4. Đánh giá tổng quan tình hình nghiên cứu và những vấn đề đặt ra đố
3.2. Hoạt động quản lý nhà nước về xã hội hóa dịch vụ công chứng trên
3.2.4. Thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên
trong q trình thực hiện xã hội hóa dịch vụ cơng chứng
3.2.4.1. Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm
Với số lượng các Văn phịng cơng chứng được thành lập ngày càng tăng, các CQNN trên địa bàn Đông Bắc tiến hành thanh tra, kiểm tra quá trình thực hiện XHHDVCC dưới hai hình thức chủ yếu:
Thứ nhất, thông qua báo cáo từ các TCHNCC. Các TCHNCC đã tiến
hành gửi bản báo cáo về Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật với thời hạn định kỳ 6 tháng. Qua các bản báo cáo này, các cơ quan chức năng có thể nắm bắt được tình hình và kết quả thực hiện XHHDVCC trên phạm vi quản lý.
Thứ hai, tổ chức các đoàn kiểm tra định kỳ và kiểm tra liên ngành. Đoàn
kiểm tra định kỳ bao gồm các chuyên viên của Phòng Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp. Đoàn kiểm tra định kỳ chủ yếu kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp luật về hoạt động công chứng của các Văn phịng cơng chứng. Đồn kiểm tra liên ngành bao gồm: lãnh đạo Sở Tư pháp, chuyên viên Phòng Bổ trợ tư pháp, Phòng Phổ biến giáo dục pháp luật và Thanh tra Sở; chuyên viên Phòng Kiểm tra thuế (Cục Thuế tỉnh); chuyên viên Phòng đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và đầu tư). Đoàn kiểm tra liên ngành tiến hành kiểm tra các nội dung: cơ sở vật chất; sổ công chứng hợp đồng, giao dịch; hồ sơ công chứng; sổ sử dụng lao động và các hợp đồng lao động; sổ sách kế toán. Các đợt thanh, kiểm tra đều được lên kế hoạch cụ thể và được tổ chức thực hiện nghiêm túc. Kết thúc đợt thanh tra, kiểm tra, các cơ quan chức năng đều có kết luận kiểm tra cụ thể, chi tiết và thông báo công khai đến các TCHNCC.
Về tính hiệu quả của các hình thức thanh tra, kiểm tra, kết quả khảo sát đánh giá của CBCC về các hình thức thanh tra, kiểm tra được thể hiện dưới biểu đồ sau:
Biểu đồ 3.4. Kết quả khảo sát CBCC về các hình thức thanh tra, kiểm tra
(Nguồn: Kết quả khảo sát CCV – Phần mềm SPSS2.0)
Theo kết quả khảo sát, có tới 54% CBCC cho rằng hình thức thanh tra, kiểm tra định kỳ có hiệu quả. Điều đó có nghĩa, theo các CBCC vẫn cần tăng cường việc kiểm tra thực tế hoạt động của các TCHNCC hơn là kiểm tra qua giấy tờ, báo cáo của các tổ chức này.
Kết quả các đợt kiểm tra cho thấy, phần lớn các TCHNCC đã được thành lập với đầy đủ hồ sơ, giấy tờ và theo trình tự thủ tục luật định. Về cơ bản, các TCHNCC khi được thành lập đã nhanh chóng tổ chức hoạt động ổn định, đáp ứng nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức. Tuy nhiên, cũng có một số Văn phịng cơng chứng đã phải dừng hoạt đợng và giải thể. Ví dụ, Sở Tư pháp tỉnh Cao Bằng đã phải ban hành Thông báo số 514/TB - STP ngày 04 tháng 7 năm 2017 về việc chấm dứt hoạt đợng của Văn phịng cơng chứng Hịa An. Lý do được đưa ra là Văn phịng cơng chứng Hịa An đã không đáp ứng đủ điều kiện chuyển đổi theo quy định của Luật công chứng năm 2014, tức là không đủ hai CCV để chuyển đổi từ loại hình doanh nghiệp tư nhân thành loại hình cơng ty hợp danh. Tỉnh Phú Thọ cũng đã có 01 Văn phịng cơng chứng xin chấm dứt hoạt động từ 01/08/2017 do khơng tìm được nguồn CCV để chuyển đổi sang loại hình cơng ty hợp danh.
