Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN MARKETING – MIX
3.2 Giải pháp hoàn thi ện Marketing Mix t ại Công ty (PVFCCo– xt SW)
3.2.3.2 Qui trình bán hàng
Xây dựng qui trình làm việc, loại bỏ những thủ tục hành chính khơng cần thiết để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. (khắc phục hạn chế tính thiếu linh hoạt so với đối thủ trang 54)
Qui trình thực hiện
Bước Trách nhiệm Lưu đồ Hồ sơ
a.1
- Phòng KD
- Tổ thị trường – bán hàng (PKD)
Thu thập, tổng hợp nhu cầu khách hàng
Phân tích nhu cầu khách hàng
Phê duyệt
Khơng
duyệt Duyệt
Đàm phán và ký hợp đồng
Thực hiện hợp đồng
Theo dõi, cập nhật số liệu thực hiện hợp đồng Thanh toán hợp đồng Kết thúc bán hàng, lưu hồ sơ - Bảng tổng hợp nhu cầu khách hàng. - Chào bán hàng
(điện thoại, văn bản, email, . . .) a.2 - Ban Giám Đốc - HĐKD - Tổ thị trường – bán hàng (PKD) - Phòng TCKT - Biên bản họp Hội đồng Kinh doanh - Bảng phân bố khối lượng và giá bán a.3 - Ban Giám Đốc - Tổ thị trường – bán hàng (PKD) - Phòng TCKT - Hợp đồng mua bán a.4 - HĐKD - Tổ thị trường – bán hàng (PKD) - Phòng TCKT - Lệnh xuất hàng a.5 - Tổ thị trường – bán hàng - Tổ giao nhận (PKD) a.6 - Tổ thị trường – bán hàng - Tổ giao nhận (PKD - Phòng TCKT - Bán thanh thanh lý đồng (nếu có) a.7 - Phịng KD - Phịng TCKT - Tất cả hồ sơ được nêu
Diễn giải quy trình
a.1 Thư chào hàng/giá: căn cứ trên lượng hàng sẵn có hoặc lượng hàng đã đăng ký mùa từ Tổng Cơng ty, Phịng Kinh doanh (P.KD) chủ động triển khai bán hàng bằng cách gửi chào hàng/giá đến khách hàng. Chào giá phải có đầy đủ một số thông tin như
khối lượng, giá chào (phải nói rõ đã có thuế VAT hoặc khơng), điều kiện và thời gian giao hàng, hình thức và thời gian thanh toán…
a.2 Tiếp nhận đơn đặt hàng/đăng ký số lượng mua hàng:
Phòng KD tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng bằng văn bản hoặc bằng email, điện thoại hoặc trao đổi trực tiếp nhưng sau đó phải thể hiện bằng văn bản để làm cơ sở cho triển khai hợp đồng.
a.3 Đàm phán, thương lượng và soạn thảo hợp đồng:
Phòng KD soạn thảo hợp đồng gửi khách hàng xem xét để thống nhất các điều khoản của hợp đồng. Hình thức đàm phán có thể qua điện thoại, email hoặc có thể trao đổi trực tiếp tại văn phòng, cửa hàng của khách hàng. Sau khi đã thống nhất được nội dung hợp đồng với khách hàng, Phịng KD trình kết quả đàm phán lên Ban Giám đốc.
a.4 Ban Giám đốc phê duyệt kết quả. Nếu có điều chỉnh quay lại thực hiện bước a.3. Không điều chỉnh, bổ sung thực hiện các bước tiếp theo.
a.5 Ký kết hợp đồng:
Sau khi Ban Giám đốc phê duyệt kết quả đàm phán hợp đồng, Phịng KD trình Ban Giám đốc hợp đồng để ký và sau đó chuyển cho khách hàng ký hoặc hai bên gặp gỡ trực tiếp để cùng ký kết tại văn phòng, cửa hàng của khách hàng. Sau khi hợp đồng được ký kết, Phịng KD cập nhật ngay thơng tin của hợp đồng vào hồ sơ để làm cơ sở làm lệnh xuất hàng với khối lượng đã ký kết.
