- Có thể có biến động gì về vốn và thu nhập trong
2.2.2. Trình tự lập BCĐKT tại cơng ty TNHH Tường Phát:
Với việc ứng dụng phần mềm kế toán Adsoft đã giảm đáng kể gánh nặng cơng việc cho các kế tốn viên trong việc ghi sổ và lập BCĐKT nói riêng và BCTC nói chung.
TNHH Tường Phát
Q trình lập BCĐKT của cơng ty TNHH Tường Phát có thể được khái quát qua sơ đồ sau (sơ đồ 2.4).
Sơ đồ 2.4. Sơ đồ tổng quát quá trình lập BCĐKT tại cơng ty TNHH Tường Phát
(a) Kiểm tra tính có thực của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán trên sổ Nhật ký chung.
Định kỳ, kế toán trưởng (kế toán viên) kiểm tra tính có thực của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (NVKTPS), nghĩa là các nghiệp vụ kinh tế được kế tốn viên nhập vào máy tính có đúng hay khơng, có chứng từ hay khơng. Nếu có sai sót, phải có biện pháp xử lý kịp thời. Các bước kiểm tra được thực hiện như sau:
Bước 1: Kế toán tiến hành in sổ Nhật ký chung
Bước 2: Sắp xếp chứng từ kế toán theo trật tự số thứ tự của chứng từ ghi sổ nhật ký chung
Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ cái Sổ chi tiết
Kiểm tra, đối chiếu Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối kế toán năm 2008
Bảng cân đối kế toán năm 2007 (a) (b) (c) (d) (e) (d) (d)
TNHH Tường Phát
Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu chứng từ với các NVKTPS được phản ánh vào sổ Nhật ký chung
+ Đối chiếu số lượng chứng từ với số lượng các nghiệp vụ được phản ánh vào sổ nhật ký chung
+ Đối chiếu nội dung kinh tế từng chứng từ với nội dung kinh tế từng nghiệp vụ được phản ánh trong nhật ký chung
+ Kiểm soát quan hệ đối ứng tài khoản trong sổ nhật ký chung
+ Kiểm soát sự phù hợp về số tiền theo từng chứng từ và số tiền từng nghiệp vụ phản ánh trong nhật ký chung
+ Kiểm soát ngày chứng từ trên chứng từ kế toán và ngày chứng từ trên nhật ký chung và ngày ghi sổ nhật ký chung.
Sau khi kiểm sốt độ chính xác trung thực của các chứng từ, nếu thấy đã đúng và đầy đủ thì mới thực hiện các bước tiếp theo.
Ví dụ: Để kiểm tra tính có thực của 1 NVKTPS trong ngày 07/12/2008, kế toán tiến hành đối chiếu phiếu thu 136- thu tiền bán thức ăn cá cho Xí nghiệp giống thủy sản Hải Phịng với sổ Nhật ký chung về số chứng từ, ngày tháng, nội dung kinh tế…
Biểu số 2.2. Phiếu thu số 119
Công ty TNHH Tường Phát Mẫu số: 02-TT
Địa chỉ: Cụm CN Đầm Triều - Quán Trữ - Kiến AN - HP QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT
ĐT: 0313.576476 Fax: 0313.576476 Ngày 1 tháng 11 năm 1995
của Bộ tài chính
PHIẾU THU Sớ: 119
Ngày 03 tháng 10 năm 2008
Nợ 1111 24.500.000 đồng Có 33311 1.164.286 đồng Có 5112 23.335.714 đồng
Họ tên người nộp tiền: Cơ Xuyến
Địa chỉ: Hải Dương
Lý do thu: Thu tiền bán TAC - Cô Xuyến - Hải Dương
Số tiền: 24.450.000 đồng
(Viết bằng chữ): Hai mươi bốn triệu, bớn trăm năm mươi nghìn đồng
TNHH Tường Phát
Chứng từ kèm theo: Chứng từ gốc:
Ngày ......tháng.........năm......... .
Giám đốc Kế toán trưởng
Người lập phiếu
Người nộp
tiền Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng
dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán thực hiện như sau:Đăng nhập vào phần mềm Adsoft, sau khi đăng
nhập màn hình giao diện phần mềm xuất hiện như sau (biểu số 2.3):
Biểu số 2.3: Giao diện phần mềm kế toán Adsoft
TNHH Tường Phát
Kích chuột vào ơ Sổ Nhật ký chung trên màn hình giao diện phần mềm, sổ Nhật ký chung xuất hiện (hoặc có thể kích vào Báo cáo kế tốn\ Nhật ký chung):
Biểu số 2.5. Mẫu sổ nhật ký chung trên phần mềm kế toán Adsoft
TNHH Tường Phát
Sau khi giao diện nhật ký chung xuất hiện kế tốn có thể in ra để đối chiếu hoặc đối chiếu trực tiếp với phiếu thu số 119 (biểu số 2.2)
Cách in sổ nhật ký chung: chọn Sổ nhật ký chung\ F5- In bảng → sổ nhật ký chung sẽ được in ra để kế toán đối chiếu.
Phiếu thu số 119 sẽ được đối chiếu trực tiếp trên sổ Nhật ký chung như trên, nếu số liệu khớp đúng là được, cịn nếu thấy có sai sót ở đâu là phải điều chỉnh ngay.
(b) Điều chỉnh số liệu phù hợp với thực tế, đối chiếu số liệu trên chứng từ với sổ cái, sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản.
Các chứng từ gốc đều được kế toán lấy làm căn cứ để nhập số liệu vào phần mềm “kế tốn chi tiết”. Máy tính tự động xử lý số liệu và phản ánh vào các sổ theo trình tự hạch tốn như trên. Do vậy định kỳ, kế toán chỉ cần kiểm tra, phát hiện sai sót trong q trình nhập số liệu để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tế.
