Số lao động 2012 2015 1,
2.2.4. Thực trạng trình kiểm tra giám sát
Công ty luôn tuân thủ những quy định của nhà đƣa ra các quy trình kiểm tra giám sát việc nhập khẩu xăng dầu một các chặt chẽ từ tất cả các khâu trong quá trình nhập khẩu:
a. Mở thư tín dụng L/C
L/C được mở nhằm đáp ứng yêu cầu tiến độ giao hàng đă quy định trong hợp đồng. Do đó cơng ty chỉ đạo cho phịng xuất nhập khẩu phối hợp chặt chẽ cùng với phịng kế tốn trong việc chủ động nguồn vốn để nhập hàng. Phịng kế tốn phải liên tục báo cáo thường xuyên về tình hình mua bán và lượng tiền trong quỹ cho phòng xuất nhập khẩu nắm rõ theo từng tuần, tháng và quý.
Phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ đàm phán, chọn các đối tác cung cấp để lên kế hoạch nhập hàng theo đề nghị nhập hàng đã được phòng kinh doanh lập và được ban giám đơc thơng qua. Phịng xuất nhập khẩu liên tục báo cáo tình hình các đơn hàng sẽ về và tình trạng đơn hàng cho các phịng kế tốn, phịng kinh doanh và bán giám đốc nẵm rõ. Các phát sinh trong quá trình nhận hàng: Thời gian giao hàng chậm do thời tiết, hàng hóa về đến cảng tại Việt Nam nhưng không được thơng quan, hàng hóa khơng đúng số lượng và chất lượng đã cam kết...tất cả đều phải lập thành văn bản và gửi trình lên ban giám đốc tổng công ty và các phòng ban liên quan.
b. Thanh tốn tiền hàng
Cơng ty áp dụng phương thức giá cả: giá MOPS (hay còn gọi là giá Platt Singapore) + premium (cước phí vận tải) xxx USD/thùng. Phương thức thanh tốn trong các hợp đồng nhập khẩu của Cơng ty là thanh tốn bằng thư tín dụng khơng huỷ ngang 30 ngày kể từ ngày nhận được vận đơn.
Kể từ khi thanh tốn đơn hàng, các phịng ban liên quan đặc biệt là phòng xuất nhập khẩu phải chịu trách nhiêm theo dõi tình hình đơn hàng đã thanh tốn để tiến hành các thủ tục nhập hàng và giao hàng tại các kho của Tổng công ty:
+ Phương thức giao nhận của đơn hàng: FOB; CIF; EX... + Thời gian giao hàng bên cảng của nhà cung cấp
+ Khối lượng nhà cung cấp giao thực tế so với hợp đồng + Lịch trình tàu hàng về từ nhà cung cấp đến Việt Nam + Thời gian dự kiến tàu về Việt Nam
Để đảm bảo phối hợp giữa các phịng của Cơng ty và bên đối tác dưới sự chỉ đạo thống nhất của Ban Giám đốc Cơng ty trong việc giao nhận hàng, phịng kinh doanh xuất nhập khẩu phải tuân theo những quy định sau:
Chậm nhất 5 ngày trước khi tàu đến cảng, phịng nhập khẩu có trách nhiệm cung cấp đầy đủ chứng từ giao nhận hàng cho bên đối tác để làm thủ tục nhận hàng. Khi nhận được chứng từ giao hàng, phòng KDXNK phải kiểm tra lại ngay để phát hiện những thiếu sót cần phải sửa đổi, bổ sung để kịp thời hoàn tất.
Phịng KDXNK có nhiệm vụ thông báo cho hệ thống đại lý và Chi nhánh ngày chính thức giao hàng.
Chậm nhất 3 ngày Chi nhánh phải gửi về Công ty biên bản, hồ sơ giao nhận hàng để các phịng của Cơng ty thực hiện các khâu tiếp theo.