Khi bộ phận thi cơng có u cầu sử dụng nguyên vật liệu dưới sự đồng ý của trưởng bộ phận thi công và tiến hành lập Phiếu đề nghị xuất kho vật tư gửi các phịng kế tốn và Lãnh đạo duyệt.
Căn cứ vào số lượng vật tư u cầu tính tốn theo định mức sử dụng của bộ phận kế toán cùng lãnh đạo tiến hành lập phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên trong đó 1 liên gửi cán bộ phụ trách công trường để kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu đưa từ kho đến nơi sử dụng, liên 2 mang đến phòng kĩ thuật giữ, liên 3 thủ kho giữ để thủ kho căn cứ vào quyết định của ban lãnh đạo cùng bộ phận kế tốn và theo tiến độ thi cơng để xuất vật liệu. Thủ kho giữ lại một liên để vào thẻ kho . Liên 4 của phiếu xuất kho được bảo quản, ghi sổ kế toán và lưu trữ ở bộ phận kế toán.
Số liệu về việc xuất kho nguyên vật liệu sẽ được phần mềm tự động cập nhật, phản ánh lên nhật kí chung .
Căn cứ vào các số liệu trên Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho ,thủ kho tiến hành lập thẻ kho.Trên cột số lượng nhập, xuất thủ kho sẽ ghi theo số lượng thực nhập, xuất.
Thẻ kho sau khi lập xong phải được đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu do kế toán vật liệu lập để theo dõi chi tiết từng đối tượng nguyên vật liệu.
Khi nhận được chứng từ nhập xuất vật tư kế toán vật liệu kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Số liệu về việc nhập kho từng nguyên vật liệu sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên Sổ chi tiết vật tư để theo dõi tổng hợp cũng như chi tiết từng loại nguyên vật liệu nhập vào.
Sổ chi tiết vật liệu tại Cơng ty dùng để theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn của từng loại nguyên vật liệu làm căn cứ để đối chiếu thẻ kho về mặt số lượng. Mỗi loại vật tư, nhiên liệu được theo dõi trên mỗi sổ riêng. Định kỳ kế toán kiểm tra số lượng Nhập – Xuất – Tồn từng loại vật tư và lập Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn.
Căn cứ vào các xuất nhập nguyên vật liệu phần mềm tự động cập nhật các nghiệp vụ phát sinh vào nhật kí chung, dữ
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ Ý KIẾN HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH AN THIỆN PHÁT
6.1. NHẬN XÉT
Điều dễ dàng nhận thấy ở Công ty TNHH MTV Hương An Quế là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các phòng ban chức năng gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động , phục vụ tốt q trình hoạt động kinh doanh. Các phịng ban chức năng được quy định những nhiệm vụ rõ ràng, phục vụ kịp thời và đáp ứng được những yêu cầu của quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Mơ hình kinh doanh của cơng ty rất phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thị trường.. Cùng với sự lớn mạnh của cơng ty, bộ máy kế tốn của công ty được tổ chức phù hợp với yêu cầu của cơng việc, khả năng trình độ chun mơn của từng kế tốn phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mơ sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn, kinh phí và sự phân cấp quản lý tài chính ở cơng ty nhằm đáp ứng nhu cầu về thơng tin cho lãnh đạo cơng ty. Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay đã đảm bảo thống nhất tập trung đối với cơng tác kế tốn trong công ty, đảm bảo cho kế tốn phát huy được vai trị và chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân cơng lao động, chun mơn hố của các cán bộ kế toán. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán cũng như thay đổi sổ sách chứng từ theo chế độ kế toán được tiến hành kịp thời và thích ứng rất nhanh. Đặc biệt về mảng nguyên vật liệu, công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của chi phí nguyên vật liệu đối với giá thành của sản phẩm, công ty TNHH MTV Hương An Quế cũng đã có sự quan tâm đặc biệt đến cơng tác kế tốn ngun vật liệu của công ty. Sau một thời gian thực tập tại cơng ty, được tìm hiểu, tiếp xúc trực tiếp với cơng việc kế tốn ngun vật liệu cũng như ứng dụng kiến thức được học vào thực tế, em