Việc một số Văn phịng cơng chứng phải dừng hoạt đợng do khơng thể chuyển đổi được đã gây ra một số hệ lụy. Đối với hoạt động của Văn phịng cơng chứng, các CCV sau khi phải buộc dừng hoạt động Văn phịng cơng chứng do bản thân thành lập đã phải tìm kiếm các TCHNCC khác để được tiếp tục hành nghề. Đối với người dân, cũng lúng túng trong việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch hoặc yêu cầu cung cấp bản sao văn bản công chứng đối với những hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại các Văn phịng cơng chứng bị giải thể. Vì các hồ sơ cơng chứng của những Văn phịng cơng chứng này đã được chuyển sang lưu trữ tại các TCHNCC khác. Điều này không chỉ gây khó khăn cho người dân khi thực hiện thủ tục mà còn tạo nên một tâm lý thiếu tin tưởng của người dân vào các Văn phịng cơng chứng, gây ra những tác đợng tiêu cực đến quá trình XHHDVCC. Đối
với các CQNN cũng rất khó khăn trong việc tìm kiếm TCHNCC nhận trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng của các Văn phịng cơng chứng đã bị giải thể. Như vậy, quy định về việc chuyển đổi của Luật công chứng tuy là phù hợp với yêu cầu phát triển hoạt động công chứng nhưng được thực hiện trong thời hạn ngắn đã tạo ra khơng ít khó khăn cho CCV, CQNN và người dân.
3.2.4.2. Giải quyết khiếu nại, tố cáo
XHHDVCC đã tạo bước đột phá cho sự phát triển của hoạt động công chứng. Tuy nhiên, việc thực hiện chủ trương này cũng phải đối mặt với nhiều thách thức, trong đó có những hành vi cạnh tranh không lành mạnh cùng những sai sót, vi phạm của các TCHNCC có xu hướng tăng. Thực trạng này dẫn đến việc xuất hiện một số đơn thư khiếu nại, tố cáo trong hoạt động công chứng. Theo thống kê của Bộ Tư pháp, số đơn khiếu nại, tố cáo, phản ánh về hoạt động công chứng ở các địa phương gửi về Bộ Tư pháp trong năm 2016 là 19 đơn, năm 2017 là 21 đơn và tính riêng trong 5 tháng đầu năm 2018, Bộ Tư pháp đã nhận được 18 đơn khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực công chứng.
Tại các tỉnh Đông Bắc, Sở Tư pháp các tỉnh đã tiếp nhận một số đơn thư các loại (đơn tố cáo, đơn khiếu nại, kiến nghị, thỉnh cầu) do các công dân, tổ chức gửi đến. Trong đó, có đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc Sở, có đơn tḥc thẩm quyền giải quyết của Trưởng các Phịng công chứng. Thanh tra các Sở Tư pháp đã xử lý đơn theo đúng quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo và chỉ đạo của Giám đốc Sở. Số lượng đơn thư khiếu nại, tố cáo khơng nhiều đã cho thấy về cơ bản chính quyền các tỉnh Đơng Bắc trong quá trình quản lý XHHDVCC đã thực hiện theo đúng các quy định pháp luật, tạo điều kiện cho các thành phần trong xã hội tham gia cung ứng dịch vụ công chứng.
3.2.5. Hợp tác quốc tế trong quản lý nhà nước về xã hội hóa dịch vụ cơng chứng
Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về hợp tác quốc tế, chính quyền các tỉnh Đơng Bắc tổ chức nhiều hoạt đợng trao đổi đồn, hoạt đợng giao lưu văn hóa, các buổi họp trao đổi thơng tin hai bên, các chương trình
xúc tiến đầu tư tại tỉnh và tại các địa phương nước ngoài thường xuyên được tổ chức.
Đối với hoạt động hợp tác quốc tế về công chứng nói chung và trong quản lý nhà nước về XHHDVCC nói riêng tại các tỉnh Đông Bắc chủ yếu được thực hiện lồng ghép thông qua các hoạt động hợp tác quốc tế về pháp luật. Cụ thể, Sở Tư pháp các tỉnh cử nhiều lượt cán bộ tham dự các chương trình hợp tác quốc tế về tư pháp và cải cách tư pháp, các lớp tập huấn về triển khai các điều ước quốc tế, hiệp định song phương mà nước ta gia nhập hoặc ký kết. Thông qua đó, các CBCC thực hiện quản lý nhà nước về công chứng nói chung và XHHDVCC nói riêng được nâng cao trình đợ và kỹ năng quản lý. Cùng với các hoạt động hợp tác, công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định của pháp luật trong hoạt động hợp tác quốc tế được nghiêm túc thực hiện, kịp thời phát hiện những sai sót, hạn chế trong hoạt động phối hợp để có giải pháp khắc phục; đồng thời thực hiện tốt công tác bảo vệ chính trị nợi bợ, bảo vệ bí mật nhà nước trong quan hệ hợp tác, giữ nghiêm kỷ luật phát ngôn, không để các thế lực thù địch lợi dụng làm ảnh hưởng đến lợi ích của Nhà nước và địa phương.
