2.4. Thực trạng công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các Doanh
2.4.4. Giao diện phần mềm
Trong bài luận văn này, tác giả dùng từ “giao diện phần mềm” để nói về các thanh thực đơn (các Menu tác vụ chính trong phần mềm), các thơng báo, các diễn giải, trợ giúp cũng như cách sắp xếp, trình bày các quy trình của các phân hệ, các form nhập dữ liệu của nghiệp vụ kế tốn và các form báo cáo tài chính, quản trị.
Cũng giống như phần đặc tính kỹ thuật vừa đánh giá ở phần trên, giao diện phần mềm cũng có những tác động nhất định đến hiệu quả sử dụng phần mềm tại doanh nghiệp. Một ví dụ thực tế, nếu một phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng thì tất nhiên nhân viên kế tốn khơng cần bỏ ra quá nhiều thời gian để tiếp cận so với những phần mềm có giao diện phức tạp hoặc không trực quan.
Để ghi nhận đánh giá của người sử dụng về giao diện phần mềm kế toán, tác giả đưa ra 10 chỉ tiêu trên phiếu khảo sát với 5 mức đánh giá cho sẵn về chỉ tiêu đó và yêu cầu người sử dụng chọn mức đánh giá tương ứng với từng chỉ tiêu. Kết quả khảo sát được trình bày qua bảng sau:
Bảng 2.4: Đánh giá của người dùng về giao diện phần mềm
STT TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ (1) (2) (3) (4) (5)
1 Trình bày dữ liệu kịp thời (Các thông tin mang tính hướng dẫn, diễn giải xuất hiện ngay khi người dùng cần đến các thơng tin đó).
24 51 25 0 0
2 Mẫu nhập tường minh (Các mẫu biểu nhập dữ liệu được tổ chức dễ hiểu, không gây hiểu nhầm).
32 53 12 3 0
các thông tin cần nhập rõ ràng và dễ sử dụng). 4 Giao diện dễ hiểu (Chỉ cần nhìn vào giao
diện là có thể biết từng thành phần trên giao diện có ý nghĩa gì).
64 31 5 0 0
5 Giao diện thích hợp với nhiều loại người dùng (Có thể sử dụng giao diện theo nhiều kiểu khác nhau: đơn giản, trực quan đối với người sử dụng mới; đầy đủ, chi tiết hoặc làm tắt với người dùng quen thuộc).
9 27 42 16 6
6 Mẫu nhập có tính thẩm mỹ (Các form nhập
nhìn đẹp mắt và rõ ràng).
40 38 15 5 2
7 Thơng tin rõ về tình trạng người dùng (Cho
người dùng biết họ đang ở đâu trong quá trình khai thác hệ thống để từ đó người dùng có thể dễ dàng lặp lại quy trình từ ban đầu để đạt được trạng thái hiện tại).
0 34 50 9 7
8 Kiểu, cỡ chữ (Sử dụng font chữ, cỡ chữ dễ đọc. Có thể dễ dàng thay đổi font chữ, cỡ chữ).
74 26 0 0 0
9 Màu sắc (Các màu trong phần mềm hài hịa với nhau, khơng cảm giác quá lòe loẹt hoặc quá đơn điệu).
52 22 14 10 2
10 Tính nhất quán (Các tên chức năng, tên trường thơng tin, ý nghĩa của biểu tượng, vị trí và kích thước các mục, các nút điều khiển thống nhất trên tất cả các form).
82 13 5 0 0
Cộng 387 321 224 49 19
Tỷ lệ (%) 39% 32% 22% 5% 2%
(Nguồn: Theo số liệu khảo sát của tác giả) Ghi chú: (1) Rất tốt, (2) Tốt, (3) Bình thường, (4) Khơng tốt, (5) Kém
Nhìn vào bảng 2.4, một cách tổng quát chúng ta có thể thấy giao diện của các phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp khảo sát được người dùng đánh giá khá cao, 71% người dùng đánh giá từ tốt trở lên (trong đó 39% đánh giá rất tốt). Điều đó thể hiện các doanh nghiệp thiết kế phần mềm cũng có chăm chút yếu tố trực quan của người dùng, tạo điều kiện cho nhân viên kế toán tiết kiệm thời gian, dễ sử dụng và không gây nhàm chán trong quá trình tiếp xúc, làm việc với phần mềm kế tốn trong một thời gian dài.