6.1.1. Ưu điểm
3.1.1.1 Về hình thức ghi sổ kế tốn
Hình thức ghi sổ Nhật ký chung là một hình thức phổ biến và khá quen thuộc cũng như phù hợp với đặc điểm của công ty. Mẫu sổ Nhật ký chung đơn giản, dễ thực hiện, dễ đối chiếu, kiểm tra về số liệu kế toán ở mọi thời điểm. Thêm vào đó, với sự hỗ trợ của kế tốn máy thơng qua phần mềm Trí Việt, cơng tác hạch tốn nguyên vật liệu được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn. Phần mềm Trí Việt có thiết kế riêng về phần hành kế tốn kho, giúp cơng việc quản lý ngun vật liệu được đảm bảo rõ ràng, chính xác và chi tiết cho từng nguyên vật liệu. Từ đó đảm bảo cung cấp thơng tin cho nhà quản lý một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
3.1.1.2 Về bộ máy kế tốn ngun vật liệu
Các phịng/ban có liên quan đến cơng tác kế tốn ngun vật liệu như kế tốn vật tư, phịng kỹ thuật, phịng thi cơng, kho đều phối hợp nhịp nhàng và chặt chẽ với nhau. Do đó, việc hạch tốn ngun vật liệu được kiểm tra, ghi nhận một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.
3.1.1.3 Về quy trình luân chuyển chứng từ
Việc ghi chép, luân chuyển chứng từ NVL, hóa đơn đều được quy định rõ ràng cho từng bên liên quan, đảm bảo tính chặt chẽ và liên tục trong quá trình vận chuyển chứng từ.
3.1.1.4 Về phương pháp tính giá xuất kho ngun vật liệu
Cơng ty TNHH MTV Hương An Quế áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO) để tính giá xuất kho cho nguyên vật liệu. Việc chọn phương pháp FIFO mang lại nhiều ưu điểm cho công ty trong việc quản lý thời gian nhập kho của từng lơ hàng. Bên cạnh đó, giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho được tính ngay tại thời điểm xuất, đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế tốn ngun vật liệu trong cơng tác ghi chép và quản lý. Hơn nữa, với phương pháp này, giá trị nguyên vật liệu tồn tại kho sát với giá thị trường hơn, do đó chỉ tiêu hàng tồn kho được thể hiện trên bảng cân đối kế tốn có ý nghĩa kinh tế hơn.
Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song làm phương pháp hạch tốn chi tiết NVL, từ đó giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra và phát hiện sai sót.
3.1.1.6 Về phương pháp hạch tốn tổng hợp nguyên vật liệu
Việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên làm phương pháp hạch toán tổng hợp phù hợp với đặc điểm sản xuất của công ty, cũng như cung cấp thơng tin, số liệu chính xác và kịp thời về tình hình biến động của NVL. Ngồi ra, phịng kế tốn có sự hỗ trợ của máy tính trong cơng tác kế tốn nên việc lựa chọn phương pháp kê khai thường xun là hồn tồn hợp lý.
3.1.1.7 Về cơng tác quản lý nguyên vật liệu
Đối với khâu dự trữ và bảo quản, công ty TNHH MTV Hương An Quế đã bố trí kho riêng dành cho nguyên vật liệu. Việc tổ chức kho riêng nhằm theo dõi, quản lý chặt chẽ và rõ ràng hơn về số số lượng nhập, xuất hàng ngày của nguyên vật liệu cũng như đảm bảo về mặt chất lượng của nguyên vật liệu khi đưa vào sử dụng. Điều này cũng giúp công tác kiểm tra, ghi nhận của thủ kho được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn ; khơng xảy ra tình trạng nhầm lẫn giữa các loại hàng tồn kho như trường hợp các mặt hàng tồn kho chỉ được bảo quản ở trong một kho duy nhất.
