a.Bộ máy quản lý cơ quan Tổng công ty: Gồm 44 người.
Ban giám đốc gồm bốn người có nhiệm vụ ban hành các quyết định và điều hành chung mọi hoạt động kinh doanh và sản xuất của Tổng công ty, chịu trách nhiệm trước Bộ Quốc phịng về mọi hoạt động của Tổng cơng ty. Trực tiếp phụ trách việc
kinh doanh, tổ chức cán bộ, quyết định phân phối thu nhập, mức đầu tư, qui mơ đầu tư, đó là:
- Giám đốc
- Phó giám đốc kinh doanh - Phó giám đốc kỹ thuật
- Phó giám đốc chính trị, bí thư Đảng uỷ. b.Chức năng nhiệm vụ các phịng ban
Có 6 phịng ban:
+ Phịng kế hoạch nghiệp vụ.
+ Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu. + Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm. + Phịng kế tốn tài vụ.
+ Phịng chính trị.
+ Phịng hành chính quản trị.
* Phịng kế hoạch tổng hợp:
- Là cơ quan tham mưu, kế hoạch của Tổng công ty giúp cho Tổng công ty về các lĩnh vực kế hoạch, sản xuất kinh doanh, chế độ chính sách cho người lao động.
- Tham mưu giúp giám đốc Tổng công ty xác định phương hướng, mục tiêu kinh doanh, xác định chiến lược sản phẩm, nguồn hàng, tạo thị trường kinh doanh phù hợp với năng lực của Tổng cơng ty.
- Chủ trì lập kế hoạch sản xuất tổng hợp tồn Tổng cơng ty, bao gồm kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn... Trong đó trực tiếp lập kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính - xã hội hàng năm, phối hợp với phịng Tài chính Kế tốn để xây dựng kê hoạch giá thành, giá bán sản phẩm kinh tế theo từng thời điểm báo cáo Giám đốc và thông qua hội đồng giá Tổng công ty để báo cáo đề nghị cấp trên phê duyệt đối với sản phẩm Quốc phòng, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch ở các Xí nghiệp thành viên.
- Nghiên cứu, tiếp thị, tìm nguồn hàng, thị trường nội địa, bảo đảm việc làm thường xuyên cho Tổng công ty.
- Thực hiện cân đối các yếu tố, các điều kiện, biện pháp, phân bổ kế hoạch để tham mưu cho giám đốc Tổng công ty giao nhiệm vụ cụ thể cho các đơn vị thành viên và chỉ đạo việc tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch này trong tồn Tổng cơng ty.
- Chuẩn bị các Hợp đồng kinh tế để Giám đốc Tổng công ty ký, quản lý các hợp đồng kinh tế. Tổ chức theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện các hợp đồng, kịp thời đề xuất với Giám đốc công ty sửa đổi bổ sung các điều khoản của hợp đồng khi cần thiết.
- Tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của tồn thể Tổng cơng ty để hạch toán, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh từng kế hoạch, nhiệm vụ.
- Xây dựng lựa chọn mơ hình tổ chức lao động sao cho phù hợp với các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý của đơn vị.
- Lập kế hoạch chi tiết bổ xung, bố trí nhân lực cho từng đơn vị chức năng. Xây dựng nội quy, qui chế hoạt động, nội quy lao động, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng tay nghề, đảm bảo mọi chế độ chính sách.
* Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:
- Tham mưu giúp giám đốc Công ty xác định phương hướng, mục tiêu kinh doanh trong lình vực nhập khẩu xăng dầu, khí tài xăng dầu, phương án tiêu thụ xăng dầu, khí tài xăng dầu. Phương án khai thác năng lực vận tải xăng dầu, phương án khai thác mở rộng mạng lưới bán lẻ xăng dầu ở các trạm.
- Truyền đạt những mệnh lệnh chủ trương của Đảng uỷ công ty đến các đơn vị trực thuộc bằng hệ thống văn bản để chỉ huy công ty ký ban hành trong lĩnh vực kinh doanh, vận chuyển xăng dầu.
- Soạn thảo và thương thảo các hợp đồng kinh tế hợp đồng liên doanh liên kết trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu xăng dầu.
- Soạn thảo các văn bản đối ngoại bằng tiếng Anh, tiếng Việt liên quan đến công tác nhập khẩu và kinh doanh xăng dầu, vận chuyển xăng dầu.
