2.1.1Q trình hình thành và phát triển của Tổng cơng ty xăng dầu Quân đội
2.1.1.1 Sự ra đời và phát triển của Công ty
Từ đầu năm 1965, cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước của nhân dân ta phát triển nhanh chóng. Vận mệnh của Tổ quốc đứng trước những thách thức nghiêm trọng.
Đánh Mỹ và thắng Mỹ trở thành nghĩa vụ cứu nước khẩn cấp, thiêng liêng nhất đối với mỗi người Việt Nam, là sứ mệnh trọng đại của nhân dân và quân đội ta.
Xăng dầu là mặt hàng chiến lược, dễ cháy nổ, là mục tiêu đánh phá quan trọng của địch; do đó phải có lực lượng kỹ thuật đặc thù để bảo đảm khí tài bảo quản, cấp phát, vận chuyển...Các kho của quân đội ta lúc này không đủ sức chứa và bảo đảm xăng dầu cho các đơn vị trong điều kiện máy bay địch bắn phá ngày càng ác liệt. Việc thường xuyên tổ chức, tăng cường một lực lượng đảm bảo khí tài xăng dầu để bảo đảm vật tư và sửa chữa phương tiện vận chuyển xăng dầu là một yêu cầu đòi hỏi cấp bách.
Được sự uỷ quyền của Thủ trưởng Tổng cục Hậu cần (TCHC), ngày 30/9/1965, Cục trưởng Cục quản lý Xe máy chính thức ký Quyết định số 732/QĐ thành lập xưởng MX351. Đầu năm 1967, hệ thống kho xưởng phát triển ngày càng nhiều, để giữ bí mật, Xưởng MX351 được trên quyết định mang số hiệu Q165 và được đầu tư củng cố phát triển thành một xí nghiệp chuyên bảo đảm khí xăng dầu tiền thân của Tổng cơng ty xăng dầu Qn đội ngày nay. Xí nghiệp Q165 (MX315) thực sự trở thành cơ sở bảo đảm kỹ thuật tin cậy, góp phần đẩy nhanh tiến độ vận chuyển chi viện xăng dầu cho các chiến trường. Kể từ khi ra đời, Xí nghiệp Q165 khơng ngừng kiện tồn biên chế tổ chức, hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất quốc phòng và tham gia các hoạt động kinh tế trong đổi mới phương thức bảo đảm vật chất hậu cần.
Bước vào năm 1996, sản xuất cơ khí của đất nước có rất nhiều khó khăn về cơng nghệ và kỹ thuật. Xí nghiệp Khí tài xăng dầu 165 cũng nằm trong bối cảnh chung đó, trình độ tay nghề, tư duy làm ăn theo kiểu thời bao cấp nên năng suất và chất lượng chưa cao, mặt khác vốn lưu động rất ít và tổ chức bộ máy chưa đồng bộ và phù hợp với kinh tế thị trường.
Để tiếp tục quán triệt Nghị Quyết 05/NQ-TW của Bộ Chính trị, Nghị quyết 06 của Đảng uỷ quân sự Trung ương về đổi mới sản xuất ở các doanh nghiệp quốc phòng, ngày 22 tháng 4 năm 1996, Bộ Quốc phòng quyết định đổi tên Xí nghiệp Khí tài xăng dầu 165 thành Cơng ty Khí tài xăng dầu 165 và bổ sung ngành nghề kinh doanh cho công ty như sau:
- Sản xuất, sửa chữa các sản phẩm của ngành xăng dầu.
- Cung ứng xăng dầu cho quốc phòng và kinh tế.
Căn cứ vào phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ về việc sắp xếp doanh nghiệp Nhà nước Bộ Quốc phòng, văn bản số 11/CP-ĐMDN 29/3/1999. Ngày 12/5/1999, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quyết định đổi tên cơng ty Khí tài xăng dầu 165 thuộc Tổng cục Hậu cần thành Tổng công ty xăng dầu Quân đội. Công ty đặt trụ sở tại 125
đường Nguyễn Phong sắc - Quận Cầu Giấy - Hà Nội.
