II. THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CƠ KHÍ Ơ TƠ 1 5:
3. Hạch tốn ngun vật liệu tại cơng ty:
3.1. Chứng từ và thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu.
a. Đối với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng ĐHSX lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu. Hàng tháng sau khi nhân viên tiếp liệu mang vật tư về, bộ phận KCS sẽ kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư sau khi đã đối chiếu hố đơn mua hàng. Hố đơn mua hàng phải có chữ ký và đóng dấu của trưởng phịng kế tốn và phịng KCS. Sau đó phịng ĐKSX căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu này được lập thành 3 liên phải có đầy đủ chữ ký của các phòng ban: Một liên lưu ở phòng ĐHSX, một liên giao cho thủ kho (khi nhập hàng) để vào thẻ kho, định kỳ 3 hoặc 5 ngày kế toán vật liệu xuống lấy phiếu nhập cùng thẻ kho để tính giá và đối chiếu. Một liên đính kèm với hoá đơn của người bán. Hàng ngày (định kỳ), kế toán thanh toánvới người bán hàng và sổ chi tiết thanh tốn với người bán (bên có TK 331), cuối tháng vào NKCT số 5.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư ghi số lượng thực nhập, quy cách, chủng loại, mã kí hiệu.. và cùng người giao hàng kí vào 2 bản.
Nguyên vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư và an toàn trong bảo quản, cháy nổ.
Biểu 2.2.
Mẫu số 01GTKT-3LL
HOÁ ĐƠN GTGT GT: 199 - B Liên 2( giao cho KH) No: 011246
Ngày 4-3-2004
Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp vật tư Đông Anh Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh - Hà Nội
Điện thoại Mã số
Họ tên người mua: Ơng Huỳnh
Đơn vị: Cơng ty cơ khí ơtơ 1 -5 Số tài khoản Hình thức thanh tốn: Trả chậm
Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh - HN Mã số thuế: 0100104073-1
STT Tên VT, hàng hoá ĐVT Số lượng(kg)
Đơn giá (VNĐ/ kg) Thành tiền (VNĐ) 1 Thép ống 26,6 m 250 11.200 2.800.000 2 Tôn 3 ly m 6.000 4.500 27.000.000
3 Tôn 10 ly chịu nhiệt kg 300 8.450 2.535.000
Cộng 32.335.000
Thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 1.615.750
Tổng số tiền thanh toán 33.950.750
Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi ba triệu chín trăm năm mươi nghìn bảy trăm năm mươi đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(kí) (kí) (kí)
Đối với ngun vật liệu nhập khẩu từ nước ngồi thì có hố đơn sau: Biểu 2.3: Huyndai Corporation Ltd. Seul, Hàn Quốc. HOÁ ĐƠN Hợp đồng số: New 2KY053/Ref.000218/AMC 1-5. Hoá đơn số: 2004 EX 0326
Đơn vị: Cơng ty cơ khí ơtơ 1-5 Ngày 12 - 3- 2004
Vận chuyển từ Seul, Hàn Quốc đến Việt Nam
Stt Tên VT Số lượng ĐVT Đơn giá (USD) Thành tiền VNĐ 1 Sơn 189 Kg 9 1.701 25.719.120 2 Nước làm mát 163 Kg 9,5 1.548,5 23.413.320 Thuế nhập khẩu 3% 97,485 1.473.973 Tổng giá trị: 3346,985 50.606.413
Công ty Huyndai Công ty AMC 1-5
Kí Kí
Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, phòng ĐHSX căn cứ vào HĐ GTGT lập phiếu nhập kho (chỉ ghi số lượng).