- Tạo nguồn xăng dầu nội địa bảo đảm nguồn xăng dầu cho tồn Tổng cơng ty, mở rộng thị trường kinh doanh xăng dầu, khí tài xăng dầu, thị trường PCCC và vận tải xăng dầu.
- Phối hợp với cơ quan Tài chính nắm bắt giá cả xăng dầu Thế giới và trong nước từng thời điểm, các sánh thuế do Nhà nước qui định từng thời điểm để tham mưu cho Chỉ huy Công ty về giá mua, giá bán, giá nhập khẩu, các chi phí thuê kho bãi, phương tiện vận tải ... cho phù hợp và hiệu quả. Chủ trì việc lập kế hoạch kinh doanh xăng dầu, khí tài xăng dầu, vận tải xăng dầu dài hạn, ngắn hạn và đột xuất theo nhiệm vụ.
- Chuẩn bị các điều kiện, các yếu tố, các biện pháp tham mưu cho Chỉ huy Tổng công ty giao nhiệm vụ kinh doanh cho các đơn vị thành viên.
- Tìm đối tác xuất nhập khẩu xăng dầu, khí tài xăng dầu.
* Phịng kỹ thuật nghiệp vụ:
- Là cơ quan tham mưu cho giám đốc công ty về các mặt công tác nghiên cứu , quản lý khoa học kỹ thuật, công nghệ sản xuất, chất lượng sản phẩm, nghiên cứu mẫu chế thử sản phẩm mới, quản lý máy móc thiệt bị, phương tiện vận tải. Bồi dưỡng và đào tạo công nhân kỹ thuật nâng bậc thợ hàng năm trong công ty.
- Đề xuất với lãnh đạo Tổng công ty về phương án đầu tư chiều sâu thiết bị - công nghệ cho tồn Tổng cơng ty.
- Lập các kế hoạch nghiên cứu kế hoạch kỹ thuật, kế hoạch đầu tư chiều sâu , ứng dụng tiến bộ kỹ thuật công nghệ mới, kế hoạch nghiên cứu mẫu chế thử sản phẩm mới dài hạn hàng năm của cơng ty.
- Xây dựng, hồn thiện, quản lý theo dõi thực hiện các qui trình, qui phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật của các loại vật tư nguyên liệu, thành phẩm, bán thành phẩm. Xây dựng các định mức kỹ thuật trong sản xuất của một đơn vị sản phẩm, xây dựng các định mức tiêu chuẩn phẩm cấp chất lượng thống nhất trong tồn Cơng ty.
- Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn sản phẩm - các bước kiểm tra các loại nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thiết bị phụ tùng mua về phục vụ cho sản xuất tồn cơng ty.
- Xây dựng kế hoạch sửa chữa, quản lý theo dõi tình hình sửa chữa máy móc thiết bị trong tồn cơng ty. Đề xuất phương án mua sắm, đổi mới, bổ sung trang thiết bị, máy móc, phương tiện kỹ thuật của công ty.
- Nghiên cứu đề xuất phương án tổ chức sản xuất sản phẩm mới, chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, bản vẽ, mẫu, các văn bản tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm để Giám đốc phê duyệt.
- Tổ chức kiểm tra, phúc tra hoặc phân cấp quản lý, xác định đánh giá chất lượng bán thành phẩm, thành phẩm ở các Xí nghiệp thành viên. Tổ chức xác định chất lượng sản phẩm của Tổng công ty trước khi giao cho khách hàng.
- Hướng dẫn các nghiệp vụ kỹ thuật cho các đơn vị thành viên về công tác tổ chức kỹ thuật sản xuất và quản lý chất lượng sản phẩm, quản lý sử dụng máy móc thiết bị.
* Phịng tài chính kế tốn:
- Là cơ quan tham mưu cho Giám đốc cơng ty về cơng tác kế tốn tài chính, đảm bảo phản ánh kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tồn Cơng ty.
- Là cơ quan sử dụng chức năng thông qua đồng tiền để kiểm tra mọi hoạt động sản xuất - kinh doanh trong Tổng công ty.
- Xây dựng kế hoạch tài chính, cân đối nguồn vốn để bảo đảm cho mọi nhu cầu về vốn phục vụ nhiệm vụ SXKD của tồn Tổng cơng ty
- Thực hiện chế độ ghi chép, phân tích, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, liên tục và có hệ thống số liệu kê tốn về tình hình luân chuyển, sử dụng vốn, tài sản cũng như kết quả hoạt động SXKD của Tổng công ty.