a.6 Đề nghị khách hàng thanh toán/Đặt cọc
Căn cứ vào Hợp đồng, phụ lục Hợp đồng, Phòng KD sẽ làm công văn đề nghị khách hàng thanh tốn tồn bộ tiền hàng hoặc thanh toán đặt cọc một phần theo điều khoản đã ký trong Hợp đồng, phụ lục Hợp đồng.
a.7 Kiểm tra Tài khoản hoặc Uỷ nhiệm chi
Phịng KD phối hợp với phịng Tài chính Kế tốn (TCKT) kiểm tra Uỷ nhiệm chi và tiền hàng trong tài khoản. Nếu khách hàng đã thanh tốn thì tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo. Nếu chưa thanh toán như quy định trong hợp đồng, quay lại bước a.5.
a.8 Làm Lệnh xuất hàng và giao hàng:
Khi khách hàng đã thanh toán tiền hàng hoặc Bảo lãnh thanh toán của ngân hàng, đồng thời phải căn cứ vào giấy đăng ký nhận hàng, giấy giới thiệu người của khách hàng đến nhận hàng, Phòng KD lập Lệnh xuất hàng và thực hiện việc giao hàng.
a.9 Lập Biên bản giao nhận hàng hoá:
Ngay khi giao hàng xong theo từng đợt hoặc từng lơ hàng, Phịng KD lập biên bản giao nhận hàng hoá thực tế với khách hàng. Lệnh giao hàng phải có chữ ký xác nhận đầy đủ của các Bên liên quan. Biên bản giao nhận là bằng chứng xác định khối lượng thực giao nhận để làm căn cứ làm quyết toán.
a.10 Kết thúc hợp đồng:
Sau khi các bước trên hồn tất, Phịng KD tiến hành làm thủ tục kết thúc hợp đồng, thanh lý hợp đồng với khách hàng và lưu hồ sơ.
3.2.4 Giải pháp về xúc tiến bán hàng.
Qua đánh giá thực trạng hoạt động xúc tiến của Công ty cho thấy chưa xây dựng cơ sở thông tin hoạt động Marketing, chưa có phịng chức năng Marketing riêng biệt, các hoạt động xúc tiến chưa tiến hành đồng bộ. Cần phải xây dựng hoàn chỉnh hoạt động xúc tiến nhằm phát triển mở rộng thị trường, mở rộng thị phần cho các sản phẩm mới.
a) Xây dựng phịng Tiếp thị - Truyền thơng
Hiện nay, các hoạt động Marketing đều do Phòng kinh doanh kiêm nhiệm nên hoạt động của nhân viên thị trường chưa thực hiện đúng chức năng, ngồi việc thu thập thơng tin thị trường, quảng cáo sản phẩm, liên kết với các ban ngành liên quan để thực hiện hội thảo, cịn phụ trách cơng việc giao hàng nên công việc thiếu chuyên nghiệp, chưa đạt hiệu quả cao. Nên trong thời gian tới để nâng cao hoạt động Marketing – Mix Công ty nên thành lập phòng Tiếp thị - Truyền thông độc lập với Phòng kinh doanh (cơ cấu nhân viên như đã trình bài phần trên). Thành lập Phòng Tiếp thị - Truyền sẽ phát huy sức mạnh cạnh tranh. Giúp nâng cao uy tín thương hiệu, làm khách hàng ngày càng trung thành hơn với Cơng ty, có thêm nhiều khách hàng mới.
75
Phịng Tiếp thị - Truyền thơng ngồi chức năng quảng bá sản phẩm, thương hiệu sẽ thực hiện thêm chức năng nghiên cứu thị trường. Việc nghiên cứu thị trường nhằm đánh giá hiệu quả của các hoạt động quảng cáo, hội thảo, mơ hình trình diễn thực tế trên ruộng lúa.
