Các chứng từ như Shipping Invoice và Packing List , B/L, Form D, ẽ được người xuất khẩu trực tiếp gởi qua đường Bưu Điện hoặc các đường chuyển phát nhanh khác cho Cơng ty PHÚC THÀNH AN và sau đó nhân Viên giao nhận Việt Hoa đến Công Ty PHÚC THÀNH AN để lấy chứng từ. Dựa vào các chứng từ đó và hợp đồng ngoại thương Nhân Viên Cơng Ty Cổ Phần Việt Hoa Toàn Cầu sẽ tiến hành lập bộ chứng từ và lên tờ khai Hải Quan. Trong quá trình lên tờ khai nhân viên cần xem xét kĩ , và chỉnh sửa cho phù hợp vì bộ chứng từ rất quan trọng để có thể nhận được hàng.
3.2.1. Bộ chứng từ tổng quát bao gồm:
Tờ khai Hải Quan và phụ lục tờ khai.( 2 bản chính ).
Tờ khai Hải Quan HQ/2002– NK
Giấy giới thiệu của doanh nghiệp.
Hợp đồng nhập khẩu (Contract).
Phiếu đóng gói (Packing List).
Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)
Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Bản chính( thường là bản fax) Thơng báo hàng đến của hãng tàu dùng lấy D/O.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
3.2.2. Nhận lệnh giao hàng D/O
Sau khi nhận được B/L và thông báo hàng đến của hãng Tàu – Arrival Notice ( thường là bản fax ) do bên Cơng ty PHÚC THÀNH AN fax qua thì nhân viên giao nhận của Công Ty sẽ mang B/L, thông báo hàng đến và giấy giới thiệu của Công Ty ( trường hợp này là giấy giới thiệu của Công Ty TNHH PHÚC THÀNH AN ) đến hãng Tàu (CTY CP & VT AN GIA LAC AGL CORPORATION) để lấy D/O. Hãng Tàu sẽ kiểm tra xem đã có điện của bên kia ra thơng báo giao hàng hay chưa hoặc kiểm tra lại nội dung trên B/L. Nếu có hoặc kiểm tra đã phù hợp thì hãng Tàu sẽ giao D/O cho Nhân Viên Cơng Ty và Nhân Viên Cơng Ty sẽ đóng phí lấy D/O. Việc đóng phí D/O cao hay thấp tùy từng hãng Tàu…. Hãng Tàu sẽ giữ lại 1 D/O chính, Nhân Viên Cơng Ty sẽ ký tên và mã số thuế của Công Ty PHÚC THÀNH AN vào D/O lưu ở hãng Tàu, và sẽ nhận được 3 D/O.
Phí D/O: của lơ hàng nay bao gồm phí chứng từ, , phí đại lý , phí làm hàng , phí vệ sinh cont, phí gắp cont.
Phí chứng từ là phí liên quan đến các chứng từ, cụ thể là phí liên quan đến lập D/O.
Phí đại lý là phí mà bên Ủy thác phải trả cho dịch vụ mà công ty CP & VT AN GIA LAC AGL CORPORATION cung cấp.