2.1.1.2 Chức năng của Tổng công ty xăng dầu Quân đội
Tổng công ty xăng dầu Quân đội hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, sửa chữa, nhập khẩu trực tiếp khí tài xăng dầu. Do hoạt động có hiệu quả đến nay Cơng ty đã được Bộ Quốc Phòng và các cơ quan Nhà nước bổ sung nhiều ngành nghề thuộc chuyên ngành xăng dầu của Quân đội, cụ thể là:
- Sản xuất sửa chữa khí tài xăng dầu và doanh cụ bảo đảm cho quốc phòng và kinh tế.
- Xây dựng các trạm kho bể và các cơng trình xăng dầu bảo đảm cho quốc phòng và kinh tế.
- Nhập khẩu xăng dầu mỡ bảo đảm cho quốc phòng và kinh tế (là một trong 9 đầu mối nhập khẩu xăng dầu bảo đảm dự trữ và cân đối xăng dầu cho quốc gia).
- Vận tải xăng dầu bảo đảm cho quốc phòng và kinh tế.
Hiện nay Tổng công ty xăng dầu Quân đội tập trung sản xuất kinh doanh vào 3 lĩnh vực sau:
+ Xây dựng hồn chỉnh các cơng trình xăng dầu trong và ngồi Qn đội. Công ty đang tiến hành và tiếp tục xây dựng một số các cơng trình trong thời gian vừa qua như: Xây dựng kho xăng dầu cho Trung tâm cơng nghiệp Long Bình, kho dầu FO, xây dựng kho bể chứa xăng dầu Tam Đảo - Cục xăng dầu - Tổng cục Hậu cần (TCHC) gồm 4 bể 1000, xây dựng kho xăng dầu của Học viện Chính trị Quân sự, của Cục đối ngoại - Bộ Quốc Phòng…
+ Bảo đảm xăng dầu cho Quân đội và kinh doanh xăng dầu, mỡ. Việc cơng ty có chức năng và tham gia cung ứng xăng dầu cho TCHC và một số đơn vị đã tạo ra một thị trường cạnh tranh lành mạnh, góp phần ổn định giá cả xăng dầu, đưa đến tiết kiệm cho Quân đội một lượng ngân sách đáng kể. Hiện nay Tổng cơng ty xăng
dầu Qn đội đang tích cực mở rộng đại lý bán lẻ xăng dầu đưa hàng hoá tới tận tay người tiêu dùng với doanh số hàng năm đạt hàng chục tỷ đồng.
+ Sản xuất bồn bể chứa nhiên liệu, van bơm, các trang thiết bị chuyên ngành xăng dầu và lắp đặt xe xi téc chở xăng dầu. Đây là mặt hàng truyền thống Công ty cung cấp hầu hết các nhu cầu cho toàn ngành xăng dầu Quân đội.
2.1.1.3 Tình hình tài chính của Cơng ty
Tổng cơng ty xăng dầu Quân đội là một doanh nghiệp vừa thực hiện nhiệm vụ đảm bảo xăng dầu cho Tổng cục Hậu cần, cung ứng xăng dầu cho các đơn vị thành phần kinh tế, vừa thực hiện chức năng năng xăng dầu thương mại, vừa tiến hành hoạt động sản xuất, xây lắp nhưng trong đó chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số vốn kinh doanh của công ty.