Muốn xây dựng thành cơng phịng Tiếp thị - Truyền thơng sẽ tuyển chọn bổ sung nhân viên Marketing, kỹ sư nơng nghiệp được tào đạo chính quy, có trình độ hiểu biết, có năng lực, kinh nghiệm và có trách nhiệm trong cơng việc. Tiến hành đào tạo cho nhân viên nắm rõ về các sản phẩm như: đặc tính của từng sản phẩm kèm theo giải pháp canh tác, hướng dẫn bà con nông dân nhận được các sản phẩm do Công ty cung cấp.Thường xuyên tổ chức đào tạo nghiệp vụ chuyên môn, các lớp giao tiếp để nâng cao kỹ năng giao tiếp, bán hàng và kỹ năng đàm phán với khách hàng cho nhân viên.
b) Xây dựng cơ sở thông tin dữ liệu Marketing
Việc xây dựng hệ thống cơ sở thông tin Marketing hoạt động có hiệu quả sẽ là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành cơng trong q trình kinh doanh của doanh nghiệp. Cần xây dựng cơ sở dữ liệu, ngân hàng dữ liệu để dự báo tình hình khí hậu, thời gian xuống giống thích hợp, kỹ thuật nơng nghiệp để hướng dẫn và khuyến cáo cho bà con nông dân. Thông tin về nhu cầu phân bón trên thị trường, sản lượng và chính sách kinh doanh của các đối thủ cạnh trạnh (ít nhất là thơng tin của đối thủ cạnh tranh trực tiếp). Tình hình hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Cơ sở dữ liệu cần được phân loại thông tin một cách rõ ràng:
- Thông tin về khách hàng: gồm người tiêu thụ cuối cung là nông dân, nông trường, hộ tiêu thụ lớn, nhà máy sản xuất và các đại lý, cửa hàng.
- Thông tin về đối thủ cạnh tranh: khu vực ĐBSCL có rất nhiều đối thủ cạnh trạnh. Những thay đổi về chiến lược, giá bán, phát triển sản phẩm sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Dự đốn các chiến lược kinh doanh sắp tới của đối thủ và đề ra các giải pháp để đối phó.
- Thơng tin về điều kiện khí hậu, vụ mùa, thời gian xuống giống lúa, thời gian xử lý nghịch cho cây ăn trái, thiên tai, sâu bệnh. Khuyến cáo cho nhà nông, dự trữ phân bón để phục vụ cho hoạt động sản xuất.
76
- Thông tin về nguồn cung ứng của đối thủ: bao gồm giá bán, chất lượng sản phẩm của đối thủ.
c) Các hoạt động xúc tiến.
Công ty phải thực hiện các hoạt động xúc tiến đồng bộ, có sự phối hợp chặt chẽ với nhau sao cho tiết kiệm được chi phí cho Cơng ty.
- Quảng cáo trên đài phát thanh – truyền hình tại các tỉnh Cần Thơ, Vĩnh Long, Tiền Giang, An Giang, Kiên Giang, Đồng Tháp, Trà Vinh. Nhằm quảng cáo hình ảnh thương hiệu Tổng cơng ty, cơng ty và sản phẩm Đạm Phú Mỹ, Đạm Cà Mau, NPK Phú Mỹ tiếp cận được đến bà con nơng dân tại các địa phương phát sóng tài trợ và quảng cáo.
- Hợp đồng quảng cáo trên xe buýt, xe khách với đơn vị xe khách Phương Trang, Thành Bưởi, đơn vị quản lý xe xuýt trong khu vực các tỉnh của ĐBSCL. Hình thức quảng cáo bên ngoài bằng Poster quảng cáo. Quảng cáo bên trong bằng việc thực hiện chiếu phim tư liệu giới thiệu sản phẩm và hướng dẫn kỹ thuật sử dụng phân bón. Nhằm mục đích đưa hình ảnh thương hiệu tiếp cận đến cộng đồng người dân nói chung và bà con nơng dân nói riêng.