Trong số 10 tiêu chí đưa ra, các tiêu chí 1, 2, 4, 6, 8, 9, 10 (tương ứng với số thứ tự trên bảng 2.4) có trên 70% người dùng đánh giá từ mức tốt trở lên. Đặc biệt, các tiêu chí như: “Giao diện dễ hiểu”, “Kiểu, cỡ chữ”, và “Tính nhất qn” thì con số này lên đến 95%. Khi thấy kết quả đánh giả của 3 tiêu chí này, tác giả có tiến hành tìm hiểu bằng cách trao đổi trực tiếp với một số nhân viên sử dụng phần mềm và có cài đặt bản dùng thử của một phần mềm MISA SME.NET 2012 để tìm hiểu về giao diện. Hầu hết các nhân viên mà tác giả có trao đổi cho rằng lý do khiến phần mềm này có “Giao diện dễ hiểu” là việc phần mềm được viết bằng tiếng Việt và các phần hành trong phần mềm ln được minh họa bằng một hình ảnh có tính liên quan với phần hành đó, ví dụ như phần hành mua hàng thì sẽ được minh họa bằng hình ảnh giỏ hàng kèm hàng hóa trong giỏ hàng đó. Quả thực, việc này tạo cho người sử dụng sự liên tưởng, kích thích trí nhớ của người dùng (Minh họa qua hình 2.1).
Hình 2.1: Một phần giao diện làm việc của phần mềm MISA SME.NET
Đối với tiêu chí “Kiểu, cỡ chữ”, người dùng đánh giá cao vì họ được tự do quyết định “Kiểu” và “Cỡ chữ” mà mình thích, nhà cung cấp phần mềm cho họ quyền quyết định vấn đề này. Điểm này tạo ra nhiều sự lựa chọn khác nhau, có
người thích kiểu chữ đơn giản của font Times New Roman, cỡ chữ vừa phải, nhưng cũng có người thích kiểu chữ hoa mỹ của font Cambria và cỡ chữ lớn… Hay cũng có người muốn có một chút khác biệt gì đó đối với kiểu và cỡ chữ sau một khoảng thời gian sử dụng nhất định. Nói chung, đây là một thuận lợi cho người sử dụng.
Hình 2.2: Giao diện tùy biến Kiểu và cỡ chữ của MISA SME.NET
Cuối cùng là “Tính nhất qn”, có đến 82/100 doanh nghiệp chọn mức đánh giá “Rất tốt” cho tiêu chí này. Đây cũng là điều dễ hiểu, bởi tiêu chí này đảm bảo cho tính dễ sử dụng của phần mềm, khơng gây rắc rối trong quá trình thao tác trên phần mềm, và tiết kiệm thời gian cho người dùng. Hình 2.3 và 2.4 minh họa tính nhất qn của thanh cơng cụ trong phần mềm MISA SME.NET 2012, mặc dù ở 2 loại chứng từ khác nhau nhưng thứ tự tác vụ trên thanh cơng cụ hồn tồn giống nhau.
Hình 2.3: Giao diện thanh cơng cụ của chứng từ Mua hàng trong MISA SME.NET 2012
Hình 2.4: Giao diện thanh công cụ của chứng từ Bán hàng trong MISA SME.NET 2012
Mặc dù người dùng khá hài lòng về giao diện của phần mềm, nhưng vẫn cịn 3/10 tiêu chí đưa ra khơng được người dùng đánh giá tốt. Đó là tiêu chí thứ 3, 5, 7 (theo số thứ tự trong bảng 2.4). Đối với tiêu chí thứ 3 “Thứ tự nhập trực quan”, đa số người dùng không cho rằng phần mềm hỗ trợ tốt trong vấn đề làm rõ thứ tự thông tin cần nhập lên phần mềm, nghĩa là trong một chứng từ với rất nhiều thông tin cần nhập, người dùng không biết được thông tin nào nên nhập trước, thông tin nào nên nhập sau, đặc biệt rất khó khăn cho người dùng mới. Đặc biệt đối với chỉ tiêu thứ 5 “Giao diện thích hợp với nhiều loại người dùng” thì số người dùng đánh giá khơng tốt lên đến 22 (trong đó có 6 người đánh giá Kém), người sử dụng cho rằng khơng có sự phân biệt nào giữa 2 loại người dùng, người đã sử dụng lâu và người dùng mới. Cho nên người dùng mới cũng sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc tiếp cận các phần mềm này. Chỉ tiêu cuối cùng không được đánh giá cao là chỉ tiêu thứ 7 “Thông tin rõ ràng về tình trạng người dùng”, nghĩa là phần mềm khơng
thơng tin rõ ràng cho người dùng về vị trí của họ là ở đâu trong quá trình khai thác hệ thống, điều này có đơi chút bất lợi trong một vài trường hợp. Chẳng hạn như nhân viên kế tốn đang sử dụng phần mềm để tính tốn, lập bảng lương, hạch tốn chi phí lương, trả lương; khi q trình này đang diễn ra thì có cuộc điện thoại; sau khi nghe xong có thể nhân viên này khơng nhớ mình đã làm đến bước nào, trong
khi phần mềm lại khơng có thơng tin này; kết quả là phải mất thời gian để kiểm tra xem mình đã làm đến đâu để tiếp tục cơng việc.