Bảng 2.1: Bảng cơ cấu tài sản và nguồn vốn
(Đơn vị tính: đồng)
TT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
Tài sản A TSLĐ 575.512.403.393 1.601.495.076.125 1.491.215.444.801 I Vốn bằng tiền 73.271.807.171 442.415.610.052 351.019.883.203 II Các khoản phải thu 375.780.928.473 753.702.315.800 738.142.906.992 III Hàng tồn kho 105.488.961.719 370.191.148.145 380.965.471.982 IV Vốn lưu động khác 20.970.706.030 35.186.002.128 21.087.182.624 B TSCĐ 52.889.770.906 47.361.426.701 50.326.728.029 Tổng cộng tài sản 628.402.174.299 1.648.856.502.826 1.541.542.172.830
Nguồn vốn A Nợ phải trả 580.266.683.483 1.583.179.036.553 2.096.609.514.577 I Nợ ngắn hạn 568.266.683.483 2.084.109.514.577 1.567.179.036.553 II Nợ dài hạn 12.000.000.000 16. 000.000.000 12.500.000.000 B Vốn CSH 48.135.490.816 65.677.466.273 - 555.067.341.747 I Nguồn vốn quỹ 45.641.264.338 56.143.409.803 - 561.925.494.952 II Nguồn kinh phí 2.494.226.478 9.534.056.470 6.858.153.205 Tổng cộng nguồn vốn 628.402.174.299 1.648.856.502.826 1.541.542.172.830 XDQD Nguồn: Công ty
Thông qua bảng này ta thấy nguồn vốn kinh doanh của Công ty là rất lớn nhưng nguồn vốn chủ sở hữu năm 2006 đạt giá trị - 555.067.341.747 nghìn đồng, do trong năm giá dầu thế giới tăng vọt, giá bán trên thị trưòng trong nước khơng bù đắp được chi phí nên Cơng ty khơng có lợi nhuận và bị lỗ.
Nguồn vốn kinh doanh của công ty được hình thành chủ yếu từ các nguồn sau: - Nguồn CSH bao gồm vốn lưu động do Bộ Quốc Phịng, Bộ Tài Chính cấp và vốn lưu động được bổ sung từ thu nhập chưa phân phối.
- Nguồn vốn đi vay ngắn hạn ngân hàng. - Nguồn vốn liên doanh liên kết.
- Nguồn khác là nguồn đi chiếm dụng gồm các khoản phải trả từ người bán, phải trả nội bộ, phải trả công nhân viên, thuế và các khoản phải nộp.
Tuy nhiên do đặc điểm kinh doanh của Công ty là nguồn hàng xăng dầu đa số phải nhập khẩu từ nước ngoài về nên lượng vốn lưu động cần cho từng lần nhập là rất lớn, chính vì điều này mà nguồn vốn vay của Công ty chiếm tỷ trọng tương đối cao. Việc sử dụng vốn lưu động, nhìn từ góc độ tài chính Cơng ty vẫn cịn thiếu độc lập về mặt tài chính, hầu hết vốn đưa vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
được đảm bảo bằng nguồn vốn ngắn hạn. Cơng ty cần tạo cho mình một nguồn vốn có tính chất ổn định hơn nữa để chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh.
2.1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty
Bộ máy quản lý của Tổng công ty xăng dầu Quân đội được tổ chức theo chế độ một thủ trưởng, người đứng đầu Công ty là Giám đốc, giúp việc tham mưu cho Giám đốc là Phó giám đốc kinh doanh, Phó giám đốc kỹ thuật và Phó giám đốc chính trị. Tiếp đến là các bộ phận phòng ban chức năng: phòng kế hoạch tổng hợp, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phịng kế tốn tài chính, phịng kỹ thuật, phịng chính trị, phịng hành chính quản trị.
Các xí nghiệp thành viên: xí nghiệp 65.1, xí nghiệp 65.2, xí nghiệp 65.3 Hiện tại quân số Tổng cơng ty xăng dầu Qn đội có 589 người.
Trong đó: sỹ quan: 16 người; quân nhân chun nghiệp: 176 người; cơng nhân quốc phịng: 102 người; lao động hợp đồng: 259 người
Bộ máy quản lý cơ quan công ty: Gồm 44 người.