- Quan hệ cơng chúng được thực hiện qua các công tác an sinh xã hội: hỗ trợ con nông dân nghèo đến trường, tổ chức khám bệnh cho bà con nơng dân, xây dựng nhà tình nghĩa, tình thương, ủng hộ bà con nghèo vùng lũ, chương trình ủy ủng hộ vì Trường Sa thân yêu. . . để quảng bá hình ảnh thương hiệu Tổng Cơng ty (PVFCCo) và hình ảnh Cơng ty (PVFCCo – SW) đến với cộng đồng người dân.
- Tiếp tục triển khai lắp bảng hiệu cho các đại lý, cửa hàng trên khu vực. Nhân viên cần chuẩn bị tốt việc làm hồ sơ đấu thầu để việc triển khai hoạt động được thực hiện đúng tiến độ. Nhân viên thị trường cần thường xuyên kiểm tra bảng quảng cáo của các Đại lý, cửa hàng để nhanh chóng thay mới khi bị hư hỏng.
- Cần duy trì và tạo mối quan hệ ngày càng tốt với Viện lúa ĐBSCL, Chi Cục Bảo Vệ Thực Vật, Trung Tâm Khuyến Nông, trường đại học Cần Thơ, . . . để đưa ra các giải pháp canh tác dựa trên chương trình 3 giảm – 3 tăng, 1 phải - 5 đúng. Mở rộng mơ hình trình diễn trên thực tế đồng ruộng ở những khu vực vùng xâu và vùng xa để hình ảnh thương hiệu tiếp cận trực tiếp với bà con nông dân và cộng đồng.
77
Trong suốt quá trình thực hiện mơ hình trình diễn trên ruộng lúa, Công ty cần quan hệ tốt với các cơ quan báo chí, đài truyền thanh, đài truyền hình địa phương . Để các cơ quan chức năng này thực hiện quảng cáo về hiệu quả thực sự của chất lượng sản phẩm trên đồng ruộng đến được người nơng dân trong vùng thực hiện mơ hình.
- Mở rộng thêm hoạt động quảng cáo thông qua việc hỗ trợ cho trường đại học Cần Thơ, đại học Nơng Lâm . . . thực hiện chương trình mùa hè xanh trên khu vực ĐBSCL. Chiến dịch ngoài việc thực hiện các chương trình hỗ trợ địa phương, mà cịn tiến hành hướng dẫn bà con nông dân các kỹ thuật nơng nghiệp và sử dụng phân bón sao cho có hiệu quả, năng suất đạt cao.
- Phối hợp với các đại lý, cửa hàng tổ chức hội thảo vào cuối hoặc đầu vụ mùa giới thiệu sản phẩm, kỹ thuật nông nghiệp cho bà con nhà nông. Thông qua hội thảo cần chú trọng thu thập thông tin thông qua phiếu khảo sát và trực tiếp hướng dẫn cho bà con điền vào phiếu khảo sát. Tổng hợp lưu trữ và xử lý số liệu sau này làm cơ sơ cho việc nghiên cứu và đánh giá hiệu quả của hội thảo. Nghiên cứu xây dựng nội dung hội thảo gần với thực tiễn, nhiều hình thức khen thưởng để khích lệ bà con nơng dân thảo luận, phát biểu trong hội thảo. Cung cấp đầy đủ các tập tài liệu hướng dẫn cụ thể về kỹ thuật canh tác phù hợp với loại cây trồng tại khu vực cho bà con nông dân, khách hàng tham dự hội thảo. Trong suốt qua trình thực hiện mơ hình trình diễn trên ruo
3.3 Kiến nghị
Để giải pháp Marketing – Mix được triển khai thành công, Công ty Tây Nam Bộ nên kiến nghị Tổng cơng ty hỗ trợ các vấn đề khó khăn có thể gặp phải sau:
- Hỗ trợ trong trường hợp các nhà cung cấp khác cạnh tranh quyết liệt bằng giá. - Hỗ trợ và phối hợp với Công ty PVFCCo-SW triển khai các hoạt động marketing, xây dựng kênh phân phối, phát triển các giải pháp canh tác hiệu quả cho từng vùng lúa trọng điểm. Đặc biệt là chương trình làm mơ hình trình diễn trên ruộng lúa.
