Số lao động 2012 2015 1,
2016 Nhập khẩu quý
Phục vụ Tỷ trọng Phục vụ Tỷ trọng QP KT QP KT QP KT QP KT Nhiên liệu 728 5005 5.26% 36.18% 150 110 20.60% 2.20% Xăng 92 117 741 0.85% 5.36% 20 150 17.09% 20.24% Xăng 95 68.9 286 0.50% 2.07% 15 60 21.77% 20.98% Dầu DO 413 6318 2.99% 45.67% 100 140 24.19% 2.22% Khác 39 117 0.28% 0.85% 8 20 20.51% 17.09% Tổng cộng 13833.3 773 (Nguồn: phịng kế tốn)
Nhìn vào bảng trên ta thấy giá trị kim ngạch nhập khẩu xăng dầu quý 1/2016 đều giảm so với kế hoạch đặt ra. Xăng A92 chỉ đạt 17.09% so với kế hoạch đặt ra là 25%/ quý giảm 7.91%. Còn A95 đạt 21.77% so với kế hoạch 25% giảm 3.23%. Nhiên liệu đạt 20.6% giảm 4.4% so với kế hoạch, nguyên nha là do giá xăng dầu thế giới năm 2015 liên tục có nhiều biến đổi không ngừng giảm giá.
Bảng 2.5:Bảng khối lượng nhập khẩu xăng dầu quý 1/2016(ĐV:100m3)
Hàng hóa Kế hoạch nhập khẩu
2016 Nhập khẩu quý Nhập khẩu quý I/2016 Tỷ trọng Xăng 540 113.4 21.00% Dầu 680 149.6 22.00% Tổng cộng 1220 263 21.56% (Nguồn: phịng kế tốn)
Qua bảng số liệu trên ta thấy được là khối lượng nhập khẩu xăng dầu quý 1/2016 đều không đạt chỉ tiêu đề so với kế hoạch. Xăng đạt 21% giảm 4% so với kế hoạch còn dầu giảm 3% so với kế hoạch. Tương ứng khối lượng nhập khẩu lần lượt chỉ đạt 113400m3 và 149600m3.
2.2.2.Thực trạng hệ thống tổ chức nhập khẩu xăng dầu
Thực hiện hợp đồng nhập khẩu
a. Mở thư tín dụng L/C
L/C được mở nhằm đáp ứng yêu cầu tiến độ giao hàng đă quy định trong hợp đồng. Phịng kế tốn chủ trì với sự phối hợp của phòng nhập khẩu yêu cầu đơn vị, đại lý đặt hàng chuyển đủ tiền để đảm bảo khả năng thanh tốn, nếu Cơng ty chưa huy động đủ tiền để thanh tốn khối lượng hàng nhập thì tiến hành vay ngân hàng. Phịng kế tốn có nhiệm vụ làm đơn xin mở L/C chuyển phòng kế hoạch tổng hợp để cân đối phù hợp kế hoạch hàng và trình Giám đốc và Kế tốn trưởng duyệt để L/C được mở theo đúng kế hoạch. Nội dung xin mở phải theo đúng nội dung các điều khoản trong hợp đồng.
b. Thanh toán tiền hàng
Cũng như các đầu mối nhập khẩu xăng dầu khác, Công ty áp dụng phương thức giá cả: giá MOPS (hay còn gọi là giá Platt Singapore) + premium (cước phí vận tải) xxx USD/thùng. Phương thức thanh toán trong các hợp đồng nhập khẩu của Cơng ty là thanh tốn bằng thư tín dụng khơng huỷ ngang 30 ngày kể từ ngày nhận được vận đơn. Nếu chứng từ giao hàng không phù hợp với quy định của L/C mà ngân hàng yêu cầu xác nhận thanh tốn, phịng kinh doanh xuất nhập khẩu báo cáo Giám đốc xin chấp nhận hoặc từ chối thanh toán, việc thanh tốn sẽ được phịng kinh doanh xuất nhập khẩu báo cáo tiếp xin Giám đốc duyệt khi có biên bản giám định cuối cùng của cơ quan giám định.
Đối với phương thức thanh toán bằng TTR việc thanh toán tiền hàng chỉ được thực hiện khi hàng đã được cơ quan giám định chất lượng, xuất xứ, bảo hiểm giám định trên cơ sở kết quả giám định hoặc đơn vị đặt hàng đã xác nhận đủ và đúng hàng hoá theo chứng từ đơn hàng (B/L, Invoice, Packing list…)
c. Khiếu nại đòi bồi thường
Việc khiếu nại đòi bồi thường tổn thất thuộc trách nhiệm phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu phát hiện thấy hàng bị tổn thất, thiếu hụt, mất mát, Phịng có trách nhiệm kiểm tra, đơn đốc cung cấp đầy đủ, đúng và kịp thời hồ sơ chứng từ liên quan đến vụ khiếu nại.
- Nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng khơng phù hợp với hợp đồng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, thanh tốn nhầm lẫn…phịng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ lập hồ sơ khiếu nại bên bán.
- Nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc sự tổn thất đó do lỗi của người vận tải gây nên thì Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ lập đơn khiếu nại hãng tàu vận tải.
d. Giao nhận hàng
Để đảm bảo phối hợp giữa các phịng của Cơng ty và bên đối tác dưới sự chỉ đạo thống nhất của Ban Giám đốc Cơng ty trong việc giao nhận hàng, phịng kinh doanh xuất nhập khẩu phải tuân theo những quy định sau:
Chậm nhất 5 ngày trước khi tàu đến cảng, phịng nhập khẩu có trách nhiệm cung cấp đầy đủ chứng từ giao nhận hàng cho bên đối tác để làm thủ tục nhận hàng. Khi nhận được chứng từ giao hàng, phòng KDXNK phải kiểm tra lại ngay để phát hiện những thiếu sót cần phải sửa đổi, bổ sung để kịp thời hồn tất.
Phịng KDXNK có nhiệm vụ thơng báo cho hệ thống đại lý và Chi nhánh ngày chính thức giao hàng.
Chậm nhất 3 ngày Chi nhánh phải gửi về Công ty biên bản, hồ sơ giao nhận hàng để các phịng của Cơng ty thực hiện các khâu tiếp theo.
Đàm phán và ký kết hợp đồng dài hạn
Việc đàm phán giá cả và đàm phán hợp đồng do Giám đốc chủ trì, với sự tham gia của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Phương thức này là trực tiếp đàm phán, Cơng ty có thể cử đồn đi đàm phán tại nước ngoài hoặc mời đối tác sang đàm phán. Năm 2014 và 2015, đối với mặt hàng xăng A90 và A92 về Tp.Hồ Chí Minh, Cơng ty ký hợp đồng xăng dài hạn 6 tháng/lần với công ty PTT Thái Lan, công ty Daewoo Hàn Quốc, công ty Success Singapore. Đối với mặt hàng xăng về cảng Đà Nẵng và Hải Phịng, cơng ty ký hợp đồng dài hạn trong cả năm với Công ty Hồng Kông.
a. Hình thức nhập khẩu và điều kiện giao hàng
Hình thức nhập khẩu của Công ty là nhập khẩu tự doanh (trực tiếp). Đây là hình thức kinh doanh có hiệu quả tương đối cao và Cơng ty cịn chủ động nguồn hàng và bạn hàng trong kinh doanh. Tuy nhiên hình thức nhập khẩu này Cơng ty phải chấp nhận mọi rủi ro và tổn thất từ hoạt động kinh doanh của mình, nhất là với mặt hàng xăng dầu luôn luôn biến động, không ổn định về giá cả và lượng cung cầu vì vậy khi tiến hành nhập khẩu theo hình thức này Cơng ty phải có chiến lược kinh doanh, xem xét kỹ lưỡng từng bước, từ nghiên cứu thị trường cho đến ký kết và thực hiện hợp đồng để tránh gây tổn thất. Điều kiện giao hàng chủ yếu theo hình thức CFR trong Incoterms, ngồi ra cịn có hình thức CIF, FOB. Điều kiện giao hàng chủ yếu là CFR giúp Công ty chủ động được nguồn hàng; bạn hàng kinh doanh với các hoạt động thương thảo, giao dịch, đàm phán với đối tác nước ngoài; vốn; linh hoạt về thời gian giao hàng. Xăng dầu là mặt hàng nhạy cảm thường xuyên phụ thuộc vào giá cả Thế giới, nên khơng thể áp dụng các hình thức nhập khẩu khác vì khi đó Cơng ty khơng tự quyết định được khi nào cần nhập và lượng nhập là bao nhiêu. Ngồi ra cơng ty mua xăng dầu theo điều kiện CFR thì vẫn mua thêm bảo hiểm của các Công ty bảo hiểm Việt Nam nên dễ quản lý được tỷ lệ hao hụt và chi phí mua sẽ rẻ hơn hơn là mua theo giá CIF vì người bán sẽ phải mua bảo hiểm hàng hải nên giá nhập sẽ cao hơn.
b. Thị trường nhập khẩu
Thị trường nhập khẩu mở rộng từ các bạn hàng truyền thống là Thái Lan, Trung Quốc, Nhật Bản, công ty đã phát triển sang các thị trường tiềm năng khác: Singapore, Hàn Quốc, Đài Loan, Nga, Anh…và tổ chức thực hiện hợp đồng ngày càng chặt chẽ và hiệu quả hơn.
