II. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC HẠCH TOÁN NVL VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NVL TẠ
BIỂU 3.2: MẪU PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP (XUẤT) VẬT LIỆU
VẬT LIỆU Kho : Tháng 3 năm .... Số danh điểm Ngày tháng ghi Tên VL Phiếu nhập
(xuất) Giá hạch tốn
Xác nhận của người giao Số liệu Số lượng Đơn giá Số tiền 152T3 7-3-2002 Tơn 3 ly 277,379 2900 4.500 13.050.000 152T1 0 Tôn 10 ly ... ... ... ... Cộng ** 15-3- 2002 ... ... ... Cộng
Ý kiến thứ ba: Hạch toán tổng hợp NVL
*Mở thêm TK 151
Thực tế tại Công ty không sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường mà chỉ sử dụng TK 152- NVL chỉ khi nào có đầy đủ chứng từ hợp lệ như hoá đơn, phiếu nhập biên bản kiểm nghiệm vật tư thì mới ghi vào sổ sách và được hạch tốn vào TK 152. Trong khi đó nhà cung cấp của Cơng ty ở khắp mọi miền đất nước và cả ở nước ngồi do đó hố đơn đã về nhưng hàng vẫn chưa về cuối tháng, hoặc hàng đã về Cơng ty nhưng cuối tháng phịng KCS chưa kiểm nghiệm xong để hồn tất thủ tục nhập kho. Vì thế những lơ hàng này khơng được ghi chép mà chỉ khi có đầy đủ 3 chứng từ trên mới được nhập kho, ghi sổ. Như vậy, thông tin cuối tháng về HTK sẽ không đầy đủ hoặc đã ghi nhận khoản nợ chính mặc dù đã có những lơ đã trả bằng tài sản của mình. Như vậy mặc dù TK111, TK 112đã ghi giảm nhưng TK 151 thì chưa tăng. Nếu như thế trong bảng cân đối kế toán sẽ thiếu hụt phần giá trị NVL này. Do đó đề nghị Cơng ty nên mở thêm Tk 151. Kết cấu và cách hạch toán tương tự như chương I và đồng thời cũng cần ghi chép hàng mua đang đi đường vào NKCT số 6 (Ghi có Tk 151). Biểu 3.4) và sổ cái TK 151
Biểu 3.4: NKCT số 6 (TK 152)
TT T Diễn giải Dư đầu thán g Hố đơn Phiếu nhập Ghi có TK 151, ghi nợ các TK Dư cuối kỳ SH N T SH N T Tk 152 ... Cộng có TK 151 H T TT .. . Cộng x x x x x x x Cách ghi:
- Căn cứ vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường tháng trước (được xếp theo từng chủng loại hàng mua), kế toán tiến hành mở NKCT số 6 tháng này để theo dỏi các lô hàng tháng trước nhưng tháng này về nhập kho và ghi vào dư đầu tháng (mỗi hố đơn một dịng)
- Sang tháng khi hàng đã về làm thủ tục nhập kho , căn cứ vào phiếu nhập ghi số hiệu, ngày tháng nhập , và ghi số tiền theo giá thực tế và hạch toán NVL nhập. Cuối tháng khoá sổ, xác định tổng phát sinh TK 151 và lấy số tổng cộng của NKCT số 6 ghi vào sổ Cái Tk 151
BIỂU3.5: MẪU SỔ CÁI TK 151
Năm 2002 Dư đầu năm
Nợ Có Ghi Có TK Ghi Nợ TK Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 TK 152 Tk 153 Cộng phát sinh Có Tk này Cộng phát sinh Nợ TK này Số dư cuối tháng Nợ Có
Mở sổ chi tiết tài khoản 331
Việc thiết kế sổ như trên là khơng phù hợp vì nhà cung cấp của cơng ty bao gồm cả người bán thường xuyên và không thường xuyên. đối với những nhà cung cấp không thường xuyên thì việc tổng hợp số dư cho từng nhà cung cấp là dễ
dàng. tuy nhiên đối với những nhà cung cấp thường xuyên, nếu mở như vậy thì cần phải ghi nhiều dịng(ghi Có TK 331) với thứ tự khác nhau. Đến cuối tháng tổng hợp số liệu ghi Có TK 331 cho từng người sẽ rất khó khăn, khơng chính xác, đầy đủ.