- Để xúc tiến đầu tư nhanh 3 kho bãi Cần Thơ/Kiên Giang, Bạc Liêu/Hậu Giang/Sóc Trăng, Vĩnh Long/Bến Tre/Trà Vinh và 2 Chi nhánh mới để dự trữ hàng
78
đảm bảo một lượng hàng đủ lớn có sẵn kịp thời đáp ứng đúng thời vụ. Tổng Cơng Ty cần hỗ trợ kinh phí (cho vay mượn) để sớm đầu tư và hoàn thành.
- Hỗ trợ Công ty đào tạo nguồn nhân lực, đặc biệt là lực lượng bán hàng. Hàng năm tổ chức hội nghị cán bộ bán hàng giỏi tồn Tổng cơng ty để chia sẻ kinh nghiệm và có chính sách khen thưởng thích đáng cho các nhân viên giỏi.
- Cần xây dựng một tổng đài nóng để giải đáp thắc mắc về dịch sâu bệnh, cách bón các loại phân bón. . .Thành lập một đội ngũ nhân viên sẵn sàng trực tiếp có mặt tại địa phương, khi nhận được thơng tin cần sự hỗ trờ từ phía bà con nơng dân về việc giải quyết các kỹ thuật bón phân sao cho đạt hiệu quả, trồng cây đúng kỹ thuật.
TÓM TẮT CHƯƠNG 3
Những giải pháp hồn thiện Marketing – Mix tại Cơng ty được đưa ra dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng hoạt động Marketing – Mix trong chương 2 và căn cứ vào dự đoán nhu cầu phân bón trong khu vực. Giải pháp hoạt động Marketing – Mix giúp Cơng ty nâng cao tuy tín thương hiệu, triển khai thành cơng các dịng sản phẩm phân bón mới được bà con nông dân tin dùng như sản phẩm Urê Phú Mỹ. Và còn giúp cho việc phân phối hàng được nhanh chóng, đáp ứng kịp cho mùa vụ. Những giải pháp này mang tính bổ trợ cho nhau nên cần thực hiện đồng bộ nhằm phát huy tốt các giải pháp. Ngồi ra những kiến nghị của Cơng ty với Tổng Cơng ty cũng rất quan trọng góp phần thực hiện thành công hoạt động Marketing – Mix tại Cơng ty trong giai đoạn tới.
KẾT LUẬN
Marketing có một vai trị hết sức quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào đang hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường dưới sự quản lý của nhà nước. Trong xu thế hội nhập toàn cầu như hiện nay sẽ làm cho môi trường kinh doanh trở nên cạnh tranh gay gắt hơn thì hoạt động Marketing trong các doanh nghiệp ngày càng trở nên cấp thiết. Khi đó doanh nghiệp nào có hoạt động Marketing mạnh và hiệu quả sẽ là đơn vị chiến thắng.
Công ty Cổ phần Phân bón và Hóa chất Dầu khi Tây Nam Bộ (PVFCCo – SW) trong những năm đầu hoạt động từ một trạm giao dịch đã phát triển thành một Công ty Cổ phần và đạt được nhiều thành tựu trong việc kinh doanh các mặt hàng phân bón phục vụ cho nơng nghiệp và các hoạt động tiếp thị, truyền thông đã tạo được thương hiệu của Công ty trên thị trường khu vực ĐBSCL. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động và phát triển đã khơng tránh khỏi những khó khăn vướng mắt, hạn chế và thiếu sót cần phải có nhiều cố gắng nổ lực hơn nữa để khắc phục.