Phòng kế hoạch căn cứ vào tỷ lệ phối trộn để lập bản Đề nghị xuất vật liệu
cho sản xuất (trang sau) trình giám đốc duyệt, sau đó chuyển kế tốn làm thủ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐỀ NGHỊ XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU CHO SẢN XUẤT XI MĂNG BỘT
Tháng 9 năm 2010
Kính gửi: Giám đốc Xí nghiệp
- Căn cứ vào biên bản kiểm kê xi măng bột tồn tại các si lô đến hết ngày 29/9/2005:
- Căn cứ bản báo cáo tỷ lệ phối trộn NVL sản xuất xi măng bột tháng 9/2009 của phịng thí nghiệm-KCS xí nghiệp
1. Sản lượng nghiền xi măng bột tháng 9 năm 2009: 5.197,6 tấn 2. Khối lượng NVL đề nghị làm thủ tục sản xuất xi măng bột tháng 9/2009 TT Tên nguyên vật liệu Tỷ lệ phối trộn KL NVL đề
nghị xuất (tấn) Ghi chú 1 2 3 Clinker Bỉm Sơn Thạch cao Đá phụ gia bazan 79,2 3,3 17,5 4.116,5 171,52 909,58
Đồng Hới, ngày 1 tháng 10 năm 2010
Giám đốc XN duyệt P.GD phụ trách SX PT phòng KH-VT-TT
Căn Cứ vào bản đề nghị xuất nguyên vật liệu kế toán lập phiếu xuất kho theo giá thực tế của đợt. Phiếu xuất kho (trang sau )được lập thành 2 liên, 1 liên lưu tại nơi lập phiếu, 1 liên giao thủ kho vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư để vào sổ kế toán. Thủ kho xuất kho và ghi số lượng thực tế vật tư xuất kho vào the kho rồi cùng người nhận ký vào phiếu xuất kho.
PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02-VT
Ngày 29 tháng 9 năm 2010 QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Số: 3 Ngày 20/03/2006/của BTC
Họ tên người nhận hàng: Ngơ Đình Hân Địa chỉ: Quản đốc phân xưởng
Lý do xuất kho: Xí nghiệp(Tâm)
TT Tên nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Clinke Bỉm Sơn Tấn 4.116,5 5430985 2.115.819.252 2 Thạch cao 171,52 365.000 62.604.800 3 Đá phụ gia Bazan phủ quỳ 909,58 127.214 115.711.310 Cộng 2.294.135.362
Cộng thành tiền bằng chữ: Hai tỷ hai trăm chín mươi tư triệu một trăm ba
mươi lăm ngàn ba trăm sáu mươi hai đồng.
Xuất ngày 29 tháng 9 năm 2010 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
- Thủ tục xuất vật liệu. phụ tùng thay thế phục vụ cho sản xuất:
Hàng ngày căn cứ vào tiến độ sản xuất phân xưởng viết giấy đề nghị xuất vật tư và trình phịng kỹ thuật – KCS, phịng kế hoạch và Giám đốc duyệt, sau đó chuyển phịng kế tốn lập phiếu xuất kho, căn cứ phiếu xuất kho thủ kho tiến hành xuất vật tư.
2.2.4.5. Kế toán chi tiết
Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở Xí nghiệp được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho, phương pháp hạch tốn chi tiết vật liệu Xí nghiệp áp dụng theo phương pháp thẻ song song, tức là ở kho chỉ theo dõi cả số lượng và giá trị của vật liệu.
Theo định kỳ thủ kho phải đối chiếu số lượng vật liệu tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế tồn kho. Mặt khác sau khi hoàn tất thủ tục xuất kho chuyển tồn bộ chứng từ nhập, xuất kho cho kế tốn theo định kỳ quy định. Thẻ kho được kế toán lập theo mẫu thống nhất phát cho thủ kho sau khi đã dăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho. Việc ghi chép do thủ kho thực hiện hằng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho mỗi chứng từ được ghi vào thẻ kho trên một dòng – cụ thể các nghiệp vụ nhập (phiếu nhập kho số 05 ngày 17/09/2010), xuất (phiếu xuât kho số 03 ngày 29/09/2010) ở trên được phản ánh trên thẻ kho như sau:
Mẫu số 06-VT Đơn vị: XN XI MĂNG QUẢNG BÌNH QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Tên kho: Kho Nguyên vật liệu THẺ KHO ngày 20/03/2006 của BTC
Ngày lập thẻ: 1/1/2010 Tớ số: 02
Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Clinke Bỉm Sơn Đơn vị tính: Tấn Mã số: Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng xácKý nhận của kế tốn SH NT Nhập Xuất Tồn 1 2 3 05 07 03 17/9 29/9 - Tồn đầu Trương Cơng Khánh nhập Trương Cơng Khánh nhập 17/9 29/9 29/9 3.757,2 2.598,65 4.116,5 2.148,778 5.900,978 Cộng 6.355,85 4.116,5 4.388,128
Kế toán mở sổ chi tiết cho từng loại vật liệu tương ứng với thẻ kho (chỉ khác là thẻ kho chỉ ghi và theo dõi về mặt số lượng còn sổ chi tiết của kế toán phải ghi cả số lượng lẫn giá trị của từng vật liệu. Định kỳ 10 ngày khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho đưa lên, kế toán vật tư kiểm tra chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan: hóa đơn mua, hợp đồng cận chuyển hàng hóa, vật tư ghi đơn giá vào phiếu nhập, xuất kho, tính thành tiền trên phiếu nhập, xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra đối chiếu này kế toán