Hình 2 .4 Quy trình xử lí cơng tác kế tốn trên máy
Hình 2.5 Quy trình luân chuyển chứng từ khi nhập kho nguyên vật liệu
Hạch toán nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu :
Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Sau khi ngun vật liệu về tới cơng ty , thì sẽ tiến hành kiểm số lượng và chất lượng quy cách nguyên, vật liệu và lập “Biên bản kiểm nghiệm” . Nếu nguyên vật liệu đạt yêu cầu chất lượng, số lượng và mẫu mã theo đúng hợp đồng ( hóa đơn) thì được phép nhập kho.
Khi nguyên vật liệu được chuyển đến công ty, người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán ngun vật liệu lên phịng kế tốn trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh tốn…
Sau khi đã kiểm tra các chứng từ hợp lệ bao gồm Hóa đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm , phịng kế tốn và thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho.
Sau khi lập phiếu nhập kho thì đối chiếu số liệu với Chứng từ UNC . Tại đây, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, liên 1 được phòng kĩ thuật, liên 2 được chuyển sang cho thủ kho thực hiện công tác kiểm tra, nhập kho, ghi thẻ kho và ở cột số lượng nhập kho theo cột thực nhập trên phiếu nhập kho . Liên 3 của phiếu nhập kho được bảo quản, ghi sổ kế toán và lưu trữ ở bộ phận kế toán.
Số liệu về việc nhập kho từng nguyên vật liệu sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên Sổ Nhật ký chung
2.2.4.2 Kế toán xuất kho nguyên vật liệu
a) Chứng từ
- Phiếu đề nghị xuất kho vật tư. - Phiếu xuất kho.
- Ủy nhiệm chi, phiếu chi .
b) Sổ kế toán nguyên vật liệu
- Thẻ kho.
- Sổ chi tiết vật tư.
- Bảng tổng hợp tồn kho. - Nhật kí chung.
c) Tài khoản sử dụng
Đối với cơng tác hạch tốn nhập ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH MTV Hương An Quế, tài khoản được sử dụng bao gồm:
TK 152(1) – Nguyên vật liệu
TK621 – Chi phí ngun, vật liệu trực tiếp
……
d) Trình tự hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu
Quy trình luân chuyển chứng từ khi xuất kho nguyên vật liệu như sau :