2.1. Khái quát chung về Công ty
2.1.4. Đặc điểm Tổ chức kế toán
* Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty Cổ phần T vấn đầu t và Kiểm định xây dựng
Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Phịng HC - QT Phòng KT - TT Phòng TCLĐTL LLL Phòng HC - QT Phòng KT - TT Phòng TCLĐT L Các liên đội, các đội xây dựng trực thuộc cơng ty Ban an tồn Các xí nghiệp trực thuộc tổng cơng Các đội xây dựng trực thuộc xí nghiệp
TCKT của Cơng ty gồm có 6 ngời, dới các Xí nghiệp có từ 2-3 ngời, các Đội trực thuộc Cơng ty có 1 ngời. Tất cả kế tốn Xí nghiệp và kế toán các đội chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của Phịng TCKT Cơng ty.
Bộ máy kế toán của Cơng ty đợc tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán:
- Kế toán trởng kiêm trởng phòng TC – KT: Phụ trách
chung, chỉ đạo công tác kế tốn tài chính từ cơng ty đến các đơn vị, theo dõi tiền các bên A trả công ty, các đơn vị vay vốn của cơng ty, tính lập kế hoạch tài chính, kế hoạch thu hồi vốn, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, tham mu cho ban Giám đốc trong mọi cơng việc có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Kế toán tổng hợp: Kế tốn chi phí giá thành cơng trình,
tham mu thu hồi vốn, quyết toán thuế VAT đồng thời thực hiện cơng tác kế tốn tổng hợp, phụ trách cơng tác hạch tốn của đơn vị trực thuộc lập báo cáo tài chính theo chế độ quy định.
- Kế toán thuế: Báo cáo, kê khai thuế giá trị gia tăng và
các loại với các tỉnh mà công ty thi công. Tổng hợp thuế VAT đầu vào, đầu ra của tồn cơng ty, tham gia quyết tốn thuế VAT. Tính lãi vay vốn với các đơn vị nội bộ. Tham gia công tác thu hồi vốn.
- Kế toán ngân hàng: Thực hiện các giao dịch với ngân
hàng. Bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh hợp đồng và các loại bảo lãnh khác, theo dõi trả vốn vay ngân hàng và các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng. Tham mu thu vốn.
- Kế toán thanh toán, kế toán lơng, BHXH, kế tốn cơng nợ, kế tốn bán hàng kiêm kế tốn vật liệu, cơng cụ dụng cụ:
Theo dõi chi tiết các khoản phải thu phải trả, tính ra tiền l- ơng phải trả CBCNV, kế tốn vật liệu, cơng cụ dụng cụ, tham gia thu vốn.
- Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định: Có trách nhiệm
giữ quỹ tiền mặt của Công ty, đồng thời theo dõi các nghiệp vụ về tài sản cố định của tồn Cơng ty.
Mỗi Xí nghiệp trực thuộc có 1 phụ trách kế tốn và thờng có 2 nhân viên kế tốn. Các Xí nghiệp này hạch tốn phụ thuộc thông qua tài khoản phải thu trả nội bộ. Phịng kế tốn ở các Xí nghiệp trực thuộc thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn ở các Xí nghiệp đó, định kỳ gửi báo cáo kế tốn về Phịng tài vụ của Cơng ty.
Các Đội cơng trình trực thuộc Cơng ty cũng có nhân viên kinh tế (gọi là kế toán đội) kiêm thủ quỹ của đội, làm nhiệm vụ thu thập các chứng từ ban đầu rồi chuyển về Phịng Tài chính kế tốn của Cơng ty theo định kỳ (hàng tháng). Đồng thời kế toán đội cũng mở các sổ theo dõi chi phí vật liệu, chi phí nhân cơng, chi phí khác phát sinh của từng cơng trình và theo dõi thu chi tiền mặt tại đội cơng trình đó.
Phịng kế tốn Cơng ty thu nhận các chứng từ ban đầu từ các đội cơng trình gửi lên rồi xử lý các chứng từ đó cùng tồn bộ các nghiệp vụ phát sinh khác ở cơ quan văn phòng. Định kỳ thu nhận các báo cáo kế tốn của các phịng kế tốn Xí nghiệp trực thuộc gửi về, phịng kế tốn Cơng ty tiến hành tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán chung của tồn Cơng ty.