Biểu 2.4 Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 05 - VT Ngày 6 - 3 - 2004 QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT
Đơn vị: Cơng ty cơ khí ơtơ 1-5
Căn cứ vào hoá đơn số 011246 ngày 4 - 3 - 2004 của xí nghiệp Vật tư Đơng Anh. Biên bản kiểm nghiệm gồm:
1. Ông Nguyễn Duy Mạnh - Phịng ĐHSX - trưởng ban. 2. Ơng Nguyễn Quang - Phòng KCS - Uỷ viên
3. Bà Nguyễn Thị Thuý - Thủ kho - Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau:
Tên VT ĐVT thức KKPhương Số lượng
dtừ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú Số lượng thực tế kn Số lượng đúng phẩm chất Số lượng sai phẩm chất 1.Thép ống 26,6 m đo 250 250 250 0 2.Tôn 3 ly m đo 6000 6000 6000 0 3.Tôn 10 ly chịu nhiệt Kg cân 300 300 300 0
Kết quả kiểm nghiệm: đều đúng quy cách, phẩm chất.
Trưởng ban Uỷ viên Uỷ viên
Biểu 2.5 Mẫu số 91 - VT
Cơng ty cơ khí ơtơ 1-5 QĐ: 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC
Số 270 Phiếu nhập kho
Ngày 6 - 3- 2004.
Họ tên người giao:Ông Huỳnh. Địa chỉ: Phòng ĐHSX Theo biên bản kiểm nghiệm VTsố 22/3 của phịng KCS. Nhập tại kho 1 (NVL chính). Stt Tên VT ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú thực nhập Chứng từ 1 Thép ống 26,6 m 250 250 2 Tôn 3 ly m 600 6000
3 Tôn 10 ly chịu nhiệt Kg 300 300
Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
b. Đối với nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, và định mức tiêu hao nguyên vật liệu của phịng thiết kế máy cơng trình và thiết kế ơtơ, thống kê phân xưởng lên phịng kế toán đề nghị bộ phận viết phiếu xuất vật tư. Bộ phận này lập phiếu xuất thành 2 liên. Liên 1: đưa cho người lĩnh vật tư để xuống kho vật tư, liên này phải có chữ ký của bộ phận viết phiếu xuất và chữ kí của kế tốn trưởng. Liên 2 phải có chữ kí của lĩnh vật tư, liên này gửi xuống đơn vị nhận vật tư. Sau khi nhận vật tư người lĩnh vật tư sẽ đưa cho thủ kho liên 1 và ghi vào thẻ kho số thực nhập. Liên này phải có chữ kí của người nhận vật tư và thủ kho. Định kỳ 5 hoặc 7 ngày, kế toán vật liệu xuống kho kiểm tra và nhận phiếu xuất kho.
Biểu 2.6 Phiếu xuất kho Số 277. Ngày 4 - 3 -2004
Họ tên người nhận: Trạm trộn 91. Đơn vị: Cơ khí. Lý do xuất: làm móng thép .
Xuất tại kho: 1
Stt Tên VT Đvt Yêu cầuSố lượngThực xuất Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Tôn 3 ly m 1200 1200
Phụ trách cung tiêu KTT Bxuất phiếu Người nhận Thủ kho Thủ trưởng Kí Kí Kí Kí Kí Kí
Trường hợp vật liệukém phẩm chất không đảm bảo chất lượng sản phẩm, theo lệnh của giám đốc, phòng kinh tế thị trường thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn giá trị gia tăng làm 3 liên. Công ty kiểm trra ký duyệt thanh toán rồi đưa liên 2 cho khách hàng. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất vật tư giao cho khách hàng và cùng khách hàng kí vào liên 3. Liên 1 lưu ở phịng Kt - TT, liên 3. Thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế tốn vật tư tính thành tiền và ghi sổ.
Biểu 2.7 HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3 (ghi sổ)
Ngày 10 tháng 03 năm 2004
Đơn vị bán hàng: Cơng ty cơ khí ơtơ 1-5 Địa chỉ: TTĐA - HN
Điện thoại: Mã số thuế: 0100704073 - 1 Họ tên người mua: Trần Hùng
Địa chỉ: Công ty TNHH Đơng Hà Hình thức thanh tốn: Tiền mặt.
