4.3.2. Phát triển cơ cấu mặt hàng
a. Xác định nhóm mặt hàng bổ sung
- Phần cứng và phần mềm máy tính;
- Hàng điện tử dân dụng: máy quay phim, máy in, máy quét và các thiết bị không dây;
- Sách và âm nhạc; - Sản phẩm giải trí;
- Các dịch vụ: du lịch, mua bán chứng khoán, ngân hàng điện tử, bất động sản và bảo hiểm;
- Các hàng hóa khác: thiết bị văn phòng, hàng thể thao, đồ chơi, sản phẩm chăm sóc sức khỏe và làm đẹp, đồ trang sức, thuốc chữa bệnh…
b. Xác định nguồn hàng
- Tìm kiếm các nhà sản xuất phân phối sản phẩm theo nhiều kênh khác nhau, đặc biệt nên chú ý tìm trên các tạp chí và triển lãm thương mại. Khi tìm kiếm, doanh nghiệp nên chú ý phân biệt nhà cung ứng trực tiếp và đại lý phân phối;
- Nên có ít nhất 2-3 người cung ứng hàng cùng một nhóm hàng, để ln có người cung ứng bổ sung trong trường hợp một trong những người cung ứng không thông suốt;
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh, chuyển bị thư tín dụng của ngân hàng, thư giới thiệu của những người biết Công Ty để đảm bảo sự tin cậy của doanh nghiệp với nhà cung cấp;
c. Lập kế hoạch mua hàng
- Lập hồ sơ các nhà cung ứng trong phạm vi hoạt động; - Lập hồ sơ các đơn đặt hàng;
- Lập hồ sơ các chứng từ nhập khẩu đối với mặt hàng nước ngồi, mua bảo hiểm cho các lơ hàng nhập khẩu (nếu cần);
- Lập sổ theo dõi mua hàng từ khâu ký kết hợp đồng, thanh toán cho đến khi hàng về nhập kho;
- Theo dõi thời gian chuyển hàng và nhận các thông báo từ các đại lý vận tải; - Kiểm tra lại các hợp đồng mua hàng, các chứng từ nhập khẩu, các chứng từ thanh toán ngân hàng;
- Theo dõi giao hàng theo tiến độ và chủng loại. - Tìm kiếm các nhà cung ứng mới;
4.3.3. Hồn thiện quy trình xử lý đơn đặt hàng
4.3.3.1. Thiết kế quy trình
Hiện nay, tại 25h.vn, khi khách hàng đặt hàng thì đơn đặt hàng đó bắt đầu hành trình chủ yếu trên giấy tờ, sau đó được luân chuyển từ bộ phận nghiệp vụ này sang bộ phận khác khắp công ty và thường được nhập vào hệ thống máy tính của các phịng ban trong suốt lộ trình ln chuyển của đơn đặt hàng đó. Tất cả q trình đó có thể dẫn đến tình trạng trì hỗn hoặc làm mất các đơn hàng và tất cả việc nhập liệu vào các hệ thống máy tính khác nhau sẽ gặp trục trặc và không ai trong Công Ty thực sự nắm bắt thơng tin về tình trạng của đơn hàng tại một thời điểm bất kỳ.