Có thể khái qt bộ máy kế tốn của Công ty bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty Cơng ty Cổ phần T vấn đầu t và Kiểm định xây dựng
* Hình thức kế tốn và hệ thống sổ sách kế tốn áp dụng tại cơng ty.
Hình thức kế tốn áp dụng tại Cơng ty Cổ phần T vấn đầu t và Kiểm định xây dựng hiện nay là hình thức Nhật ký chung. Đặc trng của hình thức kế tốn Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều đợc ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian và định khoản kế tốn của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hệ thống sổ kế tốn sử dụng tại cơng ty để ghi chép, hệ thống hố thơng tin các chứng từ kế tốn hợp lệ phù hợp với hình thức kế tốn sổ Nhật ký chung. Kế toán trởng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán bán Kế toán bán hàng kiêm kế tốn thuế Kế tốn vật t, tiền l- ơng, chi phí, giá Kế tốn TSCĐ kiêm thủ quỹ Kế toán bán hàng kiêm kế toán thuế Kế toán vật t, tiền l- ơng, chi phí, giá
Hệ thống sổ kế tốn tại cơng ty bao gồm: - Sổ Nhật ký chung.
- Sổ cái các TK.
- Các sổ kế toán chi tiết.
(Sơ đồ Tổ chức sổ theo Hình thức Nhật ký chung đợc thể hiện trên sơ đồ 4)
Do sự phát triển của công nghệ thông tin và yêu cầu của nền kinh tế thị trờng địi hỏi phải cung cấp các thơng tin kinh tế tài chính một cách nhanh chóng, kịp thời, cơng ty đã ứng dụng tin học vào trong kế tốn. Hiện nay, Cơng ty đang áp dụng phần mềm kế tốn CAP đợc cơng ty đầu t phát triển kỹ thuật cơng nghệ Bình Minh (Binh Minh Co.Ltd) xây dựng. CAP đợc ứng dụng chung cho toàn bộ Tổng công ty xây dựng Hà Nội.
Để theo dõi chi tiết chi phí phát sinh của từng cơng trình, kế tốn cơng ty phải tiến hành mã hoá:
- Mã hoá chứng từ nhập vào chơng trình:
Các chứng từ nhập vào chơng trình CAP ln có số đầu tiên ký hiệu của chứng từ và các số sau là số của chứng từ.
- Mã hố các khoản mục chi phí: Đối với các khoản mục
chi phí (các TK đầu 6), cơng ty quy ớc ln có mã là S.
- Mã hố các cơng trình và các đơn vị:
Chơng trình CAP cho phép kế tốn nhập tên của cơng trình và ký hiệu của cơng trình (thờng ký hiệu của cơng trình là các chữ viết tắt của tên cơng trình để có thể thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết cho từng cơng trình)
Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chung
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu
Đồng thời công ty cũng tiến hành đặt ký hiệu cho đơn vị thi công cơng trình để quản lý chi phí của từng đơn vị.
Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài
chính
Sổ kế tốn chi tiết
Quy trình tổ chức sổ kế tốn có sử dụng kế tốn máy:
Sơ đồ 5: Quy trình xử lý nghiệp vụ
Trình tự ghi sổ nh sau: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc nh hoá đơn bán hàng của ngời bán, bảng theo dõi ngày công lao động, Phiếu thu, Phiếu chi,….kế toán các phần hành nhập các dữ liệu vào máy tính, máy tính sẽ tự động lên Nhật ký chung, từ đó lấy số liệu lên Sổ cái, máy tính cũng sẽ tự động lập sổ chi tiết liên quan. Cuối tháng, máy tính tự động cộng Sổ cái lấy số liệu lập bảng cân đối số phát sinh, đồng thời cộng sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi kế tốn kiểm tra tính khớp đúng của số liệu hai bảng trên sẽ kiểm tra tính đúng đắn của báo cáo tài chính mà máy tính đã lập.