Tóm lại, dù phần mềm kế toán đang được sử dụng trên địa bàn tỉnh vẫn cịn một số tiêu chí về giao diện mà người dùng chưa hài lịng nhưng nhìn chung con số 7/10 tiêu chí được đánh giá tốt cũng cho chúng ta một tín hiệu lạc quan trong cách thiết kế giao diện phần mềm của các nhà cung cấp. Đây cũng là cơ sở để các nhà cung cấp phần mềm tiếp tục hồn thiện những gì mình đã làm được và khắc phục những điều mà người dùng chưa hài lịng, làm sao để cho việc tin học hóa cơng tác kế tốn đạt hiệu quả như những gì mà người ta mong đợi.
2.4.5.Hệ thống, nghiệp vụ của phần mềm:
Phần này tác giả thực hiện khảo sát để tìm hiểu về một số tính năng cần thiết trong hệ thống cũng như nghiệp vụ của phần mềm. Việc có hay khơng những tính năng này sẽ ảnh hưởng phần nào đến hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán của nhân viên kế toán tại doanh nghiệp. Các thông tin sẽ được thu thập qua 9 câu hỏi, từ câu 23 đến câu 31 trên phiếu khảo sát. Chúng ta lần lượt xem xét từng khía cạnh qua kết quả sau đây.
Chức năng tự định khoản:
Trong quá trình sử dụng phần mềm để làm cơng tác kế tốn, nhân viên kế toán phải nhập tất cả các thông tin cần thiết từ chứng từ kế tốn lên phần mềm. Ngồi những chi tiết liên quan đến nghiệp vụ như thời gian, đối tượng, diễn giải… thì nhân viên kế tốn cịn phải hạch tốn (định khoản) cho nghiệp vụ trên chứng từ, cho nên thông thường công việc này tiêu tốn nhiều thời gian nhất trong quá trình sử dụng. Kết quả khảo sát cho thấy 75/100 doanh nghiệp sử dụng phần mềm có chức năng tự định khoản, có nghĩa là nhân viên kế tốn ở đa số doanh nghiệp trên địa bàn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho việc hạch toán tài khoản lên phần mềm. Theo tìm hiểu của tác giả thì một số phần mềm như MISA SME.NET, ACCOUNTING-NET, ACSOFT mà các doanh nghiệp đang sử dụng còn cho phép quản lý luôn việc định khoản tự động này, có nghĩa là người dùng hồn tồn có
quyền cho phép hoặc khơng cho phép phần mềm tự động định khoản hay quyết định những loại nghiệp vụ nào sẽ được tự động định khoản và định khoản với những tài khoản nào. Việc này thích hợp với nhiều loại doanh nghiệp khác nhau với những nghiệp vụ có bản chất và cách hạch toán khác nhau.
Chức năng quản trị ngược:
Đây là một loại chức năng cho phép người dùng xem lại chi tiết của một con số trong một bản báo cáo, xem nó tổng hợp từ những con số nào, trên những chứng từ nào, nghiệp vụ kế tốn nào để có thể dễ dàng kiểm sốt được tính đầy đủ cũng như chính xác của những con số trên bản báo cáo đó. Chẳng hạn như khi nhân viên kế tốn khi nhìn vào bảng chi tiết cơng nợ của khách hàng A với một khoản phải thu X, nhân viên kế tốn này hồn tồn có thể biết được con số X này đến từ giao dịch nào, chứng từ nào, và thời gian cụ thể của từng giao dịch. Tổng hợp từ kết quả khảo sát, 63/100 doanh nghiệp cho biết phần mềm kế toán họ đang sử dụng có hỗ trợ chức năng này. Cũng với ghi nhận từ phiếu khảo sát, phần mềm không hỗ trợ công cụ này hầu hết là tự thiết kế trên phần mềm Excel. Như ta đã biết, Excel thật chất là một phần mềm ứng dụng chủ yếu cho lĩnh vực văn phịng nhiều hơn là kế tốn, cho nên việc thiết kế để đáp ứng tất cả các yêu cầu chuyên nghiệp như một phần mềm kế tốn thương mại là đều khơng dễ dàng. Tất nhiên, các doanh nghiệp chấp nhận đánh đổi điều này (có thể họ thấy không cần thiết hoặc một nguyên nhân khác) khi quyết định sử dụng Excel để thiết kế phần mềm kế tốn cho doanh nghiệp của mình.