6.1.2. Tồn tại
3.1.1.8 Về công tác phân loại nguyên vật liệu
Khối lượng nguyên vật liệu được sử dụng ở công ty khá lớn và nguyên vật liệu cũng đa dạng về chủng loại, quy cách hay tính chất cơng dụng. Do vậy, việc phân loại, phân nhóm các nguyên vật liệu là cần thiết. Tuy nhiên, cơng ty chưa có phương án phân loại hay phân nhóm chi tiết các loại nguyên vật liệu một cách hiệu quả. Cụ thể là công ty chưa lập sổ danh điểm vật tư để sắp xếp các loại vật tư, dẫn đến khó khăn và cồng kềnh trong cơng tác quản lý nguyên vật liệu.
vật tư đảm nhận thêm công tác mua nguyên vật liệu đôi lúc sẽ gây ra sự thiếu sót cũng như sự hạn chế về thời gian có thể dẫn đến việc thu mua khơng được đảm bảo theo yêu cầu. Hơn nữa, có thể xảy ra sự cấu kết giữa nhân viên kế toán và nhà cung cấp nhằm đạt được một lợi ích cá nhân nào đó mà làm ảnh hưởng đến chất lượng và giá cả nhập kho của nguyên vật liệu.
Ở khâu nhập kho nguyên vật liệu, tuy việc nhập kho có sự kiểm tra, giám sát của thủ kho và bên giao hàng nhưng lại không được thể hiện qua một biên bản cụ thể để làm bằng chứng cho q trình đó. Thêm vào đó, những phịng/ban, nhân viên có liên quan như phịng kỹ thuật, kế tốn vật tư lại khơng trực tiếp xuống kho để kiểm tra lơ hàng cùng thủ kho. Điều này có thể gây ra những sai sót trong q trình nhập kho khi thủ kho không thực sự kiểm tra một cách nghiêm túc, dẫn đến sai sót về số lượng, mã hàng hay chủng loại.
3.1.1.10 Về công tác kiểm kê nguyên vật liệu
Định kì, kế tốn vật tư và thủ kho chỉ kiểm tra, đối chiếu số liệu nguyên vật liệu thông qua chứng từ, sổ sách chứ không trực tiếp kiểm kê tại kho, hay đôi lúc chỉ kiểm tra một cách sơ sài mà khơng có biên bản xác nhận. Điều này có thể dẫn đến việc thừa, thiếu nguyên vật liệu nhưng không kịp thời phát hiện để ghi nhận và có phương án xử lý phù hợp.
3.1.1.11 Về việc trích lập dự phịng giảm giá nguyên vật liệu
Hiện nay, công ty chưa thực sự quan tâm về công tác trích lập dự phịng giảm giá nguyên vật liệu. Đặc biệt, một số loại nguyên vật liệu điển hình như thép, bu- lông là những loại nguyên vật liệu thường xuyên được dự trữ trong kho phục vụ nhu cầu sản xuất. Tuy nhiên, những mặt hàng này lại có thể bị giảm giá trị do hư hỏng, bị ăn mòn, gỉ sét khi dự trữ nhiều và lâu dài trong kho. Hơn nữa, giá cả trên của nguyên vật liệu có thể biến động lên xuống liên tục tùy theo tình hình trên thị trường. Trong khi đó, kế tốn vật tư vẫn chưa thực hiện trích lập dự phịng cho những loại nguyên vật liệu như thế này.
6.2. Ý KIẾN ĐỀ XUÁT HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MTV HƯƠNG AN QUẾ.
Sau một thời gian thực tập thực tế về cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại công ty TNHH MTV Hương An Quế, em nhận thấy nhìn chung cơng tác kế tốn tại cơng
ty được thực hiện một cách nề nếp, đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với điều kiện, đặc điểm của công ty. Tuy nhiên, để công ty ngày càng phát triển hơn trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, cơng tác kế tốn nguyên vật liệu cũng cần có những sửa đổi, khắc phục những bất cập còn tồn tại. Với tư cách là một sinh viên thực tập, tuy thời gian tìm hiểu, thực tập và kiến thức còn hạn chế, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp với mong muốn góp được phần nào hồn thiện hơn cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty.