Trong các tỉnh Đông Bắc, tỉnh Thái Nguyên đã sớm đẩy mạnh hoạt động hợp tác quốc tế về công chứng và quản lý nhà nước về XHHDVCC. Dưới sự chỉ đạo, hỗ trợ của UBND tỉnh và Sở Tư pháp tỉnh Thái Nguyên, Hội CCV tỉnh Thái Nguyên đã tổ chức thành công Lễ ký kết hợp tác công chứng với Hội đồng Công chứng Thành phố Rouen - vùng Normandie (Cợng hịa Pháp). Hai bên đã nhất trí tăng cường việc hợp tác và trao đổi kinh nghiệm xây dựng pháp luật về công chứng, về XHHDVCC, tổ chức các cuộc hội thảo về vấn đề liên quan đến pháp luật dân sự, thương mại, thừa kế và hơn nhân gia đình hằng năm. Mợt số hoạt động được thực hiện như tổ chức chương trình Hợi thảo về Luật Thừa kế và Luật Hơn nhân gia đình so sánh giữa Việt Nam và Pháp, liên quan đến vấn đề thừa kế theo Luật Dân sự, vấn đề chủ thể hợ gia đình theo pháp luật Việt Nam, vấn đề chế độ tài sản vợ chồng, vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng.
3.3. Đánh giá thực trạng quản lý nhà nước về xã hội hóa dịch vụ công chứng trên địa bàn các tỉnh Đông Bắc chứng trên địa bàn các tỉnh Đông Bắc
3.3.1. Ưu điểm
Chính quyền các tỉnh Đông Bắc đã sớm ban hành nhiều văn bản quy định, hướng dẫn, tạo cơ sở pháp lý cụ thể cho quá trình XHHDVCC tại địa phương. Theo quy định của Chính phủ, các tỉnh đều đã xây dựng được Đề án
quy hoạch phát triển mạng lưới các TCHNCC. Việc xây dựng Đề án được thực hiện dựa trên các căn cứ về diện tích, điều kiện địa lý, số lượng và phân bố dân cư; về sự tác đợng chính sách và pháp luật đến hoạt động công chứng; về nhu cầu công chứng của xã hội. Đây là cơ sở quan trọng để mạng lưới các TCHNCC phát triển một cách có định hướng, tránh được tình trạng tràn lan, chồng chéo. Các địa phương cũng đã xây dựng và thực hiện các tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phịng cơng chứng mợt cách nghiêm túc, nhằm tăng tính khách quan, công bằng trong công tác quản lý nhà nước và tạo được động lực phát triển cho các CCV, nhất là những CCV muốn thành lập Văn phịng cơng chứng. Quá trình xây dựng văn bản quy định về mức trần thù lao công chứng, Sở Tư pháp các tỉnh cũng đã lấy ý kiến phản hồi của các cá nhân, tổ chức, cơ quan có liên quan như: Ngân hàng nhà nước, Sở Tài chính, Sở Tài nguyên và Môi trường, Phịng Nợi chính Văn phịng UBND tỉnh, Phịng Tư pháp cấp huyện, các tổ chức tín dụng, các TCHNCC trên địa bàn tỉnh. Do đó, mức trần thù lao được quy định phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của địa phương và mức sống trung bình của người dân, đảm bảo người dân có thể tiếp cận và thụ hưởng các dịch vụ liên quan đến hoạt động cơng chứng. Ngồi ra, chính quyền các tỉnh Đơng Bắc cũng đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, nhằm tháo gỡ kịp thời những khó khăn, vướng mắc cho CCV và các TCHNCC trong q trình cung cấp dịch vụ cơng chứng.
Hoạt động quản lý nhà nước về cơng chứng nói chung và XHHDVCC nói riêng được phân cơng cho phòng chức năng cụ thể với cơ cấu tổ chức hợp lý. Theo quy định của Chính phủ, Sở Tư pháp các tỉnh Đơng Bắc đã tiến hành
phịng chuyên môn đều đã được giao những chức năng, nhiệm vụ rõ ràng và được cụ thể hóa bằng các văn bản pháp lý. Đây là cơ sở cho các CBCC có thể tiến hành quản lý nhà nước về hoạt đợng cơng chứng cũng như q trình thực hiện XHHDVCC. Các CBCC có thể xác định rõ ràng những nội dung quản lý cần thực hiện, phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn và cơ chế phối hợp.
