2.4. Thực trạng công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các Doanh
2.4.3. Đặc tính kỹ thuật của phần mềm và dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp
cung cấp phần mềm:
Đặc tính kỹ thuật phần mềm:
Thực chất nội dung luận văn này không bàn nhiều đến vấn đề đặc tính kỹ thuật của phần mềm kế toán mà các doanh nghiệp trên địa bàn đang sử dụng. Nhưng tác giả luận văn nhận thấy có vài đặc tính kỹ thuật tác động trực tiếp đến hiệu sử dụng phần mềm kế tốn nên tác giả có đưa một số câu hỏi vào phiếu khảo sát. Và chúng ta lần lượt đi qua và đánh giá những kết quả sau đây.
89
5 1 5
Biểu đồ 2.3: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu các phần mềm sử dụng
100 80 60 40 20 0
SQL SERVER FOXPRO SQL FIREBIRD ACCESS
(Nguồn: Theo số liệu khảo sát của tác giả)
Vấn đề đầu tiên là hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL). Biểu đồ 2.3 thể hiện hệ quản trị CSDL của các phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp khảo sát. Nói một cách tóm gọn, hệ quản trị CSDL là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị một CSDL. Cụ thể các chương trình này thuộc loại hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trong một CSDL. Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phần mềm nhỏ chạy trên máy tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trên một hoặc nhiều siêu máy tính, và mỗi loại đều có ưu và nhược điểm khác nhau.
Qua biểu đồ 2.3, ta thấy rằng có đến 89/100 (89%) doanh nghiệp sử dụng phần mềm chạy trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server – một hệ quản trị của công ty phần mềm Microsoft. Hệ quản trị dữ liệu này sẽ là một công cụ hữu hiệu cho các doanh nghiệp trong vấn đề bảo mật các thơng tin trong q trình sử dụng phần mềm kế tốn. Vì tính bảo mật là ưu điểm nổi bật của SQL Server khi so với các hệ quản trị CSDL khác, đặc biệt trong vấn đề phân quyền truy cập và bảo mật dữ liệu trong quá trình truy vấn thông tin. Tất nhiên, chúng ta khơng nói đến hệ quản trị CSDL Oracle vì hầu như Oracle chỉ được dùng cho các siêu máy tính hoặc máy tính có tốc độ xử lý cực kỳ cao – điều mà chúng ta chỉ thấy ở các tập đồn kinh tế hay cơng nghệ lớn mạnh trên thế giới. Tuy vậy, có thể chúng ta sẽ khơng hài lòng với tốc độ truy cập dữ liệu của hệ quản trị CSDL này, do cấu trúc phức tạp nên tốc độ là một nhược điểm của SQL Server.
Một cách tổng quát, dù vẫn còn nhược điểm về tốc độ xử lý, dù hệ quản trị CSDL là một đặc điểm rất ít người dùng quan tâm tới trong việc lựa chọn phần
mềm kế toán, nhưng hệ quản trị CSDL SQL Server phần nào đó giúp các doanh nghiệp bảo mật được thông tin tài chính của mình trong q trình sử dụng.
Vấn đề thứ hai là sự tương thích của phần mềm với các hệ điều hành của máy tính. Theo thống kê của tác giả thì 100% các phần mềm đang được sử dụng tại các doanh nghiệp khảo sát tương thích với hệ điều hành Windows của hãng phần mềm Microsoft. Điều này là một thuận lợi, vì dù sao các hệ điều hành Windows có tính bảo mật cao hơn các hệ điều hành có mã nguồn mở khác (Unix, Linus), và nó cũng quen thuộc và dễ sử dụng hơn so với những hệ điều hành khác. Nhưng có một điểm đáng chú ý trong kết quả khảo sát là số doanh nghiệp đang cài đặt phần mềm kế tốn trên hệ điều hành Window XP cịn rất lớn, 71/100 doanh nghiệp, chiếm đến 71%. Chúng ta cần phải biết rằng, kể từ ngày 08/04/2014, tập đoàn Microsoft sẽ ngừng hỗ trợ hệ điều hành Window XP, điều đó đồng nghĩa các chính sách bảo mật dành cho hệ điều hành này sẽ khơng cịn. Cho nên việc sử dụng hệ điều hành này sẽ tiềm ẩn nhiều nguy cơ khác nhau cho người sử dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp muốn bảo mật thơng tin của mình. Khi tác giả liên lạc lại thì phần lớn cho rằng đây là hệ điều hành dễ sử dụng nên khơng có ý định thay đổi qua một hệ điều hành khác, cho dù đơi khi có sự cố cần phải cài đặt lại, thì họ vẫn yêu cầu cài đặt lại hệ điều hành này.Trong thời gian tới, người sử dụng nên định hướng sử dụng những hệ điều hành mới hơn (Window 7, 8) để hưởng những chính sách bảo mật tốt hơn cho thơng tin của mình.
Dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp phần mềm:
Phần này tác giả luận văn chỉ thu thập thông tin của những doanh nghiệp sử dụng phần mềm thương mại (59/100 doanh nghiệp), có nghĩa là những doanh nghiệp tự thiết kế phần mềm để sử dụng thì khơng cần phải trả lời những câu hỏi này (từ câu 7 đến câu 12 trên phiếu khảo sát). Kết quả tác giả ghi nhận được như sau:
Trên 2 tuần Từ 1 đến 2 tuần Dưới 1 tuần
Biểu đồ 2.4: Thời gian bảo trì phần mềm khi xảy ra sự cố
0 Hết giai đoạn 7 bảo hành 52 Trong giai 0 đoạn bảo 0 hành 59 0 10 20 30 40 50 60
(Nguồn: Theo số liệu khảo sát của tác giả)
Trước hết, sau khi thống kế kết quả từ phiếu khảo sát, 100% các doanh nghiệp được khảo sát trả lời rằng thời gian họ được hưởng bảo hành là 1 năm, đây là mốc thời gian bảo hành thường thấy ở các phần mềm đóng gói trên thị trường trên thị trường. Cũng với kết quả khảo sát, 59/59 doanh nghiệp cho biết các nhà cung cấp phần mềm cho họ hiện tại vẫn còn hoạt động trên thị trường, nghĩa là phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng tiếp tục được phát triển và nâng cấp trong tương lai. Biểu đồ 2.4 cho ta thấy thời gian bảo trì phần mềm khi xảy ra sự cố trong giải đoạn bảo hành và khi hết giai đoạn bảo hành. Rõ ràng sự khác biệt ở đây là rất ít. Trong cả 2 giai đoạn, trên 50 trong tổng số 59 doanh nghiệp được bảo trì dưới 1 tuần khi xảy ra sự cố. Ở giai đoạn hết bảo hành, chỉ có 7 trường hợp phải đợi đến tuần thứ 2 để được khắc phục sự cố. Trao đổi về vấn đề này, các nhân viên kế toán cho biết nguyên nhân chủ yếu của 7 trường hợp này là do nhà cung cấp khơng có mạng lưới đại lý hoạt động rộng khắp tại các tỉnh (Công ty TNHH Khổng Minh Hà, Công ty TNHH Phần mềm Nhất Nghệ Tinh,…) nên việc bảo trì cịn hạn chế. Ngồi ra tất cả các doanh nghiệp sử dụng phần mềm thương mại được khảo sát cho rằng phải trả thêm chi phí cho việc bảo trì khi hết giai đoạn bảo hành và cũng khơng có doanh nghiệp nào cho rằng việc bảo trì làm gián đoạn cơng việc của họ.
Nhìn chung, các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm đóng gói đang được hưởng dịch vụ khách hàng khá tốt từ các nhà cung cấp phần mềm. Trong câu hỏi 12
trên phiếu khảo sát về việc có hài lịng hay khơng về dịch vụ bảo trì của nhà cung cấp phần mềm thì có đến 56/59 (95%) doanh nghiệp sử dụng phần mềm trả lời là có. Điều này cũng hợp lý khi các doanh nghiệp sử dụng phần mềm có vơ số lựa chọn trên thị trường phần mềm lúc bấy giờ và chi phí thực sự doanh nghiệp bỏ ra để mua bản quyền phần mềm cũng khá thấp (54/59 doanh nghiệp nói rằng phần mềm họ đang sử dụng có giá dưới 15 triệu đồng) so với những lợi ích mà phần mềm kế toán mang lại.