Stt Tên hàng,VT Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thép 27 m 9 9.000 81.000
Cộng tiền hàng 81.000
Thuế suất GTGT 5% Tiền thuê GTGT 4.050 Tổng giá thanh toán 85.050
Bằng chữ: Tám mươi lăm ngàn không trăm năm mươi đồng chẵn
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Thủ kho
Kí Kí Kí Kí
2.2. Hạch tốn chi tiết ngun vật liệu tại Cơng ty cơ khí ơtơ 1-5
Do đặc điểm đa dạng về chủng loại, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu thường xuyên nên công ty lập sổ danh điểm nguyên vật liệu theo cách phân loại theo cơng dụng và vai trị của ngun vật liệu. Tuy nhiên lập sổ như thế còn nhiều hạn chế, chưa khoa học.
Sổ danh điểm nguyên vật liệu, Kho 1 (NVL chính). Số thẻ Tên vật liệu 1 Tơn d4 2 Tôn 10 ly 3 Tôn 3 ly 4 Thép 26,6 …
Công ty sử dụng phương pháp giá hạch toán và hạch tốn chi tiết theo hình thức sổ số dư
Sơ đồ 2.3:
SƠ ĐỒ KHÁI QUÁT HẠCH TỐN CHI TIẾT NVL LIỆU TẠI CƠNG TY CƠ KHÍ Ơ TƠ 1-5
Sổ số dư được lập theo cách phân loại nguyên vật liệu (từng kho).
Ở kho: Căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật liệu, thủ kho đánh số danh điểm vào thẻ kho. Thẻ kho được lập từ đầu năm và được đánh số thứ tự theo sổ danh điểm nguyên vật liệu. Định kỳ 5 hoặc 7 ngày. Thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập xuất cho kế toán và cuối tháng vào sổ số dư. Trên thẻ kho cịn ghi giá hạch tốn cho từng loại vật liệu. 47 Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng luỹ kế N-X-T Bảng tổng hợp N-X-T toán tổng Bảng kế hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Biểu 2.8 Thẻ kho
Lập ngày 1-1-2004
Tên nhãn hiệu, quy cách VT: Tôn 3 ly
Đơn vị tính: Kg Giá hạch tốn: 4500đ/kg Tờ thẻ số 3
Ngày N-X chứng từ Ntháng Diễn giải Số lượng Xác nhận của KT 3 hiệu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tháng 3-2002 3.000
270 6-3 Xí nghiệp VT Đơng Anh 6000 9000 277 4-3 Trạm trộn 91-cơ khí 1.200 7.800 379 8-3 Trạm trộn 84-cơ khí 1.700 6.100 315 18,3 Công ty CPTM Hà Anh 2000 8.100
Ở phịng kế tốn: Định kỳ 5 hoặc 7 ngày nhận được chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu, kế toán vật tư định khoản, đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với phiếu nhập - xuất vật liệu, và tính giá cho từng phiếu nhập - xuất - theo giá hạch toán, ghi vào bảng luỹ kế N - X - Tồn vật liệu (biểu 2.9).Cuối tháng tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến. Từ bảng luỹ kế N - X - Tồn vật liệu vào bảng tổng hợp N - X - Tồn (biểu 2.10) và đối chiếu với sổ tổng hợp về vật liệu
Biểu 2.11: Trích sổ số dư Năm 2004, Kho 1 Số DĐ NVL Tên VT ĐV T Đơn giá hạch toán
Dư tháng 1 Số dư cuối tháng 2 Số dư cuối tháng 3
SL ST SL ST SL ST 1 Tôn d4 m 4.500 1.700 7.650.000 688 3.096.000 2 Tôn 10 ly Kg 8.500 150012.750.000 1.400 11.900.00 0 3 Tôn 3 ly m 4500 300013.500.000 4450 20.025.00 0 Cộng 33.900.000 35.021.00
0