- Tổ chức theo dõi cơng tác hạch tốn chi phí sản xuất sản phẩm, định kỳ tổng hợp báo cáo chi phí sản xuất và giá thành thực tế sản phẩm. Tham mưu cho giám đốc công ty các biện pháp nhằm giảm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm.
- Phản ánh chính xác giá trị của các loại hàng hoá, vật tư thiết bị, sản phẩm ... của công ty giúp Giám đốc cơng ty ra những quyết định SXKD chính xác, kịp thời.
- Khai thác, đảm bảo đủ nguồn vốn phục vụ kịp thời cho hoạt động SXKD của tồn cơng ty.
- Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của tồn cơng ty thơng qua cơng tác quản lý thu, chi tài chính, phân phối thu nhập, thực hiện nghĩa vụ
nộp ngân sách cho Nhà nước. Đề xuất với giám đốc các biện pháp phân phối, sử dụng các quỹ của Cơng ty. Tổng hợp, phân tích tình hình quản lý, sử dụng các quỹ của cơng ty trong năm.
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ hạch tốn, quản lý tài chính ở các đơn vị thành viên một cách thường xuyên vàcó nề nếp theo đúng các nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành.
- Mở tài khoản gửi ngân hàng, hàng tháng lên bảng cân đối kế toán, lập báo cáo định kỳ.
- Đảm bảo đủ đúng thời gian tiền lương cho cán bộ, công nhân viên và thanh tốn các chế độ cho cán bộ, cơng nhân viên tồn Cơng ty.
* Phịng hành chính quản trị:
- Tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm, điều hành sinh hoạt thông tin, quan tâm đời sống cán bộ, công nhân viên tồn Cơng ty. Văn thư đánh máy, quản lý hồ sơ tài liệu đúng qui định.
- Điều hành phương tiện cho cán bộ đi công tác, tổ chức công tác dịch vụ văn phòng, tổ chức chuẩn bị cho các cuộc họp của Công ty.
- Quản lý nhà khách, hội trường, cơng tác an tồn mọi mặt như an ninh, phòng cháy chữa cháy...
- Tổ chức phục vụ ăn giữa ca cho cán bộ CNV tồn Cơng ty, xây dựng kế hoạch và định kỳ tổ chức khám, phân loại sức khoẻ cho cán bộ CNV tồn Cơng ty.
* Phịng chính trị:
- Là đơn vị quân đội cho nên cơng tác chính trị tư tưởng trong Công ty khá được đề cao.
đội.
- Phổ biến đầy đủ chỉ thị, nghị quyết, hướng dẫn của Đảng, Nhà nước và Quân
- Tổ chức các đợt hoạt động chính trị, nghị quyết, giáo dục tư tưởng đạo đức cách mạng cho cán bộ, công nhân viên tồn Cơng ty.
- Quản lý hồ sơ đảng viên, cán bộ, tham mưu cho Đảng uỷ kế hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ, đề bạt, bổ nhiệm, thăng quân hàm sĩ quan và đề nghị kết nạp đảng viên mới.
1.3.2.Đặc điểm hệ thống kinh doanh của Tổng công ty
a. Mặt hàng kinh doanh và đặc điểm của nó.
Có thể nói cơng ty kinh doanh rất nhiều mặt hàng và rất đa dạng về sản phẩm, có thể chia các sản phẩm của cơng ty thành hai nhóm chính :
Nhóm 1 :
Sản phẩm Quốc phịng: đây là nhóm sản phẩm Cơng ty có nhiệm vụ nhập về, sản xuất rồi cung ứng cho toàn quân. Các sản phẩm này được nhập dựa vào các chỉ tiêu do Bộ Quốc phòng và Tổng cục Hậu cần đưa ra, bao gồm:
- Tổng nguồn khí tài: Là những vật tư trang thiết bị, máy móc thuộc ngành xăng dầu, mặt hàng này thường được Công ty mua về trong nước hoặc nhập khẩu.
- Xăng dầu: Là nhiên liệu lỏng, dễ bay hơi, dễ cháy, có nhiều màu sắc khác nhau, nhiều chủng loại, nhóm hàng này Cơng ty nhập tồn bộ rồi phân phối cho toàn quân theo chỉ tiêu đã định.