Bảng 2.5: THỊ TRƢỜNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY (Đơn vị: m3)
Thị trƣờng NK
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Sản lƣợng Tỷ trọng (%) Sản lƣợng Tỷ trọng (%) Sản lƣợng Tỷ trọng (%) Xăng A90 Hồng Kông 21.707 38 1.736 4,6 5.784 36 Thái Lan 21.220 37,14 36.116 95,4 10.235 64 Singapore 5.867 10,26 0 0 0 0 Hàn Quốc 8.342 14,6 0 0 0 0 Tổng 57.136 100 37.852 100 16.019 100 Xăng A92 Hồng Kông 28.802 46,16 71.400 55 73.420 48,3 Thái Lan 20.597 33 20.742 16 34.682 22,8 Nhật 6.668 10,7 0 0 11.200 7,4 Hàn Quốc 6.324 10,14 23.962 18,5 32.590 21,5 Nga 0 0 13.777 10,5 0 0
Tổng 62.388 100 129.881 100 151.892 100 Dầu DO Hồng Kông 39.068 22,7 91.994 38,6 87.690 46,6 Singapore 27.309 15,8 5.278 2,2 78.660 41,7 Hàn Quốc 37.549 21,8 133.969 56,2 15.072 8 Nhật 68.330 39,7 7.123 30 6.820 3,7 Tổng 172.256 100 238.364 100 188.242 100
Nhìn bảng số liệu trên có thể nhận thấy Hồng Kơng là thị trường nhập khẩu lớn nhất của Công ty. Hầu hết những hợp đồng xăng, dầu dài hạn Công ty ký với đối tác Sinopec – Hơng Kơng về cảng Hải Phịng và Đà Nẵng. Nguồn hàng này lấy chủ yếu từ Trung Quốc nên mức giá công ty Sinopec chào là rất thấp so với các đối tác khác, hơn nữa khoảng cách địa lý ngắn giúp giảm chi phí vận chuyển vì thế Cơng ty thu được nhiều lợi nhuận hơn.
Thái lan và Singapore cũng là hai bạn hàng tiềm năng của Công ty, sản lượng nhập khẩu từ hai đối tác Đông Nam Á này ngày càng tăng qua các năm. Mặc dù Singapore là một quốc gia nghèo tài nguyên nhưng lại tập trung rất nhiều những trung tâm chứa, lọc dầu hiện đại nhất thế giới và cũng là một trung tâm xăng dầu phát triển nhất Đông Nam Á, mặt khác Singapore là một thành phố cảng, vận chuyển đường biển rất thuận lợi cho Công ty nhập khẩu từ thị trường này. Đây là 2 bạn hàng lớn trong khu vực bảo đảm nguồn hàng ổn định có xuất xứ rõ ràng và chất lượng tốt cho Cơng ty
Hàn Quốc có 3 cơng ty là Daewoo, Samsung, SK Networks nhưng đây chỉ là những đối tác trung gian giao dịch của Cơng ty cịn nguồn hàng chủ yếu từ 3 công ty này lấy từ thị trường Singapore.
Tuy Nga và Nhật là 2 bạn hàng tiềm năng lớn của Công ty nhưng sản lượng nhập khẩu từ 2 thị trường này lại rất nhỏ do có sự khác biệt về chất lượng và tiêu chuẩn không phù hợp với tiêu chuẩn nhập khẩu của Việt Nam, mặt khác khoảng cách về địa lý cũng không phải là điều kiện thuận lợi cho quá trình nhập khẩu của Cơng ty. Giá cả nhập khẩu xăng dầu, Công ty áp dụng phương thức giá Platt Singapore + cước phí vận tải xxx USD thùng. Do thị trường chứng khoán của Singapore rất phát triển, là trung tâm giao dịch xăng dầu nên mức giá được áp dụng chung cho các quốc gia trong khu vực.
Chất lượng xăng dầu nhập khẩu đều đáp ứng tiêu chuẩn Việt Nam.