Ban giám đốc gồm bốn người có nhiệm vụ ban hành các quyết định và điều hành chung mọi hoạt động kinh doanh và sản xuất của Cơng ty, chịu trách nhiệm trước Bộ Quốc Phịng về mọi hoạt động của Công ty. Trực tiếp phụ trách việc kinh doanh, tổ chức cán bộ, quyết định phân phối thu nhập, mức đầu tư, quy mơ đầu tư, đó là:
Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh ở Tổng công ty xăng dầu Quân đội
GIÁM ĐỐC
P.giám đốc kinh doanh P. giám đốc kỹ
thuật
P.giám đốc chính trị
P.kế hoạch tổng hợpP.kinh doanh XNKPhịng kỹ thuậtP.tài chính kế tốnPhịng chính trịP.hành chính quản trị
Các trạm xăng dầu, các cửa hàng Xí nghiệp
cơ khí 6.51 Xí nghiệp XD cơng trình 6.52
Xí nghiệp
6.53 Các chinhánh
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp (tham khảo phịng hành chính tổng hợp)
2.1.2Quy định của Cơng ty về nhập khẩu xăng dầu
2.1.2.1 Lựa chọn nhà cung cấp a. Chào hàng cạnh tranh
Đối với mặt hàng dầu, Công ty đã lựa chọn phương thức chào hàng cạnh tranh, cụ thể như sau:
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu gửi thư mời thầu cho các đối tác khác nhau. Trong thư mời thầu quy định rõ số lượng, chất lượng, thời gian dỡ hàng, phương thức thanh toán, thời gian chào thầu và hiệu lực của thư chào thầu. Các đối tác nhận
được thư mời thầu và gửi thư chào thầu cho Công ty vào ngày giờ quy định. Căn cứ vào các thư chào thầu này, phòng nhập khẩu làm báo cáo lựa chọn ra một nhà cung
cấp có giá bán thấp nhất để trình Giám đốc duyệt, sau đó gửi thư chấp nhận cho bên bán đó và thương thảo các điều khoản cụ thể của hợp đồng rồi đi đến ký kết hợp đồng nhập khẩu. Việc đàm phán giá và điều kiện hợp đồng được gửi qua fax, những thoả thuận qua điện thoại sau đó phải có xác nhận bằng văn bản/fax.
Ưu điểm của phương pháp này: Công ty căn cứ vào kết quả chào hàng của các đối tác nước ngồi, tìm ra đối tác có giá cạnh tranh nhất, đồng thời tham khảo giá các đối tác khác đăng ký ở cùng thời điểm và chủ động thương thảo thời gian giao hàng, phương thức thanh toán…
b. Đàm phán và ký kết hợp đồng dài hạn
Việc đàm phán giá cả và đàm phán hợp đồng do Giám đốc chủ trì, với sự tham gia của phịng kinh doanh xuất nhập khẩu. Phương thức này là trực tiếp đàm phán, Cơng ty có thể cử đồn đi đàm phán tại nước ngoài hoặc mời đối tác sang đàm phán. Năm 2005 và 2006, đối với mặt hàng xăng A90 và A92 về Tp.Hồ Chí Minh, Cơng ty ký hợp đồng xăng dài hạn 6 tháng/lần với công ty PTT Thái Lan, công ty Daewoo Hàn Quốc, công ty Success Singapore. Đối với mặt hàng xăng về cảng Đà Nẵng và Hải Phịng, cơng ty ký hợp đồng dài hạn trong cả năm với Công ty Hồng Kông.
Ưu điểm của phương pháp này:
- Trước hết, xét về mặt địa lý Thái Lan là một nước gần với Tp.Hồ Chí Minh nhất, sau đó là Singapore. Trung Quốc là một nước gần Hải Phòng và Đà Nẵng. Việc lựa chọn bạn hàng ở vị trí gần với các kho cảng của Công ty tại 3 khu vực hết sức thuận lợi cho cước phí vận tải. Vì vậy, Cơng ty luôn ký được hợp đồng xăng về 3 cảng với giá rẻ hơn so với đa số các đầu mối nhập khẩu xăng trong cả nước.