Việc thiết kế hai sổ chi tiết TK331 sẽ gây khó khăn cho việc tìm kiếm số liệu cho từng nhà cung cấp để tính số dư cuối tháng cho từng người, có khi dễ nhầm lẫn giữa số liệu của nhà cung cấp này với nhà cung cấp khác, đồng thời vào Nhật ký chứng từ sơ 5 khó khăn. Vì vậy theo em, cơng ty chỉ nên mở một sổ chi tiết TK 331, nhưng đối với nhà cung cấp thường xuyên thì nên mở trang sổ riêng cho từng nhà cung cấp, còn những nhà cung cấp khơng thường xun thì được theo dõi trên một trang sổ riêng. Có như vậy, cuối tháng cộng từng TK liên quan đến TL 331 sẽ dễ dàng và nhanh chóng khi vào Nhật ký chứng từ số 5, đồng thời đối chiếu, kiểm tra sẽ dễ dàng.
Do đó, để phù hợp với yêu cầu theo dõi một cách thuận lợi, liên tục có hệ thống nên mở sổ chi tiết theo mẫu sau(biểu 3.6):
Cơ sở số liệu: sổ chi tiết thanh toán với người bán tháng trước, hoá đơn, phiếu nhập vật liệu, các chứng từ thanh toán…
Phương pháp ghi:
+ Cột số dư đầu tháng: lấy số liệu ở cột số dư cuối tháng trước của sổ này: Dư Nợ: phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán tháng trước Dư Có: phản ánh số tiền cơng ty còn nợ người bán tháng trước
+ Số phát sinh:
-Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK khác: ghi theo hoá đơn
Số tiền hàng ghi vào cột TK 152 theo giá thực tế(cột TK 152 được mở để theo dõi cả giá hạch toán và thực tế . Giá hạch toán sẽ được ghi sổ sau khi kế tốn vật liệu tính thành tiền theo giá hạch toán trên phiếu nhập .
Tiền thuế GTGT ghi cột tài khoản 133
-Phần ghi Nợ TK 331 ghi có các tài khoản khác :
Khi thanh toán cho người bán tuỳ theo phương thức hạch toán ghi vào các cột tài khoản tương ứng .
Số dư cuối tháng :
Số dư nợ phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán nhưng cuối tháng chưa lấy hàng .
- Số dư có : Phản ánh số tiền cuối tháng cơng ty cịn nợ người bán.
Từ số liệu dòng tổng cộng của từng trang sổ chi tiết TK 331, từng dòng của trang sổ chi tiết TK 331( cho khách hàng không thường xuyên) được lập theo mẫu
mới ta đưa vào Nhật ký chứng từ số 5 sẽ dễ dàng, theo từng tài khoản, số liệu dễ dàng, tránh nhầm lẫn, sai sót. Trang sổ chi tiết TK 331 cho từng người bán thường xuyên và không thường xuyên được thiết kế giống hệt nhau, chỉ khác ở trang sổ đối với người bán thường xuyên thì ghi tên người bán ở ngay đầu trang, trang sổ cho những người bán không thường xuyên được ghi theo cột tên đơn vị bán
Ý kiến thứ tư về việc lập dự phịng giảm giá NVL:
Có thể nói NVL ở Cơng ty rất nhiều chủng loại, giá cả lại thường xuyên biến động chẳng hạn thép, tôn giá cả đã giảm do thị trường Mỹ không nhập khẩu thép, tơn của nước ngồi , song Cơng ty lại khơng lập dự phịng giảm giá NVL để nhằm chủ động trong trường hợp có sự biến động về giá cả NVL trên thị trường. Do đó việc lập dự phịng giảm giá NVL có ý nghĩa thực sự.
Việc lập dự phịng sẽ giúp cho doanh nghiệp điều hồ thu nhập hạn chế được các thiệt hại rủi ro do các tác nhân khách quan đem lại, đồng thời hoản một phần thuế phải nộp và chủ động hơn về tài chính.
Các nguyên tắc để lập dự phòng giảm giá NVL:
-Chỉ lập dự phòng giảm giá đối với những NVL mà giá thị trường hiện tại thấp hơn giá gốc (giá hạch tốn).
-Lập dự phịng giàm giá NVL được xác định một lần vào cuối niên độ kế toán trên cơ sở kết quả kiểm kê NVL và đối chiếu giá trên sổ kế toán với giá thị trường của NVL đó.
-Việc trích lập dự phịng giảm giá NVL khơng được vựơt qua số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hồn nhập các khoản dự phịng đã trích từ năm trước.
- Trước khi lập dự phịng, cơng ty phải lập Hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của nguyên vật liệu.
*Cơng thức trích lập dự phịng giảm giá ngun vật liệu:
Mức dự phòng cần lập cho VLA =
Số lượng VLA