- Sản xuất tại xưởng (các trang thiết bị cho ngành xăng dầu) là mặt hàng truyền thống của Công ty. Tiến hành mua các nguyên liệu sắt thép, dây dẫn, vòi trục, và cấu thành lên các sản phẩm cho ngành xăng dầu. Các nguyên vật liệu này là những đầu vào của quá trình sản xuất.
- Xây dựng kho bể, trạm xăng dầu: Là hoạt động xây dựng lắp ghép cơng trình như các kho xăng dầu của Bộ tư lệnh Thiết giáp, Học viện Chính trị...theo kế hoạch cấp trên, Cơng ty nhập các cột tra, van các loại, các sản phẩm bể chứa được sản xuất tại xưởng tất cả phục cụ cho công tác xây dựng kho bể, trạm xăng.
Nhóm các sản phẩm cho Quốc phịng của Cơng ty được cấp vốn ngân sách để tự tìm nguồn hàng hoặc là Công ty nhận các sản phẩm này từ trên bộ cấp rị từ đó Cơng ty cung ứng theo kế hoạch.
Sản phẩm kinh tế: cũng bao gồm xăng dầu, sản xuất tại xưởng, xây dựng trạm xăng dầu, kho bể. Tuy có sự khác biệt hơn nhóm sản phẩm Quốc phịng đó là nhóm sản phẩm này phục vụ ra thị trường bằng các hợp đồng kinh tế, dựa theo nhu cầu và sự biến động của thị trường từ đó Cơng ty có kế hoạch nhập nguyên vật liệu cụ thể.
b.Hệ thống kinh doanh của Tổng công ty
Các trạm xăng dầu trực thuộc Tổng Công ty (93 trạm):
Các trạm trực thuộc Tổng công ty khu vực Hà Nội: 12 trạm; Các trạm trực thuộc CT XDQĐ KV1 Hải Phòng: 22 trạm; Các trạm trực thuộc CT XDQĐ KV2 Đà Nẵng: 12 trạm; Các trạm trực thuộc CT XDQĐ KV3 Khánh Hòa: 26 trạm; Các trạm trực thuộc CT XDQĐ KV4 TP Hồ Chí Minh: 14 trạm; Chi nhánh Xăng dầu Quân đội khu vực Tây Bắc: 07 trạm; Chi nhánh Xăng dầu Quân đội khu vực Bắc Trung Bộ: ; Chi nhánh Xăng dầu Quân đội khu vực Tây Nguyên:.
Tổng Đại lý, Đại lý:
Gồm hơn 573 đại lý ở 54 tỉnh thành trên cả nước, cụ thể: - 26 Tổng đại lý.
- 486 đại lý thuộc các Tổng đại lý.
- 156 đại lý trực tiếp với Tổng cơng ty, trong đó có 76 đại lý là Quân đội. - 52 trạm cấp phát thuộc sở hữu Tổng công ty.
1.3.3.Đặc điểm nguồn lực của Tổng công ty
a.Nguồn nhân lực
Công tác đào tạo và bồi dƣỡng cán bộ nhân viên
Trong bất kỳ một tổ chức hay một doanh nghiệp nào, con người là một trong những nguồn lực đầu vào quan trọng tạo ra sản phẩm, dịch vụ cho chính doanh nghiệp đó.
Vì vậy, để có một sản phẩm dịch vụ tốt phải quản trị tốt nguồn nhân lực kết hợp với các yếu tố đầu vào khác và quá trình hoạt động tạo ra các yếu tố đầu ra. Đó là quá trình nhằm tạo nên sức mạnh gắn kết các vấn đề lại với nhau trong tổ chức và thúc đẩy chúng chuyển động.
Sự biến động của số lƣợng lao động qua các năm
Từ khi thành lập đến nay căn cứ vào tình hình nhiệm vụ đề ra cũng như thực tế hoạt động kinh doanh của công ty số lượng nguồn nhân lực của cơng ty có nhiều sự biến đổi đáng kể, điều này được thể hiện qua bảng dưới đây:
Bảng 1.2: Bảng số lao động qua các năm 2013 -2015
Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2013 2014 2015 2014/2013 2015/2014 ± % ± % 1.Tổng số lao động 1,150 1,188 1,224 38 3.30% 36 3.03% Sỹ quan 82 90 92 8 9.76% 2 2.22%
Quân nhân chuyên
nghiệp 402 429 455 27 6.72% 26 6.06%
Cơng nhân Quốc phịng 140 149 152 9 6.43% 3 2.01%