- Bên bán đã nhận trách nhiệm về lượng dầu giao thiếu và đã đồng ý ghi giảm nợ phải trả Căn cứ vào biên
c. Chứng từ, sổ sách và thủ tục kế tốn
Cơng ty sử dụng các chứng từ và sổ sách dùng cho nghiệp vụ bán hàng như sau:
Hóa đơn bán hàng – Phiếu thu.
Hóa đơn GTGT – Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Giấy báo có hay phiếu lệnh chuyển có.
Phiếu xuất kho
Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ chi tiết hàng hóa, tiền mặt, tiền gửi ngân
hàng, phải thu khách hàng, doanh thu bán hàng….
Sổ cái tài khoản hàng hóa tổng hợp và các tài
khoản khác liên quan, sổ quỹ.
- Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi khách hàng có nhu cầu sẽ fax đơn đặt hàng hoặc gọi hoặc gọi điện đến cơng ty, phịng kinh doanh sẽ tiến hành viết phiếu yêu cầu bán hàng ghi rõ số lượng, đơn giá, số tiền thời hạn thanh toán , phương thức thanh toán gửi cho phịng kế tốn kèm đơn đặt hàng của khách hàng, phịng kế tốn sẽ kiểm tra số lượng hàng tồn kho sau đó lập lệnh xuất kho có sự ký duyệt của giám đốc và phiếu xuất kho 2 liên
Đến ngày giao hàng bộ phận kế toán sẽ giao lệnh xuất kho và 1 liên phiếu xuất kho cho thủ kho. Thủ kho cũng sẽ kiểm tra, ký tên và ghi số thực xuất vào thẻ kho, tiến hành xuất hàng cho tài xế vận chuyển đến nơi khách hàng yêu cầu, sau đó chuyển phiếu xuất kho này về bộ phận kế toán. Kế toán sẽ căn cứ vào đó ghi hóa đơn GTGT 3 liên :
liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng làm chứng từ thu tiền. Kế toán ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào sổ ghi nhận doanh thu.
HÓA ĐƠN (GTGT)
Liên 1 : Lưu.
Ngày 20 tháng 02 năm 2007
UC/2006N
No: 52141
Đơn vị bán hàng: Công ty CP TM-DV Đồng Nai
Địa chỉ: 103, đường 30/4, phường Thanh Bình, TP Biên Hịa, tỉnh Đồng Nai.
Họ tên người mua hàng.
Đơn vị: Nhà máy giấy Tân Mai
Địa chỉ: Biên Hòa, Đồng Nai.
Mã số thuế:
Hình thức thanh tốn: chuyển khoản ST