25h có thể thiết kế lại quy trình sao cho quy trình tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng trở nên nhanh chóng, tiện lợi, dễ kiểm sốt, dễ truy xuất và tích hợp dữ liệu của tất cả các phòng ban trong Cơng Ty vào một hệ thống. Quy trình thiết kế được mơ tả như sau :
4.3.3.2. Triển khai quy trình
Khi khách hàng đặt hàng qua catalog, khách hàng cần khai báo thông tin về đơn đặt hàng, thơng tin về khách hàng. Sau đó, doanh nghiệp sẽ xác nhận đơn đặt hàng, kiểm tra tín dụng từ bộ phận tín dụng, kiểm tra tính khả cung của hàng hóa từ kho hàng. Sau khi hệ thống nhập dữ liệu đơn hàng chuyển lệnh bán cho hệ thống thực hiện đơn hàng, quy trình có những tác nghiệp chính sau:
- Thơng báo xác nhận đơn đặt hàng cho khách hàng;
- Lập kế hoạch và lịch trình vận chuyển: Có 2 phương pháp là lập kế hoạch hướng về phía sau (tính từ thời điểm phân phối hàng tới khi khách hàng nhận được) và lập kế hoạch hướng về phía trước;
- Xuất kho: Diễn ra tự động hóa bằng phần mềm quản lý kho (ví dụ eWHS). Có 2 cách thức quản lý kho là FIFO (nhập trước xuất trước), LIFO (nhập sau xuất sau) căn cứ nhà sản xuất, hạn sử dụng, đặc điểm lưu trữ trong kho;
- Bao gói.Trong q trình này cần copy danh mục hàng hóa để gửi cho khách hàng và xếp hàng theo thứ tự giao, gửi danh sách xuất kho cho bộ phận vận chuyển;
- Vận chuyển: Sau khi nhận hàng từ kho, bộ phận vận chuyển cần kiểm tra và chuyển bị B/L ( hóa đơn vận chuyển ). B/L là hợp đồng chính thức giữa người bán và người mua. Cần chú ý trong quá trình quản trị vận chuyển vấn đề vận chuyển chậm hoặc
lý do và ngày đến sau. Doanh nghiệp nên xây dựng chính sách linh hoạt để khách hàng có thể hủy bỏ đơn hàng. Để tránh trường hợp vận chuyển chậm, không vận chuyển, nhất là khi thuê bên thứ ba, doanh nghiệp nên thiết lập phần mềm theo dõi vận chuyển trong thời gian thực (ví dụ ERP ).
4.3.3.3. Kết quả dự kiến
Sau khi thiết lập quy trình, khách hàng sẽ thực hiện những thao tác sau qua website:
- Truy cập vào website www.25h.vn chọn sản phẩm. Nhấn nút Add to Cart để chọn hàng vào giỏ;
- Kiểm tra giỏ hàng, thêm bớt hàng hóa, thay đổi số lượng. Sau đó có thể nhấn vào nút Process to Checkout để tiến hành thanh toán;
- Cung cấp các thơng tin về hình thức vận chuyển và thanh tốn;
- Xác nhận các thông tin đã cung cấp. Nếu đồng ý sẽ nhấn vào nút Place your Order để đặt hàng.
- Màn hình báo cáo cho biết đơn hàng của khách hàng đã được ghi nhận. Đồng thời hệ thống cũng gửi 1 email cho khách hàng để thông báo đơn hàng;
Nếu khơng có thay đổi gì về đơn hàng (như hủy đơn hàng) thì hệ thống sẽ tự động tiến hành bù trừ tiền giao dịch từ thơng tin thẻ tín dụng mà khách hàng cung cấp. Nếu việc thanh toán diễn ra khơng gặp trục trặc gì thì hàng sẽ được xuất kho chuyển tới cho khách hàng qua các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển. Tuy nhiên, nếu bất kì khâu nào gặp trục trặc thì hệ thống sẽ báo lại cho khách hàng thông qua email và trong trang quản lý đơn hàng của khách hàng.
Trước khi đơn hàng được thanh tốn, khách hàng có thể hủy đơn hàng. Sau khi hàng được xuất kho, khách hàng sẽ được theo dõi tỉ mỉ về hàng của mình được vận chuyển như thế nào, vận chuyển đến đâu, doanh nghiệp nào vận chuyển … trên hệ thống quản lý đơn hàng của 25h.vn.