Chức năng xuất dữ liệu ra Excel và khả năng tùy chỉnh báo cáo:
Tất nhiên ở đây chúng ta không xét đối với những doanh nghiệp tự thiết kế phần mềm kế tốn dựa trên Excel và Access. Khi đã chính tay thiết kế các báo cáo thì việc thay đổi nó là điều dễ dàng, và các thông tin từ Access (các Table hoặc Report) ln có thể xuất ra Excel. Cho nên chúng ta chỉ xét đối với những doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán thương mại. (Các doanh nghiệp tự thiết kế
phần mềm bằng Excel hoặc Access không trả lời câu hỏi 25 và 26 trên phiếu khảo sát).
Đây là hai chức năng chủ yếu phục vụ nhu cầu của kế toán quản trị tại doanh nghiệp. Với chức năng xuất dữ liệu ra Excel, dữ liệu có thể được lưu trữ phục vụ kiểm sốt nội bộ hoặc linh hoạt trong việc đọc, di chuyển dữ liệu mà không sợ bị mất hay rị rỉ những thơng tin kế tốn quan trọng trong tồn bộ cơ sở dữ liệu kế tốn. Bởi vì thơng thường, dữ liệu của phần mềm nào thì phải dùng chính phần mềm đó để đọc. Nếu một báo cáo kế tốn nếu có thể xuất ra Excel thì báo cáo này có thể dễ dàng đọc được ở bất kỳ một máy vi tính nào mà khơng cần phải cài đặt tồn bộ phần mềm, một điều rất thuận tiện cho người sử dụng. Theo kết quả khảo sát thì 59/59 doanh nghiệp (sử dụng phần mềm kế tốn thương mại) cho biết phần mềm kế tốn họ đang sử dụng có chức năng này. Qua đó ta có thể thấy, chức năng này dần trở thành một chức năng cơ bản khơng thể thiếu trong những phần mềm kế tốn thương mại.
Khả năng tùy chỉnh báo cáo cũng quan trọng khơng kém, vì mỗi nhà quản lý đều có nhu cầu thơng tin khơng giống nhau, việc tùy chỉnh có thể giúp loại những thông tin thừa hoặc không cần thiết, tăng sự đơn giản, giảm tính phức tạp, rắc rối của các bản báo cáo, nâng cao hiệu quả công việc quản trị tại doanh nghiệp. Cũng theo kết quả từ quá trình khảo sát, 52/59 doanh nghiệp cho rằng họ có thể tùy chỉnh báo cáo theo ý muốn của mình. Như vậy, các phần mềm thương mại trên thị trường phần nào cũng đã đáp ứng được nhu cầu này của doanh nghiệp.
Khả năng theo dõi và tập hợp chi phí:
Cơng tác theo dõi và tập hợp chi phí ln gây ra nhiều vấn đề cho các doanh nghiệp. Vì một khi doanh nghiệp hoạt động thì phải phát sinh chi phí. Vấn đề là làm sao phải ghi nhận một cách hợp lý khi các chi phí này phát sinh. Hợp lý có nghĩa là phải đúng lúc và đúng đối tượng, đáp ứng nhu cầu quản lý tại doanh nghiệp. Ở đây, tác giả đánh giá yếu tố này qua hai khía cạnh, một là khả năng theo dõi chi phí trực
tiếp theo đối tượng gắn với công việc (qua câu hỏi 27 trên phiếu khảo sát) và thứ hai là khả năng phân bổ chi phí gián tiếp cho các đối tượng (qua câu hỏi 28). Chúng ta lần lượt xét qua kết quả của từng khía cạnh dưới đây.
Theo dõi chi phí trực tiếp đối tượng gắn với cơng việc có nghĩa là chúng ta có thể tập hợp và nắm bắt được một cách chính xác nhất chi phí phát sinh của một loại đối tượng trong một quy trình, một kỳ hoặc trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh. Chẳng hạn như theo dõi riêng biệt chi phí sản xuất sản phẩm A trong chu trình sản xuất hàng loạt sản phẩm A, B, C, D… hay nhỏ hơn là việc theo dõi chi phí của một loại nguyên liệu trong hàng loạt nguyên liệu dùng để sản xuất sản phẩm A. Kết quả khảo sát cho thấy có 67/100 doanh nghiệp cho rằng phần mềm họ đang sử dụng có khả năng này, điều này là một thuận lợi cho các doanh nghiệp sản xuất, chế biến thủy hải sản trên địa bàn tỉnh.
Thứ hai khả năng phân bổ chi phí gián tiếp cho các đối tượng, phần mềm có hỗ trợ chức năng này sẽ cho phép người dùng phân bổ những chi phí rất khó nhận dạng là của đối tượng nào, chẳng hạn như chi phí điện, chi phí sữa chữa trong một