3.2.1 Về công tác phân loại nguyên vật liệu
Đối với một cơng ty sản xuất thì việc phân loại nguyên vật liệu là một điều cần thiết, nhằm giúp tính tốn và phân bổ chi phí một cách hợp lý và giúp việc quản lý nguyên vật liệu hiệu quả hơn. Tại cơng ty TNHH MTV Hương An Quế, kế tốn vật tư chưa thực hiện công tác phân loại nguyên vật liệu. Do vậy, để thuận tiện hơn trong công tác kế tốn và quản lý, cơng ty nên tiến hành phân loại, phân nhóm ngun vật liệu thơng qua việc lập ra sổ danh điểm vật tư, xác định tên gọi của từng thứ vật tư, ký hiệu, quy cách, đơn vị tính của nguyên vật liệu. Mẫu sổ danh điểm vật tư có thể được tổ chức như sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy
cách Đơn vị Nhóm Danh điểm 1521 Ngun vật liệu chính 1521-01 Thép F6 kg 1521-02 Thép F10 kg 1521-03 Thép F12 kg 1521-04 Thép F14 kg … … … 1522 Vật liệu phụ 1522-01 Chất biến rỉ cái 1522-02 Matit gắn thép tuýp … …. …
quy trình mua và vận chuyển nguyên vật liệu sẽ giúp giảm bớt những sai sót về số lượng, chất lượng hay sự nhầm lẫn giữa các loại vật tư cần mua cũng như lựa chọn được nguyên vật liệu phù hợp với giá cả hợp lý, giảm chi phí sản xuất kinh doanh cho công ty.
3.2.3 Về công tác kiểm kê vật tư
Việc kiểm kê vật tư định kì là điều vơ cùng cần thiết trong cơng tác quản lý, giúp phát hiện thừa, thiếu nguyên vật liệu một cách kịp thời để đưa ra phương án giải quyết cũng như phục vụ việc hạch tốn ngun vật liệu chính xác hơn. Do vậy, công ty nên thực hiện việc kiểm kê định kì kho nguyên vật liệu, dưới sự xác nhận của thủ kho, kế tốn vật tư thơng qua một biên bản kiểm kê cụ thể. Biên bản này lập ra nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản cũng như xử lý vật tư thừa, thiếu và ghi sổ kế toán. Biên bản kiểm kê nên được lập thành hai bản, một bản phòng kế toán lưu và một bản thủ kho lưu. Dưới đây là mẫu biên bản kiểm kê vật tư theo thông tư số 200 (Bộ Tài Chính, 2014) :
3.2.4 Về việc trích lập dự phịng giảm giá ngun vật liệu
Trước bối cảnh giá cả nguyên vật liệu lên xuống liên tục, kèm theo những sai sót trong q trình bảo quản, dự trữ làm giá trị nguyên vật liệu giảm đi, hay giá trị thuần có thể thực hiện của nguyên vật liệu thấp hơn giá trị ghi sổ của nó, ta thực hiện lập dự phòng vào thời điểm lập báo cáo tài chính năm.
Việc lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư bị giảm giá đồng thời cũng phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm.
Tài khoản sử dụng cho việc trích lập dự phịng là tài khoản 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo thơng tư 200.
Cách hạch tốn giảm giá ngun vật liệu như sau :
Tại thời điểm lập báo cáo tài chính, nếu số dự phịng giảm giá ngun vật liệu phải lập kì này lớn hơn số đã trích lập kì trước, kế tốn trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi :
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 2294 – Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Tại thời điểm lập báo cáo tài chính, nếu số dự phịng giảm giá nguyên vật liệu phải lập kì này nhỏ hơn số đã trích lập kì trước, kế tốn hồn nhập phần chênh lệch, ghi :
Nợ TK 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 – Giá vốn hàng bán