4.3.4. Mở rộng phương thức thanh toán
4.3.4.1. Các đặc tính xác định giải pháp thanh tốn
- Nhu cầu của khách hàng;
- Quy mô của thị trường và phạm vi hoạt động;
- Khả năng đầu tư của doanh nghiệp;
- Nhân lực, tài chính, hệ thống cửa hàng, văn phịng của doanh nghiệp; - Giá trị đơn hàng website thường tiếp nhận;
4.3.4.2. Triển khai các giải pháp thanh toán
Giá trị đơn hàng giao dịch của 25h.vn vẫn nhỏ, do đó trong ngắn hạn, 25h nên mở rộng phương thức thanh toán qua điện thoại di động bên cạnh thanh toán bằng tiền mặt và thẻ ATM nội địa. Trong dài hạn, 25h nên áp dụng thanh tốn bằng thẻ tín dụng bên cạnh hình thức thanh tốn qua OnePay.
a. Áp dụng phương thức thanh tốn điện tử bằng thẻ tín dụng
Đối với một doanh nghiệp, thanh tốn điện tử có thể là tốn kém và thách thức, nhưng chúng sẽ tạo khả năng cạnh tranh. Khi áp dụng hình thức này, khách hàng cũng sẽ phải gánh chịu các chi phí bổ sung. Mặt khác, để áp dụng, website sẽ phải mất thêm chi phí hoạt động cho hệ thống sử dụng để xử lý thẻ. Những hệ thống này thường rất tốn kém, khó khăn về mặt kỹ thuật. Nhưng nếu vượt qua được rào cản trên, thanh toán điện tử sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
Khi tiếp cận hình thức thanh tốn điện tử bằng thẻ tín dụng, doanh nghiệp chấp nhận những khoản chi phí sau : giới thiệu mức giá khảo sát tại Mỹ
- Phí tiếp nhận đề nghị/ setup : từ 0-100$;
- Mua phần cứng/phần mềm : 99$ trở lên, nếu thuê 20$/tháng trở lên; - Phí cài đặt chương trình : 0 – 100$;
- Tỷ lệ chiết khấu : tỷ lệ cố định khấu trừ từ giá mua : 1,49 – 4%; - Chi phí nghiệp vụ : 0,1 – 0.5 $/ nghiệp vụ;
- Phí tối thiểu hàng tháng : dựa trên phí nghiệp vụ và tỷ lệ chiết khấu tính trên doanh số thẻ tín dụng mỗi tháng của doanh nghiệp;
- Cổng xử lý : 0 – 25$/ tháng;
- Phí duy trì tài khoản và hỗ trợ kỹ thuật : 10-15$/tháng; - Phí đóng cửa hàng ngày : 0 – 0,15$/ ngày;
- Hệ thống kiểm tra địa chỉ (AVS) : 0 – 0,05$/ ngày; - Phí trả lại : khi có tranh chấp : 5 – 25$ mỗi trường hợp; - Phí tài khoản dự trữ : tùy thuộc quy mô doanh số;
Với quy mô thị trường, giá trị giao dịch nhỏ, chủ yếu giao dịch trong nước, 25h có
thể áp dụng phương thức thanh tốn F@stMobiPay của Ngân hàng Techcombank bằng cách nhắn tin từ điện thoại di động đến số 19001590. Ưu điểm của phương thức này là đơn giản, nhanh nhờ việc xác nhận thanh toán bằng tin nhắn.
Khách hàng muốn thanh toán bằng phương thức này phải có tài khoản tại Techcombank và đăng ký sử dụng dịch vụ thanh toán qua SMS của Techcombank. Sau khi đăng ký, muốn sử dụng dịch vụ, khách hàng có thể gửi tin nhắn thanh tốn tới 19001590 với cú pháp "TCBPAY MaDichVu X Y" , trong đó mã dịch vụ được quy định riêng cho từng doanh nghiệp, Y là tổng số tiền được ghi trên hoá đơn. Sau khi nhận được tin nhắn, hệ thống của Techcombank và 25h.vn cùng kiểm tra và xác nhận tin nhắn, đồng thời kiểm tra tính hợp lệ của hố đơn thanh tốn. Nếu tin nhắn phù hợp, số tiền Y sẽ được gửi vào tài khoản của 25h.vn mở tại Techcombank và hệ thống sẽ trả lời tin nhắn là giao dịch thành công cho khách hàng và 25h.vn sẽ chuyển đơn hàng cũng như hồn tất tình trạng hố đơn “ đã thanh toán” tới khách hàng.
Quy trình thanh tốn của F@stMobopay qua các bước sau :