- Thứ hai, công ty Sinopec Hồng Kông và công ty PTT Thái Lan là hai bạn hàng truyền thống của Công ty. Họ là những cơng ty xăng dầu lớn trong khu vực, có nhà máy lọc dầu, đảm bảo nguồn hàng ổn định cho Công ty trong hai năm qua. Với phương pháp ký hợp đồng dài hạn, Công ty tránh được các rủi ro về biến động giá cả trong những thời điểm giá quốc tế biến động, đảm bảo nguồn hàng ổn định có xuất xứ rõ ràng và chất lượng tốt.
- Mở thư tín dụng L/C
L/C được mở nhằm đáp ứng yêu cầu tiến độ giao hàng đă quy định trong hợp đồng. Phịng kế tốn chủ trì với sự phối hợp của phịng nhập khẩu yêu cầu đơn vị, đại lý đặt hàng chuyển đủ tiền để đảm bảo khả năng thanh tốn, nếu Cơng ty chưa huy động đủ tiền để thanh toán khối lượng hàng nhập thì tiến hành vay ngân hàng. Phịng kế tốn có nhiệm vụ làm đơn xin mở L/C chuyển phòng kế hoạch tổng hợp để cân đối phù hợp kế hoạch hàng và trình Giám đốc và Kế tốn trưởng duyệt để L/C được mở theo đúng kế hoạch. Nội dung xin mở phải theo đúng nội dung các điều khoản trong hợp đồng.
- Thanh toán tiền hàng
Cũng như các đầu mối nhập khẩu xăng dầu khác, Công ty áp dụng phương thức giá cả: giá MOPS (hay còn gọi là giá Platt Singapore) + premium (cước phí vận tải) xxx USD/thùng. Phương thức thanh tốn trong các hợp đồng nhập khẩu của Cơng ty là thanh tốn bằng thư tín dụng khơng huỷ ngang 30 ngày kể từ ngày nhận được vận đơn. Nếu chứng từ giao hàng không phù hợp với quy định của L/C mà ngân hàng yêu cầu xác nhận thanh tốn, phịng kinh doanh xuất nhập khẩu báo cáo Giám đốc xin chấp nhận hoặc từ chối thanh toán, việc thanh tốn sẽ được phịng kinh doanh xuất nhập khẩu báo cáo tiếp xin Giám đốc duyệt khi có biên bản giám định cuối cùng của cơ quan giám định.
Đối với phương thức thanh toán bằng TTR việc thanh toán tiền hàng chỉ được thực hiện khi hàng đã được cơ quan giám định chất lượng, xuất xứ, bảo hiểm giám định trên cơ sở kết quả giám định hoặc đơn vị đặt hàng đã xác nhận đủ và đúng hàng hoá theo chứng từ đơn hàng (B/L, Invoice, Packing list…)
- Khiếu nại đòi bồi thường
Việc khiếu nại đòi bồi thường tổn thất thuộc trách nhiệm phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu phát hiện thấy hàng bị tổn thất, thiếu hụt, mất mát, Phịng có trách nhiệm kiểm tra, đơn đốc cung cấp đầy đủ, đúng và kịp thời hồ sơ chứng từ liên quan đến vụ khiếu nại.
- Nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, thanh tốn nhầm lẫn…phịng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ lập hồ sơ khiếu nại bên bán.
- Nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc sự tổn thất đó do lỗi của người vận tải gây nên thì Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ lập đơn khiếu nại hãng tàu vận tải.
Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về tổn thất (như biên bản giám định, COR hay CSC…), hoá đơn, vận đơn đường biển…
Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thoả đáng thì Cơng ty sẽ khiếu nại lên