Nếu có sự sai sót xảy ra, kế tốn tiến hành điều chỉnh như sau: Chọn Nhập dữ liệu\ Nhật ký chung → Mẫu sổ nhật ký chung xuất hiện (biểu số 2.6) → chọn “Edit” để sửa, sửa xong chọn “Ghi”, ghi xong ấn Esc để thoát.
Để kiểm tra đối chiếu số liệu trên chứng từ với số liệu trên các sổ cái hay sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản, kế toán thực hiện như sau:
TNHH Tường Phát
Chọn Báo cáo kế toán\ Sổ cái tài khoản → xuất hiện của sổ “In tổng hợp tài khoản” (biểu số 2.7)\ OK → xuất hiện cửa sổ “Kỳ phát sinh” (biểu số 2.8) → xuất hiện cửa sổ “D.Mục tài khoản” (biểu số 2.9), muốn xem sổ của kỳ nào thì chọn kỳ đó rồi ấn OK.
Biểu sớ 2.7.
TNHH Tường Phát
Biểu sớ 2.9.
Sau khi chọn sổ kế toán cần kiểm tra, sổ kế tốn được in ra màn hình như sau (biểu số 2.10)
TNHH Tường Phát
(c) Khóa sổ kế tốn và thực hiện các bút toán kết chuyển trung gian để lập bảng cân đối tài khoản.
Do công ty áp dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ cơng tác kế tốn nên hàng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào thì phần mềm tự động xử lý số liệu phản ánh vào các sổ kế tốn liên quan từ đó làm căn cứ để lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi các NVKTPS đã được kiểm tra, đối chiếu, kế toán thực hiện các bút tốn kết chuyển trung gian, khóa sổ kế tốn để lập bảng cân đối số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản), thao tác này được kế tốn thực hiện trên máy tính như sau:
Khóa sổ kế tốn: Chọn Lưu dữ liệu và chuyển kỳ\ Khóa sổ chuyển sang kỳ sau → Xuất hiện cửa sổ “Khóa sổ và chuyển sang kỳ sau”\ OK
Kết chuyển doanh thu, xác định kết quả kinh doanh: Chọn Xử lý\ Kết chuyển xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh → Xuất hiện cửa sổ “Phần mềm kế toán Adsoft” (biểu số 2.11) yêu cầu khai báo tháng cần kết chuyển, sau khi chọn tháng cần kết chuyển, ấn OK, phần mềm sẽ báo kết chuyển hoàn thành (biểu số 2.12).
TNHH Tường Phát
Biểu số 2.12.
Sau khi kết chuyển xong dữ liệu sẽ được xử lý tự động vào Bảng cân đối tài khoản.
Lưu ý: Để tránh việc bị mất dữ liệu trong q trình làm việc, kế tốn thường
xuyên phải sao lưu dữ liệu lại, để làm việc này, kế toán thực hiện như sau: Chọn Lưu dữ liệu và chuyển kỳ\ Sao lưu dữ liệu hiện hành, phần mềm sẽ báo việc sao lưu dữ liệu hoàn thành sau mỗi lần sao lưu. Bên cạnh đó, để đảm bảo tính chính
TNHH Tường Phát
xác của số liệu trên bảng cân đối tài khoản, kế toán cũng thực hiện việc xử lý dữ liệu trước khi in: Chọn Báo cáo tài chính trên thanh menu của phần mềm\ Xử lý trước khi in Báo cáo tài chính.
Sau khi xử lý dữ liệu, để xem bảng cân đối tài khoản trước khi in, kế toán thực hiện: Chọn Báo cáo tài chính\ Bảng cân đối tài khoản\ Tổng hợp→ cửa sổ “Kỳ phát sinh” xuất hiện (biểu số 2.13), chọn kỳ cần xem, ấn OK.
Tương tự, nếu muốn xem bảng chi tiết: Chọn Báo cáo tài chính\ Bảng cân đối tài khoản\ Chi tiết\ OK. (biểu số 2.14)
Biểu số 2.13.
TNHH Tường Phát
Để in bảng này, kế tốn kích vào biểu tượng hình máy in bên góc trái màn hình trang in.
Biểu số 2.15. Bảng cân đối số phát sinh năm 2008 của công ty TNHH Tường Phát.
(d) Sau khi kiểm tra Bảng cân đối tài khoản, phần mềm tự xử lý số liệu phản ánh vào Bảng cân đối kế toán.
TNHH Tường Phát
Cách in Bảng cân đối kế tốn trên màn hình: Chọn Báo cáo tài chính\ Bảng cân đối kế toán → xuất hiện cửa sổ “Kỳ phát sinh” (biểu số 2.16)\ OK → xuất hiện cửa sổ yêu cầu khai báo cột cần in (biểu số 2.17) → mẫu bảng cân đối kế tốn được in trên màn hình (biểu số 2.18).
Biểu số 2.16.
TNHH Tường Phát
Biểu số 2.18.
TNHH Tường Phát
Để in bảng cân đối kế tốn của cơng ty kế tốn chỉ cần kích vào biểu tượng máy in trên góc trái màn hình mẫu bản in trên phần mềm ta được BCĐKT cần lập.
Sau khi in Bảng cân đối kế toán ra, kế tốn trưởng kiểm tra lần cuối, sau đó ký và ghi đầy đủ họ tên, rồi trình giám đốc ký duyệt, đóng dấu. (biểu số 2.19)
Biểu sớ 2.19. Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2008 của công ty TNHH Tường Phát