Việc tổ chức thành lập và chuyển đổi TCHNCC được quan tâm và khuyến khích. Các CQNN tại các tỉnh Đông Bắc đã có nhiều cố gắng trong
đơn giản hóa các thủ tục hành chính liên quan đến thành lập và đăng ký hoạt động các TCHNCC. Đặc biệt, các cơ quan cũng đã tạo điều kiện cho các CCV có nhu cầu, nguyện vọng mở Văn phịng cơng chứng thực hiện các thủ tục đăng ký thành lập và đăng ký hoạt động theo quy định của pháp luật. Số lượng 73 TCHNCC về cơ bản đã đáp ứng tương đối nhu cầu công chứng của công dân, tổ chức. Trong đó, theo chủ trương XHHDVCC, các tỉnh chủ yếu phát triển các Văn phịng cơng chứng. Nhờ vậy, các yêu cầu công chứng của công dân, tổ chức được giải quyết nhanh gọn. Việc bố trí các TCHNCC tương ứng với trình đợ phát triển, mật đợ dân cư trên từng địa bàn. Các CQNN cũng đã định hướng, vận đợng các Văn phịng cơng chứng chuyển đổi từ loại hình doanh nghiệp tư nhân sang loại hình cơng ty hợp danh theo đúng tinh thần của các văn bản pháp luật và tính đến thời điểm năm 2018, việc chuyển đổi này đã hoàn thành. Đối với các Phịng cơng chứng, các CQNN cũng đã khuyến khích các Phịng cơng chứng dần chuyển đổi sang cơ chế tự chủ hoàn tồn về tài chính. Theo đó hầu hết các Phịng cơng chứng đều đã tự chủ một phần việc chi thường xuyên, đặc biệt đã có 02 Phòng cơng chứng tự chủ hồn tồn việc chi thường xuyên. Đây là sự chuyển đổi phù hợp với xu hướng phát triển nghề công chứng tại Việt Nam nói riêng và trên thế giới nói chung.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng CCV luôn được quan tâm. Sau nhiều cố
gắng của các cơ sở đào tạo, lớp đào tạo CCV bước đầu đã được tổ chức tại tỉnh Thái Nguyên, nhằm tạo nguồn cung đội ngũ CCV cho các tỉnh Đông Bắc. Công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho CCV hàng năm cũng được tổ chức thực hiện theo quy định. Theo đó, CCV được cập nhật kịp thời các quy định pháp
luật mới, bổ sung các kỹ năng cần thiết trong hoạt động công chứng, nhất là trong điều kiện kinh tế thị trường, các hợp đồng, giao dịch ngày càng trở nên phức tạp hơn.
Hội CCV các tỉnh sớm được thành lập và phát huy vai trò của một tổ
chức xã hội nghề nghiệp. Tính đến cuối năm 2020, các tỉnh Đông Bắc đã
thành lập được Hội CCV tại địa phương. Đặc biệt, Thái Nguyên là một trong các tỉnh thành lập Hội CCV sớm trên cả nước. Hội CCV tỉnh Thái Nguyên được thành lập vào năm 2015, tức là ngay sau khi Luật công chứng năm 2014 có hiệu lực. Điều này cho thấy các CQNN tại các tỉnh Đơng Bắc đã quan tâm và có nhiều biện pháp để xúc tiến, vận động các CCV trên địa bàn thành lập tổ chức xã hội nghề nghiệp. Ngay sau khi được thành lập, nhìn chung Hợi CCV tại các tỉnh Đông Bắc đã thực hiện tương đối đầy đủ các nhiệm vụ, quyền hạn của Hội CCV được quy định cụ thể tại Điều 39 Luật công chứng năm 2014 và Điều 26 Nghị định 29/2015/NĐ-CP ngày 10/03/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng. Hội đã có nhiều hoạt động đóng góp vào sự phát triển của hoạt động công chứng tại địa phương và góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động này.
Việc thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo được đảm bảo theo đúng quy định. Công tác thanh tra, kiểm tra được lên kế
hoạch cụ thể. Các thành viên trong đoàn kiểm tra, đặc biệt là đoàn kiểm tra liên ngành được phân công nhiệm vụ rõ ràng. Mỗi thành viên trong đoàn kiểm tra tùy theo chuyên môn nghiệp vụ sẽ đảm nhận kiểm tra một hoặc một số công việc nhất định. Hoạt động kiểm tra được thực hiện trên tinh thần xây dựng, hướng dẫn các TCHNCC kịp thời sửa chữa những sai sót trong quá